MWST-Buchführung: Anforderungen an die Buchführung aus Sicht der MWST
Sibylle Merki
Sibylle Merki, EXPERTA GmbH, LL.M. UZH in International Tax Law, dipl. Steuerexpertin, MAS FH in MWST sowie spezialisiert auf Arbeitsrecht, ist seit vielen Jahren in der Unternehmensberatung tätig und ist und war schon immer von komplexen Steuerthemen fasziniert, insbesondere im Bereich der Mehrwertsteuer.
Selbstveranlagung bedingt sorgfältiges Vorgehen
Da es sich bei der schweizerischen Mehrwertsteuer um eine Selbstveranlagungssteuer handelt, ist eine formell und materiell ordnungsgemäss geführte Buchhaltung die wichtigste Voraussetzung für eine korrekte Erfassung der Mehrwertsteuer. Das Fehlen von Abschlüssen, Unterlagen und Belegen würde sich bei einer Mehrwertsteuerkontrolle nachteilig auswirken. Es darf nicht vergessen werden, dass sich sämtliche Aktivitäten eines Unternehmens letztlich in der Buchhaltung niederschlagen. Diese bildet daher auch für eine Mehrwertsteuerkontrolle die Hauptgrundlage. Die Überprüfung der Buchhaltung auf ihre formelle und materielle Richtigkeit ist ein Hauptbestandteil einer Kontrolle.
Wichtig ist, bereits bei Beginn der Unternehmenstätigkeit die richtigen Konten zu erstellen, die formelle Dokumentation (Prüfspur) zu gewährleisten, allenfalls – neben der gesetzlich vorgeschriebenen jährlichen – eine quartalsweise Umsatzabstimmung durchzuführen. Der richtigen Behandlung der Mehrwertsteuer in der Buchhaltung (richtige Beurteilung der Beschaffungsseite, richtige Einschätzung der Umsätze usw.) sowie Form und Inhalt der Rechnungen ist grösste Beachtung zu schenken.
Eine nützliche Hilfe zu dieser Thematik stellt die Mehrwertsteuerinfo 16 Buchführung und Rechnungsstellung dar, auffindbar auf der Homepage der Eidg. Steuerverwaltung, Mehrwertsteuer, unter den webbasierten Publikationen.
MWST-Buchführung
Artikel 70 des Mehrwertsteuergesetzes ist der einzige Artikel im Mehrwertsteuergesetz, der Bestimmungen über die Buchführung enthält. So verlangt dieser Artikel von den Steuerpflichtigen ordnungsgemäss geführte Geschäftsbücher. Deshalb müssen die Geschäftsbücher derart eingerichtet sein, dass sich aus der für die Feststellung der Steuerpflicht sowie für die Berechnung bzw. Deklaration der Umsätze, Leistungen, die der Bezugssteuer unterliegen, und abziehbaren Vorsteuern (inkl. Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen) massgebenden Tatsachen leicht und zuverlässig ermitteln lassen.
Gemäss Art. 81 Abs. 3 MWSTG gilt für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz der Grundsatz der freien Beweiswürdigung. Das ändert aber nichts an der Tatsache, dass die Beweispflicht für steuerentlastende Tatsachen der steuerpflichtigen Person obliegt.
Einrichtung Konten
Ein erstes besonderes Augenmerk werfen wir bereits bei der Einrichtung auf die einzelnen Konten (Erstellung Kontenplan). Je detaillierter die Konten sind und je präziser eine Aufteilung bei den Umsatz- und Aufwandskonten erfolgt, desto einfacher ist es, zu einem späteren Zeitpunkt eine Prüfung bzw. Kontrolle durchzuführen, sofern sich Abweichungen bzw. Vermutungen zu vermeintlichen Unrichtigkeiten ergeben. Die Umsatzsteuer sollte in einem entsprechenden Kreditorenkonto (Umsatzsteuer) verbucht werden. Im Zusammenhang mit der Ermittlung des Vorsteuerguthabens verlangt die Eidg. Steuerverwaltung bei Abrechnung nach der effektiven Abrechnungsmethode, was an sich die Regel ist, dass die Vorsteuern betriebswirtschaftlich zutreffend in Material- und Dienstleistungsaufwand (Ziffer 400 des Abrechnungsformulars) einerseits und Investitionen und übriger Betriebsaufwand (Ziffer 405 des Abrechnungsformulars) anderseits aufgeteilt werden. Bei den Ertrags- und Aufwandskosten ist Wert auf eine möglichst detaillierte Aufteilung der Konten zu legen.
Prüfspur
Die Prüfspur soll die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung gewährleisten. Die Prüfspur muss – auch stichprobenweise – ohne Zeitverlust möglich sein. Dabei ist nicht von Belang, ob und welche technischen Hilfsmittel zwecks Führung der Geschäftsbücher und Archivierung eingesetzt werden.
Die Prüfspur verlangt insbesondere
- einen verständlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie klar verständliche Buchungstexte in Buchhaltung und Journalen,
- Belege mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken,
- eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege,
- damit eine Verfolgung der Einzeltransaktionen jederzeit gewährleistet werden kann.
Verletzt ein Unternehmen das Einhalten der Prüfspur, besteht die Möglichkeit, dass der Aussendienstmitarbeiter die Pflicht auferlegt, dies nachträglich zu bewerkstelligen (z.B. die gewünschten Belege entsprechend der Reihenfolge im Journal zu sortieren). Die Folgen wären, dass der Prüfer nötigenfalls Schätzungen vornehmen wird. Selbstverständlich dürfen Schätzungen nicht willkürlich sein, aber der Steueranspruch muss sicher gedeckt sein und kann sich daher in einem gewissen Umfang zuungunsten des Unternehmens auswirken.
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