04.07.2014

Gelangensbestätigung: Neue Beweise erforderlich bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ab und nach Deutschland nach dem 30. September 2013

Mit Inkrafttreten der neuen Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung auf den 1. Oktober 2013 wurde auch die Nachweispflicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ab und nach Deutschland umgesetzt. Auf den 1. Januar 2012 wurde mit § 17a der Umsatzsteuer-Durchführungs-Verordnung (UStDV) die sog. Gelangensbestätigung eingeführt.

Von: Fabienne Wittwer   Drucken Teilen   Kommentieren  

Fabienne Wittwer

Fabienne Wittwer, MAS FH in MWST, Bachelor FH in Wirtschaftsrecht und arbeitet bei der Firma T+R AG in Gümligen. Fabienne Wittwer war mehrere Jahre in einer grossen internationalen Treuhandgesellschaft auf die MWST-Beratung spezialisiert.

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Gelangenbestätigung

Dabei war vorgesehen, dass diese als einziges Instrument den Unternehmen die Möglichkeit zur Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen bietet. Die Regelung hat jedoch in der Praxis zu heftigen Diskussionen geführt und entsprechend wurde nun § 17a der UStDV neu formuliert, damit die betroffenen Unternehmen mehr Rechtssicherheit erlangen und die Beweisführung administrativ vereinfacht.

Kernpunkte der Neuregelung

Zur Sicherstellung, welche Belege für den Nachweis nötig sind, ist eine Differenzierung zwischen Beförderungslieferungen in denen der Kunde/Lieferant die Ware selbst transportiert (z.B. mit eigenen LKWs) und Versandlieferungen, in denen ein selbständiger Dritter (z.B. Spediteur) den Transport übernimmt, nötig.

Für die genannten Transportvarianten (Beförderung und Versendung) ist der Nachweis der Steuerfreiheit durch ein Doppel der Rechnung und die sog. Gelangensbestätigung zu führen.  

Bei der Gelangensbestätigung handelt es sich um ein Dokument, das die nachfolgenden Elemente beinhaltet:     

  • Name und Anschrift des Abnehmers;        
  • Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschliesslich der Fahrzeug-Identifikationsnummer, wenn der Liefergegenstand ein Fahrzeug ist;       
  • Angabe von Ort und Monat (nicht Tag) des Endes der Beförderung oder Versendung, d.h. des Erhalts des Gegenstands im Gemeinschaftsgebiet. Sollte der Abnehmer die Ware selbst abholen und befördern, wird die Bestätigung erst abgeben, wenn die Ware am Bestimmungsort eingetroffen ist, im Nachhinein;           
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung;               
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten.  

Wichtig: Die elektronische Übermittlung ist zulässig. In dem Fall kann auf die handschriftliche Unterzeichnung verzichtet werden, soweit erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen wurde, z.B. über den verwendeten E-Mail-Account des Abnehmers.  

Die Gelangensbestätigung kann für mehrere Gegenstände einer Lieferung, auch als Sammelbestätigung abgegeben werden. Zudem können mehrere Umsätze zusammengefasst werden. Es ist nicht nötig, dass sämtliche Angaben der Gelangensbestätigung in einem Dokument zusammengefasst sind, sondern es können mehrere Dokumente zum Nachweis vorgelegt werden.  

Gem. Ziff. 1 Abs. 3 der Änderung der UStDV ist die Übermittlung der Gelangensbestätigung auch in elektronischer Form wie z.B. E-Mail, Fax oder auch Web-Download möglich. Dabei kann der deutsche Lieferer die relevanten Daten zur Lieferung dem Abnehmer zukommen lassen und dieser bestätigt anschliessend in geeigneter Form den Warenerhalt. Die Frage der Archivierung der elektronischen Gelangensbestätigung wurde noch nicht abschliessend geklärt.  

Die Gelangensbestätigung ist durch den Abnehmer nicht persönlich zu unterzeichnen. Es reicht aus, wenn vom Abnehmer Beauftragte (z.B. externer Lagerhalter oder ähnliches) oder beim Reihengeschäft der letzte Abnehmer die Gelangensbestätigung unterzeichnen und wenn möglich stempeln. Eine Vollmacht des Beauftragten muss nicht vorgelegt werden können.

Beispiel Gelangensbestätigung

Die Schweizer Unternehmung A mit Produktionsstätte in Frankfurt DE, für Umsatzsteuer-Zwecke in Deutschland registriert, liefert Maschinenteile an das Unternehmen B (in Frankreich für Umsatzsteuer-Zwecke registriert) nach Frankreich. Es stellt sich nun die Frage, was die Unternehmung A nachzuweisen hat, damit diese auf der Lieferung an die Unternehmung B keine deutsche Umsatzsteuer abzuliefern hat.  

Bei der Lieferung an die Unternehmung B handelt es sich grundsätzlich um eine steuerbare Lieferung die nach § 4 Nr. 1 Buchst. b) in Verbindung mit § 6a Umsatzsteuergesetz (UStG) als innergemeinschaftliche Lieferung von der Umsatzsteuer befreit ist. Die Unternehmung A hat dafür jedoch gem. § 6a Abs. 3 UStG die Voraussetzungen des § 6a Abs. 1 und 2 UStG zu erfüllen und den entsprechenden Nachweis zur Befreiung zu erbringen.  

Der Nachweis ist zu erbringen durch:             

  • Ein Doppel der Rechnung und             
  • eine Gelangensbestätigung, in der die Unternehmung B oder eine von ihr beauftragte Person bestätigt, dass die Maschinenteile nach Frankreich gelangt sind.  

Wenn die Unternehmungen A und B in einer laufenden Geschäftsbeziehung stehen und regelmässige Lieferungen erfolgen, hat die Unternehmung B die Möglichkeit, jeweils zum Quartalsende der Unternehmung A die Gelangensbestätigung zu übermitteln. Die Unternehmung B muss lediglich den Monat der jeweiligen Lieferung angeben.  

Handelt es sich um versendete Ware, d.h. Dritte sind in den Transportvorgang eingeschaltet, werden alternative Nachweise anerkannt. Nachfolgend werden die relevantesten Alternativen aufgeführt:   

  • Versendungsbelege (u.a. handelsrechtliche Frachtbriefe);
  • Spediteursbescheinigung;            
  • Tracking and Tracing: elektronisch überwachter Sendungsverlauf (z.B. Kurierdienste);         
  • Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters;              
  • Validierte EMCS-Eingangsmeldung (computergestütztes Überwachungs-System für den Transport verbrauchssteuerpflichtiger Güter in der EU) der zuständigen Behörde des Bestimmungsmitgliedstaates bei Lieferung verbrauchsteuerpflichtiger Waren (Mineralöle, Alkohol und alkoholische Getränke, Tabakwaren);  
  • Fahrzeuge: Nachweis über die Zulassung des Fahrzeuges im Bestimmungsmitgliedstaat.

Zusammenfassung der Nachweiskategorien

Folgende Nachweiskategorien sind vorgesehen:            

  • Eigentransport durch Lieferer: Gelangensbestätigung        
  • Selbstabholung durch Abnehmer: Gelangensbestätigung
  • Transport durch von Lieferer oder Abnehmer beauftragte Dritte/Transportunternehmen                
  • Gelangensbestätigung oder alternative Nachweise

Erkenntnisse

Die Einführung der Gelangensbestätigung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen von und nach Deutschland führt sicherlich zu zusätzlichem Aufwand. Aufgrund der Anpassungen auf den 1. Oktober 2013 wurde nun jedoch eine Lösung gefunden die für die Beteiligten machbar scheint.  

Die bedeutendste Änderung in Bezug auf die Gelangensbestätigung betrifft die Abhollieferungen. Hier wird nun eine nachträgliche Bestätigung des Abnehmers verlangt, dass die Verbringung in einen anderen EU-Staat erfolgte. In diesen Fällen ist der Kunde bereits vorgängig einzubeziehen. Es ist daher zu überlegen, ob die Rechnung zu Beginn mit deutscher Umsatzsteuer fakturiert werden sollte und später – nach Erhalt der Gelangensbestätigung – eine Stornierung vorgenommen und die Rechnung neu ohne deutsche Umsatzsteuer ausgestellt wird.  

Die Gelangensbestätigung wird nur für Lieferungen innerhalb der EU benötigt. Lieferungen in Drittländer ausserhalb der EU sind von dieser Regelung nicht betroffen (steuerfreie Exportlieferung).