10.01.2019

Aus- und Weiterbildungskosten: Deklaration im Lohnausweis

Die Erstellung der Lohnausweise bringt regelmässig Probleme mit sich. Nachfolgend soll die Deklaration von Aus- und Weiterbildungskosten und anderen Gehaltsnebenleistungen im Lohnausweis näher erläutert werden.

Von: Tanja Biel  DruckenTeilen Kommentieren 

Tanja Biel

Tanja Biel, Master of Advanced Studie in HRM, ist Inhaberin und Geschäftsführerin der Executive Unlimited GmbH. Sie ist zudem als Dozentin für Personalmanagement und Leadership tätig.

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Aus- und Weiterbildungskosten

Fragen rund um den Lohnausweis

Grundsätzlich ist klar, dass jeder an den Mitarbeitenden vergütete Franken im Lohnausweis und somit gegenüber der Steuerbehörde deklariert werden muss. Immer wieder wichtig zu erwähnen ist, dass der auf dem Lohnausweis deklarierte Lohn gegenüber der Steuerbehörde nicht zwingend dem AHV-pflichtigen Lohn entspricht.

Seit der Umsetzung des Bundesgesetzes über die steuerliche Behandlung der berufsorientierten Aus- und Weiterbildungskosten per 1. Januar 2016 gilt, dass vom Arbeitgeber bezahlte berufsorientierte Aus- und Weiterbildungs- sowie auch Umschulungskosten von den Mitarbeitenden keinen geldwerten Vorteil mehr bilden, und dies unabhängig von der Höhe des Betrags.

Durch den Arbeitnehmenden selber finanzierte Kosten sind als Abzug in der Steuererklärung auf ein jährliches Maximum von CHF 12 000.– begrenzt. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber Kosten, welche er direkt an das Bildungsinstitut bezahlt hat, nicht mehr auf dem Lohnausweis ausweisen muss.

Erschwerend ist, dass Rechnungen, welche auf den Mitarbeitenden lauten, weiterhin unter Ziffer 13.3 im Lohnausweis aufzuführen sind. Es ergibt sich somit eine Herausforderung, wenn es darum geht, dass z.B. ein Arbeitgeber die Kosten erst bei Bestehen einer Prüfung bezahlt oder beim Austritt übernommene Kosten zurückfordern muss. Es ist dann jeweils zu beachten, ob solche Kosten im gleichen oder in einem anderen Kalenderjahr vom Arbeitgeber übernommen werden.

Aus- und Weiterbildung (Ziffer 13.3 im Lohnausweis)

Leider ist die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung, welche die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) sowie die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) herausgegeben haben gerade bei diesem Thema sehr knapp gehalten und es ist alleine aus dieser Wegleitung der Praxisbezug oftmals nicht ableitbar. Als Grundsatz gilt jedoch, dass sämtliche Vergütungen des Arbeitgebers für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung oder Umschulungskosten, die direkt an Dritte (z.B. Bildungsinstitut) vergütet werden und bei denen die Rechnung auch auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, nicht der Deklarationspflicht unterliegen. Es gibt hierzu keine Betragsobergrenze.

Es sind aber alle effektiven Vergütungen des Arbeitgebers für berufsorientierte Aus- und Weiterbildung, welche dem Arbeitnehmer vergütet werden, unter Ziffer 13.3 deklarieren. Fällt die Rechnung und die Vergütung an den Arbeitnehmer nicht in das gleiche Kalenderjahr, ist die Vergütung in Ziffer 2.3. zu aufzuführen. Gemäss AHV und Wegleitung über den massgebenden Lohn sind berufliche Aus- und  Weiterbildungskosten, die eng mit der beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers verbunden sind, nicht AHV-pflichtig und somit grundsätzlich mit dem gängigen Steuerrecht harmonisiert. Anzumerken ist ebenfalls, dass gemäss ESTV Verpflegungskosten oder Reisespesen im Zusammenhang mit einer Aus- und Weiterbildung oder einer Umschulung in Ziffer 13.3 zu deklarieren sind. Dies auch dann, wenn es sich um effektive Spesen handelt.

Dies soll anhand des Praxisbeispiels erläutert werden.

 

Leistung in Bezug auf Aus- und Weiterbildung

Deklaration im Lohnausweis

AHV-Pflicht

Der Mitarbeiter absolviert ein Masterstudium berufsbegleitend für CHF 34 000.–. Der Arbeitgeber übernimmt davon 50% der Kurskosten.

ja; CHF 17 000.- (der Anteil des Arbeitgebers) und wenn innerhalb derselben Steuerperiode

nein

Weiterbildung (Kursbesuch): Der Mitarbeiter meldet sich direkt am Weiterbildungsinstitut an und erhält auch die Rechnung auf seinen Namen nach Hause. Der Mitarbeiter bezahlt die Rechnung direkt und verrechnet diese via Spesenformular seinem Arbeitgeber.

ja; wenn innerhalb derselben Steuerperiode

nein

Ein Mitarbeiter besucht in einem Jahr einen Computerkurs für CHF 1500.– sowie einen Sprachkurs für CHF 2500.– und eine Weiterbildung mit eidg. Fachausweis für CHF 11 000.–. Die Rechnungen l werden auf den Arbeitgeber ausgestellt und
direkt von ihm beglichen.

nein

nein

Weiterbildungsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Der Mitarbeiter besucht ein Studium an der Fachhochschule für CHF 40 000.– und bezahlt dieses selber.

ja, CHF 5000.- (innerhalb gleicher Steuerperiode)

nein

Der Arbeitgeber übernimmt einen Anteil von CHF 5000.–. Sie vereinbaren, dass der Arbeitgeber bei erfolgreichem Abschluss nochmals CHF 4000.– übernimmt (Rückerstattung der Weiterbildungskosten im folgenden Kalenderjahr).

nein, aber CHF 5000.- in Ziffer 2.3. da Vergütung in nachfolgender Steuerperiode erfolgt

nein

Sie vereinbaren, dass bei Nichtbestehen der Prüfung oder bei vorzeitigem Austritt (vor Ablauf der Verpflichtungsdauer) der Arbeitnehmer CHF 5000.– zurückerstatten muss.

ja, CHF 5000.- als Minusbetrag

nein

Offensichtlich berufsbegleitende Weiterbildungskurse wie z.B. Sprachkurse, IT-Kurse, Seminare, Webinare oder Fachtagungen, welche der Arbeitgeber direkt bezahlt und wenn die Rechnung auch auf diesen lautet.

nein

nein

Regelmässige interne Firmenkurse, welche mit einem externen Referenten durchgeführt werden.

nein

nein

Der Arbeitgeber organisiert einen externen Kurs und bezahlt die Kosten direkt dem Institut. Der Kurs kostet CHF 7000.– und die Verpfl egungskosten belaufen sich auf CHF 900.–.

Kurskosten: nein
Verpflegungskosten: ja

nein

Als Ergänzung werden noch kurz die Lohnbestandteile zusammengefasst, welche im Lohnausweis nicht zu deklarieren sind:

  • Privatgebrauch von firmeneigener IT (Mobile, Laptop etc.) in einem beschränkten Mass
  • Flugmeilen
  • Halbtaxabo
  • Spesenentschädigung im Zusammenhang mit Aus- und Weiterbildung sowie Umschulung
  • Firmenparkplatz
  • firmeneigene Kinderkrippen oder vergünstige Krippenplätze
  • Snacks als Zwischenverpfl egung am Arbeitsplatz
  • zur Verfügung gestellte Getränke am Arbeitsplatz
  • REKA-Checks vergünstigt bis 20% abgegeben oder bis max. CHF 600.– Vergünstigung pro Kalenderjahr
  • Naturalien oder Gutscheine bis CHF 500.– pro Kalenderjahr
  • Rabatte auf Waren für den Privatgebrauch in einem branchenüblichen Rahmen (in der Regel zwischen 10% und 30%).

Werden die vorgenannten Grundsätze für den Lohnausweis befolgt, ist man für den Endspurt gut gerüstet.

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