07.10.2019

Informationsübermittlung: So berichten Sie effektiv und effizient

Sobald die relevanten Informationen aus qualitativ hochwertigen Daten abgeleitet wurden, bleibt für eine wirkungsvolle Berichterstattung die Informationsübermittlung von zentraler Bedeutung. Als Grundvoraussetzung ist dazu ein schneller Berichterstellungsprozess notwendig, der die Daten möglichst in Echtzeit in Berichte umwandelt. Die Informationsübermittlung muss anschliessend homogen und möglichst intuitiv erfolgen, sodass die Entscheidungsträger die Berichte ohne grossen Leseaufwand fehlerfrei interpretieren und möglichst schnell eine richtige Entscheidung daraus ableiten können.

Von: Lukas Hüsler, Flavia Kruck  DruckenTeilen 

Lukas Hüsler

Lukas Hüsler ist Berater im Competence Center Controlling & Finance bei Horváth & Partners in Zürich und verfügt über mehrere Jahre Industrie- und Beratungserfahrung im Bereich Controlling. Er hat einen Masterabschluss in Rechnungs wesen und Finanzen sowie Internationalem Management (CEMS) der Universität St. Gallen und der Stockholm School of Economics.

Flavia Kruck

Flavia Kruck ist Managing Consultant im Competence Center Controlling & Finance bei Horváth & Partners in Zürich. Sie hat einen Masterabschluss in Banking & Finance der Universität St. Gallen und verfügt über mehrere Jahre Berufserfahrung im Finanz- und Controllingbereich in verschiedenen Branchen.

Informationsübermittlung

Erfolgsfaktoren für die Informationsübermittlung

Die Erfolgsfaktoren der Informationsübermittlung und -aufnahme sind:

  • Effektivität: Berichte müssen eine fehlerfreie Informationsinterpretation gewährleisten.
  • Effizienz: Berichte müssen eine möglichst schnelle Informationsaufnahme und -verarbeitung ermöglichen.

Zur Unterstützung einer effektiven und effizienten Informationsübermittlung muss erst ein einheitliches Notationskonzept definiert werden. Dabei werden durch Richtlinien-Standards zur Gestaltung von Berichten festgelegt. Die dargestellten Informationen werden durch zusätzliche Kommentare ergänzt, um die inhaltliche Aussage zu verdeutlichen und Ursachen sowie Handlungsoptionen aufzuzeigen. Die Berichte werden
dann durch verschiedene Kanäle an den Empfänger übermittelt und dort genutzt. Die einzelnen Hebel der Informationsübertragung werden im Folgenden genauer erläutert. 

Etablierung einer wahrnehmungsoptimierten Darstellung der Information

Für die Darstellung einer Kennzahl im Berichtswesen stehen Tabellen oder Diagramme zur Verfügung. Resultierend aus den widersprüchlichen Erkenntnissen hinsichtlich deren jeweiliger Effektivität und Effizienz in der Literatur der Achtzigerjahre entstand 1991 die Cognitive Fit Theory von Vessey, welche in erweiterter Form auch heute noch gültig ist. Gemäss dieser Theorie wird eine Information optimal dargestellt, wenn sie mit der erwarteten Präsentationsform des Empfängers übereinstimmt. Diese hängt von situationsbezogenen Faktoren wie der Aufgabenstellung und deren Komplexität sowie personenbezogenen Eigenschaften des Empfängers wie dessen Persönlichkeitstyp, Kurzzeitgedächtnis, Stimmungslage oder Erfahrung ab. Aufgrund der personenbezogenen Eigenschaften kann also nicht einheitlich bestimmt werden, welche Darstellung für welche Inhalte am geeignetsten ist. Sicher ist gemäss aktueller Forschung allerdings, dass die Visualisierung einheitlich und über den Zeitverlauf konsistent angewendet werden soll. So können die Berichtsempfänger auf ein abgespeichertes Schema zurückgreifen, was einen effizienz- und effektivitätssteigernden Einfluss auf die Informationsaufnahme und -verarbeitung hat. Zur Sicherstellung einer wahrnehmungsoptimierten Darstellung von Informationen im Berichtswesen empfehlen sich somit das Erstellen und die konsequente Umsetzung eines Notationskonzepts.

Zielgerichtete Kommentierung

Damit das Berichtswesen die Entscheidungsprozesse angemessen unterstützen kann, muss eine adäquate Berichtskommentierung einen Mehrwert zu bereits abgebildeten Tabellen oder Diagrammen liefern.

Eine reine Beschreibung der Berichtsinhalte ist nicht wertstiftend. Vielmehr sollte auf Basis vorangegangener Analysen eine Interpretation der wesentlichen Positionen und sollten Abweichungen erfolgen und Wirkungszusammenhänge dargestellt werden. Im Falle multinationaler Unternehmen ermöglicht die Kommentierung beispielsweise auf unterschiedliche lokale Rahmenbedingungen hinzuweisen, was für einen angemessenen Vergleich verschiedener Regionen oder Gesellschaften unerlässlich ist. Zudem sollte auf Risiken hingewiesen und sollten Handlungsoptionen aufgezeigt werden, damit bei Planabweichungen Gegensteuerungsmassnahmen eingeleitet werden können. Die jeweiligen Wirkungen und Fortschritte müssen im darauffolgenden Bericht wiederum analysiert und aufgezeigt werden. In der Praxis besteht bei der Berichtskommentierung nach wie vor Verbesserungsbedarf.

Für eine Optimierung der Kommentierung sollten nebst den erwähnten Vorgaben für die inhaltliche Gestaltung der Kommentare auch Richtlinien zur deren Struktur und Formulierung erarbeitet werden. Praxisorientierte Formulierungsgrundsätze umfassen beispielsweise:

  • Formulierung kurzer, prägnanter Sätze, welche auch stichwortartig dargestellt werden können
  • Vermeidung von Passivkonstruktionen, Subjektivierungen sowie Adjektiven, um keinen Interpretationsspielraum zu bieten
  • Vermeidung von Personalisierungen, um eine neutrale Darstellung zu ermöglichen
  • Orientierung der Kommentierungsreihenfolge an einem Bezugsobjekt (z.B. Erfolgsrechnung)

Solche Standardisierungen ermöglichen dem Berichtsempfänger eine einfachere Lesbarkeit und verbesserte Verständlichkeit, was wiederum die Effizienz und Effektivität der Informationsaufnahme erhöht.

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