Absentéisme: Une stratégie pour gérer les absences
Brigitte Staub
Brigitte Staub compte à son actif de nombreuses années d’expérience professionnelle dans le domaine des Ressources humaines aussi bien à l’échelon national qu’international. Depuis 2004, elle dirige et est associée à l’entreprise Trianon Consulting AG à Zurich. Le groupe Trianon compte actuellement plus de 80 collaborateurs à Lausanne et Zurich et se positionne sur le marché des services et de l’informatique en tant que spécialiste dans les domaines de l’outsourcing et du consulting pour les ressources humaines. L’Absence Management Program est un programme RH de gestion des absences sur mesure. Madame Staub est responsable entre autres de ce centre de compétence à Zurich et exerce la fonction d’Account Manager lors de l’introduction et de la mise en oeuvre de ce programme. A titre bénévole, Madame Staub est membre du Conseil de direction de l’association Netzwerk Case Management.
Aides de travail appropriées
Les absences coûtent cher
Les coûts que supporte annuellement l’économie suisse en raison des absences font certes régulièrement l’objet de statistiques et de publications. Ces absences – de sept jours en moyenne – pour cause de maladie, d’accident ou de démotivation équivalent à des coûts de près de 4,2 milliards pour l’économie suisse, soit 4 à 5% de la masse salariale totale . Ces données statistiques sont claires: une gestion des absences est nécessaire et recèle un grand potentiel d’optimalisation, peut-être même insoupçonné. Mais elles ne permettent pas de savoir quelles mesures concrètes prendre dans la situation spécifique de son entreprise.
Coûts directs:
- Paiement du salaire en l’absence du collaborateur
- Coûts engendrés par les collaborateurs temporaires et le travail supplémentaire
Coûts indirects:
- Augmentation des primes d’assurance
- Diminution de la satisfaction de l’équipe
- Diminution de la satisfaction des clients
C’est pourquoi il devrait être dans l’intérêt de chaque entreprise de déterminer le nombre d’absences, d’en connaître la raison et de planifier puis appliquer des mesures adaptées à l’entreprise afin d’en réduire le nombre.
L’enregistrement et l’analyse des données sont en règle générale confiés à un prestataire interne ou externe. Un groupe de travail de la direction peut se charger d’élaborer les mesures, mais l’application de celles-ci se fait par les cadres, à tous les niveaux.
L’objectif de ce dossier business est de montrer les risques que représentent maladie et accident et de proposer des méthodes préventives et intégratives pour une gestion globale du risque. Tandis que le choix des mesures préventives dépend fortement de la situation de l’entreprise, le processus de gestion des absences et de gestion des cas demande moins d’adaptation au cas précis.
Concepts
On entend par absence toute période durant laquelle la personne ne se trouve pas à son poste de travail, indépendamment de la cause et du paiement ou non d’un salaire. En font donc partie les absences planifiées, sur lesquelles l’employeur a une influence, telles que les vacances, les formations, les jours fériés, les vacances non payées, mais aussi celles sur lesquelles il n’a aucune influence, comme le service militaire ou civil. L’employeur peut en partie exercer un rôle sur certaines absences pour cause de maladie et d’accident (par exemple en prenant des mesures en matière de sécurité au travail, en proposant le vaccin contre la grippe, etc.), mais ne peut rien contre d’autres (accidents non professionnels, qui surviennent lors des loisirs p.ex.).
Les absences imprévues sont celles découlant de maladie, de congé maternité et d’accident. Notons que les accidents survenus pendant les loisirs peuvent générer des absences très fréquentes dans certaines branches et certains groupes d’âge. Les absences abusives font également partie des absences imprévues, car on les justifie souvent par de présumés malaises physiques de durée variable.
Recommandations de séminaires
Par absentéisme, on entend les absences dues à un manque de motivation ou celles volontairement abusives .
Nous entendons ici par présentéisme le fait d’être physiquement à son poste de travail tout en étant moins productif en raison de problèmes de santé ou de surmenage professionnel. Les causes du présentéisme doivent souvent être recherchées dans le manque de motivation ou de tâches à accomplir («bored out» [malade d’ennui] par analogie à «burn out»).
Malgré la présence physique, la performance réduite de la personne influence tout autant la productivité de l’entreprise qu’une absence pour cause de maladie. La seule différence est qu’il n’est pratiquement pas possible d’en mesurer les effets. De plus, la diminution de la capacité productive augmente le risque d’accident.
Important: Axer la gestion des absences non planifiées uniquement sur la pression et le contrôle ne fait que renforcer la tendance au présentéisme.
Gestion des présences ou gestion des absences?
S’agit-il de deux concepts distincts ou d’un simple raffinement de langage?
On trouve aussi bien le concept de «gestion des absences» que celui de «gestion des présences» dans la littérature spécialisée et la pratique professionnelle. Il est cependant difficile de savoir si la distinction est faite de manière consciente et volontaire, ou s’il s’agit plutôt d’un euphémisme censé dissimuler l’attention portée aux absences non planifiées.
La gestion des présences consiste à instaurer, en matière de politique du personnel, des conditions cadre garantissant que la présence soit plus honorée que l’absence. Des incitations financières peuvent être prévues à cet effet, mais les félicitations et la reconnaissance des supérieurs sont bien plus efficaces.
A des fins de clarté, nous commencerons par donner notre définition des concepts utilisés dans ce dossier business.
Gestion des présences: la gestion des présences est une tâche de direction essentielle relevant de la responsabilité des différentes divisions; on l’entend ici au sens de planification optimalisée des ressources présentes et de style de direction professionnel, fondé sur le respect mutuel.
Gestion des absences imprévues: par gestion des absences imprévues on entend le relevé systématique des absences imprévues (cf. définition ci-dessus), leur analyse dans le cadre de la gestion de la santé au sein de l’entreprise, et la mise en oeuvre de mesures spécifiques visant à en réduire le nombre et la durée. Cette tâche est confiée à une division de l’entreprise – le plus souvent à la Gestion de la santé ou au département des Ressources humaines – ou à un prestataire externe spécialisé dans le domaine.
Le choix des concepts utilisés devrait se faire bien plus selon la fonction et les objectifs du projet que pour des motifs de marketing. Nous déconseillons de dissimuler la gestion des absences imprévues sous l’appellation «gestion des présences». Qui apprécie ce genre d’emballage trompeur, où le contenu ne correspond pas au contenant?
Cependant, lorsque la culture de l’entreprise veut que programmes et processus soient rebaptisés à l’interne, il est tout à fait justifié de respecter cette habitude, et de donner un nom performant du point de vue marketing. Dans ce cas, la description du programme devrait toutefois mentionner l’optique prise et les objectifs fixés.
La roue réinventée?
On relève les absences au moins depuis que l’on enregistre mécaniquement ou électroniquement les temps de présence. Qu’y a-t-il donc de nouveau dans la gestion des absences? La nouveauté réside dans le fait que la gestion des absences ne se suffit plus à elle-même, mais s’inscrit dans le cadre de la politique de l’entreprise en matière de gestion de la santé et de la sécurité au travail. On analyse les données relatives aux absences afin d’élaborer des mesures individuelles et organisationnelles, ainsi que des mesures de gestion.
