12.11.2019

Prüfspur: Sicherstellung durch eine korrekte Umsatzabstimmung

Die Umsatzabstimmung ist ein zentrales Element der mehrwertsteuerlichen Arbeiten einer Unternehmung. Diese erlaubt schnelle und präzise Rückschlüsse auf die Qualität des unternehmensinternen Mehrwertsteuerprozesses. Entsprechend ist sie in Verbindung mit der Prüfspur im Fokus einer MWST-Kontrolle durch die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV). Beide bilden die Grundlage einer MWST-Kontrolle. Grund genug für uns, diese beiden Elemente nochmals näher zu analysieren und Ihnen daraus Empfehlungen abzugeben.

Von: German Boschung, Adrian Wyss  DruckenTeilen 

German Boschung

Mitglied MWST-Kompetenzzentrum BDO AG, MWST-Experte BDO AG, Regionaldirektion Mittelland.

 

 

 

Adrian Wyss

Stv. Leiter MWST Kompetenzzentrum BDO AG und leitender MWST-Experte bei der BDO AG Mittelland.

 

 

 

Prüfspur

Die gesetzlichen Bestimmungen zur Umsatzabstimmung

Aus Art. 72 Abs. 1 MWSTG und Art. 128 Abs. 1 MWSTV ergibt sich die Pflicht, im Rahmen des Jahresabschlusses eine Umsatzabstimmung zu erstellen. Grundsätzlich muss aus einer Umsatzabstimmung detailliert (Art. 128 Abs. 1 MWSTV) ersichtlich sein, wie die MWST-Deklaration der gesamten Steuerperiode (aktuell noch das Kalenderjahr) unter Berücksichtigung der einzelnen Umsatzarten und der MWST-Sätze mit dem Jahresabschluss in Übereinstimmung gebracht wird. Hierzu sind namentlich zu berücksichtigen:

  • der in der Jahresrechnung ausgewiesene Bruttoumsatz, wobei auch alle Umsätze aus Nebenerträgen zu berücksichtigen respektive zu deklarieren sind
  • auf Aufwandkonti verbuchte Erträge (Aufwandminderungen), wobei besonders auch auf die Verrechnungen von Aufwand und Ertrag hinzuweisen ist: Dieser Verstoss gegen das Bruttoprinzip ist in der Praxis immer wieder anzutreffen.
  • die konzerninternen Verrechnungen, die nicht bereits im Umsatz enthalten sind: Diese erfordern besondere Aufmerksamkeit der jeweiligen Konzernkontokorrent-Konti.
  • Verkäufe von Betriebsmitteln, deren Entschädigung häufig direkt aus dem betroffenen Bilanzkonto (z.B. Fahrzeuge) ausgebucht werden und so nicht direkt in der Erfolgsrechnung erscheinen
  • Vorauszahlungen, die über die Bilanz erfasst werden, mehrwertsteuerlich aber Ertrag darstellen
  • übrige Mitteleingänge, beispielsweise Tausch- und Verrechnungsgeschäfte, die nicht im Betriebsumsatz ausgewiesenen sind
  • geldwerte Leistungen unter eng verbundenen Personen, die mehrwertsteuerlich immer zu Drittpreisen zu versteuern sind
  • Erlösminderungen, welche vor allem dann besonders angeschaut werden sollten, wenn es sich nicht um übliche Skonti oder Rabatte, sondern um Mängelrügen handelt
  • Debitorenverluste, falls sie nach handelsrechtlichen Grundsätzen tatsächlich realisiert worden sind und nicht bloss mutmasslicher Natur sind (Delkredere)
  • Abschlussbuchungen, die mehrwertsteuerlich nicht relevant sind, so für die zeitlichen (z.B. transitorische Konti, Rückstellungen) oder sachlichen Abgrenzungen wie bei Bewertungsdifferenzen (z.B. Änderung von Lagerbeständen, Liegenschaften oder Wertschriften) oder Währungsdifferenz (z.B. bei Fremdwährungen)
  • interne Buchungen und Umbuchungen zwischen Kostenstellen oder Profit-Center, die mehrwertsteuerlich ebenfalls nicht relevant sind
  • Nichtumsätze wie Schadenersatzleistungen oder Subventionen, welche mehrwertsteuerlich nicht relevant, jedoch zwingend zu deklarieren sind: Zudem ziehen Subventionen verhältnismässige Vorsteuerkürzungen nach sich, die ebenfalls zu deklarieren sind.

TIPP: Eine Mustervorlage zur Umsatzabstimmung finden Sie  hier zum Download.

Der Vollständigkeit halber ist die sogenannte Vorsteuerabstimmung zu erwähnen. Aus dieser soll ersichtlich sein, dass die Saldi der jeweiligen Vorsteuerkonti mit den in den Deklarationen aufgeführten Vorsteuerbeträgen abgestimmt wurden.

Zur Beseitigung allfälliger Differenzen müssen die Vorsteuerkonti zum Zeitpunkt der Vornahme der Abstimmung den Saldo «null» bzw. dürfen nur den Betrag der noch nicht deklarierten Vorsteuerbeträge der laufenden (und somit noch nicht abgeschlossenen) Periode ausweisen.

Wie ist im Falle von festgestellten Differenzen vorzugehen?

Stellen die Steuerpflichtigen im Rahmen ihres Jahresabschlusses Mängel in ihren Steuerabrechnungen fest (z.B. als Folge der Umsatz- oder Vorsteuerabstimmung), müssen die festgestellten Fehler korrigiert werden.

Wurden die Differenzen im Rahmen der Umsatzabstimmung festgestellt, die anlässlich der jeweiligen Quartalsabrechnung nicht ohne Weiteres erkennbar waren (z.B. mehrwertsteuerlich relevante Buchungen, die anlässlich der Jahresabschlussarbeiten vorgenommen worden sind), müssen sie im Rahmen der Abrechnung für die Jahresabstimmung deklariert werden (Formular 0550 bzw. 0551 bei Saldo- oder Pauschalsteuersätzen). Diese stellt eine Ergänzung der bereits eingereichten Deklarationen dar, sodass jeweils nur die Korrekturen bzw. Differenzbeträge zu melden sind.

Geringfügige Differenzen, welche gesamthaft zu einem Verzugszins unter CHF 100.– (bei zurzeit 4%) führen, können gemäss aktueller Verwaltungspraxis der Eidgenössischen Steuerverwaltung in der nächsten Quartalsabrechnung korrigiert werden.

Sind die Differenzen hingegen bereits vor den Jahresabschlussarbeiten offensichtlich erkennbar, sind sie mithilfe einer Korrekturabrechnung (Formular 0535 bzw. 0536 bei Anwendung der Saldo- und Pauschalsteuersätze) zum Zeitpunkt der Feststellung zu deklarieren.

Ungeklärte Differenzen zugunsten der ESTV (mehr Erträge in der Buchhaltung als in den MWST-Abrechnungen der Steuerperiode nachgewiesen, aber kein Grund dafür) gelten im Rahmen von Kontrollen grundsätzlich als steuerbare Erträge, welche dem höchsten Steuersatz unterliegen (Art. 1 und 18 Abs. 1 MWSTG).

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Der Einfluss der Prüfspur auf die bei der Umsatzabstimmung resultierenden Deklarationen

Festgestellte Differenzen gelten dann als nachgewiesen, wenn der zugrunde liegende Geschäftsvorgang sowie dessen mehrwertsteuerliche Behandlung mittels Urkunde(n) nachgewiesen werden kann. Gestützt darauf können die korrekte MWST- Deklaration sowie deren Verbuchung entsprechend überprüft werden. Dies ist offensichtlich nur dann möglich, wenn für jede Buchung entsprechende Urkunden als Buchungsbelege erstellt worden sind oder zumindest im Buchungstext ein Hinweis auf eine – aus welchen Gründen auch immer – nicht in der Buchhaltung vorhandene oder ersichtliche Urkunde besteht.

So kann vom Buchungsbeleg über die Buchung zu den betroffenen Konti und von dort auf die MWST-Abrechnung geschlossen werden (aufsteigende Spur). Die umgekehrte Richtung muss ebenfalls möglich sein (absteigende Spur).

Für die Sicherstellung der Prüfspur sind somit folgende Parameter zu beachten:

  • Es muss ein Buchungsbeleg vorliegen. Dieser muss so archiviert werden (Papier oder elektronische Form), dass sein unveränderter Informationsgehalt jederzeit ohne zeitliche Verzögerung zugänglich ist.
  • Ein aussagekräftiger Buchungstext muss vorhanden sein. Dieser soll es auch anderen Personen erlauben, zu einem späteren Zeitpunkt zweifelsfreie Informationen über die Art des gebuchten Geschäftsvorgangs zu erhalten. Insbesondere bei automatisch generierten System- oder Vorsystem-Buchungen, die auf einer automatisierten Auswertung beruhen (sog. Mapping), kann dies Probleme aufgeben. Wenn zum Beispiel als Buchungstext einzig eine technische Bezeichnung der Auswertung besteht, hierfür keine Beschreibung (z.B. Handbuch) gemacht wurde und das Wissen darüber aufgrund von Personalwechseln später verloren geht.
  • Die MWST-Codierung muss den tatsächlichen Gegebenheiten angepasst und regelmässig aktualisiert werden. Die Geschäftsfälle werden mithilfe eines eindeutigen MWST-Kennzeichens verbucht, dessen Bedeutung auf einer entsprechenden Liste dieser Kennzeichen dokumentiert ist.

Fazit und Empfehlungen

Jedes Unternehmen investiert seine Ressourcen sinnvoll, wenn es die Umsatzabstimmung regelmässig und sorgfältig durchführt und in diesem Rahmen auch die ersichtlichen Differenzen nachweist, allenfalls bis zu einem unwesentlichen Betrag. Statistisch wird so der häufigste Aufrechnungsgrund vermieden oder minimiert.

Für den Nachweis der Umsatzdifferenzen muss die Prüfspur einfach und zweifelsfrei vorliegen. Neben einer sorgfältigen Archivierung der Geschäfts- und Buchhaltungsbelege sind Buchungstexte mit Aussagekraft empfehlenswert. Wir empfehlen daher so weit wie möglich die Verwendung standardisierter Texte, um die Auswertung der Buchhaltung mit Suchbegriffen zu ermöglichen, auch mittels Excel-Exporten von Konten oder Auszügen davon.

Automatisch erzeugte Buchungen sind davon nicht ausgenommen. Wie bei Dokumentenprozessen üblich, muss auch hier eine oder mehrerer Personen oder ein Dienst im Unternehmen zuständig sein für die Pflege von Dokument, Prozess und Know-how-Sharing. Wird diesen Grundsätzen nicht nachgelebt, können sich gerade bei Grossbetrieben unliebsame Überraschungen mit der MWST ergeben.

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