06.01.2020

Vorsteuerabzug Rechnung: Zulässigkeit von unsignierten PDF-Rechnungen für den Vorsteuerabzug

Die Digitalisierung machts möglich – immer mehr kann via E-Mail abgewickelt werden. Doch ist das Versenden von unsignierten Rechnungen mehrwertsteuerlich zulässig? Oder wirkt sich dies negativ auf den Vorsteuerabzug des Vertragspartners aus?

Von: Dr. Alain Villard  DruckenTeilen 

Dr. Alain Villard, EMBA Taxation

Dr. Alain Villard, EMBA Taxation, ist als Steuerberater bei der Bratschi AG tätig und war zuvor 6 Jahre Konzernsteuerberater. Er berät vorwiegend Privatpersonen bei Steuerfragen und allgemeinen rechtlichen Belangen sowie Unternehmen in den Bereichen Steuer- und Gesellschaftsrecht. Seine Tätigkeitsbereiche umfassen das Mehrwertsteuerrecht, das Unternehmenssteuerrecht, das Steuerverfahrensrecht und das internationale Steuerrecht sowie auch das Verrechnungssteuer-, das Stempelabgabe-, das Grundstückgewinnsteuer- und das Einkommenssteuerrecht. Berufsbegleitend absolvierte er einen EMBA im Steuerrecht. Seit 2014 ist er Prüfungssteller bei den Diplomarbeiten der Steuerexpertenprüfungen. Seit 2017 ist er Mitherausgeber und Autor des Praxiskommentars zum Basler Steuergesetz.

Vorsteuerabzug Rechnung

Entwicklung in der EU und der Schweiz

Am 28. Januar 2009 hat die Europäische Kommission eine Richtlinie zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungslegungsvorschriften erlassen Diese brachte wesentliche Vereinfachungenfür die Wirtschaft. Wesentlichstes Element derNeuerungen war die Gleichstellung von Papier- und PDF-Rechnungen, was die aufwendige und insbesondere teure elektronische Signatur zu verdrängen drohte. In der Folge haben die Leistungserbringer nämlich mit zunehmendem Mass auf die Rechnungsstellung auf Papier und die elektronische Signatur von PDF-Rechnungen verzichtet.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung hingegen öffnete sich nicht in gleichem Masse gegenüber den neuen Bestrebungen wie die EU. Sie hat zwar nie explizit die Verwendung unsignierter PDF-Rechnungen verboten, sondern sich immer auf die Beweismittelfreiheit (Art. 81 Abs. 3 MWSTG) berufen und gleichzeitig auf den sicheren Weg der elektronischen Signatur verwiesen. Mit der Verwendung unsignierter PDF-Rechnungen waren die Steuerpflichtigen mit Blick auf ihren Vorsteuerabzug nie auf der sicheren Seite.

Die ESTV hat am 27. September 2016 eine Praxispräzisierung zum elektronischen Geschäftsverkehr in ihren Fachinformationen publiziert. Die Präzisierung betrifft die elektronische Signatur und enthält zudem Anmerkungen zu Begriffen im Zusammenhang mit PDF-Rechnungen. Diese Praxispräzisierung klärt die meisten offenen Fragen im Zusammenhang mit der Zulässigkeit von unsignierten PDF-Rechnungen für den Vorsteuerabzug.

Anforderungen an elektronische MWST-Belege in der EU

Zum Vergleich seien nochmals die Anforderungen der EU in Erinnerung gerufen. Gestützt auf die MWST-Richtlinie ist einerseits die Zustimmung des Empfängers für den gewählten Übermittlungsprozess, sowie das Vorliegen von innerbetrieblichen Kontrollverfahren, welche die Zahlungsverpflichtungen überprüfen, erforderlich.

Die Praxispräzisierung der ESTV ist unter www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/fachinformationen/elektronischergeschaeftsverkehr.html abrufbar.

Anforderungen an elektronische MWST-Belege in der Schweiz

Gemäss der Präzisierung müssen Steuerpflichtige mit Blick auf elektronisch nicht signierte Belege den Nachweis ihres Ursprungs und der Unverändertheit erbringen. Die ESTV hat indes ein erneutes Mal auf die elektronische Signatur verwiesen: «Bei elektronischen Daten ist dieser Nachweis insbesondere dann erbracht, wenn die elektronischen Daten digital signiert sind. Eine digitale Signatur bietet den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen.» Hingegen kann gestützt auf die Beweismittelfreiheit (Art. 81 Abs. 3 MWSTG) der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit auch dann angenommen werden, wenn die Steuerpflichtige die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung gemäss Art. 957a OR einhält.

Diese begrüssenswerte Haltung sollte nun im Gegenzug von den Steuerpflichtigen nicht unterschätzt werden. Es gilt zwar eine grundsätzliche Gleichbehandlung von Papier- und elektronischen Rechnungen, doch müssen dafür nachfolgende Voraussetzungen nach wie vor eingehalten werden.

Anforderungen an eine ordnungsgemässe Buchführung

Erforderlich sind:

  • die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte
  • der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge
  • die Klarheit
  • die Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens
  • die Nachprüfbarkeit

Die gängigen Buchhaltungssysteme – sofern sie nicht gerade umsonst angeboten werden – sollten diese Voraussetzungen eigentlich erfüllen. Art. 957a Abs. 3 OR stellt klar, dass als Buchungsbelege im Sinne des Gesetzes alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachzuvollziehen, qualifizieren.

Unveränderbarkeit

Vorbemerkung: Anzutreffen sind beide Formulierungen: «Unveränderbarkeit» und «Unverändertheit». Grundsätzlich haben sie die gleiche Bedeutung, unterscheiden sich indes in zeitlicher Hinsicht. Während die Unveränderbarkeit wohl auf eine zeitlich vorgeschaltete Perspektive abstellt, zielt die Unverändertheit eher auf eine nachgeschaltete Revisionsperspektive ab.

Die Unveränderbarkeit der Belege ist eine Voraussetzung, und leider fehlen in der Praxispräzisierung der ESTV nachfolgende Hinweise für die Steuerpflichtigen. Für die Unveränderbarkeit sind die Art. 122 MWSTV und Art. 3 GeBüV zu beachten. Genannte Bestimmungen verlangen in Kombination unter anderem, dass mehrwertsteuerrelevante Belege so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht abgeändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Abgestellt wird damit auf die Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) der Belege, die gewährleistet sein muss. So sind z.B. die verwendeten Informationsträger zur Aufbewahrung von Unterlagen nur zulässig, wenn sie gemäss Art. 9 lit. a und b GeBüV folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger
  • oder veränderbare Informationsträger, wenn:
    – technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gegespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signaturverfahren),
    – der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist (z.B. durch «Zeitstempel»),
    – die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden und
    – die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Logfiles) ebenfalls aufbewahrt werden.

Nachweis des Ursprungs

Bei diesem Nachweis geht es darum, einen Beleg zivilrechtlich (allenfalls über die Stellvertretungs-, Auftrags-, Kommissionsgeschäfte o.Ä.) und wirtschaftlich tatsächlich dem richtigen Vertragspartner zuzuordnen. Das muss nicht zwingend der Absender sein, doch sollte dieser mit dem Leistungserbringer in einem nachvollziehbaren Verhältnis stehen. Dies setzt voraus, dass die Steuerpflichtige ihre Vertragspartner bzw. ihre Leistungserbringer genau kennt. In der Praxis ist in diesem Zusammenhang insbesondere bei der Zustellung von Rechnungen über externe E-Mail-Provider (Gmail, GMX etc.), die nicht den Firmennamen des Leistungserbringers enthalten, besondere Vorsicht geboten. Es kommt nicht selten vor, dass dem Rechnungswesen manipulierte Rechnungen von fingierten Leistungserbringern zugehen. KMU dürften von dieser Gefahr nicht allzu stark betroffen sein. Anders dagegen Grossunternehmen, diese schützen sich in der Regel über eine institutionalisierte Stammdatenpflege gegen solche Betrugsfälle.

Fazit: Lockere Praxis

Die publizierte Praxispräzisierung hat für die Wirtschaft und insbesondere für grössere Unternehmen einen lang ersehnten Effekt erzielt. Steuerpflichtige, die sich mit einer hohen Anzahl Rechnungen pro Tag konfrontiert sehen, hätten bisher nämlich gegebenenfalls in Beweisschwierigkeiten geraten können, wenn sie unsignierte PDF-Rechnungen akzeptierten und ihnen deshalb der Vorsteuerabzug verwehrt worden wäre.

Als Fazit kann festgehalten werden, dass die Rechnungsstellung mittels unsignierter PDF-Rechnungen – unter der Voraussetzung einer ordnungsgemässen Buchführung – künftig keine Probleme mehr bereiten sollte. Die elektronische Signatur kann selbstverständlich weiterhin verwendet werden.

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