16.01.2017

SAP ERP: Gestaltungsmöglichkeiten der Berechnung von Ware in Arbeit

Seit der Einführung des neuen Hauptbuchs im SAP ERP haben Firmen die Möglichkeit, mithilfe der sogenannten Ledger-Technik die parallele Bewertung von Handelsbilanz I und II abzubilden. Bei der Bewertung von Ware in Arbeit sind jedoch auch mit dieser Technik Grenzen gesetzt.

Von: Daniel Oestmann, Frank Zimmermann   Drucken Teilen   Kommentieren  

Daniel Oestmann

Daniel Oestmann, Dipl.-Wirtschaftsinformatiker (FH), Head of Corporate Process Management bei KAEFER, einem Weltmarktführer in der Isoliertechnik.

Frank Zimmermann

Frank Zimmermann, MBA, Dipl.-Betriebswirt (FH), Senior Project Manager/Prokurist bei der Managementberatung Horváth & Partners in Zürich.

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SAP ERP

Ledger-Technik im neuen Hauptbuch

Seit dem SAP ERP Release 6.0 besteht die Möglichkeit, im neuen Hauptbuch – häufig auch unter dem englischen Kürzel «newGL» geführt – mehrere Hauptbücher in Form von «Ledgern» abzubilden, um in einer legalen Einheit nach mehreren Rechnungslegungsvorschriften bilanzieren zu können. Somit besteht die Möglichkeit, sowohl die Rechnungslegung des Konzerns (Handelsbilanz II), die lokale Rechnungslegung (Handelsbilanz I) in einem System abzubilden. Dabei kann auf die bisher übliche Lösung mithilfe von zusätzlichen Konten zur Abbildung von Abweichungen zwischen HB I und II verzichtet werden, da für jede Buchung im Kontenplan ausgewählt werden kann, in welchem der Ledger verbucht werden soll.

Es ist jedoch zu beachten, dass einer der Ledger als «führend» definiert werden muss, mit der Konsequenz, dass nur die Buchungen des führenden Ledgers in der Kostenrechnung auf den Kostenrechnungsobjekten (Kostenstellen, Kostenträger, Projekte etc.) sichtbar sind. Somit liegt es für Unternehmen in grösseren Konzernstrukturen, die üblicherweise einheitliche Regelungen zur Darstellung der Kostenrechnung nutzen, nahe, im führenden Ledger die Rechnungslegungsvorschriften der Handelsbilanz II abzubilden, da diese in der Regel mit den Regelungen zur Darstellung der Kostenrechnung übereinstimmen.

Gestaltungsspielraum

Ziel der Abbildung von Ware in Arbeit im SAP-System ist die Berechnung und die Buchung auf Basis der unterschiedlichen Bewertungsvorschriften in den jeweils zugeordneten Ledger, sodass möglichst kein manueller Korrekturaufwand mehr notwendig ist. Für eine korrekte Umsetzung des Regelwerks sind verschiedene Parameter im SAP-System ausschlaggebend. Am Beispiel von Projekten werden diese zum einen direkt den jeweiligen Projektstrukturplan-Elementen (PSP-Element) zugeordnet – in diesem Fall der «Abgrenzungsschlüssel» – bzw. im Rahmen des Monatsabschlusses durch den Anwender manuell gewählt – in diesem Fall die «Abgrenzungsversion». Die Kombination dieser beiden Parameter bestimmt, ob und wie Ware in Arbeit ermittelt wird. Somit besteht eine gewisse Flexibilität, die bei Bedarf auch den Wechsel der Berechnungsmethode erlaubt.

Es bietet sich in der Regel an, die Festlegung der Berechnungsmethode (z.B. Percentage-of-Completion oder Completed-Contract) im ersten Schritt an dem jeweiligen Projekt festzumachen (mithilfe des Abgrenzungsschlüssels), da diese als Vorschlagswerte für Projekte je Buchungskreis und Projektart eingerichtet werden können und innerhalb der Laufzeit eines Projekts nicht wechseln. Gleichzeitig ist es so möglich, in einer bilanzierenden Einheit verschiedene Bewertungsmethoden zu nutzen, wenn dies gewünscht ist. Der Anwender kann dann im Monatsabschluss selbst wählen, für welche Bewertungssicht eine Bewertung der Ware in Arbeit durchgeführt werden soll (mithilfe der Abgrenzungsversion). Durch die Kombination der Parameter ist es ebenso möglich, unterschiedliche Bewertungsmethoden für ein Projekt zu nutzen, je nachdem, welcher Ledger angesprochen wird (z.B. Percentage-of-Completion in der HB II, Completed-Contract in der HB I).

Die Kombination der Parameter bestimmt des Weiteren die Zuordnung der auf dem Projekt gebuchten Kosten und Erlöse zu den Komponenten der Ergebnisermittlung, d.h., besteht eine Aktivierungspflicht, ein Aktivierungsrecht oder ein Aktivierungsverbot. Dadurch können auch hier die unterschiedlichen Anforderungen der Rechnungslegungsvorschriften abgebildet werden. Zuletzt bestimmt die genannte Kombination auch die Buchungslogik der Ergebnisse, sodass eine Nutzung unterschiedlicher Konten je nach Rechnungslegungsvorschrift denkbar ist. Auf Basis der Ledger-Technik erscheint das jedoch nicht sinnvoll, da der Vorteil dieser Technik ja gerade der Verzicht auf parallele Konten ist.

Grenzen des Systems

Eine natürliche Grenze der Ergebnisermittlung ergibt sich durch das Selektionsverfahren für die der Berechnung zugrunde liegenden Ist-erlöse und -kosten. Diese Selektion erfolgt je Kostenträger/Projekt und damit auf Basis der kostenrechnerischen Werte, die ausschliesslich aus dem führenden Ledger ermittelt werden (in diesem Beispiel also auf Basis HB II). Abweichungen zwischen dem führenden und den sonstigen Ledgern (z.B. höhere Abschreibungen aufgrund kürzerer Nutzungsdauer von Anlagen in der HB I) werden ausschliesslich in der Finanzbuchhaltung erfasst und sind auf den Kostenrechnungsobjekten nicht sichtbar. Somit können diese bei der Berechnung der Ware in Arbeit nicht in Betracht gezogen werden, so, wie es bisher mit Einsatz der Technik doppelter Konten möglich war.

Abbildung von Abweichungen zwischen Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung

Ungeachtet des Trends, die Bewertungsansätze zwischen Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung zu harmonisieren, kann es immer wieder Fälle geben, in denen eine Abbildung von Unterschieden sinnvoll erscheint. Da die Ledger-Technik nur dem führenden Ledger erlaubt, bspw. Kostenträger zu kontieren, wird für die Abbildung dieser Unterschiede in der Regel auf die Technik doppelter Konten zurückgegriffen. Zu diesem Zweck wird für jedes Konto, auf dem eine Abweichung erfasst werden soll, ein zweites Konto mit einem eindeutigen Pre- oder Suffix angelegt. Diese Konten können in den Summen- und Saldenlisten für das finanzbuchhalterische Berichtswesen ausgeblendet werden. Es empfiehlt sich, diese Konten lediglich in gesonderten Berichten der Kostenrechnung einzublenden, um diese klar als Abweichungen zu kennzeichnen.

Je nach Sachverhalt stellt sich dann die Frage, ob die Abweichungen im Rahmen der Ermittlung der Ware in Arbeit berücksichtigt werden sollen oder nicht. Über eine eigene Abgrenzungsversion für die Kostenrechnung können die neuen Konten mit aufgenommen und bei der Buchung der ermittelten Ware in Arbeit kann das Ergebnis auch wieder auf gesonderte Konten gebucht werden.

Ausweis in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

Unternehmen, die die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung – häufig auch unter dem englischen Kürzel «CO-PA» geführt – für ihr Berichtswesen einsetzen, werden ein Interesse daran haben, die Ergebnisse der Ermittlung der Ware in Arbeit auch dort abzubilden. Ob dies relevant ist, hängt stark davon ab, wie die Kostenträger genutzt werden. Sind es Kostenträger, die Erzeugnisse an das Lager abliefern, welche später im Rahmen von Lieferaufträgen an das CO-PA abgerechnet werden, sind diese nicht zur Abrechnung relevant. Erfolgt jedoch keine Ablieferung ans Lager, sondern eine Sammlung sämtlicher Kosten und Erlöse direkt auf dem Kostenträger, ist die Abrechnung an das CO-PA notwendig. Eine vollständige Darstellung des Unternehmensergebnisses ist nur auf diesem Wege möglich.

Eine automatische Buchung der erfolgten Ergebnisermittlung von einem Kostenträger ans CO-PA ist jedoch nur aus einer Abgrenzungsversion möglich. Je nachdem, welches Verfahren gewählt wird, kann bspw. nur das Ergebnis der Bewertung nach HB II automatisch im CO-PA ausgewiesen werden. Ist es gewünscht, sämtliche Ledger auch im CO-PA zu zeigen, müssen die Ergebnisse der anderen Abgrenzungsversionen mithilfe von Eigenentwicklungen monatlich im CO-PA nachgebucht werden.

Dieser Beitrag «Gestaltungsmöglichkeiten der Berechnung von Ware in Arbeit im SAP ERP», stammt aus dem Print-Newsletter «Finanz- und Rechnungswesen – Ausgabe 03». Möchten Sie die vollständige Ausgabe mit noch mehr Fachexperten-Beiträgen kaufen? Hier geht es zur kompletten Ausgabe.

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