13.06.2018

Elektronische Buchführung: E-Belege im neuen Mehrwertsteuergesetz

Bisher galt die Verordnung des Eidg. Finanzdepartments über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) als das mehrwertsteuerliche Mass aller Dinge im Zusammenhang mit der elektronischen Buchführung sowie den E-Belege. Die Mehrwertsteuerverordnung verwies jeweils explizit auf die EIDI-V.

Von: Adrian Wyss, German Boschung   Drucken Teilen   Kommentieren  

Adrian Wyss

Stv. Leiter MWST Kompetenzzentrum BDO AG und leitender MWST-Experte bei der BDO AG Mittelland.

 

 

 

 

German Boschung

Mitglied MWST-Kompetenzzentrum BDO AG, MWST-Experte BDO AG, Regionaldirektion Mittelland.

 

 

 

Zu diesem Artikel wurden noch keine Kommentare geschrieben. Wir freuen uns, wenn Sie den ersten Kommentar zu diesem Artikel verfassen.
 
Kommentar schreiben

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben! Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte alle fett beschrifteten Pflichtfelder ausfüllen.
Zurücksetzen
 
Elektronische Buchführung

Beweiskraft der E-Belege

Ohne Verwendung insbesondere einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur mit gültigem Zertifikat war die Beweiskraft elektronischer Daten nicht gegeben. Dies änderte sich erst mit der Proklamierung der freien Beweiswürdigung im Mehrwertsteuergesetz vom 1. Januar 2010 (vgl. dort Art. 81 Abs. 3) leicht. Seit damals war die EIDI-V bis zum 31. Dezember 2017 als Regel des «sicheren Hafens» noch immer von grosser praktischer Bedeutung. Wer die jeweiligen Bestimmungen wortlautgetreu umsetzte, war sich über die volle Beweiskraft seiner elektronischen Daten sicher.

Gleichzeitig mit dem Inkrafttreten des teilrevidierten Mehrwertsteuergesetzes auf den Beginn dieses Jahres wurde die EIDI-V relativ still und unbeachtet ausser Kraft gesetzt.

PDF-Rechnungen im geschäftlichen Alltag

Vermehrt werden im Alltagsgeschäft Rechnungen in Form von PDF-Dokumenten per E-Mail zugestellt. Diese Vorgehensweise geht nicht zuletzt auf Entwicklungen in der EU zurück, wo die rigiden Vorschriften hinsichtlich Beweiskraft von elektronischen Belegen massgeblich gelockert worden sind. Mit der Aufhebung der ElDI-V und den sich daraus ergebenden Möglichkeiten stellt sich die Frage, welche mehrwertsteuerlichen Risiken mit dieser Vorgehensweise, insbesondere beim Vorsteuerabzug, verbunden sein könnten.

Massgebend sind ausschliesslich die handelsrechtlichen Bestimmungen

Im Zuge der Teilrevision des Mehrwertsteuergesetzes wurde natürlich auch die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) teilweise überarbeitet. Im Abschnitt über die papierlosen Belege ist neu nur noch festgehalten, dass für die volle Beweisfähigkeit die Art. 957–958f des Obligationenrechts sowie die Bestimmungen der Geschäftsbücherverordnung vom 24. April 2002 massgebend sind.

Was heisst dies nun konkret für die mehrwertsteuerliche Übermittlung und Aufbewahrung elektronischer Daten?

Die Übermittlung und Aufbewahrung elektronischer Belege aus Sicht des Handelsrechts

Die Buchführung hat auch für die Zwecke der Mehrwertsteuer nach wie vor primär den handelsrechtlichen Grundsätzen zu folgen. Explizite Vorschriften zur Rechnungslegung und Buchführung sind weder im teilrevidierten Mehrwertsteuergesetz noch in der dazugehörigen Verordnung enthalten. Massgebend sind insbesondere die Bestimmungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV): Gemäss diesen müssen die Bücher und Buchungsbelege so geführt und aufbewahrt werden, dass Änderungen nicht vorgenommen werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.

Ferner sind im Zusammenhang mit der Übermittlung und Aufbewahrung elektronischer Belege die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung zu beachten.

Die Regelungen der GeBüV unterscheiden unveränderbare Informationsträger (Papier, Bildträger) resp. Datenträger (WORM, CD-R, DVD-R und UDO) von veränderbaren Datenträgern:

  • Unveränderbare Informationsträger werden regelmässig beim elektronischen Erfassen von eingehenden Papierbelegen in Scanning-Zentren angewendet, denn die Unabänderbarkeit und die Nichtlöschbarkeit der Daten ist das technische Ziel. Entsprechend ist die Beweiskraft von solchen Belegen nach unseren Erfahrungen bisher von der Eidg. Steuerverwaltung (ESTV) anlässlich von Kontrollen nie (ernsthaft) bezweifelt worden, zumal die Hersteller solcher Systeme detaillierte technische Beschreibungen mitliefern.
    Im Gegensatz dazu können die auf veränderbaren Datenträgern gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische oder magnetoptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, Solid-state-Speicher). Gemäss Bestimmungen der GeBüV dürfen Daten auf solchen Trägern nur unter sehr einschränkenden Bedingungen zum Zwecke der gültigen Buchführung gespeichert werden. Insbesondere müssen technische Verfahren erstens die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signaturverfahren oder Softwareschutz) und zweitens den Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisen (z.B. durch «Zeitstempel»).
  • Der Grundsatz der ordnungsgemässen Datenverarbeitung ist insbesondere für veränderbare Datenträger von grösster Bedeutung. Diesem liegt die Tatsache zugrunde, dass die jeweiligen Prozesse (inkl. Organisation und Zuständigkeiten) von zentraler Wichtigkeit sind. Daher sind sie unbedingt in Form von Arbeitsanweisungen zu beschreiben. Diese Prozessbeschreibungen sind anschliessend analog zu den übrigen Buchungsbelegen ordnungsgemäss zu archivieren. Dies wird zusätzlich auch in der GebüV gefordert. Zur einer korrekten elektronischen Buchführung gehört zudem auch die regelmässige Überprüfung der Datenbestände, so insbesondere auch nach erfolgten Datenmigrationen anlässlich von EDV-Projekten.

Auf veränderbaren Medien gespeicherte Daten haben im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug und der Steuererhebung aus Sicht des Handelsrechts und damit der Mehrwertsteuer nur dann die volle Beweiskraft, wenn die Integrität, der Ursprung der Daten und die Nichtabstreitbarkeit des allfälligen Versands nachgewiesen sind.

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur (basierend auf einem gültigen Zertifikat) macht jede Veränderung des originalen elektronischen Datensatzes ersichtlich. Sie erfüllt deshalb die genannten Voraussetzungen der Beweiskraft (Integrität, Zeitpunkt der Speicherung sowie Unabstreitbarkeit des Versands im Falle der elektronischen Belegübermittlung) von elektronischen Belegen auch nach dem Handelsrecht am besten. Wer sie verwendet, darf deshalb auch heute von der vollen Beweiskraft des elektronischen Belegs ausgehen. Der Vorsteuerabzug kann daher aufgrund von Formmängeln des elektronischen Datensatzes nicht verweigert werden. Die Regel des «sicheren Hafens» gilt diesbezüglich nach wie vor.

Was sind die Alternativen zur elektronischen Signatur?

Erfahren Sie dies im vollständigen Beitrag «Elektronische Buchführung und E-Belege im neuen Mehrwertsteuergesetz» aus dem Print-Newsletter Mehrwertsteuer.

Produkt-Empfehlungen

  • MehrwertsteuerPraxis

    MehrwertsteuerPraxis

    Mehrwertsteuer richtig abrechnen, optimieren und Risiken minimieren.

    ab CHF 168.00

  • Jahrbuch Finanz- und Rechnungswesen 2018

    Jahrbuch Finanz- und Rechnungswesen 2018

    Hochkarätige Autoren informieren Sie über die aktuellen Trends im Finanz- und Rechnungswesen.

    Mehr Infos

  • Finanzbuchhaltung

    Finanzbuchhaltung

    Ihre Online-Lösung für eine sichere Buchführung und ein effizientes Rechnungswesen

    Mehr Infos

Seminar-Empfehlungen

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    MWST - BASIC

    Grundlagen kennen, MWST-Risiken vermeiden

    Nächster Termin: 06. September 2018

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    MWST - ADVANCED

    Komplexe MWST-Fälle sicher abwickeln

    Nächster Termin: 13. September 2018

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, ½ Tag, ZWB, Zürich

    Mehrwertsteuer-Abrechnung leicht gemacht

    Fehler vermeiden, korrekt vorgehen

    Nächster Termin: 13. November 2018

    mehr Infos

Um unsere Website laufend zu verbessern, verwenden wir Cookies. Durch die Nutzung dieser Website stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Mehr Infos