13.01.2022

BPM: Business Process Management

Sommerzeit - Festivalzeit! Und der eine oder andere kennt vielleicht von solchen Events oder auch allgemein aus der elektronischen Musik den Begriff Beats per Minute - BPM. Dabei gibt es dieses Kürzel auch in der IT - und bevor Sie die Tür zum Serverraum abschliessen und in die verdienten Sommerferien entschwinden, sollten Sie sich zuvor vielleicht noch kurz mit dem Pendant zu BPM auf dem Gebiet der EDV-gestützten Geschäftsprozesse, dem Business Process Management, beschäftigen.

Von: Lars Behrens   Drucken Teilen  

Lars Behrens, Dipl.-Paed

Lars Behrens ist Geschäftsführer der Firma MaLiWi IT. Staatlich geprüfter Netzwerkadministrator, Microsoft MCP/Linux LCP. Er hat langjährige Erfahrung in der Beratung bei Planung und Einrichtung von IT-Systemen und Netzwerken und dem Support heterogener Systeme (Apple Macintosh, Microsoft Windows, Linux). Universitätsstudium der Pädagogik, mehrere Jahre Tätigkeit im Ausland. Seminar- und Kursleiter, Referent und Fachbuchautor. Weiterhin ist er Herausgeber von dem Online-Fachportal «InformatikPraxis» bei der WEKA Business Media AG.

MaLiWi IT

BPM

Flexibel, aber bewährt – ein Widerspruch?

Unternehmen stehen heutzutage vor der Herausforderung, einerseits flexibel und anpassungsfähig und vor allem am Markt und dem Kunden orientiert sein zu müssen, andererseits aber dazu auch auf funktionierende interne Abläufe zurückgreifen zu können. Bis aber ein Prozess in einem Unternehmen sich erst einmal etabliert hat, vergeht mitunter wertvolle Zeit – einschliesslich der Planung, Umsetzung und notwendigen Anpassung eines solchen Prozesses. Scheinbar gibt es also einen schwer aufzulösenden Widerspruch zwischen der Notwendigkeit, schnell und flexibel auf den Markt und die Kundenwünsche reagieren zu können, dies aber mit einer bewährten Struktur tun zu müssen.

Organisationen müssen gesteuert werden

Strukturen und Prozesse sind aber weder vom Himmel gefallen noch in Stein gemeisselt, sondern lebendige Abläufe, die plan- und änderbar sind – und es sein müssen! Ein altes Bonmot besagt ja, dass der Fisch immer vom Kopf her stinkt – was zum Ausdruck bringen will, dass Fehler und Schwächen in einem Unternehmen (die ja in der Regel immer hierarchisch organisiert sind) in letzter Ursache auf die Leitung des Unternehmens zurückzuführen sind. Führungs- und Steuerungskräfte haben durch ihr Tun oder ihr (Unter-)Lassen die Geschicke eines Unternehmens weitgehend in der Hand – zumindest sollten sie es.

Da liegt es doch nahe, die Geschäftsabläufe (vulgo Prozesse) gezielter zu planen, zu beobachten, auszuwerten und die daraus gewonnenen Erkenntnisse in eine Verbesserung der Geschäftsprozesse einfliessen zu lassen. Ideal wäre es dann, wenn es dazu noch eine Software gäbe, die solche Prozessplanungen und -modifikationen erleichtert oder an gewisse Standards anpasst. Und das gibt es in der Tat, und das auch schon seit einer ganzen Reihe von Jahren. Das Zauberwort heisst Business Process Management (BPM) oder auch Geschäftsprozessmanagement.

Informationen und Daten sammeln und nutzen

Die hohe Dienstleistungsorientierung eines Unternehmens hängt oftmals eng mit der IT-Performance zusammen. Sollen Abläufe in Hinsicht auf Effizienz des Unternehmens, einer Steigerung der Kundenzufriedenheit o.Ä. optimiert werden, führt dies zur Notwendigkeit einer guten Planung, einer Einbeziehung aller Beteiligten und Berücksichtigung aller Parameter der Prozessabläufe, eines Monitorings (Beobachtung), eine Auswertung und Anpassung. Langer Rede kurzer Erkenntnisgewinn: Es geht um umfangreiche Daten und Informationen. Da in vielen Fällen eine grosse Menge der benötigen Daten ohnehin durch das IT-gestützte Processing zur Verfügung steht und in den Arbeitsabläufen genutzt wird, steht das IT-Management im Bereich des Knowledge Managements nun vor der Herausforderung, aus der vorliegenden Informationsfülle den grösstmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu ziehen. Mit anderen Worten heisst das, dass die strategische Nutzung des Potenzials, das sich im "Know-how" widerspiegelt, die Grundlage für Effizienzsteigerungen und Kundenserviceverbesserungen darstellt. An dieser Stelle greift Business Process Management (BPM, Geschäftsprozessmanagement).

BPM: Effizienzsteigerung operativer Abläufe

Business Process Management ist also die alles umfassende Klammer für die Planung und Steuerung operativer Prozesse eines Unternehmens, unter besonderer Berücksichtigung der digitalen Medien einer Unternehmensstruktur. Es ginge grundsätzlich auch ohne solche Mittel, dazu später mehr. Wichtig ist die Gewissheit, dass der Support durch elektronische Prozesse nicht nur die bisher gewohnten Abläufe zu vereinfachen hilft, sondern auch gute Ansatzpunkte zur Adaption und Optimierung bestehender Abläufe und Prozesse bietet und gleichzeitig Effizienzsteigerungspotenziale freizusetzen hilft. In der praktischen Anwendung eines Business Process Managements werden die Prozesse des Unternehmens untersucht, analysiert, Schwachstellen identifiziert und auf der Basis der gewonnenen Erkenntnisse neu entworfen, definiert und eingeführt.

Strategieentwicklung

Dies dient dadurch auch der Strategieentwicklung und so wesentlichen Punkten wie

  • der Prozessbestandsaufnahme,
  • Prozessdokumentation,
  • Prozessanalyse und
  • Prozessoptimierung.

Hieraus leitet sich das Process Performance Management ab, mit der zentralen Fragestellung, wie gut und effizient die derzeitigen Prozesse und Abläufe ablaufen. Nicht selten ergibt sich bei derartigen Untersuchungen auch ein erweiterter Bedarf im Bereich der Organisationsentwicklung.

BPM und Organisationsentwicklung

Dazu müssen wir zuerst einmal William Deming hinzuziehen, den "Vater" modernen Qualitäts- und Prozessmanagements. Deming stellte die Prozesshaftigkeit in den Mittelpunkt jeglichen Tuns:

“Wenn du das, was du tust, nicht als Prozess beschreiben kannst, dann weisst du nicht, was du tust.” (zit. n. www.nur-zitate.com)

Ob familiäre Abläufe, die Organisation eines ehrenamtlichen Turnvereins oder eben Unternehmensmanagement – letztlich dreht es sich immer um Prozesse, von Menschen für und mit Menschen durchgeführt. Ein Beispiel ist der Verkauf einer Ware am Tresen Ihres Ladengeschäfts. Hier greifen verschiedene Prozesse ineinander, wenngleich es sich in erster Linie um einen Verkaufsvorgang handelt. Dieser muss aber geplant und organisiert werden – angefangen von der Geschäftsidee an sich, dem Einkauf der Ware, dem Anstellen von Personal, Lagerhaltung, Preisgestaltung, Kontrolle der Verkaufsabläufe mit Einkauf, rechtzeitiger Orderung neuer Ware über den geplanten Verkauf bis hin zur Auswahl der Örtlichkeiten für das Ladengeschäft; oder eben auf Neudeutsch den "Shop", womit wir auch gleich die Verbindung zum modernen E-Marketing mittels Webshops hergestellt haben.

Sie sehen auch schon, wo die Berührungspunkte zur IT sind – nämlich quasi überall. Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung, Buchhaltung, Überwachung des Lagerbestands, Grossteile der Kommunikation laufen heutzutage auf elektronische Systeme gestützt ab: E-Mail, Kasse, Webshop, Warenwirtschaft sind nur einige Stichpunkte. Umgekehrt sollte bei der Betrachtung solcher Prozesshaftigkeiten aber auch deutlich werden, dass IT lediglich ein – wenn auch zeitgemässes und idealerweise effizientes – Vehikel zur Umsetzung von Prozessen darstellt. Im Prinzip könnte man zum Beispiel ein Ladengeschäft auch heute noch komplett ohne IT führen – EDV sollte kein Selbstzweck sein, sondern nur dort eingesetzt werden, wo es sinnvoll ist.

Die Struktur von BPM

Was müssen wir uns unter dem Begriff Business Process Management vorstellen, und inwiefern berührt es überhaupt unser Themenfeld IT?

Zeitlich logische Abfolge von Prozessen

Bei Business Process Management (im Folgenden BPM) geht es um das Management der Prozesse in einer Organisation – beispielsweise in Ihrem eigenen Unternehmen, einer Abteilung oder einer wie auch immer gearteten, mehr oder weniger geschlossenen Funktionseinheit.

Die Prozesse eines Unternehmens kann man als zeitliche und logische Abfolgen von Aktivitäten betrachten. Um sowohl die Abläufe als somit auch die Intention einer Organisation oder eines Unternehmens zu verbessern, müssen diese Prozesse geplant, gezielt umgesetzt, analysiert und anschliessend optimiert werden. Strukturelle Probleme in den Abläufen müssen transparent gemacht werden. Nur wer die Abläufe einer Organisation kennt und erkennt, kann diese auch optimieren.

“Wer macht was, wann, wie, womit und warum?”

  • Das ist eine zentrale Fragestellung des BPM.

Strukturen und Prozesse

Es sollte deutlich geworden sein, dass BPM auf die Optimierung der Struktur eines Unternehmens zielt oder eben nur auf einen Teilbereich – beispielsweise den Prozess des Wareneinkaufs. Wichtig ist dabei immer, niemals den Gesamtzusammenhang aus den Augen zu verlieren – ein Unternehmen oder eine Organisation besteht ja niemals aus nur einem einzigen Prozess. Es gibt vielmehr Strukturen, in die sich mehrere Prozesse eingliedern. Struktur soll hierbei als geronnene Funktion betrachtet werden, wenngleich diese Definition auch etwas kurz greift.

BPM hat nun das Ziel, alle in einem Unternehmen existierenden Prozesse und Informationen zu erfassen, zu analysieren, im Hinblick auf die Geschäftsprozesse zu optimieren und auf den Geschäftszweck respektive den Kunden hin auszurichten. Die Intention ist dabei immer, die Effektivität eines Unternehmens zu steigern.

Fokus auf operativen Geschäftsprozessen

BPM zielt auf die Steuerung der operativen Geschäftsprozesse ab. Selbstverständlich ergibt sich immer auch eine Wechselwirkung zu den strategischen (also langfristigen) und den taktischen (mittelfristigen) Geschäftsprozessen.

Einzelschritte

Im BPM werden dabei diese Einzelschritte unterschieden:

  • Design (Planung)
  • Implementierung (Umsetzung)
  • Analyse (Auswertung)
  • Anpassung

Die Erkenntnisse aus der Analyse fliessen als Anpassung wiederum in die Prozessabläufe ein und beeinflussen gegebenenfalls wiederum die Planung, auf jeden Fall aber die Umsetzung der Geschäftsabläufe. Es handelt sich also weder um ein starres Konzept noch um einen einmaligen Vorgang, sondern entspricht eher einem fortwährenden Kreislauf von Aktion, Reaktion und Adaption – siehe den Abschnitt zum Lifecycle weiter unten.

Business Process Management

Ein Business Process Management beinhaltet dabei:

  • Methoden
  • Konzepte und
  • Technologien.

Es umfasst:

  • die teilhabenden Menschen
  • Systeme
  • Funktionen
  • Unternehmen
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Partner

BPM ist ein Oberbegriff

BPM kann somit als ein Oberbegriff für eine Reihe von Methoden zur strategischen Ausrichtung, Entwicklung und Verbesserung von Geschäftsprozessen betrachtet werden. Business Process Management weist viele Gemeinsamkeiten mit dem bewährten Geschäftsprozess-Reengineering, der Prozessautomation sowie der Applikations- und Workflow-Integration auf. BPM ist somit keine völlig neue Entwicklung, sondern eher eine Konsolidierung bereits bekannter Technologien, Verfahren und Best Practices.

Geschäftsprozesse können als zeitlich logische Abfolgen von Aktivitäten betrachtet werden. Mittels BPM werden Prozesse innerhalb eines Unternehmens analysiert, optimiert, automatisiert und transparent gemacht. Gemäss dem oben zitierten Sujet “Wer macht was, wann, wie und womit?”, hat BPM die Aufgabe, alle in einem Unternehmen existierenden Informationen zu den eigenen Geschäftsprozessen zu nutzen. Die Prozessoptimierung ist dabei kein Selbstzweck, sondern dient konkreten Zielen wie etwa einer besseren Ausrichtung auf den Kunden, einer Anpassung an geänderte Gegebenheiten des Markts und sonstiger operativer Bedingungen (als konkretes Beispiel etwa eine schlechtere Verfügbarkeit von benötigtem Material o.Ä.).

Als übergeordnete Leitlinie steht dabei immer das Erreichen der jeweiligen Unternehmensziele.

BPM: Prozessentwicklung und Prozessmanagement

In den Teilaspekten Prozessentwicklung und Prozessmanagement sind die erforderlichen Benutzerschnittstellen zur Steuerung und Abstimmung integriert. Das Management stösst Prozesse an, die notwendig sind für das Erreichen von Unternehmenszielen.

BPM weist dabei grosse Ähnlichkeit mit den bereits bewährten Operationsfeldern des Geschäftsprozess-Reengineerings, der Prozessautomation und Applikations- und Workflow-Integration auf. Im Prinzip ist BPM folglich keine vollkommen neue "Erfindung", sondern eine Art Konsolidierung von Technologien, Verfahren und Best Practices. BPM wird dabei häufig im Zusammenhang mit den Begriffen Business Intelligence (BI) und Knowledge Management (KM) genannt.

Prozesse können in Teilschritte zerlegt werden. Die einzelnen Teilschritte lassen sich in Phasen unterteilen:

  • Modellierung (Planung)
  • Umsetzung
  • Überwachung (Monitoring)
  • Auswertung und Analyse
  • Optimierung

Das Ganze lässt sich in einer Grafik darstellen:

Abbildung ansehen

 

Abbildung 1: Der “endlose” Prozess eines BPM

Lifecycle: Verwandtschaft zu ITIL

Wer sich ein wenig mit ITIL auskennt (der IT Infrastructure Library, siehe dazu an anderer Stelle in diesem Portal), wird die Verwandtschaft des BPM hiermit nicht leugnen können. Auch im BPM gibt es diesen Begriff des Lifecycle, also des sich ständig wiederholenden Kreislaufs von Planung – Umsetzung – Kontrolle – Auswertung – Anpassung, bei dem die aus der laufenden Umsetzung der Prozesse gewonnenen Erkenntnisse wieder in den Kreislauf einfliessen. Die Prozesse werden dadurch einem laufenden Optimierungsvorgang unterworfen, getreu dem Motto: “Nach der Umsetzung ist vor der Umsetzung!”

Erst durch die Praxis lässt sich erkennen, an welchen Stellen und in welcher Form Abläufe angepasst werden müssen, um den gesamten Prozess zu optimieren. BPM ist letztlich nichts weiter als eine methodische Anwendung der Abläufe des Lifecycle-Regelkreises.

BPM und Automatisierung

Es geht bei BPM natürlich auch darum, Geschäftsprozesse stärker zu automatisieren. Neben der Steigerung der Effizienz, etwa durch weniger manuelle Aufwände oder Nacharbeiten, geht es dabei vor allem um Transparenz im Geschäftsbetrieb und die Beweglichkeit des Unternehmens. Auch hier ist wieder die Analogie zu einem weiteren Prinzip der Organisationsentwicklung, "Process as a Service", deutlich zu erkennen.

Nur für die “Grossen”?

Es liegt auf der Hand, dass BPM vor allem in komplexeren Organisationsabläufen zum Tragen kommt. Je mehr informationszentrierte und sich wiederholende Prozesse in einem Unternehmen ablaufen, desto mehr lassen sich diese mittels BPM steuern und dadurch Transparenz, Effizienz und Agilität eines Unternehmens steigern. Somit gehören eher grössere Unternehmen und Organisationen zu den "klassischen" BPM-Nutzern – beispielsweise Banken und Versicherer.

Entscheidend ist das Prinzip

Das Spannende ist aber nicht die Technik eines BPM-Tools, sondern der Gedanke hinter BPM – und dieser kann auch und gerade im typischen KMU-Unternehmen und sogar bis herunter zu einem Büro mit drei Mitarbeitern "gelebt" werden und die Effizienz erhöhen.

BPM-Tools – zu komplex?

Worauf Sie eventuell schon die ganze Zeit gelauert haben und was ja auch eine spannende Frage ist: Falls Sie jetzt überzeugt sind und ein wie auch immer geartetes BPM bei sich im Unternehmen einführen wollen, stellen Sie sich bestimmt die Frage, wie und womit Sie dies tun sollen. Gibt es eine – vielleicht sogar “die” – Anwendung, die man nur schnell installieren und mit wenigen Klicks an die eigenen Gegebenheiten anpassen kann? Das Ganze idealerweise vielleicht sogar als App für Tablet und Smartphone? Business Process Management quasi auf Knopfdruck und in zehn Minuten …?

Da müssen wir Sie leider enttäuschen. Nicht, was den ersten Teil der Fragestellung angeht – sogenannte “BPM-Suites” gibt es durchaus, in der Regel von renommierten Herstellern wie IBM und käuflich zu erwerben. Der Begriff “Suite” bringt es übrigens ebenfalls schon zum Ausdruck, mit einer einzigen App ist es hier nicht getan. Vielmehr müssen verschiedene Anwendungen und Komponenten miteinander verwoben und auf das Sujet der Prozessbegleitung hin ausgerichtet werden.

Denn nach all den bis hierhin angestellten Überlegungen zu Planung, Umsetzung, Auswertung und Anpassung von etwas so Komplexem wie den Abläufen in einem Unternehmen sollte bereits klar sein, dass es kein “BPM Light” geben kann und erst recht keine Software, die einem die zugegebenermassen etwas mühselige – weil komplexe und mannigfaltige – Einarbeitung in das Thema abnimmt.

BPM-Tools und die Kosten

Die Anschaffung eines BPM-Tools ist das eine, die Anwendung mit dem ganzen Prozess der Einarbeitung und Adaption ein anderer Aspekt. BPM liesse sich schon mit einfachen Mitteln wie etwa Microsofts Visio umsetzen, im Prinzip sogar mit einem Flipchart und regelmässigen informativen Meetings, ganz ohne IT.

Haben Sie sich aber für eine softwaregestützte BPM-Lösung entschieden, muss auch diese wiederum sorgfältig geplant und in die Abläufe Ihres Unternehmens eingebunden werden. Noch einmal zur Verdeutlichung: Es geht im Kern darum, eine Vielzahl von Informationen und Abläufen auszuwerten, auf Kernpunkte herunterzubrechen und die immer wiederkehrenden Prozesse softwaregestützt zu planen, zu begleiten, auszuwerten und anzupassen. Als ein plakatives Beispiel wird immer wieder die Kreditvergabe bei Banken genannt – dieser ebenso sensible wie komplexe Prozess lässt sich durch BPM in gewisser Weise automatisieren und stützen. Der Kunde wiederum soll davon natürlich nicht unbedingt etwas mitbekommen, ihn interessieren eher die individuelle Beratung und das “Produkt”, welches er erhält. Und dazwischen sitzen die Mitarbeiter, die einerseits ihre Aufgabe möglichst effektiv und an Standards orientiert erledigen, dabei andererseits aber flexibel auf den Kunden und die Gegebenheiten reagieren sollen.

“Gewinn” durch BPM?

Dies ist aber nur ein Beispiel – ein anderes wären reine Produktionsabläufe in einem warenproduzierenden Unternehmen. Mittels BPM könnte etwa die Durchlaufzeit eines Prozesses erfasst werden, also die Dauer eines Arbeitsablaufs. Hieran lassen sich weitere Faktoren auslesen, etwa die Kundenzufriedenheit, Prozesskosten, Bearbeitungszeiten und so weiter. Letztlich dienen all diese Erkenntnisse der Prozessverbesserung. Zugegebenermassen ist es nicht immer und in allen Fällen möglich, diese exakt zu "messen" – häufig wird es eher um eine "gefühlte" Verbesserung gehen.

BPM-Suiten

Bleibt abschliessend immer noch die Frage, womit wir denn nun in die wunderbare Welt des Prozessmanagements starten sollen – wenn wir dies eben nicht mit Papier und Bleistift machen wollen?

Eine Übersicht

In einer Studie hat das Fraunhofer-Institut für Experimentelles Software Engineering (IESE) verschiedene BPM-Lösungen gesichtet und bewertet. Auch das Fraunhofer-Institut konstatiert dabei, dass ein gut funktionierendes Unternehmen ein solides Geschäftsprozessmanagement benötigt und dass Prozessautomatisierung und -optimierung ohne technische Unterstützung in Form sogenannter BPM-Suites heutzutage kaum noch denkbar seien.

Die Vollversion dieser Studie kann beim Fraunhofer-Verlag käuflich erworben werden (Link siehe unten). Wir wollen Ihnen an dieser Stelle aber schon mal einige Highlights aus der Kurzfassung wiedergeben.

BPM, also Geschäftsprozessmanagement, so heisst es in der Kurzfassung der Studie, habe in den vergangenen Jahren rasante Fortschritte gemacht. Da es nach Einschätzung der Experten des Fraunhofer-Instituts an einer qualitativen Marktübersicht zu BPM-Lösungen mangelt, hatte das Fraunhofer IESE eine Marktanalyse durchgeführt. Dabei wurden die BPM-Lösungen folgender Anbieter gesichtet und bewertet:

  • AgilePoint Inc.
  • agito GmbH
  • Appian Software GmbH
  • Appway | Numcom Software AG
  • AXON IVY AG
  • Bizagi Ltd.
  • DHC Business Solutions GmbH & Co. KG
  • Groiss Informatics GmbH
  • HCM CustomerManagement GmbH
  • IBM Deutschland GmbH
  • Inspire Technologies GmbH
  • JobRouter AG
  • K2 Northern Europe GmbH
  • Metasonic GmbH
  • ORACLE Deutschland B.V. &Co.KG
  • PROLOGICS IT GmbH
  • SoftProject GmbH
  • T!M Solutions GmbH

Der Fokus der Studie lag dabei auf Firmen mit deutschem Vertrieb bzw. deutscher Kontaktadresse. Die Ergebnisse zeigten, dass eine Vielzahl leistungsfähiger, softwaregestützter BPM-Lösungen am Markt verfügbar ist – wenngleich auch keine Lösung von den Autoren der Studie als perfekt bewertet wurde.

Dennoch gibt es in jeder Kategorie überzeugende Produkte, die Auswahl ist letztlich abhängig von den individuellen Anforderungen, die ein Unternehmen an eine BPM-Lösung stellt. Die Studie kann äusserst nützlich bei der Auswahl einer für die eigenen Zwecke geeigneten Lösung sein, da sie detaillierte Beschreibungen des Vorgehens inklusive aller Metriken und Bewertungskategorien enthält:

“Neben einer allgemeinen Beschreibung aller teilnehmenden Anbieter werden die Einzelergebnisse zu allen Produkten ausführlich diskutiert und präzise Informationen zu den Stärken wie auch den Schwächen im Einzelnen beleuchtet”, so die Autoren (zit. n. www.iese.fraunhofer.de, siehe Linkliste). “Des Weiteren enthält die Langfassung des Studienberichts einen Entscheidungsbaum, welcher Anwender dabei unterstützt, basierend auf individuellen Anforderungen mögliche Produkte zu identifizieren, die dem geforderten Profil tendenziell entsprechen.” (zit. n. ebd.)

Fazit

BPM kann die Effizienz eines Unternehmens durch strukturierte Tätigkeiten erhöhen. Dies ergibt sich dadurch, dass die Prozesse optimiert und effektiv auf die Gegebenheiten des Unternehmens transformiert werden. Durch BPM werden Geschäftsprozesse im Idealfall effektiver, transparenter und flexibler.

Software zur Stützung des Business Process Managements (BPM) kann dabei helfen, Prozesse im Unternehmen zu steuern und zu optimieren. Es sollte aber auch deutlich werden, dass solche IT-Systeme lediglich ein – wenn auch zeitgemässes und idealerweise effizientes – Vehikel zur Umsetzung von Prozessen sind. Im Prinzip könnte man zum Beispiel ein Ladengeschäft auch heute noch komplett ohne IT führen. BPM und die zugehörigen IT-Systeme sollten kein Selbstzweck sein, sondern nur dort eingesetzt werden, wo es sinnvoll ist.

Dies berührt einen Punkt, der vielen Entscheidern und IT-Verantwortlichen oftmals nicht recht bewusst wird: IT-Systeme werden oftmals recht unreflektiert als notwendig erachtet, vielleicht auch nur als chic und “hip”, und daraufhin angeschafft. Eine Kosten-Nutzen-Rechnung findet oftmals nicht statt – und wenn, dann nur auf der Grundlage angenommener Kosten und potenzieller zukünftiger Einsparungen. Da selbst EDV-gestützt bisher immer noch niemand in die Zukunft schauen kann, liegt diese Ungewissheit auch in der Natur der Sache.

Was aber, wenn ein mehrere Zehntausend Franken teures System eingeführt wird, weil sich damit pro Jahr Kostenersparnisse von einigen Tausend Franken ergeben – das System dann aber bereits nach wenigen Jahren ausfällt, weil es defekt, technisch nicht mehr zeitgemäss oder aus sonstigen Gründen obsolet geworden ist? Hier ergeben sich nach den Erfahrungen des Autors immer wieder Fallstricke, weil IT-Systemen oftmals blindlings vertraut wird oder niemand die Kosten hinterfragt. Sie sollten, sofern möglich, immer auch jemanden hinzuziehen, der die sogenannte TCO, die Total Cost of Ownership,zumindest annäherungsweise berücksichtigt und berechnen kann – beispielsweise einen Controlling-Experten. Im Zweifelsfall gilt auch beim Business Process Management, dass weniger mitunter mehr ist und der Zweck nicht immer alle beliebigen Mittel heiligt.

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