16.07.2014

Verwaltungsorganisation: Der optimale Aufbau, sowie die Organisation der Aktenablage und die Liegenschaftsinspektion

Wie der Titel des Beitrags sagt, steckt hinter jeder Verwaltung eine grosse Organisation. Aufzuzeigen, wie eine Liegenschaftsverwaltung aufgebaut sein soll, erübrigt sich, denn jede Verwaltung arbeitet auf ihre Art und mit anderen Mitteln. Heute zeigt sich aber, dass nicht die Verwaltungsorganisation ausschlaggebend ist, sondern das Kontrollwesen. Hierunter kommen Sie zu den Tips und Tricks in diesem Bereich.

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am 14.02.18 16:18 schreibt Julian Härter
Ich habe gerade den Artikel gelesen. Dabei ist mir aufgefallen, dass ich das "Inhaltsverzeichnis gemäss nachstehendem Muster" zum 31-teiligen Register nirgends gefunden habe. Könnten Sie mir dieses allenfalls zustellen?

Vielen Dank für Ihre Antwort.

Freundliche Grüsse,
J. Härter
 
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Verwaltungsorganisation

Viele Arbeiten in Verwaltungen wiederholen sich, werden zu Routinearbeiten, und damit können sich Fehler einschleichen.Dazu kommt, dass heute ein Verwaltungsmandat von mehreren Personen über mehrere Jahre betreut werden kann. Die Kontinuität ist damit nicht gewährleistet.

Zudem arbeitet der Liegenschaftsverwalter immer mit vorbestimmten Terminen. Diese automatisch zu überwachen, kann ein Teil des Kontrollwesens sein.

Herkömmliche Immobilien-EDV Programme beinhalten gewisse Kontrollen, meist aber nur in kleinen Teilbereichen. Nebst der Verwaltungsorganisation sollte also eine gut funktionierende Kontrollorganisation aufgebaut werden.

Organisation der Aktenablage

EDV-gestützte Ablage

Trotz aller EDV-Unterstützung ist ein papierloses Büro in der Liegenschaftsverwaltung nicht zu realisieren. Damit jederzeit eine vollumfängliche Auskunftsbereitschaft gewährleistet ist und gegebenenfalls zwecks Beweiskraftsicherung in einem Schlichtungs- oder Prozessfall, müssen sehr viele Dokumente aufbewahrt werden und auch jederzeit greifbar sein.

Viele Daten lassen sich im Computer erfassen, doch müssten auf Grund des erforderlichen Umfangs im System entsprechende Speicherkapazitäten zur Verfügung gestellt werden, was wiederum, da die Verarbeitungsgeschwindigkeit langsam wird, auf die Bedienerfreundlichkeit einen negativen Einfluss hat.

Mikrofilme als Ablage der Originaldokumente

Die Verfilmung auf Mikrofilm ist sehr kosten- und arbeitsintensiv und bietet nicht den Komfort einer Ablage der Originaldokumente, da eine Mikrofilmrückkopie erst gemacht wird, wenn es wirklich nicht mehr anders geht. Die immer wieder zwecks Überprüfung der Vollständigkeit erforderliche reine Routinekontrolle, wird auf Grund des Aufwandes nie gemacht.

Bundesordner als Ablage der Originaldokumente immer noch unverzichtbar

Der Griff zum herkömmlichen, altbewährten Bundesordner ist deshalb unumgänglich. Wie in einer Adressdatei im Computer ist auch bei der Ablage eine Uniformität bei allen Liegenschaften zu empfehlen. Wenn der Inhalt der Ordner für alle Liegenschaften gleich gegliedert ist, weiss der Anwender schon bald auswendig, unter welcher Rubrik er das gesuchte Papier findet.

Tipps zum Ordner-Ablagesystem

Anschliessend ein paar Tipps zum Ablagesystem mit Bundesordnern:

  • Die im einschlägigen Handel erhältlichen Ordnerregister, nummeriert von 1–31, bieten sich für die Ansprüche in der Liegenschaftsverwaltung gut an.
  • Der Rücken des jeweiligen Ordners wird mit der Liegenschaft beschriftet, ein Register 1–31 eingelegt und zuoberst, am besten in einer Zeigebuchhülle, das Inhaltsverzeichnis gemäss nachstehendem Muster eingeordnet. Jetzt müssen noch die Unterlagen in die entsprechende Rubrik abgelegt und auf Vollständigkeit geprüft werden.
  • Genügt ein Ordner nicht, wird der Rücken zum Beispiel mit 1–5, der nächste mit 6–13 usw. gekennzeichnet und das Register dementsprechend aufgeteilt.
  • Selbstverständlich gehört in jeden Ordner ein Deckblatt ‹Inhaltsverzeichnis›, damit jederzeit Sicherheit besteht, dass der Benutzer zum richtigen Ordner gegriffen hat. Die im entsprechenden Ordner nicht vorhandenen Registerteile sind auf dem Inhaltsverzeichnis zu streichen. Im vorerwähnten Beispiel also ist im Ordner Nr. 1 mit den Rubriken 1–5 der Inhaltsverzeichnisteil 6–31, im zweiten mit den Teilen 6–13 der Inhaltsverzeichnisteil 1–5 und 14–31 zu streichen.

Anmerkung
So ist der wichtigste Teil der Verwaltungsorganisation im administrativen Bereich aufgebaut, denn mit diesen vollständigen Unterlagen ist es dann ein Leichtes, die erforderlichen Daten in eine EDV-Applikation zu übernehmen.

Liegenschaftsinspektionen

Nach dem administrativen Aufbau der Verwaltungsorganisation muss sich der Verwalter auch noch über den Zustand der Liegenschaft und der technischen Anlagen und Einrichtungen ein Bild und einen Überblick verschaffen.

Dabei gilt es, aufmerksam unzählige Gebäudeteile, Installationen, Geräte und Einrichtungen zu betrachten und auf Zustand und Funktion zu überprüfen, damit

  • der Verwalter weiss, wovon gesprochen wird, wenn jemand mit einem Problem an ihn herantritt
  • der Verwalter für den Eigentümer eine Unterhaltsplanung, verbunden mit einer rollenden Finanzplanung erstellen kann
  • keine Gebäudeteile oder Einrichtungen durch fehlenden Unterhalt vermeidbaren wachsenden Schaden erleiden
  • insbesondere auch der Mietzinsseite Beachtung geschenkt wird, indem sich der Verwalter und der Eigentümer überlegen können, ob es sinnvoll ist, einzelne Massnahmen auf verschiedene Jahre aufgeteilt zu Lasten des Unterhalts und somit zu Lasten der Rendite, oder aber, in ein Paket geschnürt, als Gesamtrenovation mit entsprechender Mietzinsanpassung, auszuführen.

Bedeutung der Dokumentation

Selbstverständlich betrachtet der Verwalter bei seinen Besuchen die Liegenschaft immer mit einem kritischen Auge. Doch wer ist schon in der Lage, im entscheidenden Moment noch exakt zu wissen, was er jetzt in welcher Liegenschaft festgestellt hat.

Da es äusserst bemühend ist, die jeweils gemachten Feststellungen auf einem Blatt Papier festzuhalten und dieses dann am richtigen Ort abzulegen und vor allem im entscheidenden Moment wieder zu finden, empfiehlt es sich, eine effektive Liegenschaftsinspektion vorzunehmen.

Es ist dabei nicht zwingend erforderlich, dass gleich beim ersten Mal alle relevanten Daten ermittelt werden. Wichtig ist, dass die Angaben zum Zeitpunkt, in welchem sie benötigt werden, vorliegen.

Derjenige Verwalter, der eine korrekte Unterhaltsplanung betreiben und somit den Eigentümer vor finanziellen Überraschungen verschonen will, nimmt sich die Zeit und Mühe, schon kurz nach Übernahme des Mandates die Erhebungen zu machen.

Hinweis
Als Hilfsmittel für eine möglichst alles umfassende Liegenschaftserhebung wurden die Hilfsblätter für eine umfassende Liegenschaftsinspektion entworfen. Diese basieren auf einer langjährigen Erfahrung und enthalten die relevanten Angaben, welche den Unterhalt, und insbesondere das Budget und die Rendite einer Liegenschaft massgeblich beeinflussen.

  • Handelt es sich um ein neu erstelltes Objekt, kann die Erhebung gleichzeitig mit der Garantieabnahme gemacht werden, da anlässlich dieser Abnahme ohnehin alle Gebäudeteile und Einrichtungen inspiziert werden.
  • Bei einer neu in die Verwaltung übernommenen Liegenschaft kann der Verwalter das Inspektionsblatt immer wieder mitnehmen und die erforderlichen Angaben sukzessive aufnehmen. Oftmals ergeben sich aus Gesprächen mit Mietern, Hauswarten oder Handwerkern wichtige Hinweise, welche wiederum ins Protokoll einfliessen.

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