12.07.2017

Formell korrekte Rechnung: Formell korrekte Belege versus Beweismittelfreiheit

Die ESTV hat mit der Einführung der Beweismittelfreiheit einen Missstand behoben. Sie als Unternehmerin oder Unternehmer sind theoretisch nicht mehr dazu gezwungen, die Originalrechnungen oder Gutschriften aufzubewahren, da Sie einen Vorsteuerabzug nun auch durch andere Dokumente belegen können.

Von: Stephan von Gunten   Drucken Teilen   Kommentieren  

Stephan von Gunten

MWST-Berater bei der BDO AG in Zürich.

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Formell korrekte Rechnung

Die formellen Anforderungen einer Rechnung

Die MWST-Revisoren sind im Haus und überprüfen die MWST-Abrechnungen der vergangenen fünf Jahre. Wie kann der Unternehmer sicherstellen, dass er die bezahlte MWST als Vorsteuer in Abzug bringen kann?

Am einfachsten gelingt dies nach wie vor mit einer Originalrechnung oder einer Originalgutschrift. Was geschieht aber, wenn diese nicht vorhanden ist oder nicht den formellen Vorschriften entspricht?

Gehen Sie auf Nummer sicher und überprüfen Sie die eingehenden Rechnungen auf die formellen Anforderungen. Diese müssen gemäss Art. 26 MWSTG folgende Angaben enthalten:

  • Name und Adresse des Lieferanten sowie seine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID)
  • Name und Adresse des Empfängers (bei Kassenzetteln ab CHF 400.–)
  • Lieferdatum (sofern nicht mit dem Rechnungsdatum identisch)
  • Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung
  • Der Preis (Entgelt) der Lieferung bzw. Dienstleistung
  • Angewandter Mehrwertsteuerbetrag (z.B. «zuzüglich 8%, 3,8% oder 2,5% MWST»)
  • Digitale Signatur für elektronische Rechnungen

Nehmen Sie die Prüfung der Rechnungen vor? Erfüllen diese die Anforderungen? Dann werden die Revisoren nichts zu beanstanden haben, und Sie können der Revision der Vorsteuerbelege gelassen entgegensehen.

Was ist zu tun, wenn keine formell korrekte Rechnung vorliegt?

Im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit können Sie als Unternehmer die Ihnen in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer grundsätzlich abziehen.

Verwenden Sie bezogene Leistungen jedoch zur Erbringung von ausgenommenen Leistungen, besteht kein Anrecht auf den Vorsteuerabzug. Werden sie gemischt verwendet (für steuerbare und ausgenommene Leistungen), können Sie diese anteilsmässig geltend machen.

Abbildung 1: Diese Rechnung entspricht nicht den Formvorschriften, da die Adresse des Empfängers, das Rechnungs- und/oder Lieferdatum sowie der Mehrwertsteuersatz fehlen.

Beweismittelfreiheit

Ungeachtet der Einführung der Beweismittelfreiheit, obliegt weiterhin Ihnen als Unternehmer die Beweispflicht für steuermindernde Tatsachen (Vorsteuerabzug).

Nach dem alten MWST-Gesetz (gültig bis 31.12.2009) konnten Sie den Anspruch auf einen Vorsteuerabzug ausschliesslich mittels eines eindeutigen Beweismittels, wie einer Originalrechnung, belegen. Auch wenn die Zahlung der MWST plausibel nachgewiesen werden konnte, hatten Sie bei Fehlen einer Rechnung keine Möglichkeit, diese zurückzufordern. Der Anspruch auf den Abzug entfiel. Die Zahlung der MWST konnte zwar nachgewiesen werden, ein Abzug war bis Ende 2009 aber dennoch nicht möglich. Dieser Missstand wurde durch die Einführung der Beweismittelfreiheit weitgehend gelöst oder mindestens entschärft.

Ist das eindeutige Beweismittel, z.B. die Rechnung, nicht vorhanden, können Sie nun den Vorsteuerabzug durch verschiedene Unterlagen belegen. Es gilt: Je eindeutiger ein Beleg, desto besser sind Ihre Chancen. Allenfalls ergibt sich aus verschiedenen Unterlagen in einer Gesamtbeurteilung, dass ein Vorsteuerabzug zu Recht vorgenommen wurde.

Abbildung 2: Diese Rechnung ist korrekt ausgestellt, da sie sämtliche verlangten Angaben enthält.

Die Revisoren der ESTV sind verpflichtet, die von Ihnen vorgelegten Beweismittel zu prüfen, und werden diese in der Regel mit Ihnen besprechen. Was können Sie nun unternehmen, damit Sie in der Praxis von der Beweismittelfreiheit profitieren können?

 Beispiel
Eine deutsche Beratungsgesellschaft, welche in der Schweiz nicht im MWST-Register eingetragen ist, hat Ihnen Dienstleistungen erbracht. Diese stellt nun die Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer in der Höhe von 19% aus. Die Leistung ist nach dem Empfängerortsprinzip jedoch in der Schweiz steuerbar und müsste ohne Schweizer MWST in Rechnung gestellt werden. Dafür kommt die Bezugssteuer zum Tragen.

Da es sich offensichtlich um einen Fehler handelt und der MWST-Satz von 19% in der Schweiz nicht angewendet wird, kann folglich der Vorsteuerabzug von 19% nicht vorgenommen werden. Erhalten Sie jedoch eine Rechnung mit einem falschen Steuersatz, welcher in der Schweiz angewandt wird (z.B. 3,8% anstatt 8%), können Sie den Vorsteuerabzug in diesem Umfang vornehmen. Wir raten Ihnen in solchen Fällen jedoch, die Rechnung nicht zu bezahlen und direkt nach Erhalt eine korrekte Rechnung beim Lieferanten zu verlangen. Wird die Rechnung direkt bezahlt, ist es im Nachhinein oft schwierig, die zu viel bezahlte deutsche Umsatzsteuer zurückzufordern.

 Nebenbei
Sollten Sie im Jahr 2015 korrekt ausgestellte Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer erhalten haben, können Sie die bezahlte Steuer mit einem Antrag auf Vergütung der MWST in den jeweiligen Ländern zurückfordern.
In vielen Ländern läuft die Frist zur Einreichung des Antrags per 30. September 2016 ab, oft aber auch per 30. Juni des entsprechenden Jahres.

Gilt die Regelung auch bei der Einfuhrsteuer?

Eine Lieferung aus dem Ausland unterliegt in der Regel der Einfuhrsteuer. Auch diese können Sie am einfachsten durch die Veranlagungsverfügung der Eidgenössischen Zollverwaltung belegen. Sind Sie nicht als Importeur der Waren erfasst, können Sie den Abzug trotzdem vornehmen, wenn Sie im Besitz der Verfügung sind. Was nun, wenn diese nicht vorhanden ist?

 Beispiel
Sie beziehen Waren von einem ausländischen Lieferanten, welche durch einen Spediteur in die Schweiz gebracht werden. Sie treten dabei als Importeur auf und wollen die bezahlte Einfuhrsteuer in der nächsten MWST-Abrechnung abziehen. Das Original der Veranlagungsverfügung, das der Spediteur direkt am Zoll erhalten hat, ist jedoch nicht mehr auffindbar. Wie können Sie nun schon im Voraus genügend Unterlagen sammeln, um den Vorsteuerabzug nachvollziehbar zu belegen?

Bei der zuständigen Zollstelle kann ein Ersatzbeleg bestellt werden, welcher die gleiche Beweiskraft wie die Verfügung besitzt. Dieser ist jedoch gebührenpflichtig. Wollen Sie dies vermeiden, kann auch hier die Beweismittelfreiheit zur Anwendung gelangen. Beim Spediteur oder beim Lieferanten kann angefragt werden, ob die Ausfuhrbestätigung vorliegt. Zusammen mit weiteren Unterlagen wie einer Zahlungsbestätigung, der Rechnung des Lieferanten usw. sollte der Abzug nachgewiesen werden können.

Wir empfehlen allerdings auch in diesem Fall, auf Nummer sicher zu gehen und den Ersatzbeleg zu beschaffen, vorausgesetzt, die Gebühr übersteigt die bezahlte Einfuhrsteuer nicht.

Quelle: Auszug aus dem Beitrag «Formell korrekte Rechnung» welcher aus dem Print-Newsletter «Mehrwertsteuer – Ausgabe 10» stammt.

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