18.08.2020

Bildungskosten: Wer übernimmt die Kosten bei Aus- und Weiterbildung?

In der Praxis wird häufig vereinbart, dass Kosten von externen Weiterbildungen zuerst vom Arbeitgeber getragen werden, aus bestimmten Gründen aber später vom Arbeitnehmer zu übernehmen oder zurückzuerstatten sind. Solche Vereinbarungen sind aber nur bedingt gesetzeskonform.

Von: Nicolas Facincani  DruckenTeilen 

Nicolas Facincani, lic. iur., LL.M., Rechtsanwalt

Nicolas Facincani, lic. iur., LL.M., Partner der Anwaltskanzlei Voillat Facincani Sutter + Partner. Er ist als Rechtsanwalt tätig und berät Unternehmen und Private vorwiegend in wirtschaftsrechtlichen Belangen.

Bildungskosten

Gesetzliche Vorgaben

Das Gesetz verpflichtet die Arbeitgeberin (Art. 327a Abs. 1 OR), dem Arbeitnehmer alle Auslagen zu ersetzen, die durch die Ausführung der Arbeit notwendigerweise entstehen («Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen, bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen»). Diese Pflicht stellt einen Aspekt der allgemeinen Fürsorgepflicht der Arbeitgeberin dar.

Unter notwendige Auslagen fallen insbesondere Ausbildungskosten, welche im Rahmen einer normalen Einarbeitung für eine konkrete Stelle anfallen. Diese gelten als notwendig. Kosten einer eigentlichen Ausbildung im Sinne einer Weiterbildung werden oft primär vom Arbeitgeber getragen. Der Arbeitgeber kann diese unter bestimmten Voraussetzungen zurückverlangen, insbesondere wenn eine gültige Vereinbarung vorliegt. Aber auch eine solche Vereinbarung kann ungültig sein, nämlich dann, wenn durch die Rückzahlungspflicht die persönliche Freiheit des Arbeitnehmers übermässig eingeengt wird, etwa wenn die Kündigung verunmöglicht würde. Sodann ist eine Rückforderung unzulässig, wenn die Weiterbildung notwendig oder vom Arbeitgeber angeordnet wurde oder dem Arbeitnehmer keinen Vorteil auf dem Arbeitsmarkt bietet (AGer ZH ZR 1998 Nr. 75 = JAR 1999, S. 327).

Einarbeitung

Bei Ausbildungskosten ist für die Frage der Ersatzpflicht danach zu unterscheiden, ob es sich um eine blosse Ausbildung zu Einarbeitungszwecken oder um eine eigentliche Weiterbildung handelt.

Eine Einarbeitung erfolgt stets in Bezug auf eine bestimmte Arbeit bei einem bestimmten Arbeitgeber. Sie ist deshalb betriebs- und produkteabhängig. Sie dient dazu, den neuen Arbeitnehmer mit den beim Arbeitgeber angewandten Methoden und Materiale vertraut zu machen. Nach der Einarbeitung soll der Arbeitnehmer die Arbeit ausführen können. Typisches Beispiel für eine Einarbeitung ist etwa der vom Arbeitgeber vermittelte Computerkurs, der den Arbeitnehmer mit der im Büro benutzten Software vertraut macht. Ob ein Kurs Teil der Einarbeitung ist oder bereits eine Weiterbildung darstellt, ist im Einzelfall zu beurteilen. Kosten der Einarbeitung sind vom Arbeitgeber zu tragen und können nicht vom Arbeitnehmer zurückverlangt werden.

Weiterbildungskosten

Bei Weiterbildungskosten ist zu unterscheiden, ob diese für einen konkreten Beruf notwendig sind. Einerseits sind sie notwendig, wenn sie sog. Einarbeitungskosten darstellen, oder aber auch wenn sie vom Arbeitgeber angeordnet wurden. Wünschbarkeit für den Arbeitgeber reicht noch nicht aus. Kosten notwendiger Weiterbildungen sind vom Arbeitgeber zu tragen.

Bei den übrigen Weiterbildungen handelt es sich um freiwillige Weiterbildungen, deren Kosten grundsätzlich durch den Arbeitnehmer selbst zu tragen sind.

Rückzahlungsvereinbarungen

Oft verpflichten sich Arbeitgeber freiwillig zur Übernahme der Weiterbildungskosten. Er verfolgt natürlich dadurch ein Eigeninteresse, etwa um den Arbeitnehmer zu motivieren oder das erworbene Wissen auch im Betrieb zu nutzen.

Zuweilen wird vereinbart, dass die übernommenen Kosten an Bedingungen geknüpft sein sollen. Fallen die Bedingungen weg, sollen die erstatteten Kosten vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer zurückbezahlt werden. So wird etwa vereinbart, dass bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder bei Nichtbestehen einer Prüfung bzw. der Weiterbildung die Kosten zurückzubezahlen seien.

Solche Rückzahlungsverpflichtungen sind nicht in jedem Fall gültig. Nachfolgend wird aufgezeigt, unter welchen Voraussetzungen solche Rückzahlungsverpflichtungen gültig sind.

Vereinbarung

Die Rückzahlungspflicht muss klar vereinbart sein, Unklarheiten gehen zulasten des Arbeitgebers. Die Schriftlichkeit ist zwar nicht notwendig, aufgrund der Beweisbarkeit aber geboten. Die Vereinbarung muss sodann zwingend vor Beginn der entsprechenden Weiterbildung abgeschlossen worden sein, dies insbesondere, um Missbräuche zu vermeiden. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber, sofern die Rückzahlungsverpflichtung greift, den Anspruch mit den Lohnansprüchen des Arbeitnehmers auch ohne entsprechende Vereinbarung verrechnen, darf aber nicht in dessen Existenzminimum eingreifen.

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Vorteil für den Arbeitnehmer

Die Vereinbarung der Rückzahlung der Weiterbildungskosten ist sodann nur zulässig, soweit die entsprechende Aus- oder Weiterbildung dem Arbeitnehmer einen dauerhaften Vorteil auf dem Arbeitsmarkt bietet. Zum Teil geht die Gerichtspraxis sogar weiter und verlangt, dass ein eigentlicher Titel im Rahmen der Weiterbildung erlangt werden kann.

Kündigungsfreiheit

Wird die Rückzahlung der Weiterbildungskosten an das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geknüpft, schränkt dies die Kündigungsfreiheit ein. Aus diesem Grund sind die Rückzahlungsverpflichtungen zwingend zu befristen. Sodann löst nicht jede Beendigung des Arbeitsverhältnisses automatisch die Zahlungspflicht aus.

Rückzahlungsverpflichtungen sind zwingend zu befristen. Eine maximale Dauer wurde von der Gerichtspraxis nicht festgelegt; eine Dauer von mehr als drei Jahren dürfte sich in der Regel als zu lang erweisen. Das heisst, endet das Arbeitsverhältnis mehr als drei Jahre nach Beendigung der Ausbildung, dürfte eine Rückzahlung der Kosten kaum je infrage kommen. Oft sind  Rückzahlungsverpflichtungen mit einer Dauer von zwei Jahren anzutreffen.

Sodann wird zum Teil von den Gerichten verlangt, dass solche Rückzahlungsverpflichtungen degressiv ausgestaltet sein sollen. Es wäre also nicht zulässig, kurz vor Ablauf der Dauer der Rückzahlungsverpflichtung den ganzen Betrag zu verlangen. Die Grundlage hierzu liegt im Gedanken, dass der Arbeitnehmer nach der Weiterbildung sein gewonnenes Wissen bereits in die Unternehmung einfliessen lässt und der Arbeitgeber so bereits profitiert.

Kommt es zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses während der Dauer, so müssen die Umstände der Beendigung geprüft werden. Die Kündigungsfreiheit des Arbeitnehmers darf nicht übermässig eingeschränkt werden. Handelt es sich um eine Kündigung durch den Arbeitgeber, so greift die Zahlungspflicht nur, sofern ein begründeter Anlass für die Kündigung vorliegt, für den der Arbeitnehmer verantwortlich ist (kündigt der Arbeitgeber etwa das Arbeitsverhältnis aus Gründen, welche nicht in der Person des Arbeitnehmenden [z.B. aus wirtschaftlichen Gründen] liegen, wird die Rückzahlung hinfällig). Wird durch den Arbeitnehmer gekündigt, so greift die Rückzahlungspflicht nur, wenn kein vom Arbeitgeber zu vertretender begründeter Anlass für die Kündigung vorliegt. Kündigt der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis also etwa aus einem wichtigen oder achtenswerten, vom Arbeitgeber zu verantwortenden Grund, so ist der Arbeitnehmer in der Regel ebenfalls von der Pflicht zur Rückzahlung befreit.

Nichtbestehen der Ausbildung

Oft wird vereinbart, dass bei nichtbestehen der Ausbildung die Kosten zu ersetzen sind. Sofern die Gründe hierfür nicht durch den Arbeitgeber gesetzt wurden oder er den Misserfolg verursacht, sind solche Vereinbarungen zulässig. Verschulden beim Arbeitgeber kann etwa vorliegen, wenn er eine gründliche Vorbereitung verunmöglicht. Es empfiehlt sich auch, Regelungen für den vorzeitigen Abbruch der Ausbildung vorzusehen. Fehlt eine solche, dürfte keine Rückzahlungsverpflichtung des Arbeitnehmers vorliegen. Zu beachten ist auch, dass ein nichtbestehen einer Ausbildung erst vorliegt, wenn eine Prüfung nicht mehr wiederholt werden darf.

Exkurs: Weiterbildungszeit als Arbeitszeit

Oft strittig ist die Frage, ob die Weiterbildungszeit auf Kosten der Arbeitszeit geht oder nicht. Die Frage ist in Art. 13 Abs. 4 der Verordnung Nr. 1 zum Arbeitsgesetz geregelt. Zur Arbeitszeit gehört die Zeit für Weiter- oder Fortbildung dann, wenn sie auf ausdrückliche Anordnung des Arbeitgebers erfolgt oder wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin sich aufgrund der beruflichen Tätigkeit von Gesetzes wegen weiter- und fortbilden muss. Das trifft gemäss Wegleitung des Seco zur Verordnung z.B. auf Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen zu, die der Berufsfeuerwehr angehören oder die als Giftverantwortliche oder als Flugleiter usw. arbeiten. Bedeutung erlangt diese Bestimmung auch für den Pflichtunterricht von Lehrlingen, da der Lehrmeister oder die Lehrmeisterin von Gesetzes wegen verpfl ichtet ist, die Lehrlinge in den obligatorischen Unterricht zu schicken.

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