09.10.2017

Liegenschaftsverwaltungsvertrag: Was Sie dazu wissen müssen

Verwalten ist nichts anderes als das ideale Zusammenspiel zwischen Hauseigentümern, Verwaltern und Mietern. Erkunden Sie sich zu den Aufgaben des Liegenschaftenverwalters, der Übernahme von Verwaltungen und dem Inhalt des Liegenschaftenvertrags.

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Liegenschaftsverwaltungsvertrag

Liegenschaften verwalten heisst Verantwortung übernehmen in vielen Bereichen

Verantwortung nicht nur gegenüber den Hauseigentümern, sondern auch gegenüber den Mietern und Benutzern einer Liegenschaft.

Verantwortung gegenüber den Hauseigentümern

Gegenüber der Hauseigentümerschaft ist der Verwalter wie folgt verantwortlich:

  • Ertrag auf der Liegenschaft  
  • Vollvermietung der Liegenschaft
  • Erkennen von Schwachstellen der Liegenschaft
  • Erhalten der Bausubstanz und des Wertes
  • Gewährleisten der Sicherheit in der und um die Liegenschaft

Der Liegenschaftsverwalter ist in erster Linie Vertreter der Hauseigentümer.

Verantwortung gegenüber den Mietern und Benutzern

Gegenüber den Mietern und Benutzern der Liegenschaft ist er wie folgt verantwortlich:

  • Er gewährleistet die Bewohnbarkeit der Liegenschaft und die Sicherheit gegenüber den Mietern.
  • Er sorgt für die Einhaltung der Mietverträge.  
  • Er bearbeitet die Anliegen der Mieter.

Er ist aber nicht Vertreter der Mieter.

Ziele und Grundsätze optimaler Verwaltung

  • Hauptziel der Liegenschaftsverwaltung sollte nie die maximale Rendite sein. Nur die optimale Rendite bringt längerfristig maximalen Nutzen.
  • Optimal verwalten heisst, den Zustand der Liegenschaft genau kennen, langfristig planen und budgetieren und mit entsprechenden Mitteln die Substanzerhaltung und Werterhaltung der Liegenschaft gewährleisten.
  • Optimal verwalten heisst nicht Gewinnabschöpfung, sondern Reinvestition.
  • Für den Verwalter ist es wichtig, seine Grenzen zu kennen. Noch immer gehen Verwalter bei Rechtsproblemen und bei der Instandhaltung der Liegenschaft zu grosse Risiken ein.
  • Das frühzeitige Beiziehen von Fachleuten entlastet ihn gegenüber den Hauseigentümern und bietet erst noch Gewähr für eine fachgerechte Lösung der Probleme.
  • Im Verwalterhonorar ist das Eingehen von übermässigen Risiken nicht eingeschlossen.

Der Liegenschaftsverwaltungsvertrag wird normalerweise zwischen Hauseigentümer und Immobilienverwalter abgeschlossen.

Der Hauseigentümer überträgt dem Verwalter die Verwaltung seiner Liegenschaften und honoriert ihn dafür.

Aufgaben des Verwalters

Aufgabe des Hauseigentümers ist es, alles daran zu setzen, dass der Zustand der Liegenschaft erhalten werden kann. Er ist primär verantwortlich für die Bewohnbarkeit der Liegenschaft und stellt dazu die nötigen Mittel zur Verfügung. Er erarbeitet mit dem Verwalter langfristige Zielvorgaben und grenzt die Kompetenzen des Verwalters ab.

Der Verwalter übernimmt folgende Aufgaben: Er

  • vertritt den Eigentümer und besitzt die nötigen Vollmachten dazu,
  • führt die Liegenschaftsbuchhaltung und erstellt die Abschlüsse,
  • erstellt die Heiz- und Nebenkostenabrechnungen,
  • führt den Verkehr mit Mietern, Handwerkern, Lieferanten und Behörden,
  • prüft die Neumieter,
  • schliesst Mietverträge ab,
  • kontrolliert regelmässig die Mietverträge und Mietzinse,
  • ist verantwortlich für die rechtzeitige Anpassung,
  • führt Wohnungsabnahmen und Übergaben durch und ist verantwortlich für deren Protokollierung,
  • ist Mittler zwischen den Parteien,
  • ist zuständig für die Beilegung von Mieterstreitigkeiten vor Schlichtungsbehörde, Friedensrichter und ordentlichen Gerichten,
  • führt das Inkasso der Mietzinse und Nebenkosten durch,
  • führt Zustandskontrollen durch,
  • analysiert den Zustand und stellt Langzeitbudgets und Langzeitplanungen auf,
  • ist verantwortlich über den Zustand der Liegenschaften,
  • ordnet werterhaltende Arbeiten und Reparaturen im Rahmen seiner Kompetenzen an,
  • er vergibt Arbeiten im Auftrag der Eigentümer und zu deren Vorteil,
  • bezahlt die anfallenden Rechnungen,
  • ist verantwortlich für die Sicherheit in der und um die Liegenschaft, 
  • stellt den Hauswart an, instruiert und kontrolliert ihn,
  • stellt dem Hauswart die notwendigen Mittel und Geräte zur Verfügung,
  • überwacht er die Entwicklung betreffend Gesetzesänderungen und Änderungen von Vorschriften
  • behält die Entwicklung der umliegenden Parzellen und Liegenschaften im Auge und kennt Preisentwicklungen, Landesindex und die Situation auf den Hypothekarmarkt.

Vorarbeiten vor der Übernahme einer Verwaltung

Eine Liegenschaft sollte nicht unbesehen in die Verwaltung übernommen werden.

Folgende Punkte sind vorgängig und später für den Liegenschaftsverwaltungsvertrag zu klären:

  • Abklären warum die Verwaltung wechselt
  • Hat sie schon öfters gewechselt
  • Beurteilen der vorhandenen Unterlagen
  • Auskunft über den Hauseigentümer einholen
  • Erkundungen im Quartier einholen
  • Lage der Liegenschaft beurteilen
  • Mieterspiegel beurteilen
  • Mietzinse auf Ortsüblichkeit vergleichen
  • Bei Mietausständen Gründe abklären
  • Bei Leerständen Gründe abklären
  • Anzahl der Mieterwechsel
  • Zustand der Liegenschaft erheben
  • Berechnen der kurz- und langfristigen Investitionen
  • Berechnen der möglichen Rendite
  • Gespräch mit Hauseigentümer über die Aussichten betreffend Investitionen und Rendite
  • Bedingungen formulieren
  • Vorlegen des Verwaltungsvertrags-Entwurfes

Erst wenn alle obengenannten Punkte erfüllt sind, kann die Verwaltung entgegengenommen werden.

Viele Verwaltungsmandate scheitern an den ungenügenden Vorabklärungen. Meist fallen hohe Investitionen an, dadurch werden die Renditeziele nicht erreicht, der Hauseigentümer ist unzufrieden und wechselt erneut die Verwaltung.

Praxis-Tipp
Vor Übernahme einer Verwaltung sollte ein Zustandsprotokoll der Liegenschaft erstellt, und vom Eigentümer unterzeichnet werden.

Gegenstand des Liegenschaftsverwaltungsvertrages

Die Gegenstand des Liegenschaftsverwaltungsvertrages bildenden Objekte können je nach rechtlicher oder wirtschaftlicher Beschaffenheit einer bestimmten Kategorie zugeordnet werden:

  •   Miethäuser
  • Stockwerkeigentum
  • Immobilien der Mieteraktiengesellschaften
  • Verdichtete Wohn- und Siedlungsformen

Begriff
Im Allgemeinen sind die verdichteten Siedlungsformen entweder gemischtes Stockwerkeigentum des horizontalen und/oder vertikalen Typus, oder eine Gruppe von Liegenschaften im Eigentum von Genossenschaften, die nach dem System der Miethäuser oder des Stockwerkeigentums verwaltet werden.

  • Freistehende Einfamilienhäuser oder Reiheneinfamilienhäuser
  • Als Mietwohnung genutztes Stockwerkeigentum
  • Ferienhäuser und –wohnungen

Sowohl aus verwaltungstechnischer als auch aus buchhalterischer Sicht führen die drei ersten Liegenschaftskategorien zu drei besonderen Arten von Liegenschaftsverwaltungen mit je ganz bestimmten Eigenschaften, die allerdings auch auf alle anderen Liegenschaften Anwendung finden. Berücksichtigt man ferner die Ähnlichkeit der Immobilien im Stockwerkeigentum sowie derjenigen von Mieteraktiengesellschaften, so lassen sich die Liegenschaftsverwaltungen theoretisch in zwei Hauptgruppen unterteilen.

Es sind dies:

  • Verwaltung von Miethäusern
  • Verwaltung von Immobilien in Stockwerkeigentum und solchen von Mieteraktiengesellschaften

Achtung
Die Verwaltung von Miethäusern und derjenigen von Immobilien im Stockwerkeigentum und bei Mieteraktiengesellschaften unterscheiden sich in wesentlichen Punkten:
Bei der Verwaltung von Miethäusern stehen die Rentabilität des investierten Kapitals sowie der Ausgleich der Betriebskosten im Vordergrund. Die Verwaltung von Stockwerkeigentum und Mieteraktiengesellschaften zielt dagegen ausschliesslich auf den Ausgleich der Betriebs- und Unterhaltskosten, allenfalls auch der Renovationskosten ab.
Im Weiteren ist der Verwalter von Miethäusern vollkommen unabhängig, während er bei den beiden anderen Verwaltungsarten die Entscheidungen ausführt, die in der Versammlung der Miteigentümer beziehungsweise der Mieteraktionäre getroffen worden sind.

Anmerkung
Trotz dieser Unterschiede, die in den konkreten Liegenschaftsverwaltungsverträgen ihren Niederschlag finden, beschränken sich die nachfolgenden Ausführungen auf den Liegenschaftsverwaltungsvertrag bei Miethäusern. Dies lässt sich insofern auch rechtfertigen, als sich bei beiden Hauptarten von Liegenschaftsverwaltungsverträgen dieselben Probleme stellen, nämlich die Fragen nach der rechtlichen Qualifikation der Verträge, ihrer vorzeitigen Auflösung und der Zulässigkeit von Pauschalentschädigungen bei vorzeitiger Vertragsauflösung sowie von so genannten Verwaltungsklauseln.

Allgemeine Bedingungen zum Liegenschaftsverwaltungsvertrag

Die Liegenschaftsverwaltung ist entweder Gegenstand eines vorformulierten Standardvertrages oder eines ausformulierten Einzelvertrages, wobei die vorformulierten Standardverträge die Regel sind. In den neuesten vom ‹Hauseigentümer Verband Zürich (HEV)›, dem ‹Schweizerischen Verband der Immobilien-Treuhänder (SVIT) Sektion Zürich› und der ‹Vereinigung Zürcher Immobilienfirmen (VZJ)› gemeinsam herausgegebenen ‹Allgemeinen Bedingungen zum Hausverwaltungsvertrag›, Ausgabe 1999, werden die vertraglich festgelegten Dienstleistungen unter dem Titel ‹Umfang des Verwaltungsmandates› in die folgenden drei Hauptleistungsgruppen

  • Administrative Bewirtschaftung
  • Technische Bewirtschaftung
  • Rechnungswesen

unterteilt Ausschliesslich diese Tätigkeiten werden vom ordentlichen, vereinbarten Verwaltungshonorar erfasst. Daneben führen diese ‹Allgemeinen Bedingungen› jedoch noch weitere Leistungen auf und behalten sie der Verwaltung vor. All diese übrigen Leistungen, die wiederum in die gleichen Leistungsgruppen unterteilt aufgeführt werden, werden separat belastet, das heisst, sind vom ordentlichen Verwaltungshonorar nicht abgedeckt und werden zusätzlich zum festen Verwaltungshonorar nach den Richtlinien des in der Immobilienverwaltung Üblichen verrechnet. Aufgrund dieser standardisierten vertraglichen Unterteilung der Dienstleistungen muss zwischen der ordentlichen Verwaltung einerseits und der ausserordentlichen Verwaltung andererseits unterschieden werden, welche aber beide die administrative Bewirtschaftung, die technische Bewirtschaftung und das Rechnungswesen umfassen.

  • Die ordentliche Verwaltung   Die ordentlichen Verwaltungsleistungen, bestehend aus ordentlicher administrativer Betreuung, der ordentlichen technischen Bewirtschaftung sowie aus dem ordentlichen Rechnungswesen, umfassen alle Dienstleistungen, die sich aus der normalen Vermietung und dem Unterhalt der Liegenschaft ergeben.

Anmerkung
Eine Analyse der Dienstleistungen erhellt, dass es sich hier um übliche, routinemässig immer wiederkehrende administrative, technische und rechnerische/buchhalterische Leistungen handelt, wie sie in einem Dauerverhältnis auftreten können.

  • Die ausserordentliche Verwaltung    Zur ausserordentlichen und damit zur separat zu vergütenden Verwaltung gehören all jene Tätigkeiten, welche nicht in den Bereich der üblichen Dienstleistungen für den normalen Unterhalt und der Vermietung von Liegenschaften fallen.

Praxis-Beispiel
Sie betreffen zum Beispiel die Vorbereitung und die Durchführung von umfassenden Renovationen und Sanierungen. Auch die Vertretung in Konfliktsituationen (Abwehr von Drittansprüchen, Bauhandwerkerpfandrecht, Vertretung vor Schlichtungsbehörden und Gerichten usw.) oder sogar die Wahrnehmung von treuhänderischen Kompetenzen wie zum Beispiel die Investitionsplanung.

Charakteristisch für diese ausserordentlichen Verwaltungsleistungen ist, dass es sich hier um Sonderleistungen handelt, die, im Gegensatz zur ordentlichen Verwaltung, nur einmal erbracht werden und deren Dauer von der jeweiligen Ausführungszeit abhängig ist. Im Weiteren erfolgen sie nach der Natur der Sache, wiederum im Gegensatz zu den ordentlichen Dienstleistungen, grundsätzlich nur nach ausdrücklicher Absprache mit dem Auftraggeber/Hauseigentümer.

Beendigung des Vertrages

Die meisten Verträge werden für eine feste Vertragsdauer oder auf unbestimmte Zeit mit einer Kündigungsmöglichkeit abgeschlossen. Für den Fall einer vorzeitigen Auflösung wird für die Zeit bis zum frühst möglichen Kündigungstermin ein Pauschalschadenersatz vereinbart.

Schlussfolgerung
In rechtstatsächlicher Hinsicht lässt sich die Tätigkeit der Liegenschaftsverwaltung wie folgt zusammenfassen:
Einerseits umfasst die Liegenschaftsverwaltung im Rahmen eines vertraglich bestimmten fixen Gesamthonorars übliche und immer wiederkehrende technische und geschäftliche Dienstleistungen, wie sie in einem Dauerverhältnis auftreten. Andererseits betrifft sie separat zu honorierende Sonderleistungen, die gemäss Vertrag der Verwaltung vorbehalten sind, aber grundsätzlich nur nach Absprache mit dem Hauseigentümer erfolgen und nur einmal erbracht werden, wobei deren Dauer von ihrer Ausführungszeit abhängig ist.
Beendet wird der Liegenschaftsverwaltungsvertrag entweder durch Ablauf der vereinbarten festen Laufzeit oder durch Kündigung des auf unbestimmte Dauer abgeschlossenen Vertrages. Für eine vorzeitige Vertragsauflösung wird regelmässig ein pauschalierter Schadenersatz vorgesehen.

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