26.04.2017

MWST-Buchführung: Wichtige Voraussetzungen für die korrekte Erfassung der MWST

Die nachfolgenden Hinweise dienen dazu, die buchmässige Erfassung der MWST zu erleichtern. Eine formell und materiell ordnungsgemäss geführte Buchhaltung ist eine wichtige Voraussetzung für die korrekte Erfassung der MWST. Die MWST erfordert eine gewisse Anpassung der Buchführung an die Besonderheiten dieser Steuer. In den meisten Fällen dürfte die Schaffung zusätzlicher Konten oder Codes für die MWST sowie eine Anpassung bestehender Journale oder Hilfsbücher genügen.

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MWST-Buchführung

Freie Beweiswürdigung

Für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz gilt im Verwaltungs- und im Rechtsmittelverfahren der Grundsatz der freien Beweiswürdigung (Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Ungeachtet der Beweismittelfreiheit gilt weiterhin der Grundsatz, dass die Beweispflicht für steuerentlastende Tatsachen der steuerpflichtigen Person obliegt.

Aufzeichnungspflicht

Steuerpflichtige Personen, die nach OR nicht zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet sind, müssen Aufstellungen über Aktiven und Passiven, Einnahmen und Ausgaben sowie Privatentnahmen und Privateinlagen erstellen (Art. 125 Abs. 2 DBG). Die Geschäftsvorfälle sind chronologisch fortlaufend aufzuzeichnen, und zwar zeitnah, d.h. zeitlich unmittelbar nach ihrer Verwirklichung und damit aktuell. Die Anforderungen an diese Aufzeichnungspflicht richten sich nach der Art und dem Umfang der selbstständigen Erwerbstätigkeit. Die steuerpflichtige Person hat die Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben, lückenlos und wahrheitsgetreu auf nicht veränderbare Art vorzunehmen. Bei allen Einnahmen und Ausgaben sind ausser dem Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls in der Regel auch die Namen der Leistungserbringer und der Empfänger anzugeben. Bei den Ausgaben ist immer auch der Zahlungsgrund beziehungsweise Zahlungszweck anzugeben.

Folgen mangelhaft geführter Buchhaltung

Eine mangelhaft geführte Buchhaltung sowie das Fehlen von Abschlüssen, Unterlagen und Belegen können sich namentlich bei Steuerkontrollen nachteilig auswirken und zu einer annäherungsweisen Ermittlung der MWST durch die ESTV führen (Art. 79 MWSTG).

Prüfspur

Die Prüfspur in der Buchhaltung ist eine wichtige Komponente, welche die formelle Dokumentation sicherstellt. Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung. Diese Prüfspur muss – auch stichprobenweise – ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein. Dabei ist nicht von Belang, ob und welche technischen Hilfsmittel zur Führung der Geschäftsbücher und Archivierung eingesetzt werden. Die Prüfspur verlangt insbesondere:                  

  • einen übersichtlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie verständliche Buchungstexte in Buchhaltungen und Journalen;
  • Belege mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken;          
  • eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege. 

Auf Sammelbuchungen ist möglichst zu verzichten. Werden beispielsweise in Hauptbuchkonti nur periodisch zusammengefasste Buchungen dargestellt, ist sicherzustellen, dass die Prüfbarkeit der Sammelbeträge mittels separater Journale gewährleistet bleibt.  

Bei nicht miteinander verbundenen Systemen ist mindestens ein gemeinsames Ordnungsmerkmal notwendig, mit dem die Prüfspur gewährleistet wird. Dabei gilt es zu beachten, dass der wahlfreie Zugriff auf alle gespeicherten Daten über Sortier- und Filterfunktionen möglich ist.  

Bei logischer Verknüpfung der Buchungssätze mit dem elektronischen Archiv ist es eine Erleichterung, wenn alle zum Geschäftsvorfall gehörenden Belege angezeigt werden.

MWST-Buchführung: Aufbewahrung

Aufbewahrungsart

Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz, die ausschliesslich in elektronischer oder vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind. Die mit der Vernichtung des ursprünglichen Informationsträgers verbundenen Risiken trägt das aufbewahrungspflichtige Unternehmen. Die zulässigen Informationsträger sind in Art. 9 Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) umschrieben. Ferner sind zur Gewährleistung dieser Voraussetzungen auch die Bestimmungen der Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) zu berücksichtigen.  

Die Authentizität und die Integrität elektronisch übermittelter Daten müssen bis zum Eintritt der Verjährung prüfbar bleiben. Beim Ausdruck von elektronischen Daten (Rechnungen) gehen diese Eigenschaften verloren. Die Archivierung ausschliesslich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofiche ist deshalb nicht zulässig.  

Bei Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen und Geschäftskorrespondenz, die elektronisch aufbewahrt werden, muss eine Überprüfung der Daten während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer möglich sein. Die Aufzeichnungen müssen jederzeit lesbar gemacht werden können. Dem Einsichtsberechtigten sind die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen (Art. 122 und Art. 123 MWSTV).

Aufbewahrungsdauer

Die Geschäftsbücher und Belege sind geordnet nach Steuerperiode bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung mindestens aber während 10 Jahren, aufzubewahren. Art. 958f OR bleibt vorbehalten. Als Belege gelten Korrespondenzen, Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Kaufverträge, Zahlungsbelege, Kassenstreifen, Ein- und Ausfuhrveranlagungsverfügungen der EZV, Hilfsbücher, interne Belege wie Arbeitsrapporte, Werkstattkarten, Materialbezugsscheine, Zusammenstellungen für die MWST-Abrechnungen, die MWST-Abrechnungen usw.  

Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sind während 20 Jahren aufzubewahren (z.B. Lieferantenrechnungen, MWST-Abrechnungen, Kaufverträge usw.). Ist nach Ablauf dieser Frist die Verjährung der Steuerforderung, auf welche sich die Unterlagen beziehen, noch nicht eingetreten, so dauert die Aufbewahrungspflicht bis zum Eintritt der Verjährung. Es empfiehlt sich daher, alle dazu notwendigen Unterlagen entsprechend aufzubewahren. Im Übrigen sind die weiteren Bestimmungen gemäss Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) zu berücksichtigen.

Die Behandlung der MWST in der Buchhaltung

Die MWST ist grundsätzlich Bestandteil der Entgelte für steuerbare Leistungen. Ihr kommt jedoch in der Buchhaltung der steuerpflichtigen Person der Charakter eines durchlaufenden Postens zu. Bei Abrechnung nach der effektiven Methode kann die Vorsteuer in der MWST-Abrechnung von der auf dem Umsatz geschuldeten MWST ganz oder teilweise abgezogen werden. Ein Überschuss der MWST auf dem Umsatz ist der ESTV zu entrichten. Ein Vorsteuerüberschuss wird von der ESTV zurückbezahlt oder gutgeschrieben.  

Da die MWST buchhalterisch einen durchlaufenden Posten darstellt, empfiehlt es sich, die auf dem Umsatz geschuldete MWST auf einem separaten Konto Umsatzsteuer zu verbuchen. Die beim Einkauf an steuerpflichtige Leistungserbringer zu bezahlende oder bezahlte, abzugsberechtigte MWST wird dann auf das Konto Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand oder auf das Konto Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand erfasst.

Hinweis
Für das Vorgehen bei der Erstellung der MWST-Abrechnung gibt die MWST-Info 15 Abrechnung und Steuerentrichtung Auskunft.

Abrechnungsart

Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten muss das Entgelt in der Steuerabrechnung derjenigen Abrechnungsperiode deklariert werden, in der die Leistungen in Rechnung gestellt worden sind. Bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen muss das Entgelt in der Abrechnungsperiode deklariert werden, in welcher das Entgelt vereinnahmt worden ist. Dasselbe gilt bei Leistungen ohne Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG).  

Die Vorsteuer kann in der Abrechnungsperiode, in der die steuerpflichtige Person die Rechnung erhalten hat, in Abzug gebracht werden. Massgebend für die Zuordnung der Rechnung zur entsprechenden Abrechnungsperiode ist in der Regel das Rechnungsdatum.  

Bei der Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelten (Bewilligung der ESTV erforderlich) entsteht die Steuerschuld in dem Moment, in dem die steuerpflichtige Person das Entgelt tatsächlich erhält. Die Vorsteuer kann in der Abrechnungsperiode, in der die steuerpflichtige Person die Rechnung bezahlt hat, geltend gemacht werden.  

Die gewählte Abrechnungsart muss während mindestens einer Steuerperiode beibehalten werden (Art. 39 Abs. 3 MWSTG).

Abrechnungsmethoden

Effektive Abrechnung

Bei der effektiven Abrechnung empfiehlt es sich, die MWST in der Buchhaltung netto zu erfassen. Das bedeutet, dass Aufwand und Ertrag in der Buchhaltung am Ende des Buchungsvorganges ohne MWST ausgewiesen werden. Bei diesem Vorgehen wird die auf dem Umsatz geschuldete MWST auf dem Konto Umsatzsteuer und die beim Einkauf an steuerpflichtige Leistungserbringer zu bezahlende oder bezahlte, abzugsberechtigte MWST auf separaten Konten Vorsteuer verbucht.

Hinweis
Für das Vorgehen bei der Erstellung der MWST-Abrechnung gibt die MWST-Info 15 Abrechnung und Steuerentrichtung Auskunft.

Abrechnung mit der Saldo- oder Pauschalsteuersatzmethode

Bei Abrechnung nach der Saldo- oder Pauschalsteuersatzmethode wird die MWST anhand des Bruttoumsatzes berechnet. Die geschuldete Umsatzsteuer muss daher in einer zusätzlichen Buchung erfasst werden. Wegen der Umsatzabstimmung und des Grundsatzes des Verrechnungsverbotes empfiehlt es sich, die abzuführende MWST spätestens am Ende der Abrechnungsperiode separat zu erfassen.

Hinweis
Mehr dazu in den MWST-Infos 12 Saldosteuersätze und 13 Pauschalsteuersätze.  

Vorlage von Belegen und Ermöglichung der Steuerkontrolle

Zu den Aufgaben der ESTV gehört es, Steuerkontrollen durchzuführen. Die steuerpflichtige Person ist gemäss Art. 68 Abs. 1 MWSTG verpflichtet, die ESTV dabei zu unterstützen. Dazu ist es unerlässlich der ESTV auf Verlangen alle erforderlichen Auskünfte zu erteilen, die über die Tatsachen für die Feststellung der Steuerpflicht, für die Berechnung der MWST auf dem Umsatz und für die Berechnung der Vorsteuer notwendig sind. Dies hat kostenfrei sowie nach bestem Wissen und Gewissen zu erfolgen. Im Rahmen der Steuerkontrolle ist es zudem wichtig, der ESTV die Dokumentation der Buchhaltung wie Buchungsbelege und Kontennachweise vorzulegen oder einzureichen. Daraus müssen die Tatsachen über Lieferungs-, Dienstleistungs- und Eigenverbrauchstatbestände oder über Vorsteuerbetreffnisse ersichtlich sein (Art. 128 MWSTV). Hat die ESTV eine Steuerkontrolle angekündigt, ist es hilfreich, die nachfolgend aufgeführten Unterlagen bereitzustellen:  

  • Hauptbuchkonten;          
  • Hilfs- und Nebenbücher;       
  • Betriebsbuchhaltung;              
  • Erfolgsrechnungen;              
  • Bilanzen;             
  • Revisions- und Geschäftsberichte;                
  • Inventar/Aufstellungen im Umlaufvermögen, Anlagevermögen und Fremdkapital;  

sowie alle anderen Aufzeichnungen, Unterlagen und Belege, die dem Nachweis der Vollständigkeit und Ordnungsmässigkeit der Geschäftsbücher dienen. Vorbehalten bleibt das gesetzlich geschützte Berufsgeheimnis.

Anhang: Neues Rechnungslegungsrecht; «Vereinfachte/eingeschränkte» Buchführung und die MWST

Allgemeines zur «vereinfachten/eingeschränkten» Buchführung anhand einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung (inkl. Angabe der Vermögenslage)

Für Kleinstunternehmen besteht die Möglichkeit die «vereinfachte» beziehungsweise «eingeschränkte» Buchführung in Form von einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung (inkl. Angabe der Vermögenslage) anzuwenden. Aus Vereinfachungsgründen wird in den nachfolgenden Ausführungen nur noch der Begriff «Einnahmen- und Ausgabenrechnung» verwendet.

Definition «Umsatzerlös»

In Art. 959b OR wird u.a. für die Darstellungsform der Erfolgsrechnung der Begriff «Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen» verwendet. Die Begriffe «Nettoerlöse» oder «Nettoumsatz» sind identisch mit dem in Art. 957 OR verwendeten Grössenkriterium beziehungsweise mit dem Begriff «Umsatzerlös». 

Entgeltsminderungen sind bei der Bestimmung der Höhe des Umsatzerlöses vom Geld- und Güterzugang aus Lieferungen und Dienstleistungen abzuziehen. 

Mögliche Entgeltsminderungen sind Rabatte, Skonti, Mängelrügen, Debitorenverluste, Umsatzboni, Treueprämien, Rabattvergütungen, Rückvergütungen, Stornierungen, Rücknahmen von Umschliessungen usw. 

Hinweis
Für die Bestimmung, ob ein Unternehmen der (vollumfänglichen) Buchführung und Rechnungslegung (Art. 957 Abs. 1 OR) oder der «vereinfachten/eingeschränkten» Buchführung im Sinne von Art. 957 Abs. 2 OR unterliegt, ist der «Umsatzerlös» beziehungsweise sind die «Nettoerlöse» immer exklusive MWST zu betrachten. Die Umrechnung erfolgt immer zu den jeweiligen gesetzlichen Steuersätzen (2,5 %, 3,8 % oder 8 %), auch wenn die Saldo- oder Pauschalsteuersatzmethode angewendet wird. 

Die in Art. 18 Abs. 2 MWSTG aufgezählten Mittelflüsse stellen aus der Sicht der MWST sogenannte «Nicht-Entgelte» dar und unterliegen nicht der Steuer beziehungsweise sind nicht zu versteuern. Solche Mittelflüsse stellen i.d.R. aber aus der Sicht des Obligationenrechts «Umsatzerlöse» dar und die Pflicht zur «vereinfachten/eingeschränkten» oder vollumfänglichen Buchführung im Sinne von Art. 957 OR muss je nach Situation eingehend geprüft werden. 

Hinweis
Dividendenerträge stellen aus der Sicht der MWST Nicht-Entgelte im Sinne von Art. 18 Absatz 2 Bst. f MWSTG dar. Aus der Sicht des Obligationenrechts handelt es sich aber um Umsatzerlöse und eine (mögliche) Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung bleibt bestehen.

Umsatzerlöse sind nicht nur Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen, sondern auch andere betriebliche und betriebsfremde Erträge wie Finanzerträge (Zins- und Dividendenerträge oder Kursgewinne auf Wertschriften), Liegenschaftserträge und nichtbetriebsnotwendige Vermögenswerte, die einen Ertrag abwerfen.

Einnahmen- und Ausgabenrechnung

Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 - 5 OR)

Es muss sichergestellt sein, dass die Einnahmen- und Ausgabenrechnung vollständig und lückenlos geführt wird sowie wahrheitsgetreu ist. Die Erfassung der Geschäftsfälle hat systematisch zu erfolgen und der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge muss vorhanden sein (vgl. Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1-5 OR). Bei allen Einnahmen und Ausgaben sind ausser dem Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls auch die Namen der Leistungserbringer und der Empfänger anzugeben. Bei den Ausgaben ist immer auch der Zahlungsgrund beziehungsweise Zahlungszweck anzugeben. Ebenfalls muss die Einnahmen- und Ausgabenrechnung zweckmässig aufgebaut und der Grösse des Unternehmens angepasst sein. 

Die Nachprüfbarkeit beziehungsweise Prüfspur muss jederzeit gewährleistet sein. Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg (Buchungsbeleg) über die Einnahmen- und Ausgabenrechnung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung. 

Aufbau einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung

Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung muss pro Konto der flüssigen Mittel des Unternehmens anhand eines Kassa-, Post- oder Bankbuchs oder einer gleichwertigen Aufstellung erstellt werden. Eine gleichwertige Aufstellung beziehungsweise als ein Bestandteil einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung dienen aber auch die Originale der Auszüge der Geschäftskonti von Post und/oder Bank. Diese werden i.d.R. mit internen Kontierungshinweisen (Konto, MWST-Steuercode, ggf. Privatbezüge oder -einlagen usw.) ergänzt. 

Hinweis
Bei der Führung des Kassa-, Post- oder Bankbuchs muss die Integrität (Echtzeit und Unverfälschbarkeit) im Sinne von Art. 3 GeBüV gewährleistet sein. 

Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher, d.h. in diesem Fall die Einnahmen- und Ausgabenrechnung, ordnungsgemäss zu führen und derart einzurichten, dass sich aus der für die Feststellung der Steuerpflicht sowie für die Berechnung beziehungsweise Deklaration der Umsätze, Leistungen, die der Bezugsteuer unterliegen und abziehbaren Vorsteuern (inkl. Vorsteuerkorrekturen) massgebenden Tatsachen leicht und zuverlässig ermitteln lassen. 

Für die Belange der MWST muss neben der Einnahmen- und Ausgabenrechnung auch noch eine Zusammenfassung aller Einnahmen (Unterteilung in steuerbare, steuerbefreite, von der Steuer ausgenommene Umsätze, Verkäufe von Betriebsmitteln und Nicht-Entgelte usw.) und Ausgaben (z.B. alle Zahlungen für den Waren- und Materialaufwand, Personalaufwand und sonstiger Betriebsaufwand sowie Privatanteile) pro Geschäftsjahr erstellt werden. 

Hinweis
Als Grundlage dieser Zusammenfassung kann das Hilfsblatt für Selbstständigerwerbende ohne kaufmännische Buchhaltung der jeweiligen kantonalen Steuerverwaltungen (nachfolgend als «kantonales Hilfsblatt» bezeichnet), das jeweils aufgrund der persönlichen Steuererklärung zwingend ausgefüllt werden muss, dienen. Dieses Hilfsblatt wird je nach Kanton auch als Formular oder Fragebogen bezeichnet.
Das «kantonale Hilfsblatt» muss mit den relevanten Daten und Angaben zur MWST ergänzt werden. Das ergänzte «kantonale Hilfsblatt» dient als Grundlage für die jährliche zu erstellende Finalisierung im Sinne von Art. 72 MWSTG und Art. 126-129 MWSTV (u.a. Frist von 6 Monaten). 

Hinweis
Die Führung eines Kassabuchs als Bestandteil der Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist für Kleinstunternehmen mit regen Barverkehr (z.B. für Betriebe im Gastgewerbe, Take away-Betriebe, Marktfahrer, Direktvermarkter, Coiffeursalon, Kiosk, Dorfladen und dgl.) unabdingbar. Das Kassabuch ist der Dreh- und Angelpunkt aller Aufzeichnungen. Im Kassabuch sind die Einnahmen und Ausgabenfortlaufend, lückenlos und zeitnahaufzuzeichnen und durch Kassastürze regelmässig zu kontrollieren. Beispielsweise hat ein Restaurant das Total der Einnahmen gemäss der Rekapitulation der Registrierkasse täglich im Kassabuch nachzutragen.

Nachweis Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR) beziehungsweise Geschäftsvermögen zu Beginn und am Ende einer Steuerperiode (Art. 128 Abs. 1 Bst. b MWSTV

Neben der Einnahmen- und Ausgabenrechnung müssen die Anfang- und Endbestände der Vermögensteile (wie z.B. flüssige Mittel [Kassa, Post, Bank], Forderungen, Vorräte, angefangene Arbeiten (inkl. noch nicht fakturierte Dienstleistungen), Anlagegüter oder Lieferantenverbindlichkeiten) separat festgehalten werden. 

Weitere Vermögensteile könnten Anzahlungen an Lieferanten für Vorräte oder Anlagegüter (mit Vorsteuerabzug) sein. Anzahlungen von Kunden müssen beim Erhalt als Umsatz versteuert werden und müssen für die Abklärung einer möglichen Steuerpflicht berücksichtigt werden. Anzahlungen von Kunden sind als «Minusposition» bei den Vermögensteilen in Abzug zu bringen (analog den Lieferantenrechnungen). Als Ausgangslage für die Erfassung der Vermögensteile mit Anfang- und Endbestand könnte wiederum das «kantonale Hilfsblatt» dienen. 

Hinweis
Welche Aufzeichnungen zur fortlaufenden Feststellung der einzelnen Vermögensteile notwendiger- oder sinnvollerweise zu führen sind, hängt auch von der Art und Grösse des Unternehmens ab.

Geschäftsbücherverordnung und Buchungsbelege

Geschäftsbücherverordnung

Die GeBüV wurde in Bezug auf die Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz angepasst. Es handelt sich um eine rein formelle Anpassung der GeBüV an die neuen Vorgaben von Art. 958f OR

In vielen Fällen ist die Geschäftskorrespondenz für die Buchführung und Rechnungslegung ohne einen entsprechenden Erkenntniswert. Aus diesem Grund wurde der Begriff «Geschäftskorrespondenz» in diversen Artikeln der GeBüV gestrichen.

Buchungsbelege im Sinne von Art. 957a Abs. 3 OR

Als Buchungsbelege gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können. So gelten beispielsweise auch Debitoren- oder Lieferantenrechnungen als Buchungsbelege. Geschäftskorrespondenz kann einen teilweisen oder vollständigen Buchungsbeleg gemäss Art. 957a Abs. 3 OR darstellen. Jede Buchung muss belegt werden können (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und 5 OR).

Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege (Art. 958f OR)

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Der Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Zur Aufbewahrung sind die im Zuge des neuen Rechnungslegungsrechts angepassten Ausführungen in Art. 70 Abs. 2 MWSTG entnommen werden. Geschäftsunterlagen, im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sind während 20 Jahren gemäss Art. 70 Abs. 3 i.V.m. Art. 42 MWSTG aufzubewahren. 

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können. Geschäftskorrespondenzen müssen in Zukunft nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs haben. Ferner sind auch die Bestimmungen der Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) zu berücksichtigen (Art. 122-125 MWSTV). 

Als (Buchungs)-Belege gelten beispielsweise:Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Kauf- und Mietverträge, Zahlungsbelege, Registrierkassenstreifen, Quittungsdoppel, Ein- und Ausfuhrveranlagungsverfügungen der EZV (die elektronischen Dateien der Veranlagungsverfügungen sind entsprechend aufzubewahren; sog. eVV) , Hilfsbücher, interne Belege wie Arbeitsrapporte, Werkstattkarten, Materialbezugsscheine, Baukostenabrechnungen oder Baupläne, Zusammenstellungen für die MWST-Abrechnungen, die MWST-Abrechnungen wie auch Geschäftskorrespondenzen, die allenfalls die Funktion eines Buchungsbelegs haben.

Quelle: ESTV, Auszug aus der MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Januar 2010.

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