03.08.2020

Buchführung MWST: Anforderungen an die Buchführung aus Sicht der MWST

Eine korrekte Buchführung ist von weittragender Bedeutung. Dadurch können unliebsame Folgen bei einer Mehrwertsteuerkontrolle vermieden bzw. in Grenzen gehalten werden. Je übersichtlicher eine Buchhaltung geführt wird und die notwendigen Abstimmungen erfolgt sind, umso weniger Probleme sind zu erwarten.

Von: Sibylle Merki  DruckenTeilen 

Sibylle Merki

Sibylle Merki, LL.M. UZH in International Tax Law, dipl. Steuerexpertin, MAS FH in MWST sowie spezialisiert auf Arbeitsrecht, ist seit vielen Jahren in der Unternehmensberatung tätig und ist und war schon immer von
komplexen Steuerthemen fasziniert, insbesondere im Bereich der Mehrwertsteuer.

Buchführung MWST

Grosse Bedeutung

Da es sich bei der schweizerischen Mehrwertsteuer um eine Selbstveranlagungssteuer handelt, ist es immens wichtig, eine korrekt geführte Buchhaltung vorweisen zu können. Das Fehlen von Abschlüssen, Unterlagen und Belegen würde sich bei einer Mehrwertsteuerkontrolle nachteilig auswirken. Es darf nicht vergessen werden, dass sich sämtliche Aktivitäten einer Unternehmung letztlich in der Buchhaltung niederschlagen. Die Buchhaltung bildet daher auch für eine Mehrwertsteuerkontrolle die Hauptgrundlage. Die Überprüfung der Buchhaltung auf ihre formelle und materielle Richtigkeit ist ein Hauptbestandteil einer Kontrolle.

Wichtig ist es, bereits bei Beginn der Unternehmenstätigkeit, die richtigen Konten zu erstellen, die formelle Dokumentation (Prüfspur) zu gewährleisten, allenfalls – neben der gesetzlich vorgeschriebenen jährlichen – eine quartalsweise Umsatzabstimmung durchzuführen, die richtige Behandlung der Mehrwertsteuer in der Buchhaltung (richtige Beurteilung der Beschaffungsseite, richtige Einschätzung der Umsätze usw.) sowie auf Form und Inhalt der Rechnungen zu achten.

Eine nützliche Hilfe zu dieser Thematik stellt die Mehrwertsteuerinfo 16 Buchführung und Rechnungsstellung dar, auffindbar auf der Homepage der Eidgenössischen Steuerverwaltung Mehrwertsteuer, unter den webbasierten Publikationen.

Buchführung MWST

Artikel 70 des Mehrwertsteuergesetzes ist der einzige Artikel im Mehrwertsteuergesetz, der Bestimmungen über die Buchführung enthält. So verlangt dieser Artikel von der steuerpflichtigen Person ordnungsgemäss geführte Geschäftsbücher. Somit müssen die Geschäftsbücher derart eingerichtet sein, dass sich aus der für die Feststellung der Steuerpflicht sowie für die Berechnung bzw. Deklaration der Umsätze, Leistungen, die der Bezugssteuer unterliegen, und abziehbaren Vorsteuern (inkl. Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen) massgebenden Tatsachen leicht und zuverlässig ermitteln lassen.

Häufig werden auch Vorauszahlungen nicht richtig erfasst bzw. abgerechnet. Diese sind nämlich bereits beim Erhalt mit der Mehrwertsteuer abzurechnen, und deshalb ist es notwendig, das Passivkonto mit einem Umsatzsteuercode zu versehen. Auch dürfen Verrechnungen nicht mit einer Buchung erfasst werden. Diese müssen brutto verbucht und auch abgerechnet werden.

Einrichtung Konten

Ein erstes besonderes Augenmerk werfen wir bereits bei der Einrichtung auf die einzelnen Konten (Erstellung Kontenplan). Je detaillierter die Konten sind und je präziser eine Aufteilung bei den Umsatz- und Aufwandskonten erfolgt, desto einfacher ist es, zu einem späteren Zeitpunkt, eine Prüfung bzw. Kontrolle durchzuführen, sofern sich Abweichungen bzw. Vermutungen zu vermeintlichen Abweichungen ergeben. Die Umsatzsteuer sollte in ein entsprechendes Kreditorenkonto (Umsatzsteuer) verbucht werden. Im Zusammenhang mit der Ermittlung des Vorsteuerguthabens verlangt die Eidgenössische Steuerverwaltung bei Abrechnung nach der effektiven Abrechnungsmethode, was an sich die Regel ist, dass die Vorsteuern betriebswirtschaftlich zutreffend in Material- und Dienstleistungsaufwand (Ziffer 400 des Abrechnungsformulars) einerseits und Investitionen und übrigen Betriebsaufwand (Ziffer 405 des Abrechnungsformulars) anderseits aufgeteilt werden. Bei den Ertrags- und Aufwandskosten ist einer möglichst detaillierten Aufteilung der Konten der Vorzug zu geben.

Prüfspur

Die Prüfspur soll die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung gewährleisten. Die Prüfspur muss – auch stichprobenweise – ohne Zeitverlust möglich sein. Dabei ist nicht von Belang, ob und welche technischen Hilfsmittel zwecks Führung der Geschäftsbücher und Archivierung eingesetzt werden.

Die Prüfspur verlangt insbesondere:

  • einen verständlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie verständliche Buchungstexte in Buchhaltung und Journalen
  • Belege mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken
  • eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege
  • dass eine Verfolgung der Einzeltransaktionen jederzeit gewährleistet wird

Verletzt eine Unternehmung das Einhalten der Prüfspur, besteht die Möglichkeit, dass der Aussendienstmitarbeiter die Pflicht auferlegt, dies nachträglich zu bewerkstelligen (z.B. die gewünschten Belege entsprechend der Reihenfolge im Journal zu sortieren). Sonst muss damit gerechnet werden, dass der dieser nötigenfalls Schätzungen vornimmt. Selbstverständlich dürfen Schätzungen nicht willkürlich sein, aber der Steuer anspruch muss sicher gedeckt sein und kann sich daher in einem gewissen Umfang zuungunsten der Unternehmung auswirken.

Finalisierung

Finalisierung heisst Abstimmen der MWST-Abrechnungen mit dem Geschäftsabschluss (Umsatz- und Vorsteuerabstimmung). Werden Mängel aufgrund der Erstellung des Jahresabschlusses festgestellt, so müssen diese spätestens in der Abrechnung über jene Abrechnungsperiode korrigiert werden, in die der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres fällt. Für die Berichtigung gibt es ein separates Formular. Wichtig ist es, zu wissen, dass eine Unterlassung strafrechtlich relevant ist.

Mehr zum Thema Umsatz- & Vorsteuerabstimmung lesen Sie in diesem Beitrag.

Rechtsanspruch auf Kontrolle

Seit dem 1. Januar 2012 haben steuerpflichtige Unternehmen einen Rechtsanspruch auf Kontrolle durch die MWST-Verwaltung. Sie müssen dies jedoch mit einem begründeten Gesuch beantragen. Die Kontrolle ist innerhalb von zwei Jahren durchzuführen.

Der Vorteil einer solchen Kontrolle ist die Rechtssicherheit, die durch eine entsprechende rechtskräftige Veranlagungsverfügung erreicht werden kann. Der Nachteil ist das Risiko einer massiven Steuernachbelastung, die ohne Kontrolle möglicherweise verjährt wäre.

Fazit zur Buchführung MWST

Es ist ein absolutes Muss, eine korrekte und vollständige Buchhaltung zu führen. Dadurch können unliebsame Überraschungen vermieden werden, und es erleichtert auch die gegenseitige Zusammenarbeit.

Seminar-Empfehlung

Praxis-Seminar, ½ Tag, ZWB, Zürich

Mehrwertsteuer-Abrechnung leicht gemacht

Fehler vermeiden, korrekt vorgehen

Bereitet Ihnen die Mehrwertsteuer Kopfzerbrechen? So durchschauen Sie den Dschungel aus Merkblättern, Wegleitungen und Weisungen und gehen bei der MWST-Abrechnung korrekt und effizient vor.

Nächster Termin: 10. Dezember 2020

mehr Infos

Produkt-Empfehlungen

  • Finanzbuchhaltung

    Finanzbuchhaltung

    Ihre Online-Lösung für eine sichere Buchführung und ein effizientes Rechnungswesen

    ab CHF 168.00

  • Newsletter Finanz- und Rechnungswesen

    Newsletter Finanz- und Rechnungswesen

    Aktuelles Praxiswissen aus dem Finanz- und Rechnungswesen mit Experten Know-How, Best Practice und Praxisbeispielen.

    Mehr Infos

  • Finance Professional

    Finance Professional

    Die Komplettlösung für Ihr Rechnungswesen und Controlling.

    Mehr Infos

Seminar-Empfehlungen

  • Modulares Programm, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Zertifizierter Lehrgang Int. Mehrwertsteuer-Experte/in WEKA/HWZ

    Nächster Termin: 05. November 2020

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    MWST - BASIC

    Grundlagen kennen, MWST-Risiken vermeiden

    Nächster Termin: 05. November 2020

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    MWST - ADVANCED

    Komplexe MWST-Fälle sicher abwickeln

    Nächster Termin: 12. November 2020

    mehr Infos

Um unsere Website laufend zu verbessern, verwenden wir Cookies. Durch die Nutzung dieser Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Mehr Infos