16.02.2016

Jahresabschlussarbeiten: Organisation und Kommunikation optimieren

Mit jedem Jahreswechsel beginnt für zahlreiche Unternehmen wieder die Zeit des Jahresabschlusses, und dies bedeutet zugleich den Beginn eines zeitlich befristeten Ausnahmezustands, der sich aufgrund seiner Komplexität bei Weitem nicht nur im Finanzbereich abspielt. Tatsächlich sind zahlreiche weitere Bereiche und Organisationseinheiten im Unternehmen in die Koordination und die Umsetzung der Jahresabschlussarbeiten involviert, und gerade hierin liegt offenbar nicht selten eine besondere Herausforderung für die Organisation der Jahresabschlussarbeiten.

Von: Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch   Drucken Teilen   Kommentieren  

Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch

Thomas Rautenstrauch ist Professor für Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Accounting und Controlling sowie Leiter des Center for Accounting & Controlling an der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich. Weiterhin ist er als Gastprofessor für Management Accounting im Executive MBA des Institute for Management in Technology (iimt) an der Universität Fribourg tätig. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.

Zu diesem Artikel wurden noch keine Kommentare geschrieben. Wir freuen uns, wenn Sie den ersten Kommentar zu diesem Artikel verfassen.
 
Kommentar schreiben

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben! Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte alle fett beschrifteten Pflichtfelder ausfüllen.
Zurücksetzen
 
Jahresabschlussarbeiten

Anpassungen in der Ablauforganisation

Vor allem da, wo der Jahresabschlussprozess beschleunigt werden soll, braucht es neben Änderungen in der Finanzbuchhaltung und dem Rechnungswesen vor allem Anpassun­gen in der Ablauforganisation, die zu weniger Zeit- und Reibungsverlusten zwischen den be­teiligten Organisationseinheiten führen. Zwar kann das Finanz- und Rechnungswesen oft bereits selbst durch Vereinfachungen bei der Bilanzierung und Bewertung die Komplexität und Fehleranfälligkeit der Jahresabschlussar­beiten verringern, aber für eine ganzheitliche Optimierung des Abschlussprozesses reicht das häufig nicht aus. Dies liegt auch dar­an, dass der Abschlussprozess nicht nur die Aufstellung des Jahresabschlusses, sondern ebenfalls die Jahresabschlussprüfung sowie seine Veröffentlichung im Geschäftsbericht miteinschliesst. So kommen neben internen Stellen auch noch weitere externe Anspruchs gruppen hinzu wie die Externe Revisionsstelle und allenfalls Dienstleister, die bei der Veröf­fentlichung des Geschäftsberichts bzw. bei der Generalversammlung unterstützen.

Anforderungen Schweizer Aktienrecht

Im Zusammenhang mit dem Jahresab­schlussprozess sind ausserdem die folgenden Anforderungen des Schweizer Aktienrechts von zentraler Bedeutung:

  1. Die Erstellung des Geschäftsberichtes so­wie die Vorbereitung der Generalversamm­lung gehören gemäss Art. 716a OR zu den unübertragbaren und unentziehbaren Auf­gaben des Verwaltungsrats als obersten Leitungsgremiums.
  2. Gemäss Art. 958 Abs. 2 OR erfolgt die Rech­nungslegung im Geschäftsbericht, welcher immer die Jahresrechnung (Einzelab­schluss) enthält.
  3. Der Geschäftsbericht muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäfts­jahres erstellt und dem zuständigen Organ oder den zuständigen Personen zur Geneh­migung vorgelegt werden.

Die wesentlichen Beteiligten und deren Schnittstellenbereiche für den Jahresab­schlussprozess werden durch das untenste­hende Schaubild wiedergegeben.

Abbildung: Ablauf Jahresabschlussarbeiten

Kommunikationsbeziehungen

In der Praxis läuft die interne Kommunikation im Rahmen des Abschlussprozesses zumeist über das Finanz- und Rechnungswesen als zentrale Instanz für die Abschlusserstellung. Daher sind die Kommunikationsbeziehungen zwischen bzw. mit dem Finanz- und Rech­nungswesen von besonderer Bedeutung für einen optimalen Erstellungsprozess. In die­sem Zusammenhang ist zu regeln, wie die Übermittlung der notwendigen Jahresab­schlussinformationen von den weiteren betei­ligten Stellen und Bereichen zum Finanz- und Rechnungswesen organisiert ist.

Konkret erfolgt die Kommunikation entlang des Abschlussprozesses heute noch über­wiegend nach dem «Push»-Prinzip. Hiernach würde dann beispielsweise das Finanz- und Rechnungswesen als Sender und zentrale Koordinationsstelle allen anderen Beteiligten vorgeben, welche Informationen, in welcher Form, über welchen Kommunikationsweg und bis wann zur Erstellung des Jahres­abschlusses benötigt werden. Hierbei be­steht allerdings oft ein Zielkonflikt zwischen Schnelligkeit und Qualität der Informationen, der vom Sender durch die Formulierung von Anspruchsniveaus zu lösen ist. In der Praxis verläuft diese Form der Jahresabschluss-Kommunikation erfahrungsgemäss leider nicht überall störungsfrei, wobei die Gründe hierfür überaus vielfältig sind und sowohl Sender als auch Empfänger betreffen können.

Nach Ansicht von Kommunikationsprofis gibt es jedoch einen Paradigmenwechsel von der «Push»- zur «Pull»-Kommunikation. Hinter dem «Pull»-Prinzip steckt die Idee, dass die ursprünglichen Informationsempfänger nicht mehr darauf warten, welche Informationen ihnen von aussen zugetragen werden, sondern dass sie selbst aktiv werden, die ihnen zugedachten Informationen einzufordern. Überträgt man den Gedanken des «Pull»-Prinzips auf die Koordination der Jahresabschlussarbeiten, so hiesse das, dass die Mitarbeitenden im Finanz- und Rechnungswesen selbstständig die nötigen Informationen suchen und hierauf zugreifen können, ohne darauf zu warten, von anderen Beteiligten des Jahresabschlusses entlang der vorhandenen Schnittstellen Informationen geliefert zu bekommen. Eine erfolgreiche Umsetzung dieses «Pull»-Prinzips im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss setzt allerdings voraus, dass mehrere Voraussetzungen erfüllt sind:

  • die vom Finanz- und Rechnungswesen benötigten Informationen sind im Unternehmen elektronisch verarbeitet bzw. verfügbar und werden so abgelegt, dass sie über entsprechende Suchfunktionen auffindbar sind,
  • die eingesetzte Informationstechnologie (insbesondere das Datenmanagement) ist auf die notwendigen Zugriffe abgestimmt,
  • das IKS in Verbindung mit den Allgemeinen IT-Kontrollen und dem Berechtigungswesen ist für die Zeit des Jahresabschlussprozesses auf die notwendigen Datenzugriffe durch das Finanz- und Rechnungswesen vorbereitet und angepasst,
  • das Know-how und das Prozessverständ­nis sind bei den beteiligten Mitarbeitenden ebenso vorhanden wie eine offene Informa­tionskultur.

Fazit

Betrachtet man die ablauforganisatorische Optimierung der Jahresabschlussarbeiten von der Seite der Verantwortungsträger, wird deutlich, dass vor allem die Kommunikation zwischen den beteiligten Stellen entlang der Schnittstellen zu einer Art Flaschenhals wird, wo Zeit- und Reibungsverluste zum Alltag gehören. Wenn hier das Finanz- und Rechnungswesen regelmässig den aktuellen Stand abfragen und prüfen, den Fortgang dokumentieren oder antreiben muss, so ist Optimierungsbedarf angezeigt, weil sich der Prozess zusehends verlangsamt. Eine Lösung könnte deshalb der Übergang auf das «Pull»-Prinzip sein, bei dem das Finanz- und Rechnungswesen dann selbst die notwendigen Informationen ermitteln und verarbeiten kann, was angesichts der Leistungsfähigkeit heutiger IT-Systeme keine Hürde darstellen sollte. Eine Alternative kann aber auch in einem gemeinsamen elektronischen «Projektraum» für den Jahresabschluss gesehen werden, zu dem alle Prozessbeteiligten Zugang haben und in dem durch Messages signalisiert wird, wann eine Aufgabe oder ein neues Dokument, eine Aufstellung oder Berechnung fertig ist bzw. zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung steht. Das hätte nicht nur eine massgebliche Entlastung des Finanzchefs zur Folge, sondern würde auch dazu beitragen, dass der Jahresabschluss schneller und reibungsloser als bis anhin abgewickelt werden kann. Die hierzu notwendige interne Vernetzung und Kooperation bedingt aber nicht nur eine angemessene technische Infrastruktur, sondern ebenso eine entsprechende Transparenz und offene Kommunikationskultur. Diejenigen, die diese Herausforderungen annehmen und die interne Kommunikation der Jahresabschlussarbeiten nicht mehr länger nur mit dem «Push»-Prinzip organisieren, eröffnet sich die Möglichkeit, nachhaltige Prozessoptimierungen zu verwirklichen.  

Seminar-Empfehlung

Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

Organisation und Durchführung des Jahresabschlusses

Abschlussarbeiten korrekt und effizient umgesetzt

Erledigen Sie den Jahresabschluss effizienter: Profitieren Sie von praktischen Checklisten und Ablaufplänen, um Ihre Prozesse zu optimieren. So erkennen Sie Zeitfresser und vermeiden Fehler!

Nächster Termin: 27. Februar 2018

mehr Infos

Produkt-Empfehlungen

  • Newsletter Finanz- und Rechnungswesen

    Newsletter Finanz- und Rechnungswesen

    Aktuelles Praxiswissen für Finanzverantwortliche

    CHF 98.00

  • Jahresabschluss

    Jahresabschluss

    Die Online-Lösung für einen sicheren und erfolgreichen Jahresabschluss

    Mehr Infos

  • Jahresabschluss einfach gemacht

    Jahresabschluss einfach gemacht

    Effiziente Planung, Organisation und Durchführung

    Mehr Infos

Seminar-Empfehlungen

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Organisation und Durchführung des Jahresabschlusses

    Abschlussarbeiten korrekt und effizient umgesetzt

    Nächster Termin: 27. Februar 2018

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Bilanz- und Erfolgsanalyse

    Die finanzielle Lage des Unternehmens richtig analysieren und beurteilen

    Nächster Termin: 10. April 2018

    mehr Infos