Stolpersteine Lohnbuchhaltung: Buchhaltung mit sieben Siegeln

Umfangreiche Lohnbuchhaltung

Diese Sachverhalte bedürfen meist weiterer Abklärungen und erfordern das Studium von arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen. Lesen Sie in diesem Beitrag mehr zu den Stolpersteinen der Lohnbuchhaltung profitieren Sie von unserer Arbeitshilfe zum Sofort-Download.

Die Lohnbuchhaltung ist umfangreich und komplex. Eine Übersicht zu den Stolpersteine der Lohnbuchhaltung bei komplexen Buchungen und Lösungsansätze zur Bereinigung von Abstimmungsdifferenzen zeigt, wo häufig Schwierigkeiten auftauchen.

Häufige Stolpersteine Lohnbuchhaltung bei komplexen Buchungen

• Lohnfortzahlung bei Krankheit/Unfall: Die Versicherungsleistungen bei Unfall und Krankheit unterliegen nicht den Lohnbeiträgen an AHV, IV und EO. Hier ist auf die korrekte Lohnfortzahlungsdauer gemäss Berner, Basler und Zürcher Skala zu achten.
• Quellensteuerabzug: Quellensteuerpflichtig ist der gesamte während der Abrechnungsperiode erzielte Bruttolohn, inklusive Pauschalspesen sowie sämtlicher Zulagen (z.B. Familienzulagen) oder Naturalleistungen (z. B. Geschäftswagen). Bei Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses im Verlauf eines Monats ist der Quellensteuerbetrag anteilsmässig vom ordentlichen Monatsbruttolohn zu berechnen. Werden zu geringe Quellensteuern in Abzug gebracht und wird dies anlässlich einer Revision nachträglich in Rechnung gestellt, haftet grundsätzlich der Arbeitgeber, da er für die korrekte Erhebung und Ablieferung der Quellensteuer verantwortlich ist.

Wenn die Rechnung nicht aufgeht

Die Lohnbuchhaltung stellt der Finanzbuchhaltung und der Betriebsbuchhaltung finanzielle Daten zur Verfügung (Monatslohn, Sozialversicherungsbeiträge, Pauschalspesen etc.). Nachdem der Buchungsbeleg aufbereitet worden ist, wird in der Regel eine automatische Verbuchung durchgeführt. Trotz der automatisierten Verarbeitung können Differenzen zwischen der Lohnbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung entstehen.

Mögliche Ursachen für Abstimmungsdifferenzen

• In der Finanzbuchhaltung werden Ereignisse verbucht, die über die Personalbuchhaltung bzw. über eine Lohnabrechnung abzurechnen wären (wenn z.B. bei der Auszahlung eines Vorschusses der Auszahlungsbeleg in der Kasse abgelegt und nicht an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet wird).
• Falscheinstellung bei Parametern und Regeln im Lohnsystem (wenn z.B. der Beitragssatz für die Familienausgleichskasse oder der Verwaltungskostensatz falsch erfasst ist oder die Verbuchungsregeln falsch programmiert sind).
• Die Kompetenzen und die Prozesse im Zusammenhang mit den Lohnangelegenheiten sind unklar oder werden nicht eingehalten (wenn z.B. der Beleg- und der Informationsfluss sowie die Zuständigkeiten nicht oder nur teilweise implementiert sind).
• Fehlendes Fachwissen und fehlendes «kaufmännisches Verständnis» der beteiligten Personen sind oftmals Ursache von Abstimmungsdifferenzen.

Differenzen dokumentieren

Aus den genannten Beispielen ist ersichtlich, dass es vielerlei Gründe für Differenzen zwischen der Lohnbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung geben kann. Es ist wichtig, dass solche Abstimmungsdifferenzen angemessen dokumentiert und schnellstmöglich bereinigt werden. So sind diese Differenzen auch für Dritte – wie Geschäftsleitung, Verwaltungsrat, statuarische Revisionsstelle und AHV-Revisionsstelle – jederzeit nachvollziehbar. Das folgende Beispiel veranschaulicht dies:

Es kann vorkommen, dass trotz weitreichender Prüfungen die Differenzen zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung nicht eruiert werden können. Bei nicht nachvollziehbaren Abstimmungsdifferenzen bzw. den daraus resultierenden Korrekturbuchungen (Ausbuchungen) ist ebenfalls auf eine sorgfältige Dokumentation zu achten:

• Separaten Buchungsbeleg erstellen
• Visum der zuständigen Person einholen
• Dokumentation der eingeleiteten Massnahmen, um Abstimmungsdifferenzen künftig zu verhindern (z.B. Zwischenabstimmung per Ende Folgemonat)

Praxisbeispiel zu Stolpersteine Lohnbuchhaltung

Sämtliche Lohnabrechnungen sind erstellt und in der Finanzbuchhaltung verbucht. Beim Jahresabschluss per Ende 2022 ergeben sich Differenzen. Der Bruttolohn gemäss Lohnjournal beträgt TCHF 6‘790, aus der Erfolgsrechnung der Finanzbuchhaltung ist ein Lohnaufwand von TCHF 6‘226 ersichtlich und in der AHV-Jahresabrechnung 2022 ist eine Lohnsumme von TCHF 6‘426 deklariert.

Wodurch könnten diese Differenz entstanden sein? Im Lohnjournal sind allenfalls Lohnbestandteile aufgeführt, welche nicht im Konto «Lohnaufwand» verbucht sind (z.B. Kinderzulagen oder Pauschalspesen). Ebenfalls könnten in der Finanzbuchhaltung Veränderungen von Rückstellungen für Boni oder Gratifikationen erfasst sein. Eine angemessene Dokumentation dieser Differenzen könnte wie folgt aussehen:

Wir empfehlen, die Dokumentation dieser Differenzen bzw. Abweichungen einmal jährlich, in der Regel anlässlich des Jahresabschlusses, vorzunehmen. Sie erleichtern damit die Prüfungsarbeiten der statutarischen und sozialversicherungsrechtlichen Revisionen erheblich.