16.02.2021

Elektronische Rechnung: Ein Treiber für die Digitalisierung

Unabhängig davon, in welcher Branche Ihr Unternehmen angesiedelt ist, es stehen die Finanzabteilungen beinahe aller Unternehmen vor demselben Problem: Die Effizienz im Verwaltungsbereich muss – Krise hin oder her – mittelfristig gesteigert werden. Die Digitalisierung kann hier unterstützend wirken. Tipps und Hinweise zur Umsetzung sind hier viel wert.

Von: Andreas Bünter  DruckenTeilen 

Andreas Bünter

Andreas Bünter gründete sein erstes Unternehmen 1991. Er war auch als Führungskraft in Familienunternehmen und börsennotierten Firmen tätig. Er gründete drei Firmen, dient als Verwaltungsrat und Executive Coach. Seine beruflichen Positionen umfassten die Bereiche Finanzen, Verkauf, Geschäftsentwicklung. Andreas Bünter hilft heute Mittelstandsunternehmen, die Wettbewerbsposition zu verbessern mit Kostenprogrammen, Verkaufsoptimierung und Innovation von Dienstleistungen. Zu seinen Kunden zählen Industrie, Handel, Banking und Dienstleistungen. Andreas Bünter ist diplomierter Bank-Kaufmann, dipl. Betriebsökonom AKAD, eidg. dipl. Finanzanalytiker, CIIA und Mitglied diverser Berufsvereinigungen in der Schweiz und in Deutschland. 

Elektronische Rechnung

Effizienzsteigerung als Herausforderung

Natürlich ist die Steigerung der Effizienz im Verwaltungsbereich nicht die einzige Herausforderung, mit der die Finanzabteilungen zu kämpfen haben. Sie sollten sich jedoch auch in Krisenzeiten bewusst sein, dass diese Probleme spätestens beim nächsten Aufschwung wieder akut werden:

  • Fachkräftemangel
  • steigende Anforderungen an die Rechnungslegung
  • Sicherheits- und Kontrollrisiken
  • fehlerbehaftete Prozesse verursachen verärgerte Kunden

All diese Probleme haben oftmals denselben Ursprung: Sie sind Symptome von auf manuellen Tätigkeiten gestützten Prozessen, also einer Arbeitsweise, die viel zu viel Zeit verschlingt. Und das ist kombiniert mit dem allgegenwärtigen Fachkräftemangel eine ganz besondere Herausforderung. Zudem ist allen auch klar: Schlechte Prozesse digitalisiert bleiben schlechte Prozesse.

Ein erster Schritt in der Digitalisierung der Finanzabteilung ist die E-Rechnung. Es wurden im Jahr 2018 (letzte Messung) bereits 21,49 Mio. elektronische Rechnungen in der Schweiz versandt. Die elektronische Rechnung ist somit unbestritten das Kernelement der Automatisierung der Prozesse. Oftmals wird sie als PDF versendet und zum Teil zusätzlich im CRM-Tool (Customer Relationship Managment Software) abgelegt.

Die meisten Unternehmen bieten heute sowohl die elektronische als auch die Papierform an. Durch diese doppelte Bearbeitung entstehen Zusatzkosten, die jedes Unternehmen verhindern sollte. Bei einigen Unternehmen sind Papierrechnungen daher kostenpflichtig, um den Kunden an den Kosten zu beteiligen. Wie viele Ordner haben Sie in den letzten Monaten gekauft, um Rechnungen abzulegen?

Obwohl generell eine starke Tendenz zur elektronischen Rechnung entsteht, drucken vor allem kleinere Unternehmen Rechnungen immer noch aus, um sie in der eigenen Ablage zu archivieren, wodurch allerdings kein Mehrwert entsteht.

Das gilt auch für andere Dokumente, die ausgedruckt werden. Sofern keine gesetzlichen Vorgaben im Weg stehen, sollte jedes Dokument ausschliesslich digital vorliegen. Um dieses überall nutzbar zu machen, sind natürlich entsprechende Einrichtungen wie eine Archivierungslösung notwendig. Ein häufiger Grund, warum Unternehmen noch zögern, die digitale Archivierung anzunehmen, sind Unsicherheiten bezüglich der IT-Sicherheit. Bleiben wir fokussiert auf das Thema Rechnungen.

Optimierte Kreditorenbuchhaltung dank digitaler Transformation

Sehen wir uns dieses Beispiel doch noch einmal genauer an. Bereits die Optimierung dieses Bereichs macht die digitale Transformation in den Augen der meisten Finanzchefs rentabel. Betrachten wir zunächst, wie dieses System bei einem Unternehmen funktioniert, das die Bestätigung seiner Rechnungen vollständig automatisiert hat.

Dank intelligenter Indizierung kann die Zeit, die für die Dateneingabe erforderlich ist, um etwa 95% reduziert werden. Diese enorme Menge an gewonnener Zeit kann nun für weitaus produktivere Zwecke verwendet werden. Auch doppelte Informationsablagen gehören dank des Indizierungssystems der Vergangenheit an.

Im Anschluss wird die Rechnung intelligent intern weitergeleitet und landet am richtigen Bestimmungsort, was entweder durch softwareseitige Erkennung des Rechnungsausstellers oder durch die Erfassung des Verwendungszwecks erfolgen kann. Es bedarf somit keines «menschlichen Eingriffs», um das Dokument sofort nach Eingang weiterzuleiten.

Anschliessend wird ein Vermerk über den Eingang und die Weiterverarbeitung der Rechnung angelegt, welcher der ERP-Plattform (Enterprise Ressource Planning) des Unternehmens automatisch übermittelt und sicher im ausgewiesenen Speicher hinterlegt wird, wo bei Bedarf leicht auf ihn zugegriffen werden kann. Das Unternehmen vermeidet so Compliance-Probleme und kann problemlos regelmässige Überprüfungen durchführen (lassen), um weitere Unkosten zu vermeiden.

Das System funktioniert aber ebenso effektiv wie mühelos in Unternehmen, die ihre Rechnungen erst nach einer manuellen Bestätigung begleichen wollen. Die für die Eintragung der Daten erforderliche Zeit beträgt auch in diesem Fall nur etwa 5% dessen, was vor der Systemumstellung nötig war. Auch hier wird das Risiko von Duplikaten im ERP eliminiert.

Anschliessend wird die Rechnung gemäss einem vorgegebenen Prüfprotokoll weitergeleitet, wodurch manuell verfasste E-Mails der Vergangenheit angehören. Das automatisierte System sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden in der Finanzabteilung immer genau jenen Tätigkeiten nachgehen, die tatsächlich deren Fähigkeiten erfordern. Das heisst natürlich nicht, dass insgesamt weniger Arbeit auf sie zukommt – ganz im Gegenteil: Da sie sich von nun an auf unternehmenskritische Arbeit konzentrieren können, sind sie besser ausgelastet als je zuvor!

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Durch das elektronisch automatisierte Kreditorenbuchhaltungsverfahren werden Erinnerungen zur Freigabe von eingegangenen Rechnungen automatisch an die entsprechenden Empfänger verschickt. Auch dieser Aspekt trägt dazu bei, dass unnötige Verzögerungen reduziert werden, wodurch in den meisten Finanzabteilungen um bis zu 80% schnellere Genehmigungszeiten verzeichnet werden können. Wenn Ihre Belegschaft mobile Technologie einsetzen möchte, können Genehmigungen sogar überall und zu jeder Zeit erfolgen. In Zeiten des Homeoffice ist das ein Segen. So einfach ist das eigentlich machbar. Wie bei einem vollautomatisierten Genehmigungsverfahren werden die Rechnungen anschliessend an einem zentralisierten sicheren Ort im Unternehmensnetzwerk gespeichert. Auch wenn sich diese Ablage in der Cloud – und damit nicht bei Ihnen vor Ort – befinden sollte, kann von überall aus jederzeit mühelos auf sie zugegriffen werden, um etwa effektive Überprüfungen durchzuführen.

So einfach ist das eigentlich machbar. Wie bei einem vollautomatisierten Genehmigungsverfahren werden die Rechnungen anschliessend an einem zentralisierten sicheren Ort im Unternehmensnetzwerk gespeichert. Auch wenn sich diese Ablage in der Cloud – und damit nicht bei Ihnen vor Ort – befinden sollte, kann von überall aus jederzeit mühelos auf sie zugegriffen werden, um etwa effektive Überprüfungen durchzuführen.

Anforderungen der ESTV an die elektronische Rechnung

Sie fragen sich vielleicht, welche Anforderungen die ESTV (Eidg. Steuerverwaltung) an die elektronische Rechnung stellt. Die elektronische Rechnung ist hauptsächlich eine per E-Mail oder per Online-Banking-Applikation versandte Rechnung an Kunden. Gemäss ESTV besteht keine Pflicht zur digitalen Signatur. Dazu schreibt die ESTV: «Bei übermittelten und aufbewahrten Daten, die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, muss unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegen, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden.

Der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit gilt als erbracht, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Art. 957 ff. OR eingehalten sind. Die Papierrechnung, die gescannte Papierrechnung und die elektronische Rechnung sind gleichgestellt, denn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für alle Arten von Buchungsbelegen.»

Was gilt bei grenzüberschreitender Rechnungsstellung?

Hierzu schreibt die ESTV Folgendes: «Die Rechnungen von ausländischen Leistungserbringern sind an keine besonderen Formvorschriften gebunden. Der inländische Leistungsempfänger muss vom ausländischen Leistungserbringer lediglich verlangen, dass seine Rechnung einen genügenden Leistungsbeschrieb enthält.

Bei der grenzüberschreitenden Rechnungsstellung kommt der elektronischen Signatur – zum Beispiel bei der Einfuhr oder Ausfuhr von Gegenständen – eine eingeschränkte Bedeutung zu. Der inländische Leistungsempfänger ist ungeachtet dessen besorgt, dass der Vertrag oder die Rechnung vom ausländischen Leistungserbringer einen genügenden Leistungsbeschrieb enthält.

Unproblematisch sind die ausländischen elektronischen Rechnungen, die die Voraussetzungen an elektronische Rechnungen im Ursprungsland erfüllen und diese Bestimmungen mit der Schweizer Gesetzgebung vergleichbar sind.

Selbst wenn mit der Schweizer Gesetzgebung vergleichbare Bestimmungen fehlen oder andere Mittel zur Sicherstellung der Unverändertheit (Integrität) und des Ursprungs (Authentizität) zulässig sind, kann der Leistungserbringer die Daten elektronisch signiert übermitteln. Der inländische Leistungsempfänger ist auch in diesem Fall nicht verpflichtet, die Qualität der Signatur zu prüfen.

In den Fällen, bei denen die digitale Signatur fehlt und der Nachweis der Unverändertheit (Integrität) und des Ursprungs (Authentizität) nicht erbracht werden kann, keine Veranlagungsverfügung der Eidgenössischen Zollverwaltung (EZV) oder vertragliche Vereinbarung vorliegen oder Zweifel bestehen, gilt der Grundsatz der Beweismittelfreiheit nach Art. 81 Abs. 3 MWSTG.

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