Buchführung MWST: Anforderungen an die Buchführung aus Sicht der MWST

Praxisbezogene MWST

In der Praxis bedeutet dies, dass hauptsächlich im Bereich der betrieblichen Erträge der Grundsatz hochzuhalten ist, dass kein Geschäftsvorgang ohne MWST-Code verbucht wird. Ansonsten besteht die Gefahr, dass im Rahmen einer MWST-Kontrolle durch die Eidg. Steuerverwaltung nicht erklärbare Differenzen zwischen den Erträgen gemäss Buchhaltung und den deklarierten MWST-Abrechnungen zulasten der Steuerpflichtigen als steuerbarer Umsatz aufgerechnet werden.

Zudem werden die eingereichten MWST-Deklarationen durch die Eidg. Steuerverwaltung sowohl elektronisch als auch manuell ausgewertet und plausibilisiert. Auffälligkeiten können zu Rückfragen, zusätzlichen Belegeinforderungen oder allenfalls Kontrollen vor Ort und somit letztendlich zu Aufrechnungen führen.

Zentrales Element der Buchführung

Bezüglich Buchführung verweist Art. 70 MWSTG auf die handelsrechtlichen Grundsätze. Zentrales Element der Buchführung ist laut OR die Aufzeichnungspflicht, wonach sämtliche Geschäftsfälle chronologisch fortlaufend, zeitnah, lückenlos, wahrheitsgetreu und auf nicht veränderbare Art aufzuzeichnen sind. Neben dem Zeitpunkt und der Beschreibung des Geschäftsvorgangs sind zudem die Beschreibung des Geschäftsvorganges, die Namen von Leistungserbringer und -empfänger sowie bei Zahlungen deren Grund zu erfassen.³ In diesem Zusammenhang sind aus mehrwertsteuerlicher Sicht die Belege⁴ von besonderer Bedeutung: So lässt sich beispielsweise einzig aus Debitorenrechnungen und allfälligen Verträgen oder Bestellungen ableiten, ob der Ort einer Leistung und deren Steuerbarkeit korrekt qualifiziert und in der MWST-Abrechnung richtig abgebildet worden sind. Gleiches gilt hinsichtlich des Vorsteuerabzugs bei eingehenden Rechnungen. Hierfür, aber auch zur Sicherstellung einer lückenlosen Versteuerung der Umsätze oder zur Dokumentation der korrekten Vornahme von Vorsteuerkorrekturen schreibt die ESTV vereinzelt Aufzeichnungen vor, die über die handelsrechtlichen Grundsätze hinausgehen.⁵ Zu erwähnen sind hier insbesondere die Vorschriften betreffend den fiktiven Vorsteuerabzug⁶, von Vorsteuerkorrekturen oder -kürzungen⁷, von Eigenverbrauchstatbeständen oder Einlageentsteuerungen⁸ sowie betreffend Unterlagen über die Umsatzabstimmung.⁹

Der Hauptzweck zur Buchführung

Hauptzweck dieser Bestimmungen zur Buchführung ist die Sicherstellung der Prüfspur. Mithilfe der Prüfspur soll jeder Geschäftsvorfall vom Einzelbeleg über die Buchhaltung (Hauptbuch und Nebenbücher) bis hin zur MWST-Abrechnung und umgekehrt ohne Zeitverlust und unabhängig von den technischen Hilfsmitteln oder der Archivierung nachverfolgt und dokumentiert werden können. In der Praxis bedingt dies Folgendes:

• Übersichtlichen Aufbau der Geschäftsbücher, mit adäquat ausgestaltetem Kontenplan.
• Verständliche Buchungstexte und vollständig vorhandene, aussagekräftige Buchungsbelegen.
• Kontierungs- sowie Zahlungsvermerke auf allen Buchungsbelegen.
• Vollständige, geordnete und systematische Archivierung der relevanten Geschäftsbücher und der Belege.

Erweist sich in der Praxis die Buchführung aus Sicht der Eidg. Steuerverwaltung als lückenhaft bzw. unvollständig (fehlen die Abschlüsse oder mehr als nur vereinzelt Unterlagen oder Belege), wird die MWST-Forderung im Rahmen einer Ermessenseinschätzung vorgenommen. Das gleiche Vorgehen kommt auch dann zur Anwendung, wenn die ausgewiesenen Ergebnisse mit dem wirklichen Sachverhalt offensichtlich nicht übereinstimmen können.

Sammelbuchungen und deren automatisierte Verbuchung

In diesem Zusammenhang erweisen sich in der Praxis erfahrungsgemäss Sammelbuchungen und deren automatisierte Verbuchung teilweise als heikel. Als Buchungstext wird in diesen Fällen häufig einzig auf eine technische Auswertung oder ein Dienstprogramm verwiesen. Im Laufe der Zeit kann das Wissen über die entsprechende Buchungslogik teilweise verloren gehen, da solche Programmläufe ihre Daten oft aus diversen Vorsystemen der Buchhaltung importieren, ohne dass diese Daten transparent in einer Hilfsliste zur Berechnung der MWST erscheinen. Entsprechend ist die stetige und vollständige Dokumentation solcher Prozesse eine Grundvoraussetzung zur Sicherstellung der Prüfspur.

³ Vgl. Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 OR, aber auch Art. 125 Abs. 2 des Bundesgesetzes über die Direkte Bundessteuer (DGB) sowie MI 16, Ziff. 1.3 und Anhang 4, dort insbesondere Ziff. 4.2

⁴, Als Belege gelten insbesondere Korrespondenzen, Bestellungen, Rechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Verträge, Zahlungsbelege, Kassenstreifen, Ein- und Ausfuhrveranlagungsverfügungen der EZV, Hilfsbücher, interne Belege wie Arbeitsrapporte, Werkstattkarten, Bezugsscheine, Zusammenstellungen und Berechnungen für die MWST-Abrechnung, die MWST-Abrechnung mit allfälligen zusätzlichen Formularen dazu

⁵ Vgl. Art. 70 Abs. 1 zweiter Satz

⁶ Vgl. MBI 05, Ziff. 3 7 Vgl. Art. 67 MWSTV

⁷ Vgl. Art. 67 MWSTV

⁸ Vgl. Art. 70 Abs. 3 MWSTG

⁹ Vgl. Art. 128 Abs. 1 MWSTV sowie MI 16, Anhang 3, dort insbesondere Ziff. 3.2 und 3.3

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