16.12.2014

Creditmanagement: Kontrolle der Forderungsrisiken und langfristige Existenzsicherung des Unternehmens

Im Rahmens des Managements der Forderungen werden regelmässig zwei Bereiche im Unternehmen veranlasst, ihre Ziele aufeinander abzustimmen: Verkauf und Finanzen. Der Grund dafür ist der Tatsache geschuldet, dass die Kunden der Unternehmung durch die Festlegung von Zahlungskonditionen und -fristen regelmässig einen Lieferantenkredit erhalten. Hierfür ist allerdings die Kreditwürdigkeit bzw. Bonität der Kunden ausschlaggebend, doch ist nicht selten bis zum Schluss unklar, ob der Kunde die Rechnung pünktlich oder überhaupt bezahlen wird. Das hieraus resultierende Risiko verbleibt dann beim Lieferanten, der zugleich Kreditgeber für seine Kunden ist. Mit der Entscheidung des Vertriebs über die Preispolitik und den Einsatz bestimmter Instrumente zur Absatzförderung wie beispielsweise Rabatte, Skonti sowie Liefer- und Zahlungskonditionen entsteht eine wichtige Schnittstelle zum Creditmanagement.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen   Kommentieren  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

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Creditmanagement

Ein wichtiges Ziel, welches der Vertrieb verfolgt, ist die Preis-, Zahlungs- und Lieferkonditionen so festzulegen, dass sie einem erfolgreichen Kaufentscheid der Kunden nicht entgegenstehen. Der Finanzbereich ist selbstverständlich auch am Geschäftsergebnis interessiert, da Delkredere, Zinskosten und Debitorenverluste das Geschäftsergebnis belasten. Der Finanzbereich eines Unternehmens hat allerdings zugleich das Interesse an einer möglichst niedrigen Kapitalbindung sowie einem Schutz des Unternehmensvermögens vor Forderungsausfällen. Dies soll dadurch erreicht werden, dass durch eine Bonitätseinstufung der Kunden bereits frühzeitig mögliche Forderungsrisiken beherrscht werden.

Erhalt der Unternehmensliquidität als Ziel eines Creditmanagement

Der Erhalt der Liquidität des Unternehmens gilt als vordringliches Ziel eines Creditmanagement. Anderenfalls entsteht ein beträchtliches Risiko, das bis zum Konkurs führen kann. Das Creditmanagement ist einerseits in der Lage, methodisch durch die Kundenrisikoanalyse und das Rating einen wesentlichen Beitrag zur systematischen Risikoerhebung zu leisten und andererseits auch in der Lage, durch den Einsatz der Creditmanagement-Instrumente die Risiken zu minimieren.  

Die Ziele und Nutzen eines Creditmanagement können unter Bezug auf den Bundesverband Credit Management e.V. wie folgt beschrieben werden:  

1. Verbesserung der Umsatz und Rentabilität durch:

  • Bonitätsprüfung der Kunden
  • Minimierung von Forderungs-Wertberichtigungen
  • Absicherungsgeschäfte insbesondere für Auslandgeschäfte (Kosten/Nutzen)  

2. Sicherung der Liquidität:

  • Kurze Zahlungsziele
  • Schnelle Kundenzahlungen
  • Geringe Überfälligkeiten  

3. Steigerung des Unternehmenswertes (Wachstum) durch:

  • Tiefe Durchlaufzeiten
  • Niedriger Debitorenbestand  

4. Existenzsicherung:

  • Angemessene Eigenkapitalquote (Risikotragfähigkeit)  

Um die Creditmanagement-Ziele in den Bereichen Rentabilität, Liquidität und Wachstum zu erreichen, braucht es geeignete Strategien betreffend:              

  • Kundensegmentierung und Kundenrating            
  • Reduzierung der Zahlungsziele       
  • Reduzierung der Zahlungsziele       
  • Reduzierung überfällige Debitoren     
  • Aufbau- und Ablauforganisation

Der proaktive Creditmanagement-Prozess beginnt bereits vor der eigentlichen Vertragsunterzeichnung und setzt mit einer präventiven Massnahme wie Bonitätsprüfung und Kundenrating bei den Neukunden an, um daraus Vorschläge für die Zahlungskonditionen und Kreditlimiten festzulegen. Bestandeskunden werden fortlaufend auf Zahlungsverhalten und Einhaltung der Kreditlimiten überprüft.

Aufgabenbereiche und Massnahmen zur Umsetzung eines wirksamen Creditmanagement

Organisation des Creditmanagement

Mit einem proaktiven Creditmanagement kann das Ausfallrisiko nicht um jeden Preis verhindert werden. Aber durch die systematische und objektive Auseinandersetzung aller involvierten Stellen wird ein höheres Risikobewusstsein und damit den richtigen Einsatz der Creditmanagement-Instrumente erreicht, welche teilweise bereits vor dem eigentlichen Vertragsabschluss ansetzen.  

Wie könnte ein mustergültiger Ablauf der Auftragsabwicklung unter aktiver Einbindung des Creditmanagement aussehen? Dies wird im Folgenden dargestellt:

  1. Der Kunde bestellt die Ware gemäss Offerte.
  2. Vor Vertragsabschluss wird eine Bonitätsprüfung/Kundenrating durchgeführt.
  3. Darauf aufbauend werden das Pricing, die Liefer- und Zahlungskonditionen sowie die Kreditlimite definiert.
  4. Die internen Weisungen wie Kompetenzregelung, Credit-Policy sowie das IKS stellen sicher, dass die Kompetenzen eingehalten werden.
  5. Nach einer Qualitätssicherung/Warenabnahme wird die Ware geliefert.
  6. Die Faktura wird an den Kunden versendet.
  7. Wird das Zahlungsziel nicht eingehalten, so wird die Forderung gemäss dem Mahn- oder Inkassoprozess eingefordert. Bis die Kundenzahlung eintrifft.
  8. In der Zwischenzeit wird entschieden, ob z.B. eine Liefersperre zum Einsatz kommt und wie die weitere Geschäftsbeziehung aus Creditmanagement-Sicht erfolgen soll.
  9. Ein Bestandeskunde wird je nach Kundensegment mindestens einmal pro Jahr überprüft. Die Information wird um das Zahlungsverhalten erweitert.
  10. Je nach Geschäftsentwicklung und Ratingresultat kann es zu einer Auf- oder Abklassierung des Kunden kommen mit der Konsequenz, dass z.B. neue Zahlungskonditionen (z.B. Vorauszahlung) oder die Anpassung der KL vorgeschlagen werden.
  11. Ein Forderungscontrolling ermöglicht das überprüfen der gesetzten Ziele.

Gestaltung der Zahlungskonditionen

Mit den Zahlungs- und (Liefer)konditionen sollen dem Kunden individualisierte und angemessene Anreize gegeben werden, den Forderungsbetrag pünktlich zu begleichen. Dies setzt voraus, dass finanzielle und nicht finanzielle Kundendaten analysiert und zu einer Entscheidungsgrundlage verdichtet wurden. Zahlungs- und Lieferkonditionen sind ein wichtiges Marketinginstrument, um den Anforderungen der bestehenden und potenziellen Kunden gerecht zu werden und/oder sich von der Konkurrenz zu abzugrenzen.

Gestaltung der Kreditlimite

Die Kreditlimite als eines der wichtigsten Steuerungselemente und definiert die angemessene Bezugslimite je Kunde. Bis zur entsprechenden Höhe darf der Kunde Waren beziehen. Wird die Limite überschritten, so erscheint im ERP-System (ERP - Enterprise Ressource Planning) eine Warnmeldung und weitere Bestellungen dürfen keine entgegengenommen werden.  

Die Kreditlimite wird je Kundenrisikogruppe definiert. Die Berechnungsmethodik (z.B. Jahresbestellvolumen) ist in Zusammenarbeit mit dem Verkauf zu definieren. Die Kreditlimite verlangt einen reibungslosen Prozess, damit Kunden, welche die Limite ausgeschöpft haben, rasch mit einer angemessenen Lösung rechnen dürfen. Der Prozess und die Credit-Policy muss auf die folgenden Situationen Lösungen anbieten können:

  • Lieferstopp und keine Warenlieferung.                
  • Kurzfristige (limitierte) Überschreitung erlauben und Warenlieferung ausliefern.                 
  • Vorauszahlung abwarten und Warenlieferung ausliefern.          
  • Offene Debitoren zahlen und Warenlieferung ausliefern.

Prävention

Kundensegmentierung: Jeder Kunde ist einzigartig und möchte differenziert behandelt werden. Dies setzt voraus, dass aus dem Kundenportfolio homogene Gruppen gebildet wurden, die gleiches oder ähnliches Kundenverhalten aufzeigen. Gelingt einer Firma diese Zielgruppensegmentierung, so werden die Marketinginstrumente effizienter und effektiver eingesetzt und dadurch die Streuwirkung minimiert. Die gezielte Kundenansprache sichert den Umsatz und schafft Cross- und Upselling-Potenzial, weil die Kundenbedürfnisse antizipiert werden. Dazu sind aber Segmentierungskriterien notwendig sowie die Analyse der internen und externen Kunden-/Marktdaten.

Kundenrating: Ein Rating wird als Einschätzung der Bonität eines Schuldners verstanden. Diese Bonität wird durch die Bewertung definierter Kriterien ermittelt und in Form einer Wertzahl ausgewiesen. Dazu müssen vorgängig die Forderungsverluste der letzten Jahre analysiert werden. Die Bewertungskriterien sollten dabei nicht nur einfach von einem externen Informationslieferanten übernommen, sondern um unternehmensspezifische Bedürfnisse ergänzt werden. In erster Linie sind es harte Faktoren, die als Kriterien herangezogen werden, schliesst aber nicht aus, ebenfalls weiche Faktoren ins Punktesystem zu integrieren. Dabei stellt sich aber die Frage, wie diese weichen Kriterien objektiv zu bewerten sind. Das wiederum lässt Spielraum für Diskussionen und könnte den CM-Prozess unnötig verlängern.

Bonitätsprüfung: Mit der Bonität wird die Zahlungsbereitschaft eines Kunden bezeichnet, den geschuldeten Betrag zum vereinbarten Termin zu begleichen. Der Zahlungsbegriff kann weiter in Zahlungsunfähigkeit und Zahlungsunwilligkeit unterteilt werden (Boemle/Stolz). Die Zahlungsunfähigkeit tritt dann ein, wenn der Kunde in Konkurs fällt und seinen Verpflichtungen nicht mehr nachkommen kann. Entspricht die gelieferte Menge oder Qualität des Produkts nicht den Vereinbarungen oder ist die Rechnungsstellung nicht korrekt, so wird der Kunde die Begleichung hinauszögern, was als Zahlungsunwilligkeit bezeichnet wird. Der Zahlungsunfähigkeit kann mit einer Bonitätsprüfung begegnet werden. Sei es mit einer reinen externen Wirtschaftsauskunft, ergänzt um interne Informationen oder nur anhand der internen Zahlungserfahrung.

Kunden-Monitoring: Gemäss einer Untersuchung der Creditreform betreffen ca. 70% der Debitorenverluste Stammkunden. Gemäss den Untersuchungsergebnissen liegt die Ursache darin begründet, dass man Stammkunden zu kennen glaubt und dadurch die Anzeichen eines drohenden Konkurses missachtet (Egeli). Insbesondere in Branchen mit sehr engen und persönlichen Geschäftsbeziehungen zwischen Kunden und Key Accounts, wird, um die Geschäftsbeziehungen nicht zu gefährden, darauf verzichtet, solche Anzeichen wahrzunehmen, ausgelöst durch die Bonusproblematik Kunden mit Zahlungsschwierigkeiten sind mit geeigneten Präventivmassnahmen wie Lieferstopp, Anzahlungen oder gegen Vorauskasse zu begegnen. Andererseits sollen gute Kunden von besseren Liefer- und Zahlungskonditionen profitieren und deren Kreditlimite erhöht werden. Es ist kein Geheimnis, dass von Lieferstopps betroffene Kunden sich nach einem neuen Vertragspartner umsehen. Es ist daher eminent wichtig, die Bonität vorgängig zu prüfen, will man nicht die schlechten Risiken übernehmen.

Forderungscontrolling: Die Realisationsphase geht der Fragestellung nach, wie das Forderungscontrolling sowie der Mahn- und Inkassoteil die Creditmanagement-Zielerreichnung unterstützen kann. Die Realisationsinstrumente sind darauf ausgerichtet, die Liquidität, die Rentabilität und die Prozesse zu unterstützen.

Die folgende Tabelle stellt den Zielen des Creditmanagement die geeigneten Messgrössen gegenüber:

Ziele des Creditmanagement Geeignete Messgrössen der Zielerreichung
Verbesserung Umsatz/Rentabilität   Bestand an abgesicherter Forderungen absolut und relativ Finanzierungskosten/Opportunitätskosten
Effektive Forderungsausfälle
Forderungsausfälle, Gutschriften und Einzel-WB je KD-Segment/Risikogruppe
Sicherung der Liquidität Forderungsbestand absolut
OP-Bestand absolut
OP vs. Debitorenbestand absolut und relativ
OP nach Mahnstufen vs. Debitorenbestand absolut und relativ Altersstruktur OP absolut und relativ
Anzahlungen absolut und relativ zum Bestand
Existenzsicherung Forderungsausfälle und Gutschriften in Relation zum EK Debitorenstruktur

Die Kennzahlen sind monatlich darzustellen, damit auch die Entwicklung ersichtlich wird. Die Kennzahlen sollten dabei in einen systematischen Controllingprozess integriert werden. Kommt es zu einer Über- oder Unterschreitung der Zielgrössen, so lösen diese Abweichungen eine Eskalation bei der verantwortlichen Person aus, welche entsprechende Massnahmen einleitet. Der Creditmanager sorgt für die entsprechende Massnahmenverfolgung. Sinnvollerweise werden die Zielgrössen bereits während der Budgetphase erhoben, und zwar dann, wenn die Bilanz- und Erfolgsplanung berechnet wird.

Literatur: Boemle, M./Stolz, C.: Unternehmensfinanzierung; Egeli, Raoul: Verluste vermeiden; Becker, Gritt S./Everling, Oliver: Debitorenrating, Bonität von Geschäftspartnern richtig einschätzen.

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