Grosse Bedeutung
Da es sich bei der schweizerischen Mehrwertsteuer um eine Selbstveranlagungssteuer handelt, ist es immens wichtig, eine korrekt geführte Buchhaltung vorweisen zu können. Das Fehlen von Abschlüssen, Unterlagen und Belegen würde sich bei einer Mehrwertsteuerkontrolle nachteilig auswirken. Es darf nicht vergessen werden, dass sich sämtliche Aktivitäten einer Unternehmung letztlich in der Buchhaltung niederschlagen. Die Buchhaltung bildet daher auch für eine Mehrwertsteuerkontrolle die Hauptgrundlage. Die Überprüfung der Buchhaltung auf ihre formelle und materielle Richtigkeit ist ein Hauptbestandteil einer Kontrolle.
Wichtig ist es, bereits bei Beginn der Unternehmenstätigkeit, die richtigen Konten zu erstellen, die formelle Dokumentation (Prüfspur) zu gewährleisten, allenfalls – neben der gesetzlich vorgeschriebenen jährlichen – eine quartalsweise Umsatzabstimmung durchzuführen, die richtige Behandlung der Mehrwertsteuer in der Buchhaltung (richtige Beurteilung der Beschaffungsseite, richtige Einschätzung der Umsätze usw.) sowie auf Form und Inhalt der Rechnungen zu achten.
Eine nützliche Hilfe zu dieser Thematik stellt die Mehrwertsteuerinfo 16 Buchführung und Rechnungsstellung dar, auffindbar auf der Homepage der Eidgenössischen Steuerverwaltung Mehrwertsteuer, unter den webbasierten Publikationen.
Buchführung MWST
Artikel 70 des Mehrwertsteuergesetzes ist der einzige Artikel im Mehrwertsteuergesetz, der Bestimmungen über die Buchführung enthält. So verlangt dieser Artikel von der steuerpflichtigen Person ordnungsgemäss geführte Geschäftsbücher. Somit müssen die Geschäftsbücher derart eingerichtet sein, dass sich aus der für die Feststellung der Steuerpflicht sowie für die Berechnung bzw. Deklaration der Umsätze, Leistungen, die der Bezugssteuer unterliegen, und abziehbaren Vorsteuern (inkl. Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen) massgebenden Tatsachen leicht und zuverlässig ermitteln lassen.
Häufig werden auch Vorauszahlungen nicht richtig erfasst bzw. abgerechnet. Diese sind nämlich bereits beim Erhalt mit der Mehrwertsteuer abzurechnen, und deshalb ist es notwendig, das Passivkonto mit einem Umsatzsteuercode zu versehen. Auch dürfen Verrechnungen nicht mit einer Buchung erfasst werden. Diese müssen brutto verbucht und auch abgerechnet werden.
Einrichtung Konten
Ein erstes besonderes Augenmerk werfen wir bereits bei der Einrichtung auf die einzelnen Konten (Erstellung Kontenplan). Je detaillierter die Konten sind und je präziser eine Aufteilung bei den Umsatz- und Aufwandskonten erfolgt, desto einfacher ist es, zu einem späteren Zeitpunkt, eine Prüfung bzw. Kontrolle durchzuführen, sofern sich Abweichungen bzw. Vermutungen zu vermeintlichen Abweichungen ergeben. Die Umsatzsteuer sollte in ein entsprechendes Kreditorenkonto (Umsatzsteuer) verbucht werden. Im Zusammenhang mit der Ermittlung des Vorsteuerguthabens verlangt die Eidgenössische Steuerverwaltung bei Abrechnung nach der effektiven Abrechnungsmethode, was an sich die Regel ist, dass die Vorsteuern betriebswirtschaftlich zutreffend in Material- und Dienstleistungsaufwand (Ziffer 400 des Abrechnungsformulars) einerseits und Investitionen und übrigen Betriebsaufwand (Ziffer 405 des Abrechnungsformulars) anderseits aufgeteilt werden. Bei den Ertrags- und Aufwandskosten ist einer möglichst detaillierten Aufteilung der Konten der Vorzug zu geben.
Prüfspur
Die Prüfspur soll die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung gewährleisten. Die Prüfspur muss – auch stichprobenweise – ohne Zeitverlust möglich sein. Dabei ist nicht von Belang, ob und welche technischen Hilfsmittel zwecks Führung der Geschäftsbücher und Archivierung eingesetzt werden.
Die Prüfspur verlangt insbesondere:
- einen verständlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie verständliche Buchungstexte in Buchhaltung und Journalen
- Belege mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken
- eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege
- dass eine Verfolgung der Einzeltransaktionen jederzeit gewährleistet wird
Verletzt eine Unternehmung das Einhalten der Prüfspur, besteht die Möglichkeit, dass der Aussendienstmitarbeiter die Pflicht auferlegt, dies nachträglich zu bewerkstelligen (z.B. die gewünschten Belege entsprechend der Reihenfolge im Journal zu sortieren). Sonst muss damit gerechnet werden, dass der dieser nötigenfalls Schätzungen vornimmt. Selbstverständlich dürfen Schätzungen nicht willkürlich sein, aber der Steuer anspruch muss sicher gedeckt sein und kann sich daher in einem gewissen Umfang zuungunsten der Unternehmung auswirken.
Finalisierung
Finalisierung heisst Abstimmen der MWST-Abrechnungen mit dem Geschäftsabschluss (Umsatz- und Vorsteuerabstimmung). Werden Mängel aufgrund der Erstellung des Jahresabschlusses festgestellt, so müssen diese spätestens in der Abrechnung über jene Abrechnungsperiode korrigiert werden, in die der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres fällt. Für die Berichtigung gibt es ein separates Formular. Wichtig ist es, zu wissen, dass eine Unterlassung strafrechtlich relevant ist.
Mehr zum Thema Umsatz- & Vorsteuerabstimmung lesen Sie in diesem Beitrag.
Rechtsanspruch auf Kontrolle
Seit dem 1. Januar 2012 haben steuerpflichtige Unternehmen einen Rechtsanspruch auf Kontrolle durch die MWST-Verwaltung. Sie müssen dies jedoch mit einem begründeten Gesuch beantragen. Die Kontrolle ist innerhalb von zwei Jahren durchzuführen.
Der Vorteil einer solchen Kontrolle ist die Rechtssicherheit, die durch eine entsprechende rechtskräftige Veranlagungsverfügung erreicht werden kann. Der Nachteil ist das Risiko einer massiven Steuernachbelastung, die ohne Kontrolle möglicherweise verjährt wäre.
Fazit zur Buchführung MWST
Es ist ein absolutes Muss, eine korrekte und vollständige Buchhaltung zu führen. Dadurch können unliebsame Überraschungen vermieden werden, und es erleichtert auch die gegenseitige Zusammenarbeit.
