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Business Intelligence: Aus Sicht der Finanz- und Controlling-Praxis in der Schweiz

Im Rahmen eines Forschungsprojekts wurde am Institut für Finanzdienstleistungen Zug untersucht, welche Bedeutung man Business Intelligence aus Sicht der Finanz- und Controlling-Praxis in der Schweiz zuweist. Konkreter galt es zu identifizieren, welche Anforderungen die Unternehmen an eine Business Intelligence-Lösung stellen und mit welchen Herausforderungen sie diesbezüglich konfrontiert werden.

04.02.2021 Von: Marino Bundi, Marcel Falegger
Business Intelligence

Die Ergebnisse stützen sich auf eine empirische Erhebung mit qualitativem Forschungsansatz. Zum einen berufen sich die Ergebnisse auf Interviews mit qualifizierten Praxispartnern, die ihre jeweiligen Sichtweisen wiedergaben. Durch ihre Beschäftigung im Finanzbereich der Unternehmen erkennen diese die relevanten Faktoren wie auch die Problembereiche im Umgang mit Business Intelligence. Zum anderen dienten drei Experteninterviews dazu, die empirischen Erkenntnisse abzugleichen. Trotz dieser Verifizierung strebte die empirische Untersuchung keine Repräsentativität an, sondern sollte in ihrem explorativen Charakter vor allem verdichtete Erkenntnisse aus der Unternehmenspraxis generieren.

Lernen aus der Einführung

Zahlreiche Erfahrungsberichte aus Business Intelligence-Einführungsprojekten zeigen, dass die Zielsetzungen meist in der Steigerung von Transparenz und Effizienz liegen und dennoch kein Projekt mit dem anderen vergleichbar ist. Die gezielte Planung in Form von Business Cases soll nicht nur bei der Einführung, sondern auch während bedeutenden Projekten im laufenden Einsatz zur Anwendung kommen. Darin spielt die Anforderungsdefinition, die festlegt, was die eigentlichen Ziele sind und welche Unternehmensprozesse im Fokus stehen, eine übergeordnete Rolle. Dementsprechend ist auch das Angebot und nicht der Business Intelligence-Anbieter ausschlaggebend für die Wahl eines Business Intelligence-Werkzeugs.

Dennoch sind in grösseren Unternehmen tendenziell umfangreichere und bekanntere Tools im Einsatz. Es stellte sich deshalb die Frage, ob diese andere oder höhere Anforderungen stellen in Bezug auf Business Intelligence-Anwendungen oder Benutzerfunktionen. Vielmehr resultierte allerdings die Erkenntnis der individuellen Ansätze sowie dass kein genereller Rückschluss vom Business Intelligence-Werkzeug auf die Ausgestaltung im Unternehmen möglich ist. Ausserdem stellt bei allen Unternehmen Microsoft Excel noch ein gängiges Software-Tool dar, welches die Business Intelligence-Landschaft ergänzt. Es sind aber Bestrebungen im Gange, umfangreiche Auswertungen in Excel-Dateien, die bereichsübergreifend relevant sind, in die Business Intelligence-Lösung zu integrieren. Dasselbe gilt auch für Datenbanken basierend auf Microsoft Access. Hier stellt sich unter anderem die Frage nach dem Verlust von Übersicht, fehlender Prozessorientierung und nicht kompatiblen Schnittstellen bezüglich (zu) umfassenden Business Intelligence-Landschaften.

Weitere Probleme bei der Einführung ergeben sich durch die Komplexität und die Vielschichtigkeit der Prozesse, welche es abzubilden gilt. Sich dabei auf zuvor definierte Bedürfnisse und konkretisierte Unternehmensprozesse zu stützen, konnte als kritischer Erfolgsfaktor identifiziert werden. Einige Unternehmen sehen in der fehlenden Definition der Anforderungen einen Fehler, den man beging, aber aus dem man lernte. Ebenso häufig kam ein IT-basierter Ansatz zum Vorschein. Der Fehler bestand darin, dass man die Möglichkeiten des BI-Werkzeugs anstatt die Abbildung der Prozesse forcierte.

Unterschiedliche Relevanz der Anwendungsklassen

Auch nach der Einführung sind die Zielsetzungen häufig dieselben, was auf die laufende Herausforderung im Umgang mit Führungs- und Steuerungsinformationen hindeutet. Unter anderem verwies man dabei auf die Notwendigkeit von transparenten und aktuellen Führungsinformationen, was gleichzeitig auf eine ungenügende Erfüllung dieses Bedürfnisses in der Vergangenheit hinweist. Es gebe zwar seit jeher eine grosse Menge an Daten, dennoch sei es immer schwieriger geworden, die wesentlichen Faktoren zu erkennen, konstatierten mehrere Unternehmen. Ferner besteht eine Zielsetzung in der zeitgerechteren Verfügbarkeit der Führungsinformationen. Ebenfalls will man die Früherkennung von Abweichungen und Umfeldveränderungen verbessern.

Die Haupteinsatzbereiche für Business Intelligence-Anwendungen liegen entsprechend in der Planung und Budgetierung sowie der Performance-Messung. In Sachen Anwendungsklassen konnte die hohe Relevanz des Reporting und der Ad-hoc-Analysen bestätigt werden.

Reporting und mehrdimensionale Analyse: Als Kernelement der Business Intelligence-Nutzung hat das Reporting eine ausgeprägte Bedeutung in Umsetzungs- und Verbesserungsmassnahmen. Besonders hebt man die Wichtigkeit von aggregierten Kennzahlen hervor. Anhand dieser soll danach die Möglichkeit bestehen, die Zahlen herunterzubrechen und zu analysieren, um deren Zustandekommen nachzuvollziehen. Vielfach wurde auch erwähnt, dass es hier wichtig sei, zu trennen zwischen üblichen Standardreports und komplexeren Reports, die nur sporadisch benötigt werden. Optimalerweise sollen Standardreports vom Informationsnachfrager selbst abgerufen und von diesem nach seinen Bedürfnissen konzipierbar sein. Dennoch stellt man fest, dass dies häufig nicht der Fall ist. Standardreports werden nach deren Zusammenstellung im Controlling per E-Mail an den jeweiligen Informationsnachfrager versendet.

Zusammenfassend ist die Bestrebung erkennbar, Informationsanwender optimal in den Prozess der Business Intelligence-Reporting- und Analyseanwendungen einzuführen. Allerdings zeigte sich, dass das Verständnis der (einfachen) Analysen noch zu gering ist. Deshalb macht der Controllingbereich viele Ad-hoc-Analysen auf Anfrage und interpretiert diese dann mit den Geschäftsbereichen. Man ortet dementsprechend ein erhebliches Potenzial in der Interpretation und dem Verständnis seitens der Informationsnutzer. Deshalb sei es umso wichtiger, neue Reportingbedürfnisse genau zu analysieren.

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