27.05.2019

IKS: Mit einem klaren Konzept zu mehr Sicherheit in Organisation und Prozessabläufen

Das Interne Kontrollsystem (IKS) wird allgemein als ein Prozess verstanden, der von den für die Überwachung verantwortlichen Führungskräften und Mitarbeitenden konzipiert, eingerichtet und aufrechterhalten wird. Ziel eines IKS ist es generell sicherzustellen, dass es in einer Organisation nicht zu Fehlern und Unregelmässigkeiten bei der Berichterstattung, bei der (operativen) Geschäftstätigkeit oder der Einhaltung relevanter Gesetze und Normen kommt.

Von: Christian Feller, Dieter Pfaff  DruckenTeilen 

Christian Feller

Christian Feller, dipl. Wirtschaftsprüfer, ist Partner bei Confia Group AG.

 

 

Prof. Dr. Dieter Pfaff

Dieter Pfaff ist seit 1994 ordentlicher Professor der Universität Zürich und Direktor am dortigen Institut für Rechnungswesen und Controlling sowie seit 1998 Dozent im Rahmen des Executive-MBA-Programms dieser Universität.

IKS

Ausgangslage bei kleinen und mittleren Unternehmen

Die Revisionsstelle erstattet dem Verwaltungsrat (VR) einen umfassenden Bericht mit Feststellungen über die Rechnungslegung, das Interne Kontrollsystem sowie die Durchführung und das Ergebnis der Revision (Art. 728b Abs. 1 OR); zudem erstattet sie der Generalversammlung (GV) schriftlich einen zusammenfassenden Bericht über das Ergebnis der Revision (Art. 728b Abs. 2 OR).

Die Verantwortlichkeiten sind in Tabelle 1 zusammengefasst. Daraus wird ersichtlich, dass der VR die unentziehbare und unübertragbare Oberverantwortung trägt, und die Geschäftsleitung (GV) für die Umsetzung und den Betrieb des IKS Sorge zu tragen hat. Dieser Verantwortung sollten sich VR und GL unabhängig von der Grösse eines Unternehmens bewusst sein.

 

VerwaltungsratGrundlagen
Der VR hat die Verpflichtung, das Rechnungswesen der Gesellschaft zu gestalten, dass die Grundsätze der ordnungsmässigen Buchführung und Rechnungslegung eingehalten werden.Art. 716a Abs. 1 Ziff. 3 OR i.V.m. Art. 957 ff. OR
Der VR ist für die Ausgestaltung, Implementierung und Aufrechterhaltung eines geeigneten und angemnessenen IKS verantwortlich.Prüfungsstandrad PS 890 Abs. IIIa
GeschäftsleitungGrundlagen
Übertragung der Geschäftsführung an die Geschäftsleitung, die dann in der Regel auch für die Umsetzung des IKS verantwortlich ist, sofern diese Aufgaben nicht direkt vom Verwaltungsrat übernommen werden.Art. 716b OR
Die Geschäftsleitung i.d.R. verantwortlich für die Entwicklung geeigneter Prozesse zur Identifikation, Einschätzung und Überwachung der eingeganenen Risiken.Prüfungsstandard PS 890 Abs. IIIe

Tabelle: Verantwortlichkeiten beim IKS

Bei allen Bestimmungen macht der Gesetzgeber keine Aussagen zum Inhalt des IKS. Das geprüfte Unternehmen hat daher Interpretationsspielraum, wie es ein IKS konkret ausgestaltet und betreibt. Unbestritten ist jedoch, dass sich der vom Schweizer Gesetzgeber geforderte Umfang auf die Verlässlichkeit der finanziellen Berichterstattung bezieht. Konkret zielt das IKS im Schweizer Sinne ab auf:

  • die ordnungsgemässe Buchführung
  • die Berichterstattung (finanzielle Führung und Reporting)
  • die Einhaltung von deren Gesetzen und Normen

Herausforderungen bei der Ausgestaltung des IKS bei KMU

Bei der Ausgestaltung des IKS in KMU sind vor allem folgende Probleme zu erwarten:

  • Insgesamt stehen nur beschränkt finanzielle Mittel, aber auch begrenzte Managementressourcen zur Verfügung, die für den Aufbau, den Betrieb und die Weiterentwicklung eines IKS eingesetzt werden könnten. Prozesse und ihre Risiken können nicht umfassend analysiert und entsprechende Kontrollaktivitäten nicht entwickelt werden.
  • Eine Funktionstrennung ist aufgrund der geringen Anzahl an Mitarbeitenden nicht durchgängig oder zumindest nur eingeschränkt möglich. Wichtige Vorgänge und Arbeitsabläufe werden infolge der flacheren Hierarchien häufig von wenigen Personen gesteuert und kontrolliert oder wahrgenommen (oft von der Geschäftsleitung).
  • Die starke Persönlichkeit des Unternehmers kann dazu führen, dass sensible Aktivitäten derart dominiert werden, dass interne Steuerungs- und Kontrollaktivitäten umgangen werden könnten.
  • Da sich die Geschäftsleitung häufig als Generalist auszeichnet, sind Kompetenzprobleme insbesondere im Bereich der finanziellen Berichterstattung und des Controllings zu erwarten. Die Situation kann sich durch beschränkte Ressourcen im Bereich der finanziellen Berichterstattung und des Controllings sowie durch ungenügende Steuerungs- und Kontrollaktivitäten im Bereich der IT verschärfen.
  • Eine Dokumentation der unternehmensinternen Regelungen zum IKS oder von Vorgaben des Unternehmens in den Arbeitsrichtlinien oder -bestimmungen ist gerade bei KMU häufig nicht oder nur partiell vorhanden.
  • Aufgrund begrenzter Ressourcen besteht in KMU oft keine eigenständige interne Revision. In KMU gibt es damit meist keine Instanz, die bei der Beurteilung von Steuerungs- und Kontrollaktivitäten wertvolle Dienste leisten und Vorschläge zu Prozessverbesserungen machen könnte. Umso wichtiger ist die Auseinandersetzung mit einem funktionsfähigen IKS.

Die genannten Besonderheiten und Problembereiche von KMU können dazu führen, dass sich die Übertragung internationaler Anforderungen zur Ausgestaltung eines IKS schwierig gestaltet. Basierend auf dem COSO Framework und einem Bottom-up-Ansatz kann eine (einfache) interne Kontrolle gelingen. Auf welchen Komponenten des IKS besondere Beachtung geschenkt werden sollte, zeigt der Beitrag «Internes Kontrollsystem: 8 Tipps zur Einführung oder Neugestaltung».

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