01.03.2016

Pivot-Tabelle: Schnell und einfach erstellt

Pivot-Tabellen sind eine besondere Art der Ansicht der Daten einer Excel-Tabelle. Sie bieten dem Nutzer die Möglichkeit seine Daten in einer separaten (Pivot-)Tabelle zusammenfassen, zu berechnen oder zu filtern, ohne den Datenbestand in der Ursprungstabelle zu verändern.

Von: Frédéric Jordan   Drucken Teilen   Kommentieren  

Frédéric Jordan

Frédéric Jordan ist dipl. Experte in Organisationsmanagement und als Organisations- und Managementberater bei Jordan Consulting tätig.

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Pivot-Tabelle

Für Controller und Analysten ist die Pivot-Tabelle seit Jahren ein Highlight, denn selbst umfangreiches Datenmaterial lässt sich damit auf eine überschaubare Grösse reduzieren und rasch neu gliedern. Obschon Pivot-Tabellen seit der Excel-Version 97 einer grösseren Masse bekannt sind, wird diese in der Praxis noch viel zu wenig benützt.

Gründe für den Nichtgebrauch

Die Gründe dafür sind u.a.: Fehlendes Verständnis für den Aufbau und die Möglichkeiten von Pivot-Tabellen, die Angst vor Fehlern bei einer automatischen Zusammenstellung von Daten, der unbekannten Veränderungen und Anpassungen innerhalb der einzelnen Excel-Versionen.

Letzteres schreckt tatsächlich den einen oder anderen Nutzer ab, denn Excel unterliegt einem steten Wandel. Im Bereich der Pivot-Tabelle gab es Anpassungen, doch diese lagen oft im Umgang mit der Menge an Elementen bzw. Datensätzen. Ab der Version 2010 wurde die Erstellung erneut vereinfacht und zusätzliche Filtermöglichkeiten (z.B. Datenschnitte, engl. Slicers) wurden hinzugefügt. Die Grundfunktionen blieben mehrheitlich identisch. Pivot-Tabellen nicht zu nutzen, bedeutet nicht selten Zeitverlust für den Problemlöser.

Ursprungsdaten

Um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, braucht es eine Ausgangsbasis in Form einer Datenbank (z.B. normale Excel-Tabelle, Access- oder dBase-Daten oder einer Webanfrage).

Vertrauen ist gut, Kontrolle besser

Die Datentabelle muss zu Beginn auf fehlerhafte Einträge überprüft werden, die späteren Rubriken müssen vollständig sein und Rechtschreibefehler sind zu eliminieren. Eine Pivot-Tabelle übernimmt jeglichen Fehler ohne Rückfrage und verursacht dadurch fehlerhafte Analysen. Prüfen Sie deshalb Ihre Ausgangsbasis immer sorgfältig.

Erstellung der Pivot-Tabelle

Zuerst wird der gewünschte Bereich der Daten – im Normalfall alles – markiert. Danach folgt ein Klick in der Registerkarte «Einfügen». In der Gruppe «Tabellen» wird die Schaltfläche «PivotTable» ausgewählt. Dadurch wird das Dialogfeld «PivotTable erstellen» geöffnet.

Sofern die zu analysierenden Daten noch nicht markiert wurden, haben Sie hier die Möglichkeit den Bereich oder die Tabelle auszuwählen oder allenfalls zu korrigieren. Ebenso können Sie hier eine externe Datenquelle auswählen.

Integriert oder separat

Jetzt erfolgt die erste wichtige Entscheidung. Legen Sie fest, ob die Pivot-Tabelle in einem neuen Tabellenblatt platziert werden soll oder im vorhandenen Arbeitsblatt. Gerade bei grossen Datenbeständen ist es ratsam die Pivot-Tabelle von der ursprünglichen Excel-Tabelle zu trennen. Diese Regel gilt auch in der Zeit von mehreren Monitoren noch.

Felder auswählen und zuteilen

Die nächste Ansicht verwirrt einem auf den ersten Blick. Mehrere Auswahlmöglichkeiten öffnen sich. Links im Bild wird die Pivot-Tabelle angezeigt – zu Beginn mit einem Platzhalter. Rechts befindet sich die Felderliste, aus welchen der Bericht zusammengestellt werden kann. Beispielsweise «Jahr», «Quartal» und «Umsatz». Darunter stehen vier Bereiche zu Auswahl. Dies sind der «Berichtsfilter», die «Spaltenbeschriftung», die «Zeilenbeschriftung» sowie die «Werte». Die Felder können durch Anklicken bzw. Verschieben in die genannten Bereiche integriert werden.

Abbildung: Unterschied normale Tabelle vs. Pivot-Tabelle

Automatische Unterstützung

Excel hilft einem bei den ersten Schritten. Wird ein Feld angeklickt, so teilt Excel das Feld automatisch einem Bereich zu. Selbstverständlich kann diese Entscheidung jederzeit geändert werden und die Vorauswahl ist stets mit Vorsicht zu geniessen. Doch für den Pivot-Einsteiger zeigt es den Mechanismus auf, da die Pivot-Tabelle sogleich erstellt wird.

Einsteiger vs. Fortgeschrittener

Der Einsteiger ist froh über das automatische Sortieren und Aggregieren. Zudem wird standardmässig das Gesamtergebnis aller Zwischensummen hinzugefügt. Für fortgeschrittene Excel-Nutzer leistet die Pivot-Tabelle jedoch noch viel mehr. Diese lässt sich sehr vielfältig anpassen und ergänzen. Filter, Wertfeldeinstellungen, Diagramme, bedingten Formatierungen, Auswertungen, Zusammenfassungen, zusätzliche Berechnungen und eine grosse Menge an Einstellungen lassen die Pivot-Tabelle zu einem mächtigen Analyse-Tool werden.

Achtung bei der Aktualisierung der Pivot-Tabellen

Obschon Pivot-Tabellen weitgehend selbständig funktionieren, gilt dies nicht für die automatische Aktualisierung bei geänderten Daten in der Ursprungstabelle.  Damit die Ansicht auf den neusten Stand gebracht wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle und danach auf «Aktualisieren».

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