24.01.2020

Daten filtern: So erhalten Sie einen Überblick bei komplexen Tabellen in Excel

Je grösser eine Excel-Tabelle wird, desto unübersichtlicher werden die enthaltenen Informationen. Abhilfe kann das Daten filtern schaffen. Dies ermöglicht eine gezielte Anzeige oder ein Ausblenden von Daten. Dem Nutzer stehen dazu verschiedene Optionen zur Verfügung. Nachfolgend wird die Grundbasis des Daten Filterns mit Excel erläutert.

Von: Frédéric Jordan  DruckenTeilen 

Frédéric Jordan

Frédéric Jordan ist dipl. Experte in Organisationsmanagement und als Organisations- und Managementberater bei Jordan Consulting tätig.

Daten filtern

 

Voraussetzung für das Daten filtern

Um Daten filtern zu können, müssen diese in einem zusammenhängenden Bereich vorliegen (Liste oder Datenbanktabelle).

 

Grundgerüst

Die Erklärungen beziehen sich auf das nachfolgende Grundgerüst:

Abbildung 1: Grundgerüst

Zwei Varianten des Filterns

Sie haben die Wahl, ob der Autofilter oder der Spezialfilter genutzt werden soll. Ersterer nutzt vorgegebene Filterkriterien, während der Spezialfilter für komplexere Suchkriterien eingesetzt wird.

Autofilter

In diesem Artikel wird mehr zum Autofilter erläutert. Beim Autofilter werden Daten nach ausgewählten Kriterien gefiltert. Alles, was diesen nicht entspricht, wird ausgeblendet. Die Zeilennummer färbt sich beim Filtern automatisch blau.

Für jede Spalte kann ein Zellinhalt als Suchkriterium ausgewählt werden. Zuvor muss die Tabelle markiert und der Filter gesetzt werden, entweder via Register «Daten», Gruppe «Sortieren und Filtern», «Filtern» oder mittels der Tastenkombination CTRL + SHIFT + L.

Rechts in jeder Zelle wird eine Auswahlmöglichkeit eingeblendet.

Abbildung 2: Auswahlmöglichkeit

Wird diese angewählt, so erscheint das Menü mit dem Autofilter.

Abbildung 3: Menü des Autofilters

Die ersten beiden Punkte sind selbsterklärend, hingegen benötigt die Sortierung nach Farben oder dem Zahlenfilter eine kurze Erläuterung.

Nach Farben sortieren

Früher nur über VBA möglich, erweitert diese Filterfunktion den Anwendungsbereich auch für Laien der genannten Materie enorm. Sind Zellen mit Farben hinterlegt, können diese gefiltert werden. Das Ganze lässt sich ideal mit der bedingten Formatierung verbinden.

Abbildung 4: Beispiel

Excel erkennt die Farben und listet diese auf.

Abbildung 5: Sortierung nach Farben

Der Zahlenfilter

Dieser Bereich des Menüs lässt dem Nutzer fast keinen Wunsch offen. Was nicht als Standard ausgewählt werden kann, lässt sich über den «Benutzerdefinierten Filter» einstellen.

Abbildung 6: Benutzerdefinierten Filter

Der unterste Bereich

Der Nutzer kann in der Suche Kriterien eingeben oder direkt aus der Liste auswählen. Letzteres ist bei grossen Tabellen nicht wirklich praktisch. Das Suchfeld lässt sich auch mittels Platzhaltern (Sternchen sowie Fragezeichen) bedienen.

Empfehlung

Das Filtern in Excel vereinfacht Berechnungen, ermöglicht einen raschen Überblick komplexer Tabellen und lässt sich mit vielen Funktionen kombinieren. Probieren Sie es aus, es lohnt sich.

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