26.01.2015

Kontenrahmen KMU: Anpassung an das neue Rechnungslegungsrecht

Um die Organisation der Buchführung und die Abwicklung der buchhalterischen Arbeiten zu erleichtern, ist ein Kontenrahmen sowie ein darauf aufbauender Kontenplan von hoher Bedeutung. Als Kontenrahmen versteht man in diesem Zusammenhang einen Organisations- und Gliederungsplan für die Finanz- und Betriebsbuchhaltung, die beide Geschäftsfälle auf Konten erfassen. Konten ihrerseits bilden das grundlegende Datengerüst der Buchhaltung, die durch den Kontenrahmen KMU in eine sachlogische Ordnung gebracht werden und so das Verständnis und die Aufbereitung des Jahresabschlusses erleichtern.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen   Kommentieren  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

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Kontenrahmen KMU

Ein Kontenrahmen kann für eine Branche bzw. für einen Wirtschaftszweig festgelegt sein und besitzt dann Richtliniencharakter für den organisatorischen Aufbau der Buchhaltung aller Unternehmen der betreffenden Branche bzw. Wirtschaftszweiges. Allerdings kann ein Kontenrahmen in Ausnahmefällen nicht nur eine Richtlinie sein, sondern eine verbindliche gesetzliche Vorgabe für die Unternehmen einer Branche.  

Mit der Botschaft zum revidierten Obligationenrecht (Rechnungslegungsrecht) vom 21. Dezember 2007 sowie der letzten Änderung vom 23. Dezember 2011 werden mehrere neue Regeln zu Buchführung und Rechnungslegung veröffentlicht, die auch Auswirkungen auf den bisherigen Kontenrahmen KMU haben.

Grundlegende Funktionen und Zwecke eines Kontenrahmens KMU und Kontenplans

Es gilt als Aufgabe der Buchführung, die Geschäftsfälle des Unternehmens systematisch und zahlenmässig abzubilden, damit Eigentümer und Anspruchsgruppen der Unternehmung die notwendigen Informationen für ihre zukunftsgerichteten Entscheidungen erhalten. Hierbei ist es wichtig, dass die Aufzeichnung und Dokumentation der Geschäftsfälle so standardisiert erfolgen, dass sich die Informationen auch mit denjenigen von früheren Geschäftsjahren oder mit anderen Betrieben innerhalb der Branche vergleichen lassen. Diese Standardisierung beginnt bereits mit den Konten und ihrer Systematik und setzt sich fort mit Grundsätzen und Prinzipien betreffend die Buchführung sowie die Jahresrechnung.  

Kontenrahmen übernehmen eine wichtige Rolle für die Buchhaltung und Rechnungslegung. Ein Kontenrahmen ist ein akzeptiertes Ordnungsschema, welches alle Konten der Unternehmung sowie anderer Unternehmen der gleichen Branche unabhängig von der Betriebsgrösse definiert. Somit hat jedes buchführungspflichtige Unternehmen festzulegen,        

  • wie die eigene Buchhaltung und das Belegwesen organisiert sein sollen,               
  • welche Konten für die betrieblichen Zwecke und Tätigkeiten sinnvoll oder notwendig sind,           
  • in welcher sachlogischen Ordnung der für das Unternehmen bzw. für den Konzern gültige Kontenplan zusammengestellt werden soll,     
  • wie die Kontierung der Geschäftsfälle auf den Konten des Kontenplans erfolgen soll.  

Alle diese Strukturentscheidungen in der Buchhaltung sind von hoher Bedeutung für den täglichen Buchhaltungsablauf bis hin zur Durchführung des Jahresabschlusses aus Sicht des Einzelunternehmens oder auch des Konzerns. Allerdings sind regelmässig auch Empfehlungen von Branchen- und Berufsverbänden zur branchengerechten Gestaltung des Kontenrahmens bzw. des Kontenplans verfügbar, die häufig bereits passende Kontenpläne für ihre Mitgliedsunternehmen erarbeitet haben.  

Ein Kontenrahmen dient allgemein als Grundlage, um den individuellen Kontenplan für die Unternehmung abzuleiten. Der bekannteste und zugleich älteste schweizerische Kontenrahmen stammt von Karl Käfer und entstand bereits nach dem Zweiten Weltkrieg und wurde jahrzehntelang verwendet, bis er dann mit der Revision des Schweizer Aktienrechts in den neunziger Jahren durch den neu herausgegebenen Kontenrahmen KMU abgelöst wurde. Letzterer wurde entsprechend an die geänderten gesetzlichen Anforderungen und Gliederungsvorschriften angepasst. Er bildet seitdem eine Mustervorlage, die auch durch zahlreiche Buchhaltungssoftwaresysteme berücksichtigt wird.  

Für die Konzernrechnungslegung ist der Kontenrahmen im Hinblick auf die notwendige Konsolidierung der Einzelabschlüsse deshalb von Bedeutung, weil die Konzerngesellschaften eine einheitliche Gliederung der lokalen Jahresrechnungen vorzunehmen haben, damit überhaupt eine Konsolidierung durchgeführt werden kann. Aus Sicht der Konzernbilanzierung ist daher zunächst ein Bilanzierungshandbuch (engl. Accounting-Manual) für den Konzern bereitzustellen. Wesentliches Element des Accounting-Manuals ist ein Konzern-Kontenplan als Standard, der den Unternehmen des Konsolidierungskreises in den Konzernsprachen bereitgestellt und erklärt werden sollte. Ziel muss es dabei sein, ein einheitliches Formularset einschliesslich zugehöriger Anweisungen zu erstellen, um eine nach einheitlichen Regeln zu erstellende Jahresrechnung bzw. Konzernrechnung zu erhalten.

Aufbau des Kontenrahmen KMU

Der Kontenrahmen KMU folgt hinsichtlich der Kontenklassen dem Dezimalsystem und verfügt insgesamt über die folgenden 10 Kontenklassen:

Klasse 0
Klasse 1 Aktiven
Klasse 2 Passiven
Klasse 3 Betriebsertrag aus Lieferungen und Leistungen
Klasse 4 Aufwand für Material, Waren & Dienstleistungen
Klasse 5 Personalaufwand
Klasse 6 Sonstiger Betriebsaufwand
Klasse 7 Betriebliche Nebenerfolge
Klasse 8 Ausserordentlicher & betriebsfremder Erfolg, Steuern
Klasse 9 Abschluss

Der Kontenrahmen KMU ist weiterhin nach dem dekadischen System in 10 Kontenklassen eingeteilt. Die Anzahl der Konten-Ziffern kann je nach Unternehmung zwischen 3 und 8 betragen, wobei die erste Ziffer stets die Kontenklasse gemäss den oben angegebenen Ziffern 0 bis 9 angibt (die Null kommt allerdings nicht zur Anwendung). Jede Kontenklasse lässt sich folglich in 10 Kontohauptgruppen, jede Kontohauptgruppe in 10 Kontengruppen und so weiter unterteilen. Die zweite Ziffer einer Kontonummer gibt nach der Kontenklasse folglich stets die Kontenhauptgruppe, die dritte Ziffer die Kontengruppe an. Bei Bedarf können Unternehmen anschliessend weitere Kontenuntergruppen, Sammelkonten und einzelne Konten in die Nummernsystematik integrieren. Die folgende Tabelle stellt die Unterteilung nochmals übersichtlich dar, wobei die Kontenuntergruppen und Sammelkonten nur bei Bedarf eingesetzt werden: 

Gliederungsebene Anzahl Ziffern Beispiel
Kontenklassen 11 Aktiva
Kontenhauptgruppe 210Umlaufvermögen
Kontengruppe 3100 Flüssige Mittel
Kontenuntergruppe 3+1

100.0

Bankguthaben Inland
Sammelkonten 3+2100.00 Privatbanken
Konten41020 Guthaben Bank X

Zudem ist es üblich, die fünfte bis achte Ziffer für die Betriebsbuchhaltung bzw. Kostenrechnung vorzusehen.

Anforderungen an den Kontenrahmen KMU durch das neue Rechnungslegungsrecht

Von erheblicher Bedeutung für die Neufassung des Kontenplans waren vor allem die Art. 959a und 959b revOR, die die neuen Mindestgliederungen von Bilanz und Erfolgsrechnung angeben.

Erstellung eines Kontenplans und zugehörige Anforderungen

Ein Kontenrahmen ist in der Regel sehr umfangreich, allerdings gibt es kaum ein Unternehmen, das wirklich alle Konten eines Kontenrahmens benötigt. Ein Kontenrahmen bildet folglich die Grundgesamtheit aller möglichen Konten für die Buchführung eines Unternehmens. Dagegen ist der Kontenplan stets nur eine Teilmenge des Kontenrahmens und umfasst diejenigen Konten, die ein Unternehmen aufgrund seines Geschäftszwecks und -tätigkeit als notwendig erachtet. Ein Kontenplan stellt somit den auf ein Unternehmen spezifisch zugeschnittenen Kontenrahmen dar, in dem die Kontenklassen sowie die Nummerierung der Konten vom Kontenrahmen übernommen werden.  

Hierbei ist es wichtig, dass der Kontenplan einer Unternehmung folgende Anforderungen erfüllt:             

  • Klarheit und Übersichtlichkeit,        
  • abschlussorientierte Kontengliederung,              
  • eindeutige Abgrenzung durch genaue Bezeichnung des Konteninhaltes,                  
  • Ergänzungsmöglichkeit und Anpassungsfähigkeit bei Änderungen des Unternehmens hinsichtlich Umfang und Inhalt der Geschäftstätigkeit (gilt auch für allfällige Änderungen eines Konzerns),
  • zweckorientierte Darstellung. (Das Zahlenwerk der Unternehmung muss so dargestellt werden können, dass einem Abschlussleser die Beurteilung der wirtschaftlichen Lage der Unternehmung in angemessener Zeit möglich ist.)

Gliederung der Bilanz (Kontenklassen 1 und 2) gemäss neuem Rechnungslegungsrecht

Die folgende Ordnungsstruktur der Bilanz entspricht dem an die Anforderungen der neuen Rechnungslegung angepassten Kontenstrukturen des auf dem bisherigen Kontenrahmen beruhenden neuen Kontenrahmen KMU, der von Sterchi/Mattle/Helbling 2013 neu zusammengestellt wurde (alle nichtgenannten Kontengruppen sind frei):

Aktiven

Passiven

10   Umlaufvermögen
100 Flüssige Mittel
106 Kurzfristig gehaltene Aktiven mit Börsenkurs
110 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
114 Übrige kurzfristige Forderungen
120 Vorräte und nicht fakturierte Dienstleistungen
130 Aktive Rechnungsabgrenzungen

4     Anlagevermögen
140 Finanzanlagen
148 Beteiligungen
150 Mobile Sachanlagen
160 Immobile Sachanlagen
170 Immaterielle Werte
180 Nicht einbezahltes Grund-, Gesellschafter-
        oder Stiftungskapital
20   Kurzfristiges Fremdkapital
200 Verbindlichkeiten aus Lieferungen
        und Leistungen
210 Kurzfristige verzinsliche Verbindlichkeiten
220 Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten
230 Passive Rechnungsabgrenzungen
        und kurzfristige Rückstellungen

24   Langfristiges Fremdkapital
240 Langfristige verzinsliche Verbindlichkeiten
250 Übrige langfristige Verbindlichkeiten
260 Rückstellungen sowie vom Gesetz
        vorgesehene ähnliche Positionen

28   Eigenkapital

280 Grund-, Gesellschafter- und Stiftungskapital
290 Reserven und Jahresgewinn oder Jahresverlust

Gliederung der Erfolgsrechnung (Kontenklassen 3-8) gemäss neuem Rechnungslegungsrecht

Im Folgenden wird die Kontenstruktur für die Kontenklassen 3 bis 8 abgebildet:

Klasse 3 Betrieblicher Ertrag aus Lieferungen und Leistungen
30 Produktionserlöse
32 Handelserlöse
34 Dienstleistungserlöse
36 Übrige Erlöse aus Lieferungen und Leistungen
37 Eigenleistungen
38 Erlösminderungen
39 Bestandesänderungen unfertige Erzeugnisse  

Klasse 4 Aufwand für Material, Waren und Drittleistungen (Dienstleistungen)
40 Materialaufwand Produktion
42 Handelswarenaufwand
44 Aufwand für bezogene Dienstleistungen
45 Energieaufwand zur Leistungserstellung
46 Übriger Aufwand für Material und Waren
49 Aufwandminderungen
= Bruttoerfolg 1  

Klasse 5 Personalaufwand
50 Lohnaufwand
= Bruttoerfolg 2  

57 Sozialversicherungsaufwand
58 Übriger Personalaufwand
59 Leistungen Dritter
= Bruttoerfolg 3  

Klasse 6 Sonstiger Betriebsaufwand
60 Raumaufwand
61 Unterhalt, Reparaturen, Ersatz mobile Sachanlagen
62 Fahrzeug- und Transportaufwand
63 Sachversicherungen, Abgaben, Gebühren, Bewilligungen
64 Energie- und Entsorgungsaufwand
65 Verwaltungsaufwand
66 Werbeaufwand
67 Sonstiger betrieblicher Aufwand
= Betriebserfolg 1 (vor Abschreibungen und Finanzaufwand)  

68 Abschreibungen und Wertberichtigungen auf Positionen des Anlagevermögens
= Betriebserfolg 2 (vor Finanzaufwand)  

69 Finanzaufwand
= Betriebserfolg 3 (vor Nebenerfolgen)    

Klasse 7 Betriebliche Nebenerfolge
70 Ertrag Nebenbetrieb
75 Ertrag betriebliche Liegenschaften
= Betriebserfolg 4 (vor ausserordentlichem und betriebsfremdem Erfolg)  

Klasse 8 Betriebsfremder, Ausserordentlicher, Einmaliger und Periodenfremder Aufwand und Ertrag
80 Betriebsfremder Aufwand
81 Betriebsfremder Ertrag
85 Ausserordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Aufwand
= Unternehmenserfolg 1 (vor Steuern)   

89 Direkte Steuern
= Unternehmenserfolg 2 (nach Steuern)  

Gliederung der Abschlusskonten/Kontoklasse 9
Klasse 9 Abschluss
92 Jahresgewinn oder Jahresverlust

Kontierung der Belege und Kontierungshandbuch

Als Kontieren bezeichnet man das Anbringen eines Vermerks auf einem Buchungsbeleg, der die jeweilige Kontonummer für die Buchung angibt. Bei den Buchungsbelegen handelt es sich zumeist um Rechnungsbelege oder selbst erstellte Belege, auf denen für die Kontierung ein Kontierungsstempel oder ein Kontierungszettel angebracht wird. Weiterhin enthalten die Angaben des Kontierungsstempels auch noch Angaben zur Buchungsperiode und zum Buchungsbetrag.

Kontierungshandbuch: In grösseren Unternehmungen und insbesondere in Konzerngesellschaften bestehen so genannte Kontierungshandbücher. Diese Handbücher umschreiben sehr genau, welche Art von Geschäftsvorfällen auf welchen Konti zu verbuchen sind. Ein solches Handbuch stellt sicher, dass die Kontierungskontinuität gewährleistet ist, d.h., immer die gleiche Art von Geschäftsvorfällen im Konto verbucht wird. Vor allem dann, wenn mehrere Angestellte kontieren und verbuchen bzw. in Konzernen, wo in mehreren Konzerngesellschaften kontiert und verbucht wird, ist es von Vorteil, wenn alle zuständigen Mitarbeitenden in den Buchführungsabteilungen sowie alle dezentralen Einheiten die standardisierten Kontierungsanweisungen kennen und umsetzen.

Fazit

Jedes buchführungspflichtige Unternehmen steht vor der Aufgabe, einen Kontenplan zu wählen und zusammenzustellen, der nicht nur den Unternehmens-, sondern auch den Branchenerfordernissen genügt. Je dezentralisierter das Rechnungswesen organisiert ist, wie z.B. bei einer Vielzahl von Tochtergesellschaften eines Konzerns, desto wichtiger ist ein wohldurchdachter und strukturierter Kontenplan, weil erst hierdurch eine unternehmensweite, einheitliche Bilanzierung möglich wird. Ausgangspunkt für jeden Kontenplan ist ein Kontenrahmen. In der Schweiz ist der Kontenrahmen KMU für die Mehrzahl aller Unternehmen die relevante Grundgesamtheit aller Konten für die Erstellung eines Kontenplans. Dieser Kontenplan ist durch die Revision des Rechnungslegungsrechts an die neuen Mindestgliederungsvorschriften für die Bilanz und die Erfolgsrechnung angepasst worden. Der definierte Kontenplan wird somit auch Teil einer adäquat ausgestalteten Bilanzierungsrichtlinie, die das Unternehmen zu erstellen und an alle dezentralen Rechnungswesen-Einheiten zu kommunizieren ist.

Literatur: Sterchi/Mattle/Helbling: Schweizer Kontenrahmen KMU; Schweizerische Eidgenossenschaft: Muster-Kontenrahmen KMU, online abrufbar unter: www.kmu.admin.ch

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