20.10.2020

MWST-Prozesse: Zentrale Elemente innerhalb des Unternehmens

Die Dokumentation der MWST-Prozesse im Unternehmen hilft MWST-Risiken zu minimieren. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht und Tipps, wie Sie diese zentralen Elemente sicherstellen können. Gerade die neueste Rechtsprechung zeigt, dass hier strenge Handhabungen umgesetzt werden.

Von: Susanne Gantenbein  DruckenTeilen 

Susanne Gantenbein

Susanne Gantenbein, Fürsprecherin und eidg. dipl. Steuerexpertin, ist bei T+R AG in Gümligen/BE als Steuerberaterin tätig. Ihr Kerngebiet ist Mehrwertsteuer- und Zollrecht. Sie ist zudem Autorin diverser Publikationen und Fachreferentin im Mehrwertsteuerbereich.

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MWST-Prozesse

MWST-Prozesse – Ohne grossen Fokus – zu Unrecht

In etlichen Unternehmen fristet die MWST ein Stiefmütterchendasein. Erst mit Ankündigung einer MWST-Kontrolle wird vielfach in letzter Minute versucht, die Unterlassungen der letzten Jahre in kurzer Zeit geradezurücken: So müssen zum Beispiel Umsatz- und Vorsteuerabstimmungen für die gesamte Prüfperiode erstellt oder eine Übersicht über die im Unternehmen bestehenden MWST-Risiken erarbeitet werden. Für die Verminderung von MWST-Risiken sind derartige Massnahmen wenig geeignet. Auch andere «einmalige Massnahmen» wie ein punktueller MWST-Review sind nur bedingt hilfreich. Zielführender ist es, verschiedene Prozesse zur kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung der Abwicklung der Mehrwertsteuer zu definieren. Dabei sollte der Unternehmung bewusst sein, dass entscheidende Weichenstellungen nicht erst dann erfolgen, wenn eine Lieferantenrechnung verbucht oder eine Kundenrechnung erstellt wird. So muss beispielsweise das Verkaufspersonal wissen, ob eine Offerte mit oder ohne MWST zu stellen ist und ob bei Geschäftstätigkeiten im Ausland allenfalls eine MWST-Pflicht im Ausland begründet wird. Bei Vertragsverhandlungen ist die frühzeitige Berücksichtigung der mehrwertsteuerlichen Folgen genauso wichtig wie bei der Gestaltung der internen Wertschöpfungskette oder Umstrukturierungen.

Für die Wahl und den Umfang der Massnahmen zur Risikominimierung ist die Komplexität der MWST im jeweiligen Unternehmen zu berücksichtigen. Im nachfolgenden Beitrag werden verschiedene Massnahmen kurz dargestellt.

Ernennung einer für die MWST verantwortlichen Person

In jedem steuerpflichtigen Unternehmen ist es unerlässlich, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für MWST-Belange klar zu regeln und festzuhalten. Die Ernennung einer für die MWST verantwortlichen Person ist deshalb zentral. Es ist deren Aufgabe,

  • die internen MWST-Richtlinien, Prozesse und Arbeitsanweisungen zu erarbeiten, zu dokumentieren und regelmässig zu aktualisieren;
  • die korrekte Umsetzung der MWST-Richtlinien zu kontrollieren;
  • die Mitarbeiter zu schulen;
  • eine zentrale Anlaufstelle für sämtliche MWST-Fragen zu bilden und
  • über die für das Unternehmen relevanten aktuellen MWST-Entwicklungen informiert zu sein, z.B. über die Webseite der ESTV, Newsletter von externen Beratungsunternehmen sowie den Besuch von Weiterbildungskursen;
  • die Koordination mit externen MWST-Beratern sicherzustellen.

Mit der Ernennung einer verantwortlichen Person ist es jedoch nicht getan. In der Praxis ist es keine Seltenheit, dass die für die MWST verantwortliche Person diese Funktion nicht «vollamtlich» ausübt, sondern diese Rolle im Rahmen von weiteren Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen wahrnimmt. Dagegen ist grundsätzlich nichts einzuwenden, sofern sich die Unternehmung bewusst ist, dass für die Wahrnehmung dieser Funktion zeitliche Kapazitäten einzuplanen sind. Die Komplexität der Mehrwertsteuer wird gerade auf Managementstufe nach wie vor häufig unterschätzt, und die Mehrwertsteuer wird als reiner Durchlauf wahrgenommen. Bei zahlreichen Unternehmen trifft dies zwar zu – allerdings nur, wenn die mehrwertsteuerliche Handhabung korrekt erfolgt. Eine Fehleinschätzung kann sich anlässlich einer MWST-Kontrolle rasch als teuer erweisen, da diese Fehler häufig im Rahmen von routinemässigen Geschäftsvorfällen auftauchen.

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Nötige MWST-Dokumentation bei MWST-Prozessen

Das Erstellen einer MWST-Dokumentation setzt voraus, dass die für die MWST verantwortliche Person mit der Geschäftstätigkeit der Unternehmung bzw. den einzelnen Transaktionen, den bestehenden Zuständigkeiten, Arbeitsabläufen und den funktionellen Aspekten des ERP-Systems vertraut ist bzw. sich damit vertraut macht.

Transaction Mapping

Ausgangspunkt einer MWST-Dokumentation und im Übrigen auch ein wesentlicher Schritt, der zum Verständnis der unternehmensinternen MWST-Prozesse beitragen kann, ist die ein- und ausgangsseitige Identifizierung und Darstellung aller wesentlichen Waren-/Dienstleistungs- und Rechnungsflüsse, das sog. «Transaction Mapping». Der beste Weg, alle relevanten Informationen sinnvoll darzustellen, ist die Erstellung einer Matrix, welche die Transaktionen und alle relevanten Überlegungen aufzeigt. Sofern die Matrix von Mitarbeitern, die nicht im Steuerbereich tätig sind, (ebenfalls) verwendet werden soll, sollte für die Beschreibung der einzelnen Transaktionen eine allgemein verständliche Sprache verwendet werden. So ist beispielsweise «Waren nach Deutschland senden, um sie zu verpacken und anschlies send zu verkaufen» für einen Mitarbeiter der Verkaufsabteilung wohl verständlicher als «Verbringung von eigenen Waren nach Deutschland, gefolgt von einem lokalen Verkauf». Die «MWSTSprache» hilft hingegen beispielsweise den IT-Mitarbeitern bei der korrekten automatisierten Codierung.

Das Ergebnis sollte eine Matrix sein, welche die Mehrwertsteuerbehandlung jeder geprüften Transaktion aufzeigt. Sobald die MWST-Analyse abgeschlossen ist, kann die Matrix mit weiteren Informationen erweitert werden. Beispielsweise mit

  • den zu verwendenden Steuerschlüsseln;
  • Meldepflichten (Ziffern der MWSTAbrechnungen);
  • Angaben über erforderliche Nachweise (z.B. Ausfuhrbelege) und wer diesen Nachweis haben muss bzw. wo der Nachweis abgelegt und wie lange er aufzubewahren ist;
  • erforderlichen Rechnungsvermerken.

Eine solche Matrix kann wie folgt aussehen (siehe Tabelle).

Nach der Fertigstellung hat die Matrix wie erwähnt mehrere Verwendungsmöglichkeiten, so kann diese als Referenzdokument auch von den kommerziellen Teams, die Bestellungen aufgeben oder entgegennehmen, von Mitarbeitern der Buchhaltung, die Rechnungen bearbeiten, und von IT-Mitarbeitern zum Einrichten neuer Steuerschlüssel verwendet werden.

Arbeitsanweisungen und Schulung der Mitarbeiter

Sämtliche für MWST-Zwecke relevanten Informationen von der Bestellung bis zur Verbuchung einer Rechnung können grundsätzlich der Matrix entnommen werden. Je nach Grösse einer Unternehmung, Anzahl der Waren-/Dienstleistungs- und Rechnungsflüsse sowie Verteilung der Aufgaben auf verschiedene Teams (z.B. Shared Service Center) kann es jedoch sinnvoll sein, für jedes Team separate und aufeinander abgestimmte Arbeitsanweisungen für dessen jeweiligen Bereich zu erstellen. In diesem Zusammenhang lohnt sich der Austausch mit den zuständigen Mitarbeitern bzw. der Leitung der betreffenden Teams, um sicherzustellen, dass das Arbeitsergebnis tatsächlich dem Bedürfnis der Mitarbeiter dient und nicht zu einem Papiertiger verkommt.

In jedem Fall sinnvoll sind detaillierte Arbeitsanweisungen für die Erstellung der MWST-Deklaration(en). Eine Arbeitsanweisung, die die einzelnen Arbeitsschritte enthält (u.U. auch Screenshots aus dem ERP-System), stellt sicher, dass die Deklaration(en) konsistent erstellt wird/werden und die Abrechnung nachvollziehbar ist, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Deklaration erstellt; dies trifft auch im Falle einer MWST-Kontrolle zu. Für Schweizer MWST-Zwecke sollte auch die jährliche Erstellung der Umsatz- und Vorsteuerabstimmung sowie einer allfälligen Vorsteuerplausibilisierung (summarische Hochrechnung der Vorsteuern auf den vorsteuerbelasteten Aufwand und die Investitionen) Teil der Arbeitsanweisung bilden.

Arbeitsanweisungen sind nur dann zielführend, wenn die Mitarbeiter regelmässig geschult werden – wobei dies meist auch mittels Telefon- oder Videokonferenz effizient möglich ist. Eine regelmässige Schulung hilft zudem, Dokumentationen aktuell zu halten, da sich häufig bei der Vorbereitung herausstellt, dass eine Dokumentation nicht mehr vollumfänglich dem neuesten Stand entspricht.

Verfahrensdokumentation bei elektronischer Rechnungsstellung und Archivierung

Nach Schweizer Recht (und im Übrigen auch nach dem Recht anderer Jurisdiktionen) müssen die Verfahren im Zusammenhang mit der elektronischen Verarbeitung und Archivierung von Geschäftsinformationen dokumentiert werden. Daher müssen auch die Abläufe rund um die elektronische Rechnungsstellung und Aufbewahrung nachvollziehbar dokumentiert werden, wobei sowohl bei der Rechnungsstellung als auch während der gesamten Aufbewahrungsfrist die Echtheit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Verständlichkeit der archivierten Informationen sicherzustellen sind. Die Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorische Struktur, den Prozess und die Verantwortlichkeiten, wie beispielsweise die elektronische Rechnung übermittelt, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt wird, und beinhaltet dementsprechend auch eine Systemdokumentation. Die Art und Weise der Dokumentation sowie deren Umfang überlässt der Gesetzgeber der einzelnen Unternehmung.

Die Verfahrensdokumentation bildet den Schlüssel zum Nachweis der Ordnungsmässigkeit. In der Praxis lässt sich jedoch oftmals feststellen, dass elektronische Rechnungsstellung und Archivierung zwar gelebt, aber häufig nicht dokumentiert wird.

Aufbewahrungsfrist

Auf die Dauer der Aufbewahrung ist im Rahmen der MWST-Dokumentation ein besonderes Augenmerk zu richten. In der Schweiz beträgt die (relative) Verjährungsfrist für MWST-Zwecke fünf Jahre (zuzüglich das laufende Jahr). Im Zusammenhang mit Immobilien sollten Geschäftsvorfälle sogar während 20 Jahren (bzw. bei Berücksichtigung der Verjährungsfrist idealerweise 26 Jahre) nachvollziehbar sein. Während dieser Zeit können Geschäftsvorfälle Gegenstand einer MWST-Kontrolle bilden, und die für MWST-Zwecke relevanten Unterlagen müssen verfügbar sein. Es ist deshalb (z.B. in MWST-Richtlinien) festzulegen, wo (elektronisch oder physisch) MWST-Unterlagen abzulegen sind, sodass sie auch bei Weggang von Mitarbeitern nach wie vor für die Unternehmung verfügbar sind.

Aktualisierung der MWST-Dokumentation

Die Unternehmen befinden sich in ständiger Entwicklung, und die Art und Weise, wie die Mehrwertsteuer sowohl aus rechtlicher als auch tatsächlicher Sicht angewandt wird, ist dynamisch. Daher ist es wichtig, die MWST-Dokumentation für neue Transaktionen, Änderungen in bestehenden Transaktionen oder Änderungen der Gesetzgebung und Praxis regelmässig zu überprüfen und zu aktualisieren. Zu beachten gilt es, dass mit zunehmendem Umfang der MWST-Dokumentation auch der Aufwand für deren fortwährende Aktualisierung zunimmt.

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