04.09.2019

Facility-Management: Disziplin zum nachhaltig wirtschaftlichen Betrieb Ihrer Immobilie!

Das Facility-Management ist längst eine anerkannte Disziplin, die eine gesamtheitliche Betrachtung des Lebenszyklus einer Immobilie erfordert. So müssen Synergiepotenziale identifiziert und die angewendeten Konzepte immer wieder neu überprüft und an die jeweilige Situation angepasst werden, um wirtschaftliche Lösungen zu identifizieren und nachhaltig umsetzen zu können.

Von: Wolfgang Inderwies  DruckenTeilen 

Wolfgang Inderwies

Wolfgang Inderwies (*1970) ist freiberuflicher Berater, Lehrbeauftragter und Referent mit Tätigkeitsschwerpunkten im Facility-Management-Consulting, insbesondere im Organisations- und Beschaffungsmanagement sowie im Brennpunktthema Betreiberverantwortung. Inderwies fungiert als ständiger Redaktionsbeirat der Fachzeitschrift Der Facility Manager und Vorsitzender des Kongresskomitees der INservFM Frankfurt.

Weiterhin ist Wolfgang Inderwies Leiter der Lounge Bayern des GEFMA e.V., Initiator und Mitglied des verbandsübergreifenden Arbeitskreises zu Mustervertrag und Standard-Leistungsverzeichnis im Facility Management, GEFMA-160-Auditor und Mitarbeiter im GEFMA-Arbeitskreis Nachhaltigkeit.

Vor seiner freiberuflichen Tätigkeit leitete Wolfgang Inderwies u.a. das Gebäudemanagement der Münchner Kulturimmobilie „Gasteig“ oder das Geschäftsfeld „Externes Facility Management“ der Flughafen München GmbH; an der Ausgründung der Bayern Facility Management GmbH (gemeinsam mit der Bayerischen Landesbank) hatte er maßgeblichen Anteil. Zu seinen zahlreichen Projektbeteiligungen zählen die Konzeption und Koordination von Personalschulungsmaßnahmen für die Inbetriebnahme des Athener Flughafens Eleftherios Venezelos, die Mitarbeit in der Projektleitung des Umzugs der Deutschen Bundesregierung von Bonn nach Berlin sowie mehrmonatige Auslandsprojekte in Dubai, Saudi-Arabien, Russland oder der Ukraine.

Facility-Management

Begriff

Oftmals wird „Facility-Management“ auch heute noch als einfache Hausmeistertätigkeit definiert, doch hinter der längst anerkannten wissenschaftlichen Disziplin steckt weit mehr: Bereits in den 1990er-Jahren haben sich europäische Hochschulen mit facilitären Gedanken befasst, die Lehre (und auch die Praxis!) konnten sich seitdem in verschiedensten Forschungsfeldern deutlich fortentwickeln. So zählt zwar die Organisation der operativen Leistungen zur Bewirtschaftung einer Immobilie (also auch die Hausmeisterei) zum Kerngeschäft eines Facility-Managers, diese wird jedoch stets in einen ganzheitlichen Kontext gestellt. Damit gilt die Betrachtung dem gesamten Lebenszyklus einer Immobilie, um letztlich nachhaltig wirtschaftliche Lösungen zu identifizieren und umzusetzen.

Lebenszyklusbetrachtung zur Identifikation nachhaltig wirtschaftlicher Lösungen

Der Lebenszyklus einer Immobilie beginnt bereits in der sogenannten Konzeptionsphase, in der die Projektverantwortlichen grundlegende Aspekte des Vorhabens diskutieren und entsprechende Entscheidungen treffen müssen:

  • Wird überhaupt eine neue Immobilie benötigt, oder lassen sich (Flächen-)Bedarfe in bestehenden Objekten realisieren?
  • Wo soll der Standort der neuen Immobilie sein? Wie erfolgt die verkehrsmäßige Erschließung?
  • Wie ist die grundsätzliche Kubatur und Beschaffenheit? Welches sind weitere, wesentliche Vorgaben zur Planung?
  • Welche Flexibilität wird von der neuen Immobile erwartet?
  • Für welche Lebensdauer soll die Immobilie geplant werden?

Wesentliches Postulat des modernen Facility-Managements ist es, dass bereits zu dieser Konzeptionsphase ein fundiertes Betriebskonzept des Nutzers vorliegt. Aus einem solchen Betriebskonzept müssen vor allem Nutzerprofil, Kernprozesse und Schnittstellen, Organisation, Leistungsprofil der Facility-Services und letztlich resultierende Planungsvorgaben hervorgehen. Eine Konzeption ohne Betriebskonzept würde nämlich jedes Bauprojekt auf tönerne Füsse stellen.

In der Planungs- und Bauphase erfolgt dann die Umsetzung dieser Vorgaben, und das Fundament für die künftige Entwicklung der Lebenszykluskosten wird weiter manifestiert: Die Auswahl von Baustoffen und technischen Anlagen oder die Gestaltung des Bauwerks wirken sich schließlich signifikant auf die Kostenentwicklung in nachfolgenden Lebenszyklusphasen der Immobilie aus, vor allem auf Bewirtschaftung, Sanierungsbedarf und Lebensdauer. Nicht vergessen werden darf in diesem Zusammenhang der generelle Aspekt des Flächenbedarfs, insbesondere vor dem Hintergrund sich stetig ändernder Arbeits(zeit)modelle: Welche Flächen bietet die neue Immobilie? Wird der Bedarf damit abgedeckt? Wie entwickelt sich der Bedarf in der Zukunft? Wie flexibel kann die Immobilie auf solche Änderungen reagieren?

Von daher ist nur zu einer interaktiven Zusammenarbeit von Planern, ausführenden Bauunternehmen und späterem Nutzern beziehungsweise Betreibern zu raten. Sicherlich ist eine solche Konstellation oftmals nur schwierig oder gar nicht herzustellen, etwa bei Investitions- oder Mietobjekten; dann kann jedoch die Einschaltung beratender Unterstützung zur Nutzer- und Betreiberperspektive hilfreich sein.

Organisation der Gebäudebewirtschaftung als Königsdisziplin des Facility-Managements

Auf Grundlage der baulichen Gegebenheiten und der dort abzubildenden Prozesse des Nutzers (Betriebskonzept) ist noch rechtzeitig vor Inbetriebnahme der Immobilie ein Betreiberkonzept zu entwickeln, welches aus Sicht des Betreibers alle relevanten Unterstützungsprozesse beschreibt, um das Betriebskonzept bestmöglich im Betrieb der Facilitys umzusetzen. Dort werden auch die vom Nutzer gestellten Anforderungen hinsichtlich Leistungsumfängen, Funktionalitäten und Verfügbarkeiten der relevanten Dienstleistungen, also die entsprechenden Service-Levels, dargestellt.

Betriebskonzept und Betreiberkonzept können also als Yin und Yang des Facility-Managements gesehen werden. Um in der Königsdisziplin des Facility-Managements, der operativen Gebäudebewirtschaftung, nachhaltig optimale Ergebnisse erzielen zu können, sind eine objektspezifische Betrachtung der jeweiligen Leistungen sowie eine Evaluierung aller denkbaren Synergien erforderlich.

Vielfach grenzen Leistungsbereiche an die Facility Services an, deren organisatorische Abbildung innerhalb oder außerhalb der Facility-Services möglich ist, etwa die Werkslogistik in einem Industrieunternehmen. Hier will die organisatorische Umsetzung wohlüberlegt sein. Weiterhin haben vor allem im Bereich der technischen Facility-Services strategische Entscheidungen im Rahmen der Instandhaltung eine signifikante Auswirkung auf Kostenentwicklungen oder die Verfügbarkeit beziehungsweise Ausfallsicherheit von Bauwerk und technischen Anlagen. Über die fundierte Analyse von Abhängigkeiten und Interdependenzen lassen sich also Synergiepotenziale identifizieren und strategisch für eine nachhaltige Bewirtschaftung nutzen – im ökonomischen ebenso wie im ökologischen und soziokulturellen Sinne.

Nachhaltiges Qualitätsmanagement zur kontinuierlichen Verbesserung

„Wer aufhört, besser zu werden, hat aufgehört, gut zu sein“ – dieser Wahlspruch, zugeschrieben dem deutschen Unternehmer Philip Rosenthal, gilt insbesondere auch für die Organisation von Facility-Services. Auch im Facility-Management ist alles im Wandel, die Prozesse des Betriebs ebenso wie die Bedürfnisse der Nutzer und die Immobilie selbst. Gebäude werden schließlich nicht nur umgebaut, sie altern auch und stellen uns damit zunehmend vor neue Herausforderungen – kein modernes Bauwerk wird nur annähernd so beständig sein wie etwa die Cheops-Pyramide.

Und somit wird auch kein Betreiberkonzept auf Dauer die optimale Grundlage zur Beschreibung der Unterstützungsprozesse in einer modernen Immobilie sein; jedes Konzept muss immer wieder auf den Prüfstand gestellt werden, um den sich fortschreitend ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Der PDCA-Zyklus, welcher im allgemeinen Qualitätsmanagement als Methodik nicht mehr wegzudenken ist, gilt also im Facility--Management umso mehr: Planen, Umsetzen, Überprüfen und Adaptieren sind die vier Elemente eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, der auch im Facility-Management längst Einzug gehalten haben sollte. Der Immobilienbestand ist in der Regel einer der größten Aktivposten in der Bilanz des Eigentümers – der Hinwendung zu einem nachhaltig wirtschaftlichen Umgang mit der Ressource „Immobilie“ sollte also höchste Priorität eingeräumt werden.

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