22.07.2014

Projektplanung: Die Organisation der Abläufe

Koordination bedeutet wörtlich etwa "Zusammenordnung". Koordination regelt das Zusammenwirken verschiedener Kräfte. Koordination beim Bauprojekt ist eine ordnende Tätigkeit, die die einzelnen Projektteilnehmer effizient und harmonisch im Rahmen der Projektplanung zusammenarbeiten lässt mit dem Ziel, die Gesamtaufgabe zu erfüllen. Diese Gesamtaufgabe wird bestimmt durch die Vorgaben des Bauherrn. Finden Sie hier Details und Checklisten.

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Projektplanung

Schlechte Koordination verursacht bei der Projektplanung Reibungsverluste, Fehler, Ärger und Kosten. Die Projektbeteiligten sind auf vielfältige Weise voneinander abhängig. Im Qualitätsmanagement gibt es die Formulierung: "Jeder ist Lieferant und Kunde." Jeder Projektteilnehmer muss auf Vorleistungen anderer aufbauen, und jeder ist mit seiner Leistung die Voraussetzung für die nächsten Projektbeteiligten. Das Versäumnis, das Missverständnis des einen hat unmittelbare Folgen für den Folgeunternehmer im geplanten Ablauf.

Die Koordination eines Bauprojekts kann zu Beginn eines Projekts an zwei Punkten ordnend eingreifen. Sie kann wirken

  • durch die Schaffung geeigneter Strukturen,
  • durch die Festlegung sinnvoller Abläufe.  

Für die Koordination ist grundsätzlich der Projektleiter des Bauherrn verantwortlich, der bei fehlender Kompetenz oder Kapazität mehr oder weniger grosse Teile seiner Koordinationsaufgaben delegieren kann. Bei kleineren Bauprojekten übernimmt oft der Architekt einen wesentlichen Teil der Koordinationsaufgaben, bei grossen Bauvorhaben wird dies häufig einem Projektsteuerer übertragen. Er leistet dann die übergeordnete Koordination in Zusammenarbeit mit dem Bauherrn, ist verantwortlich für die vertragliche Organisation und übernimmt mit dem Architekten die Kosten- und Terminkoordination. Die technische Koordination mit den Fachplanern bleibt im Verantwortungsbereich des Architekten.

Schnittstellen

Schnittstellen sind jene Orte, an denen sich zwei Arbeitspakete berühren. Der Begriff "Schnittstelle" darf keineswegs so verstanden werden, dass sich die Arbeitspakete hier überschneiden; das muss ja ausdrücklich ausgeschlossen werden. Gemeint ist vielmehr, dass die Gesamtaufgabe an dieser Stelle aufgeschnitten wurde, um sie in mehrere Teilaufgaben, eben in die Arbeitspakete, zu zerlegen. Die Arbeitspakete müssen sich also an der Schnittstelle berühren, ohne sich zu überlappen. An der Schnittstelle in der Projektplanung findet eine Übergabe statt, sei es von Sachgütern, Dienstleistungen oder Informationen. Die Übergabe muss rechtzeitig erfolgen und mängelfrei sein, also mit den geforderten Eigenschaften. Wegen dieser Übergabe werden Schnittstellen auch als "Transferpunkte" bezeichnet. Schnittstellen sind immer entscheidende und besonders kritische Punkte bei dem Versuch, eine gestellte Aufgabe erfolgreich im Rahmen der Projektplanung zu bewältigen.

Ein einfaches Beispiel
Die Mannschaft für die Staffel der Herren über 4 × 100 m bestand aus Läufern, die alle ihre Strecke schon einmal in zehn Sekunden gelaufen waren. Jeder ein Spitzenathlet; der Sieg schien sicher. Nach dem Staffellauf liessen sie allerdings die Köpfe hängen: Sie hatten bei einem Wechsel den Stab verloren und waren auf dem letzten Platz gelandet.

Bei der Projektplanung  eines Bauprojekts ist es ähnlich wie beim Staffellauf. Über Erfolg oder Misserfolg entscheidet nicht nur die einzelne Leistung, sondern ganz wesentlich auch die erfolgreiche Bewältigung der Schnittstellen. Meistens wird bei der Übergabe einer Leistung gepatzt. Bei der Organisation der Projektabläufe ist daher den Schnittstellen besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Schnittstellen sollten den folgenden Anforderungen genügen:  

  • Lage: Schnittstellen müssen an der richtigen Stelle liegen, also z.B. nicht mitten in einem zusammenhängenden Prozess, sondern an dessen Ende.
  • Klarheit: Es muss eindeutig beschrieben sein, was genau an der Schnittstelle zu übergeben ist.
  • Häufigkeit: Wo sinnvoll möglich, sind Schnittstellen zu vermeiden. Ihre Anzahl sollte im Rahmen des Vernünftigen so klein wie möglich gehalten werden.

Eine Vermeidung überflüssiger Schnittstellen in der Projektplanung kann u.a. erreicht werden durch die Integration von Teilaktivitäten.

Beispiel
Das Bürogebäude wird durch einen Generalunternehmer erstellt. Nach Vertragsabschluss entscheidet der Bauherr, doch noch eine Cafeteria einzubauen. Dazu liegt dem Bauherrn ein günstiges Angebot eines Fachunternehmers vor. Bei einer Beauftragung der Cafeteria über den GU würde dieser mindestens seine Geschäftskosten in Höhe von 8 % auf die Preise des Fachunternehmers aufschlagen. Trotzdem ist dem Bauherrn dringend zu raten, diesen Auftrag beim GU zu platzieren. Er vermeidet damit eine Schnittstelle, die ihm bei Bauleitung, Abrechnung und Gewährleistung mehr Ärger machen würde, als die 8 % jemals wert sind!

Wiederkehrende Abläufe bei Bauprojekten

Es gibt es eine Vielzahl von Abläufen, die sich bei allen Projekten und auch innerhalb eines Projekts wiederholen. Mit "Abläufen" sind hier Tätigkeitsketten gemeint, bei denen mehrere Projektbeteiligte nacheinander oder auch gleichzeitig mitwirken. Zu solchen häufig wiederkehrenden Abläufen gehören z.B.:

  • Koordination der Fachplaner
  • Freigabe von Plänen
  • Freigabe der Projektplanung
  • Erstellung der Bieterliste
  • Erstellung und Versand der Ausschreibung
  • Angebotsprüfung und Vergabe
  • Stellen, Prüfen und Bezahlen von Rechnungen
  • Herbeiführung von Änderungen
  • Leistungsabnahme

Die Praxis lehrt uns, dass es während der obigen Abläufe häufig zu Fragen und Unstimmigkeiten zwischen den Beteiligten kommt:

  • Wer muss bzw. darf die Initiative ergreifen?
  • Wer muss zur Beratung oder Begutachtung eingeschaltet werden?
  • Wer muss informiert werden?
  • Wer darf bzw. muss entscheiden?
  • Welche Folgen ergeben sich jeweils aus der getroffenen Entscheidung?
  • Welche Reihenfolge der Einzelschritte ist einzuhalten?
  • Welche Schritte müssen abgearbeitet sein, bevor ich aktiv werden kann?
  • Welche Stelle oder auch Stellen muss ich nach meinem eigenen Arbeitsschritt einschalten?

Handelt es sich beim Bauherrn nicht um einen Privatmann, sondern um einen Grosskonzern oder die öffentliche Hand, so ist auch die Frage zu beantworten, wie die genannten Abläufe innerhalb der Organisation des Bauherrn zu gestalten sind. Ein solcher Bauherr besitzt oft seine eigenen, fest gefügten, aber für Aussenstehende nur schwer durchschaubaren Regeln!

Beispiel
Der Generalunternehmer eines grossen Projekts rief nervös beim Projektleiter an und erkundigte sich, ob seine Rechnung über die Vorauszahlung nicht in Ordnung sei? Das vereinbarte Zahlungsziel sei bereits um Wochen überschritten, und die Liquidität seiner Firma sei wegen der erheblichen Vorleistungen sehr angespannt. Die Ursache des Problems liess sich nach einiger Mühe herausfinden: Der Unternehmer hatte seine Rechnung nicht an die richtige Stelle innerhalb der weit verzweigten Organisation des Bauherrn geschickt, und so war die Rechnung innerhalb der Organisation umhergeirrt. Da eine Rechnung Geld zu kosten statt Geld einzubringen verspricht, hatte sich auch keiner bei der Suche nach dem richtigen Adressaten ein Bein ausgerissen.

Regelabläufe

Vordenken ist besser als nachdenken. Es gilt also, schon zu Beginn der Projektplanung eines Projekts festzulegen, wie die oben beschriebenen Tätigkeiten abzulaufen haben. Im Englischen spricht man vom "workflow management". In der Phase der Projektorganisation müssen standardisierte Regelabläufe vorgegeben werden, an die sich alle Projektbeteiligten zu halten haben. Die Beschreibung der Projektabläufe bestimmt das Zusammenwirken zwischen den Projektbeteiligten. Wer sich an den Regelablauf hält, hat bereits viele mögliche Fehler vermieden!

Projektbeteiligtenliste und Organigramm

Die Verfahrensvorschriften für die einzelnen Prozesse werden im weiter unten beschriebenen Projektordner dokumentiert. Grundlage für die Regelung der Abläufe sind die Liste und das Organigramm der Projektbeteiligten, die ebenso Teil des Projektordners sind.

Flussdiagramme

Regelabläufe der Projektplanung, auch Standardabläufe genannt, können durchaus in Form kurzer Texte dargestellt werden. Etwas aufwendiger in der Erstellung, aber anschaulicher sind Ablauf- oder Flussdiagramme. Einzelne Bearbeitungsstationen werden dabei durch Beziehungslinien miteinander verbunden. Es entsteht ein leicht lesbarer Ablauf, der sofort erkennen lässt, welche Stellen in welcher Reihenfolge in den beschriebenen Prozess eingebunden werden müssen. So lässt sich z.B. sehr übersichtlich grafisch darstellen, an welchem Punkt eines bestimmten Prozesses der Bauherr einzuschalten ist für Entscheidungen, die er sich selber vorbehalten hat. Das folgende Beispiel für ein Flussdiagramm ist schematisch und sicher nicht in allen Punkten vollständig, gibt aber das System des Flussdiagramms hinreichend wieder.

Koordination der Fachplaner

Bei der Projektplanung grosser Bauprojekte kommt der Koordination der zahlreichen Fachplaner, Sachverständigen und Gutachter entscheidende Bedeutung zu. Der betreffende Regelablauf sollte z.B. klären:

  • Wer koordiniert die Fachplaner?
  • Welche Rolle spielt der Projektsteuerer, soweit es im Projekt einen gibt?
  • Welche Rangfolge besteht bei Interessenkollisionen, z.B. zwischen Lüftungs- und Elektrotrassen?
  • In welchem Mass können Fachplaner evtl. direkt untereinander kommunizieren, ohne den Architekten oder den Projektsteuerer einzuschalten?
  • Ist die Versorgung mit aktuellen Plänen eine Holschuld oder eine Bringschuld des jeweiligen Planers?
  • Freigabe von Plänen

Planfreigabe bedeutet die Freigabe von Einzelzeichnungen, Plänen, Beschreibungen, Berechnungen. Zu dokumentieren ist hierbei die Übereinstimmung mit den spezifischen Vorgaben und Rahmenbedingungen des Bauherrn bzw. des Nutzers. Die Haftung der Auftragnehmer für die Richtigkeit und Vollständigkeit der jeweiligen Leistungen wird durch die Anerkennung oder Zustimmung des Auftraggebers nicht eingeschränkt, sondern bleibt in vollem Umfang erhalten. Planfreigabe bedeutet, dass die Anforderungen und Belange des jeweils Freigebenden – soweit aus den Unterlagen ersichtlich – offensichtlich gewahrt wurden. Der Regelablauf sollte z.B. klären:

  • In welchem Umfang will der Bauherr die Pläne des Architekten und die der Fachplaner freigeben, und was will er nicht sehen?
  • In welcher Reihenfolge werden die betroffenen Stellen eingeschaltet?
  • Welche Übermittlungswege und welche Formate werden für Pläne akzeptiert?
  • Wie und wo wird eine Planfreigabe dokumentiert?

Freigabe der Projektplanung

Das Gesamtprojekt ist in einzelne, aufeinanderfolgende Arbeitspakete gegliedert. Jedes Paket hat ein Ergebnis, das jeweils die Voraussetzung für den nächsten Schritt in der Projektplanung ist. Ist eine solche Phase der Projektplanung abgeschlossen, so sollte ihr Ergebnis vom Bauherrn förmlich freigegeben werden zum Zeichen dafür, dass die Leistung dieser Phase vollständig und zufriedenstellend erbracht wurde. Nur in diesem Fall kann die folgende Phase der Projektplanung problemlos auf den Ergebnissen der vorangegangenen Phase aufbauen. Die Freigabe der Projektplanung sollte immer verbunden sein mit einem Zielabgleich zwischen den erarbeiteten Ergebnissen und den definierten Projektzielen. Dieser Soll-Ist-Vergleich zeigt an, ob der Projektkurs noch stimmt oder ob Steuerungsmassnahmen ergriffen bzw. Ziele neu definiert werden müssen. Der Regelablauf sollte z.B. klären:

  • Welche Arbeitspakete im Bereich der Projektplanung bedürfen nach ihrem Abschluss einer formellen Freigabe durch den Bauherrn?
  • Welche Stelle auf der Seite des Bauherrn ist zu einer solchen Freigabe berechtigt?
  • Welche Dokumente benötigt der Bauherr zur Freigabe?
  • Wie viel Zeit steht dem Bauherrn zur Freigabe – oder ihrer Ablehnung – zur Verfügung?
  • Wie und wo wird eine Freigabe der Projektplanung dokumentiert?
  • Welchen Einfluss hat eine Freigabe der Projektplanung auf die Zahlungen an den betroffenen Planer?

Erstellung der Bieterliste

Die Beschaffung ist beim Bauprojekt eines der Kernthemen. Unter dem Begriff "Beschaffung" wird hier der gesamte Prozess verstanden, der von der Erstellung einer Bieterliste über Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung einer Leistung bis hin zur Gewährleistung reicht. Beschaffung ist der Prozess, bei dem das Geld fliesst und bei dem erfahrungsgemäss die Risiken des Missbrauchs erheblich sind. Dementsprechend sollten klare und verbindliche Regelabläufe nicht zuletzt für den Bereich der Beschaffung bestehen. Die Bieterliste für ein Gewerk ist bereits der Vorentscheid darüber, ob es dem Bauherrn gelingen wird, günstige Angebote für die geforderten Leistungen zu erhalten. Bereits bei der Erstellung der Bieterliste geht es um Geld. Der Regelablauf sollte z.B. klären:

  • Wer macht den ersten Vorschlag für die Bieterliste?
  • Inwieweit werden die Planer an der Erstellung der Bieterliste beteiligt?
  • Welche Stellen des Bauherrn erhalten diesen Vorschlag zur Begutachtung mit der Möglichkeit der Ergänzung oder Streichung?
  • Wer entscheidet letztendlich bei Meinungsverschiedenheiten?
  • Wer wird über den endgültigen Inhalt der Bieterliste informiert?