Buchführung MWST: Anforderungen an die Buchführung aus Sicht der MWST

Einleitung

Da es sich bei der schweizerischen Mehrwertsteuer um eine Selbstveranlagungssteuer handelt, ist es immens wichtig, eine korrekt geführte Buchhaltung vorweisen zu können. Das Fehlen von Abschlüssen, Unterlagen und Belegen würde sich bei einer Mehrwertsteuerkontrolle nachteilig auswirken. Es darf nicht vergessen werden, dass sich sämtliche Aktivitäten einer Unternehmung letztlich in der Buchhaltung niederschlagen. Die Buchhaltung bildet daher auch für eine Mehrwertsteuerkontrolle die Hauptgrundlage. Die Überprüfung der Buchhaltung auf ihre formelle und materielle Richtigkeit ist ein Hauptbestandteil einer Kontrolle.

Wichtig ist es, bereits bei Beginn der Unternehmenstätigkeit, die richtigen Konten zu erstellen, die formelle Dokumentation (Prüfspur) zu gewährleisten, allenfalls – neben der gesetzlich vorgeschriebenen jährlichen – eine quartalsweise Umsatzabstimmung durchzuführen, die richtige Behandlung der Mehrwertsteuer in der Buchhaltung (richtige Beurteilung der Beschaffungsseite, richtige Einschätzung der Umsätze usw.) sowie auf Form und Inhalt der Rechnungen zu achten.

Eine nützliche Hilfe zu dieser Thematik stellt die Mehrwertsteuerinfo 16 Buchführung und Rechnungsstellung dar, auffindbar auf der Homepage der Eidgenössischen Steuerverwaltung Mehrwertsteuer, unter den webbasierten Publikationen.

Buchführung

Artikel 70 des Mehrwertsteuergesetzes ist der einzige Artikel im Mehrwertsteuergesetz, der Bestimmungen über die Buchführung enthält. So verlangt dieser Artikel von der steuerpflichtigen Person ordnungsgemäss geführte Geschäftsbücher. Somit müssen die Geschäftsbücher derart eingerichtet sein, dass sich aus der für die Feststellung der Steuerpflicht sowie für die Berechnung bzw. Deklaration der Umsätze, Leistungen, die der Bezugssteuer unterliegen, und abziehbaren Vorsteuern (inkl. Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen) massgebenden Tatsachen leicht und zuverlässig ermitteln lassen.

Häufig werden auch Vorauszahlungen nicht richtig erfasst bzw. abgerechnet. Diese sind nämlich bereits beim Erhalt mit der Mehrwertsteuer abzurechnen, und deshalb ist es notwendig, das Passivkonto mit einem Umsatzsteuercode zu versehen. Auch dürfen Verrechnungen nicht mit einer Buchung erfasst werden. Diese müssen brutto verbucht und auch abgerechnet werden.

Einrichtung Konten

Ein erstes besonderes Augenmerk werfen wir bereits bei der Einrichtung auf die einzelnen Konten (Erstellung Kontenplan). Je detaillierter die Konten sind und je präziser eine Aufteilung bei den Umsatz- und Aufwandskonten erfolgt, desto einfacher ist es, zu einem späteren Zeitpunkt, eine Prüfung bzw. Kontrolle durchzuführen, sofern sich Abweichungen bzw. Vermutungen zu vermeintlichen Abweichungen ergeben. Die Umsatzsteuer sollte in ein entsprechendes Kreditorenkonto (Umsatzsteuer) verbucht werden. Im Zusammenhang mit der Ermittlung des Vorsteuerguthabens verlangt die Eidgenössische Steuerverwaltung bei Abrechnung nach der effektiven Abrechnungsmethode, was an sich die Regel ist, dass die Vorsteuern betriebswirtschaftlich zutreffend in Material- und Dienstleistungsaufwand (Ziffer 400 des Abrechnungsformulars) einerseits und Investitionen und übrigen Betriebsaufwand (Ziffer 405 des Abrechnungsformulars) anderseits aufgeteilt werden. Bei den Ertrags- und Aufwandskosten ist einer möglichst detaillierten Aufteilung der Konten der Vorzug zu geben.

Prüfspur

Die Prüfspur soll die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung gewährleisten. Die Prüfspur muss – auch stichprobenweise – ohne Zeitverlust möglich sein. Dabei ist nicht von Belang, ob und welche technischen Hilfsmittel zwecks Führung der Geschäftsbücher und Archivierung eingesetzt werden.

Die Prüfspur verlangt insbesondere:

• einen verständlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie verständliche Buchungstexte in Buchhaltung und Journalen
• Belege mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken
• eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege
• dass eine Verfolgung der Einzeltransaktionen jederzeit gewährleistet wird

Verletzt eine Unternehmung das Einhalten der Prüfspur, besteht die Möglichkeit, dass der Aussendienstmitarbeiter die Pflicht auferlegt, dies nachträglich zu bewerkstelligen (z.B. die gewünschten Belege entsprechend der Reihenfolge im Journal zu sortieren). Sonst muss damit gerechnet werden, dass der dieser nötigenfalls Schätzungen vornimmt. Selbstverständlich dürfen Schätzungen nicht willkürlich sein, aber der Steuer anspruch muss sicher gedeckt sein und kann sich daher in einem gewissen Umfang zuungunsten der Unternehmung auswirken.

Finalisierung

Finalisierung heisst Abstimmen der MWST-Abrechnungen mit dem Geschäftsabschluss (Umsatz- und Vorsteuerabstimmung). Werden Mängel aufgrund der Erstellung des Jahresabschlusses festgestellt, so müssen diese spätestens in der Abrechnung über jene Abrechnungsperiode korrigiert werden, in die der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres fällt. Für die Berichtigung gibt es ein separates Formular. Wichtig ist es, zu wissen, dass eine Unterlassung strafrechtlich relevant ist.

Was heisst Umsatzabstimmung?

Aufgrund der Bilanzen, Erfolgsrechnungen und Hauptbücher werden die zu deklarierenden Entgelte ermittelt Dazu gehören alle Umsätze aus Lieferungen und Dienstleistungen, die Entgelte aus dem Verkauf von Betriebsmitteln sowie die Eigenverbrauchswerte. Auch die von der Steuer ausgenommenen Entgelte wie beispielsweise die Zinserträge, Wertpapierverkäufe und Immobilien-Mieteinnahmen sind zu berücksichtigen. Dieser gesamte Umsatz – vereinbarte Entgelte (Rechnungsausgang) bzw. vereinnahmte Entgelte (Zahlungseingang) – wird mit den deklarierten Jahresumsätzen verglichen (Umsatzverprobung). Im Zuge der Erstellung einer Umsatzabstimmung sind die Ausführungen in Art. 126 MWSTV (effektive Abrechnungsmethode) oder bei Anwendung der Saldo- oder Pauschalsatzsteuermethode in Art. 127 MWSTV zu beachten.

Je nach Handhabung in der Unternehmung müssen von den Umsätzen gemäss Buchhaltung die nicht Entgelt darstellenden Buchungen wie beispielsweise Veränderung der angefangenen Arbeiten oder Delkredererückstellungen eliminiert werden (bei Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten auch die Veränderung des Debitorenbestands). Zusätzlich sind hingegen allenfalls die Vorauszahlungen zu berücksichtigen.

Bei schwierigen Verhältnissen und grossen Differenzen wird mittels einer verfeinerten Abstimmung, beispielsweise pro Quartal, versucht, die Fehlerquellen zu eruieren.

Was heisst Vorsteuerabstimmung?

Steuerpflichtige Personen, die nach der effektiven Methode abrechnen, müssen gemäss Art. 128 Abs. 1 Bst. e MWSTV eine Vorsteuerabstimmung nach Art. 128 Abs. 3 MWSTV erstellen. Laut Art. 128 Abs. 3 MWSTV muss aus der Vorsteuerabstimmung klar ersichtlich sein, dass die Vorsteuern gemäss Vorsteuerkonten oder sonstigen Aufzeichnungen mit den deklarierten Vorsteuern abgestimmt wurden. Diese Konten müssen in der Buchhaltung entsprechend eingerichtet werden (beispielsweise fünf Vorsteuerkonten einrichten -> siehe Ziffern 400, 405, 410, 415 und 420 des Abrechnungsformulars bei effektiver Abrechnungsmethode). Im eigenen Interesse, um damit mögliche Risiken von zu hohen, ungerechtfertigten Vorsteuerabzügen (z.B. Verbuchung mit einem falschen Steuersatz, Zollgebühren werden als Einfuhrsteuer geltend gemacht, oder die Rechnungen von ausländischen Leistungserbringern, die keine schweizerische Mehrwertsteuer beinhalten, werden als «inklusiv 7,7% Mehrwertsteuer» verbucht) auszuschliessen, ist zu empfehlen und von Vorteil, dass eine vertiefte Plausibilitätskontrolle der geltend gemachten Vorsteuern mit der Buchhaltung durchgeführt wird.

Mögliche Gründe für Abweichungen bei der Abrechnung

Es kann sehr unterschiedliche Gründe für eine Abweichung bei der Abrechnung geben. Unter anderem ist es empfehlenswert, nachfolgende Positionen/Möglichkeiten zu überprüfen:

• Werden die richtigen Steuersätze angewendet?
• Wird das Entgelt richtig bestimmt?
• Sind für die steuerbefreiten Lieferungen die Ausfuhrnachweise vorhanden, und stimmen die Ausfuhrwerte mit den Rechnungen überein?
• Sind die nicht der Steuer unterliegenden Leistungen buch- und belegmässig nachgewiesen?
• Liegen Verkäufe von Betriebsmitteln vor?
• Sind Erträge auf Aufwandkonten verbucht worden (Aufwandminderungen)?
• Gibt es Entgelt für Fahrzeugbenutzung durch das Personal?
• Liegen Vorauszahlungen vor?
• Gibt es Erlösminderungen?
• Kam es zu Debitorenverlusten?
• Sind Abschlussbuchungen wie die zeitlichen oder sachlichen Abgrenzungen, die Rückstellungen und internen Umbuchungen, die nicht umsatzsteuerrelevant sind, korrekt?

Diese Aufzählung ist nicht abschliessend.

Könnte nicht einfach eine allfällige Korrektur mit der ordentlichen Abrechnung eingereicht werden?

Grundsätzlich nein, da die Verordnung (Art. 129 MWSTV) ausdrücklich festhält, dass Korrekturen von Mängeln in zurückliegenden Abrechnungen getrennt von den ordentlichen Abrechnungen erfolgen müssen. Durch die Einreichung einer Korrekturabrechnung wird die Verjährungsfrist unterbrochen. Die ESTV wird die Verzugszinsen nach dem mittleren Verfall erheben.

Was für Hilfsmittel gibt es für die
Umsatz- und Vorsteuerabstimmung?

In der Mehrwertsteuerinfo 16 (Buchführung und Rechnungslegung) werden diverse Aussagen zur Finalisierung gemacht. Deshalb ist es unerlässlich, diese Ausführungen zu kennen und zu beachten. Die Mehrwertsteuerinfo 16 beinhaltet Ausführungen zur:

• Buchführung, Aufzeichnungspflicht, Folgen mangelhaft geführter Buchhaltungen (Art. 79 MWSTG; annäherungsweise Ermittlung), Prüfspur (Verfolgung der Geschäftsfälle), Aufbewahrung, Behandlung der MWST in der Buchhaltung, Hinweise zur Steuerkontrolle (siehe auch Homepage der ESTV) usw.
• Rechnungsstellung (u.a. auch elektronische Rechnungen)
• unrichtigem/unberechtigtem Steuerausweis
• Checkliste für die MWST-Arbeiten am Ende des Geschäftsjahres
• zwei Beispielen zur Umsatzabstimmung (nach vereinbarten und vereinnahmten Entgelten)

Wo finde ich das Formular «Jahresabstimmung»?

Das Formular für die Jahresab stimmung (Berichtigungsabrechnung nach Art. 72 MWSTG) ist auf der Homepage der Eidgenössischen Steuerverwaltung zu finden.

Rechtsanspruch auf Kontrolle

Ab dem 1. Januar 2012 haben steuerpflichtige Unternehmen einen Rechtsanspruch auf Kontrolle durch die MWST-Verwaltung. Sie müssen dies jedoch mit einem begründeten Gesuch beantragen. Die Kontrolle ist innerhalb von zwei Jahren durchzuführen.

Der Vorteil einer solchen Kontrolle ist die Rechtssicherheit, die durch eine entsprechende rechtskräftige Veranlagungsverfügung erreicht werden kann. Der Nachteil ist das Risiko einer massiven Steuernachbelastung, die ohne Kontrolle möglicherweise verjährt wäre.

Fazit

Es ist ein absolutes Muss, eine korrekte und vollständige Buchhaltung zu führen. Dadurch können unliebsame Überraschungen vermieden werden, und es erleichtert auch die gegenseitige Zusammenarbeit.