Ersatz von manuellen, papiergestützten Prozessschritten
Treiber dieser Entwicklung sind vor allem die hohen Zeit- und Kosteneinsparungspotenziale innerhalb von informationsintensiven Prozessen. Ergänzend dazu führt ein Ersatz von manuellen, papiergestützten Prozessschritten durch entsprechende Software zur automatisierten Datensammlung. Diese Daten ermöglichen es Unternehmen in der Folge, die Kostentreiber, Risiken und die erzielten Ergebnisse der Prozesse besser zu verstehen.
Routinemässige Geschäftsprozesse wie die Auftragsabwicklung (Order to Cash), der Einkauf (Purchase to Pay) oder das interne Berichtswesen (Reporting) führen heute vor allem in Grossunternehmen zu riesigen Datenmengen (Big Data), deren Erfassung, Speicherung, Archivierung und Auswertung nur mit einem hohen Automatisierungsgrad effizient umgesetzt werden können und dafür nicht unerhebliche Investitionen voraussetzen.
Vorteile der Digitalisierung in der Finanzfunktion
Innerhalb der Finanzfunktion von Unternehmen werden Vorteile durch die Digitalisierung heute vor allem in vier Aktionsfeldern gesehen (Ernst & Young, 2014):
- integriertes Dokumenten-Management, welches entlang eines Workflows unter Berücksichtigung von regulatorischen Anforderungen an die ordnungsmässige Bereitstellung und Archivierung von Belegen erfolgt
- Gestaltung und Implementierung einer automatisierten Belegbuchung und –speicherung
- automatische Erfassung und elektronische Ablage aller Eingangsrechnungen
- automatisierte Fakturierung/Rechnungserstellung und -abwicklung (E-Invoicing)
Aus der Digitalisierung dieser administrativen Abläufe resultieren allerdings auch neue bzw. andere Anforderungen an das interne Kontrollsystem, was sich zum einen am Thema Datenschutz bzw. -sicherheit und zum anderen an der Rechtskonformität (Compliance) der Buchführung zeigt. Der Begriff Compliance gilt in diesem Zusammenhang als die Pflicht der Unternehmensleitung, die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Normen betreffend die Buchführung sicherzustellen.
Steuerrechtliche Anforderungen an die Buchführung
Die für die Digitalisierung der Buchführung relevanten steuerrechtlichen Regelungen finden sich zum einen in den weiteren Mitwirkungspflichten (Art. 126 DBG), wonach der Steuerpflichtige auf Verlangen der Veranlagungsbehörde insbesondere mündlich oder schriftlich Auskunft erteilen, Geschäftsbücher, Belege und weitere Bescheinigungen sowie Urkunden über den Geschäftsverkehr vorlegen können muss. Ergänzend wird von hier zurückverwiesen auf die gesetzlichen Vorschriften des Rechnungslegungsrechts zur Buchführung.
Im Geltungsbereich der Mehrwertsteuer regelt die Mehrwertsteuer-Verordnung wesentliche Anforderungen, die bei einer Digitalisierung der Buchführung relevant sind: So regelt Art. 124 MWSTV den elektronischen Behördenverkehr und Art. 147 MWSTV die Aufbewahrungspflicht. Ergänzend hat die Eidgenössische Steuerverwaltung mit ihrer jüngsten Änderung am 27. September 2016 die Anforderungen an den elektronischen Geschäftsverkehr aktualisiert, wonach bei PDF-Rechnungen die elektronische Signatur zwar präferiert wird, aber grundsätzlich bei Beachtung der Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung und gestützt auf die Beweismittelfreiheit des Art. 81 Abs. 3 MWSTG nicht verpflichtend ist (Villard, 2016).
Anforderungen an das interne Kontrollsystem (IKS) zur Compliance der Buchführung
Vor dem Hintergrund einer zunehmenden Digitalisierung sind vor allem diejenigen Unternehmen aufgefordert, die der ordentlichen Revision unterliegen, ihr internes Kontrollsystem auf Aktualität und Angemessenheit zu prüfen. Ausgehend vom aktuellen und zukünftigen Umfang an Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse ist im Rahmen einer Minimalvariante zumindest die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Buchführung, Rechnungslegung und Besteuerung des Unternehmens sicherzustellen (Accounting & Tax Compliance).
Dazu gehört auch die Prüfung, ob die Organisations- und Ablaufstruktur im Finanz- und Rechnungswesen dazu geeignet ist, die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung, Speicherung/Archivierung, Sicherheit und Lesbarkeit der Buchführungs- und Rechnungslegungsinformationen zu erfüllen, um etwaige hiermit verbundene Risiken für das Unternehmen und seine Organe zu vermeiden.
Ein existierendes oder besser noch funktionierendes internes Kontrollsystem im Bereich der Buchführung und Rechnungslegung bedingt zunächst ein wirksames und angemessenes Kontrollumfeld, in dem eine unterstützende Kontrollkultur durch die Eigentümer und Organe bis zu den Mitarbeitenden des Unternehmens getragen wird. Sichtbarer Teil dieser Kontrollkultur sind neben der Vorbildfunktion des Managements auch Reglemente, Handbücher oder Richtlinien.
Als Beispiel soll an dieser Stelle auf die Nützlichkeit eines Verhaltenskodex (Code of Conduct) hingewiesen werden, mit dem im Unternehmen die Bedeutung des Themas Datenschutz und Datensicherheit sowie der Umgang und die Verantwortlichkeit mit diesen Themen klargestellt werden, zumal die Bedeutung von Daten im Zuge der Digitalisierung ganz erheblich zunehmen wird.
