15.08.2018

Flexible Beschäftigungsverhältnisse: Unternehmerrisiken in der Lohnbuchhaltung

Die Unternehmen müssen sich im Markt behaupten und flexibel auf Auftragsspitzen und Flauten reagieren. Aus diesem Grund wird immer mehr verlangt, dass die Mitarbeitenden flexibel arbeiten und externe Ressourcen bei entsprechender Auftragslage zugezogen werden können resp. eigene Mitarbeitende bei Unterbeschäftigung an andere Unternehmen ausgeliehen werden können.

Von: Brigitte Zulauf   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Zulauf

Brigitte Zulauf, PwC, Partner, Leiterin Treuhand Schweiz, absolvierte die Grundausbildung Wirtschaftsmatura, erwarb anschliessend das Lehrerpatent und 1992 den Fachausweis Treuhänder. Sie bildet sich seitdem laufend weiter und hat im November 2013 den Master of Advanced Studies ZFH in Human Capital Management abgeschlossen. Nebst der Gesamtverantwortung für den Bereich Treuhand bei PwC prägt sie vor allem die Weiterentwicklung der Outsourcing- und Beratungsdienstleistungen rund um die Personal- und Saläradministration.

 

 

 

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Flexible Beschäftigungsverhältnisse

Problemstellung und
Rechtliches

Die rechtlichen Vorgaben sind eng gesetzt und die Unternehmen sollten den Rahmen, aber auch den finanziellen und administrativen Aufwand kennen.

Tun sie das nicht, kann dies zu verschiedenen Konsequenzen führen wie z.B.:

 

  • Falscheinschätzung der Kostenstruktur bei Offertvergaben – Feststellung von Verlusten bei Nachkalkulation der Gesamtkosten (inkl. administrativem Aufwand)
  • Legal-Compliance-Risiken mit Folgen für die Organe resp. Unternehmensleitung und die ganze Unternehmung – finanzielle Risiken/Reputationsrisiken/strafrechtliche Risiken für einzelne Organe
  • Ausschluss einer Unternehmung im Offertprozess aufgrund von Non-Compliance etc.

Die Palette flexibler Beschäftigungsverhältnisse ist sehr breit. Die korrekte rechtliche Behandlung dieser verschiedenen Beschäftigungsformen wird dadurch erschwert, dass diese oft nicht im Kernbereich der Personalarbeit zu finden sind und die Zuständigkeiten zwischen Geschäftsleitung, Linienverantwortlichen, Buchhaltung und Personalabteilung oft nicht klar abgesteckt sind. So vielfältig die Formen, so vielfältig sind die rechtlichen Vorgaben, welche die Unternehmen überfordern können, ist es doch eine Tatsache, dass auch bei ganz normalen (typischen) Arbeitsverhältnissen vieles berücksichtigt werden muss.

Risikodefinition

Eine Falschunterstellung eines Mitarbeitenden bezüglich Sozialversicherungssystem ergibt im Schadenfall z.B. ein viel grösseres Risiko, als wenn bei einem einzigen Mitarbeitenden vergessen geht, dass für das Naturalgeschenk mit Wert von mehr als CHF 500.– Sozialversicherungsabgaben geschuldet sind und dies in einer AHV-Revision aufgedeckt wird. Es wird zwischen folgenden Risiken in Bezug zum Unternehmenswert unterschieden:

  • Unbedeutende Risiken, die weder Jahresüberschuss noch Unternehmenswert spürbar beeinflussen;
  • Mittlere Risiken, die eine spürbare Beeinträchtigung des Jahresüberschusses bewirken;
  • Bedeutende Risiken, die den Jahresüberschuss stark beeinflussen oder zu einer spürbaren Reduzierung des Unternehmenswertes führen;
  • Schwerwiegende Risiken, die zu einem Jahresfehlbetrag führen und den Unternehmenswert erheblich reduzieren;
  • Bestandesgefährdende Risiken, die mit einer wesentlichen Wahrscheinlichkeit den Fortbestand des Unternehmens gefährden.

Ein gleicher Sachverhalt kann je nach Unternehmensgrösse eine andere Gewichtung erhalten.

Unternehmerrisiken und Gesetzeskontext der Personalarbeit

Unternehmerrisiken in der Lohnbuchhaltung allgemein sind Risiken, welche im Risiko-Management der Unternehmung eingebettet sein sollten, werden die Personal- und Ressourcen-Entscheidungen doch meistens im Management gefällt. Diese hier aufzuzeigenden Risiken beziehen sich vor allem auf die Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen (Compliance) und die operationellen Risiken in Bezug auf personelle Ressourcen (Aufbau und Ablauforganisation) vor allem in der Personalabteilung. Die Compliance muss insbesondere die Einhaltung der Rechtsnormen im öffentlich-rechtlichen Bereich (Arbeitsgesetz, Ausländergesetz), im Arbeitsvertragsrecht, im Sozialversicherungs- und Steuerrecht sowie die korrekte Erstellung der Lohnabrechnungen, der Deklarationen und die Personaladministration im Austausch mit Behörden, Institutionen und dem Mitarbeitenden selbst beinhalten.

Die einzuhaltenden Normen sind vielfältig. Nachfolgend erfolgt ein Überblick ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

Abbildung 1: Einzuhaltende Normen

Werden die Normen nicht eingehalten, kann nebst anderen Rechtsfolgen die sogenannte Organhaftung durch Gesetzesverstösse der Mitarbeitenden eintreten. Eine solche besteht z.B. bei nicht bezahlten Sozialversicherungsbeiträgen oder bei unechten Unterlassungsdelikten. Während die Organe (Mitglieder der Verwaltung und alle mit der Geschäftsführung oder Liquidation befassten Personen) für den ganzen Schaden solidarisch nach Art. 52 AHVG haften, gilt dies nicht für Personen, welche blosse Hilfsfunktionen ausüben. Zu einer Haftung der Organe aus unechten Unterlassungsdelikten führt der strafrechtliche Tatbestand, dass nichts unternommen wurde, obwohl hier ein Handeln oder Einschreiten geboten war. «Der Täter bei einem unechten Unterlassungsdelikt ist derjenige, der bei pflichtgemässem Handeln den eingetretenen Erfolg mit höchster Wahrscheinlichkeit abgewendet hätte. Wenn es ein Verwaltungsrat oder ein Mitglied der Geschäftsleitung pflichtwidrig, vorsätzlich oder fahrlässig unterlässt, eine Gesetzeswiderhandlung seiner Arbeitnehmenden abzuwenden, so kann ein Straftatbestand der entsprechenden strafrechtlichen Norm neben dem eigentlichen Täter auch beim untätigen Organ als erfüllt betrachtet werden. Die Strafbarkeit hängt von einem Mangel in den organisatorischen Vorkehrungen ab. Gesetzesverstösse der Angestellten stellen also nicht nur für die Unternehmung als Gesellschaft, sondern auch für die Organe als natürliche Personen ein erhebliches Risiko dar.» Es hat demzufolge primär eine Unternehmung mit ihren Organen die Verantwortung, die Gesetze einzuhalten. Bei mangelnder Organisation, Instruktion und Anweisung an die Arbeitnehmer, welche die Arbeiten ausführen, in unserem Fall speziell die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung, müssen primär die Organe für die Strafen geradestehen.

Die Rechtsfolgen bei Nichteinhalten der Normen bewegen sich je nach Schwere des Verstosses und Rechtsnorm von Verwarnung, Sanktion, Sperre, Bewilligungsentzug, Verfahrensausschluss, Sanktionslisten, Schliessung des Betriebs über Bussen (bis CHF 1 000 000.–), Geldstrafen bis zu 180 Tagessätzen, Zuschlagszahlungen auf nicht bezahlten Beiträgen, Verzugszinsen, Leistungskürzungen, Entschädigungen, Schadenersatzzahlungen bis zu Freiheitsstrafen. Nicht zu vergessen sind Auslagen des Arbeitgebers für die Durchführung der Verfahren und die Konsequenzen aus einzelnen Verfahren, die dazu führen können, dass eine Unternehmung in ihrer Geschäftstätigkeit erheblich eingeschränkt werden kann. Je nach Publizität und Art der Bestrafung kann eine Unternehmung ernsthaft in ihrer Existenz bedroht werden. Nebst finanziellen Konsequenzen kann man die Auswirkungen für den Rekrutierungsmarkt, für die Motivation und Arbeitgeberbindung von bestehenden Mitarbeitenden, für Kapitalgeber, Kunden und Lieferanten – also das ganze Umfeld – bezüglich potenziellem und finanziellem Schaden nur schwer bewerten.

Beschäftigungsverhältnisse

Es wurde mit Absicht der Begriff Beschäftigungs- und nicht Arbeitsverhältnis ausgewählt, weil speziell die nicht im Arbeitsverhältnis eingesetzten Personen erhöhte Risiken verursachen können, da diese in der Unternehmung nicht bekannt sind. Ein Beschäftigungsverhältnis ist gemäss Verwendung in diesem Artikel tendenziell ein umfassenderer Begriff als ein Arbeitsverhältnis, wird jedoch in einzelnen Ländern wie z.B. Deutschland spezifisch als sozialversicherungsrechtlicher Begriff verwendet. Im Sinne dieses Beitrags ist das Beschäftigen grundsätzlich in der Bedeutung von anstellen und beauftragen zu verstehen. Selbstverständlich gibt es bereits bei einem normalen, typischen Arbeitsverhältnis genug Gesetze und Normen, die einzuhalten sind. Die Beauftragung ausserhalb eines Arbeitsvertrages hat in den Unternehmen tendenziell zugenommen. Die Gründe können sehr verschieden sein (Flexibilität bezüglich Personalkosten, Fachkräftemangel etc.). Doch wer ist für diese Personengruppen zuständig? In der klassischen Personalarbeit sind diese Beschäftigungstypen tendenziell nicht im Fokus und werden oft von der Betreuung ausgeklammert. Die korrekte Behandlung in der Lohnbuchhaltung erfolgt konsequenterweise auch nicht, vor allem dann, wenn kein Lohn auszubezahlen ist, sondern Lieferantenrechnungen bezahlt werden.

Typische und atypische Arbeitsverhältnisse

Im Gegensatz zum in der Praxis zumeist anzutreffenden typischen Arbeitsverhältnis gemäss den Regelungen von Art. 319 ff. OR mit den Merkmalen der auf Dauer ausgerichteten Tätigkeit, Vollzeitbeschäftigung, Tagesarbeit, Anstellung bei einem einzigen Arbeitgeber, organisatorische Eingliederung in dessen Betrieb, Weisungsgewalt des Arbeitgebers, existenzsichernde Entgeltzahlung durch den Arbeitgeber und Abhängigkeit vom Arbeitgeber gibt es atypische Arbeitsverhältnisse, gruppiert nach verschiedensten Merkmalen:

  • Bezüglich der beteiligten Personen: Jobsharing, Gruppenarbeit, Beizug von Hilfspersonen, Temporärarbeit, Regiearbeit, Leiharbeit, Lehrvertrag und andere Ausbildungsverhältnisse, Mehrfachbeschäftigung und parallele Arbeitsverhältnisse, Arbeit beim Staat bzw. seinen Anstalten und Körperschaften, Beschäftigung von sozial Schwächeren zur Wiedereingliederung in die Gesellschaft bzw. in den Arbeitsmarkt, Beschäftigung von ausländischen Arbeitnehmenden (v.a. Saisonniers, Grenzgänger, Kurzaufenthalter und asylsuchende Personen), Mitarbeit von Familienmitgliedern und Ehegatten, Beschäftigung von Kindern und Jugendlichen, Beschäftigung von bereits pensionierten Personen, Schwarzarbeit
  • Bezüglich Ort der Arbeitsleistung: Heimarbeit, Telearbeit, Handelsreisendenvertrag, Aussendienst, «Springer», Heuervertrag, grenzüberschreitende Arbeit bzw. internationale Arbeitsverhältnisse
  • Bezüglich Zeit der Arbeitsleistung: Gleitzeitmodelle, Wochen-, Monats- oder Jahresarbeitszeitmodelle, Teilzeitarbeit, Temporärarbeit, Leiharbeit, Kapovaz (kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit)/Arbeit auf Abruf, befristete Arbeitsverhältnisse, Saisonarbeit ausländischer Arbeitnehmer, Aushilfs- und Gelegenheitsarbeit, Sonntagsarbeit, Nachtarbeit, Schichtarbeit, geringfügige Beschäftigung
  • Bezüglich Entlöhnung der Arbeitsleistung: Leistungslohn, Naturallohn
  • Bezüglich Weisungsgebundenheit und organisatorischer Eingliederung: Leitende Angestellte, Freiberufliche, freie Mitarbeitende, Scheinselbständigkeit, neue Selbständigkeit (d.h. Entlassung durch den Arbeitgeber und Einzelbeauftragung des früheren Mitarbeitenden durch dieselbe Unternehmung)

Flexible Beschäftigungsverhältnisse

Um bei Auftragsschwankungen flexibel reagieren zu können, kann eine Unternehmung verschiedene Massnahmen treffen. Dies sind z.B.:

  • Mit den fest angestellten Mitarbeitenden, indem die Arbeitszeit flexibel geregelt wird mit Gleitzeitmodellen, Wochen- Monats- oder Jahresarbeitszeitmodellen und Überstunden/Überzeit/Schichtarbeit, Sonntagsarbeit, Nachtarbeit;
  • mit Teilzeitangestellten, welche vorübergehend aufstocken oder reduzieren können;
  • mit befristeten Anstellungen (hier sind Kettenarbeitsverträge ein Thema, wenn mehrere befristete Verträge hintereinander erstellt und damit gesetzliche Vorschriften umgangen werden);
  • mit Angestellten, die entliehen oder verliehen werden;
  • mit Mitarbeitenden auf Abruf;
  • mit Freelancern, Selbständigen, neuen Selbständigen, Scheinselbständigen;
  • mit Kurzarbeit (es handelt sich hier um eine Form der Entschädigung aus dem AVIG und setzt verschiedene Bedingungen voraus).

Mögliche Massnahmen

Unternehmensleitung

Es geht darum, wie die Unternehmung generell die Risiken eruiert, einschätzt und handhabt. Aus Diskussionen geht hervor, dass sich Unternehmen oft auf die wichtigsten Geschäftsrisiken konzentrieren (z.B. strategische Risiken, Marktrisiken, Finanzmarktrisiken, Supply-Chain-Risiken etc.) und Thematiken wie diese als weniger wichtig einstufen. Je nach Unternehmung und in welchem Markt sie sich bewegt, sollte der Fokus auch auf die Berücksichtigung der aufgezeigten Risiken (Risiken aus Compliance und Corporate Governance) gelegt werden.

Vorgehen/Fragenkatalog

In einer ersten Phase muss eine systematische, strukturierte und auf die wesentlichen Aspekte fokussierte Identifikation der Risiken stattfinden. Nebst der Analyse der strategischen Planung der Unternehmung können eine Anzahl weiterer Methoden wie z.B. Risikoworkshop, Risikochecklisten sowie Experten- und Mitarbeiterbefragungen eingesetzt werden.

Bezüglich dieser Thematiken kann folgender Fragebogen (nicht abschliessend) dienen:

Generelle Fragen und Fragen zum Umfeld

  • Grösse und rechtliche Form der Unternehmung
  • Aufteilung in Anzahl und Art rechtlicher Einheiten/Betätigungsfelder/Branchen?
  • Gibt es besondere Regulierungsvorschriften in der Branche? Wenn ja, welche?
  • Wie ist das Bewegungsfeld der Unternehmung (lokal, überregional, international)?
  • Ist die Unternehmung Personalentleiher oder -verleiher? Liegt eine Lizenz vor?
  • Wie sieht der Dokumentations- und Archivierungsprozess aus?
  • Risiko und Kontrolle im Unternehmen? Wie ist das Verhalten zu Fehlern?
  • Was heisst Compliance für die Unternehmung?

Weitere relevante Fragen

  • Gibt es atypische Arbeits- und Beschäftigungsverhältnisse und wenn ja, welche? Welche Abweichungsmöglichkeiten gibt es von diesen Vertragstypen? Wie sehen die Anstellungskonditionen aus?
  • Hat die Unternehmung den Überblick über die verschiedenen Arten von Vertragsverhältnissen (Anzahl Festangestellte, Teilzeit, Stundenlöhner, Lernende, Grenzgänger, internationale Wochenaufenthalter, Expatriates usw.)?
  • Wie ist die Zeiterfassung ausgestaltet? Wie wird mit Absenzen, Arbeitszeiterfassung, Ferien umgegangen?

Je nach Ergebnis müssen die entsprechenden Massnahmen innerhalb des Risiko-Managements im Unternehmen eingeleitet werden. Dies kann je nach Ausgangslage sehr unterschiedlich ausfallen. Ist das Know-how in der Unternehmung vorhanden und auf verschiedene Personen verteilt, muss eine Stelle geschaffen werden, welche sich speziell um diese Fragestellungen kümmert oder findet sich eine Outsourcing-Lösung? Eine Möglichkeit wäre die Rolle des HR- und Compliance-Spezialisten.

Schlussfolgerungen

Wie aufgezeigt, sind die Risiken für Unternehmen im Bereich der Lohnbuchhaltung generell und insbesondere in Bezug auf flexible Beschäftigungsverhältnisse nicht zu unterschätzen. Die Unternehmen sollten diese Fragestellungen im gesamten Risiko-Management der Unternehmung aufnehmen und auf die Bedürfnisse und Grösse der Unternehmung abgestimmt die Aufbau- und Ablauforganisation anpassen. Die Haltung des Managements ist dabei entscheidend, ob und wie mit diesen Risiken umgegangen wird.

Die verschiedenen Stolpersteine in der Lohnbuchhaltung generell und insbesondere in Firmen mit komplexeren Entlöhnungspaketen wie z.B. Mitarbeiterbeteiligungen sowie der internationale Austausch und Einsatz von Mitarbeitenden, speziell auch die Sozialversicherungsunterstellungs- und Steuerfragen haben die Anforderungen an HR und die Lohnbuchhaltung erhöht, ohne dass sich die Weiterbildungsmöglichkeiten für höhere Fachausweise daran wirklich angepasst haben. Ein Gesamtblickwinkel sämtlicher Themenkreise ist notwendig.

Dieser Beitrag (Auszug) stammt aus dem Jahrbuch Treuhand und Revision von den Herausgebern Andrea Mathis & Rolf Nobs vom Unternehmer Forum Schweiz AG.

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