22.07.2014

Projektorganisation: Definitionen und Handlungsfelder

Ein Projekt ist ein Vorhaben mit einem festgelegten Anfangs- und Endtermin. Es unterscheidet sich durch seine Grösse, Komplexität, Bedeutung und Einmaligkeit von anderen Aufgaben. Damit ergibt sich auch schon ein Unterschied zwischen dem Projektmanagement und dem Management im Allgemeinen: Letzteres kennt kein definiertes Ende, sondern ist eine fortdauernde Tätigkeit. Das Projekt ist hier der Prozess von den ersten einleitenden Schritten des Bauvorhabens bis zum Beginn der Nutzung.

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Projektorganisation

Projekt und Objekt?

Die Herstellung eines Produkts, also in unserem Fall die Erstellung eines Bauwerks, lässt sich aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten. In der Literatur finden sich für zwei unterschiedliche Sichtweisen die Begriffe "produktorientiert" und "prozessorientiert" bzw. "Objekt" und "Projekt":

  1. produktorientierte Sichtweise: Die Planung eines Bauwerks durch Architekten und Ingenieure, die Vorgabe von Mengen und Qualitäten, die Erstellung von Zeichnungen, die physische Errichtung des Bauwerks usw. werden verstanden als produktorientierte Tätigkeiten, die das eigentliche Werk zum Ziel haben, nämlich das Objekt.
  2. prozessorientierte Sichtweise: Die Koordination der Planung, die Organisation der Abläufe, die Steuerung der Termine und Kosten usw. durch Planer oder Projektsteuerer werden verstanden als prozessorientierte Tätigkeiten und unter dem Begriff Projekt zusammengefasst.

Die Unterscheidung zwischen Objekt und Projekt findet sich vorwiegend bei Projektsteuerern, die so ihre Tätigkeit von der Tätigkeit der Planer abgrenzen wollen. Hier soll nicht diskutiert werden, ob diese Trennung sinnvoll oder notwendig ist. Festzuhalten bleibt, dass das Projektmanagement ein stark prozessorientiertes Element besitzt.

Projektmanagement

Projektorganisation besteht aus einem Regelkreis mit drei Schritten:

  • Vorgabe von Soll-Daten: Festlegen von Qualitäten, Mengen, Terminen, Kosten usw.
  • Vergleich mit den Ist-Daten: Der Soll-Ist-Vergleich beantwortet die Frage, ob die Soll-Daten eingehalten werden bzw. wurden.
  • Steuerung: Bei Abweichungen zwischen Soll und Ist werden Gegenmassnahmen ergriffen, um den Soll-Zustand wiederherzustellen.

Kurz und deutlich: "3 K"

Das Schweizer Militär hat diesen Regelkreis vielleicht etwas martialisch, aber dafür sehr anschaulich abgekürzt in Form der "3 K":

  • Kommandieren!
  • Kontrollieren!
  • Korrigieren!

Projektmanagement: Tätigkeiten, Methoden und Organisationsformen

K. Pfarr versteht unter Projektmanagement (Projektorganisation) die "Tätigkeiten und Methoden sowie Organisationsformen, mit denen komplexe Aufgaben gelöst werden sollen".

Projektorganisation

Der Begriff "Organisation" kann zweierlei bedeuten: Zum einen eine Gruppe von Personen mit bestimmten Zielen, zum anderen eine Tätigkeit, die planmässig gestaltet wird. Die Projektorganisation regelt also vorrangig zweierlei:

  • Aufbau, Struktur eines Projekts und seiner Beteiligten
  • Abläufe innerhalb eines Projekts

Klare Struktur

Die Projektorganisation hat zum einen die Aufgabe, die Gesamtheit des Projekts möglichst zweckdienlich, einfach und gut durchschaubar in seine einzelnen Elemente zu gliedern: Hier geht es z.B. um die Gliederung des Bauwerks in seine Einzelteile, um den Aufbau einer Kostenstruktur, um die Organisationsform der Projektteilnehmer usw.

Einfache und effiziente Abläufe

Klare, dem jeweiligen Projekt angepasste Strukturen sollen zum anderen einfache, kosten- und zeitsparende Abläufe ermöglichen: Hier geht es z.B. um die Festlegung eines Regelablaufs für Planfreigabe, für Änderungen, für Abnahmen usw. Das englische Wort für Arbeitsablauf ist "workflow"; dementsprechend wird die Organisation der Abläufe im Englischen mit "workflow management" bezeichnet. Ärger in Projekten entsteht immer dann, wenn keine Vorgaben für Abläufe vereinbart wurden.

Es geht immer, aber wie?

Bei jedem Projekt besteht eine irgendwie geartete, bewusst oder unbewusst gestaltete Projektorganisation. Wird sie aber nur den Selbstorganisationskräften der Projektteilnehmer überlassen, ohne verlässliche Absprachen und Regelungen zwischen den beteiligten Parteien, wird dies aufgrund ineffizienter Abläufe grosse Reibungsverluste und nicht zuletzt höhere Kosten zur Folge haben.

Wer vergisst, sich vorzubereiten, bereitet sich vor, vergessen zu werden!

"Wer vergisst, sich vorzubereiten, bereitet sich vor, vergessen zu werden". Kein Managementseminar kommt ohne diesen Kernsatz aus, der tatsächlich für alle Bereiche des beruflichen Lebens gilt. Sei es ein wichtiges Telefongespräch des Planers mit seinem Bauherrn, sei es eine knifflige Nachtragsverhandlung mit dem Unternehmer: Immer zahlt es sich aus, nicht unvorbereitet und planlos in das Thema einzusteigen, sondern sich vorher Gedanken zu machen, welche Ziele man hat und wie man sie erreichen will. Die Notwendigkeit einer geordneten Vorbereitung gilt natürlich auch für das Management von Bauprojekten.

Gestalten von Beziehungen

Zur Bewältigung der Planung und Ausführung von komplexen Bauprojekten ist daher zu Projektbeginn eine eigene Projektorganisation für die gesamte Planungs- und Bauzeit zu etablieren. Projektmanagement ist das ganzheitliche Gestalten der Beziehungen zwischen Aufgaben, Menschen, Sachmitteln und Informationen in Projekten. Eine gute Projektorganisation ermöglicht das reibungslose Zusammenwirken dieser Erfolgsfaktoren. Ein eindeutig definiertes Leistungsziel soll mit einem möglichst sparsamen Einsatz von Personal und Sachmitteln erreicht werden.

Projektorganisation als die Basis der folgenden Phasen

Die Projektorganisation ist die Basis jeder erfolgreichen Projektarbeit. Sie ist zum wesentlichen Teil bereits zu Beginn eines Projekts zu leisten und später nur noch zu verfeinern. Dieser grundlegende Teil, die Organisation zum Projektstart, soll in diesem Kapitel behandelt werden, um dann darauf die folgenden Projektphasen aufzubauen.

Nachvollziehbarkeit durch Dokumentation

Die Dokumentation der Projektorganisation macht das Handeln nachvollziehbar, sodass erfolgreiche Methoden bei zukünftigen Projekten wieder angewendet werden können.  

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