07.02.2020

Lohnausweisempfänger: Die Mehrwertsteuer im Lohnausweis

Mehrwertsteuer und Lohnausweisempfänger – ein immerwährendes Thema, welches häufig unterschätzt wird. Die korrekte Handhabung von Privatanteilen bei Lohnausweisempfängern ist immens wichtig und fordert die Personalabteilung.

Von: Sibylle Merki  DruckenTeilen 

Sibylle Merki

Sibylle Merki, LL.M. UZH in International Tax Law, dipl. Steuerexpertin, MAS FH in MWST sowie spezialisiert auf Arbeitsrecht, ist seit vielen Jahren in der Unternehmensberatung tätig und ist und war schon immer von
komplexen Steuerthemen fasziniert, insbesondere im Bereich der Mehrwertsteuer.

Lohnausweisempfänger

MWST-Info Nr. 8 zum Thema Lohnausweisempfänger

Obwohl es eine grosse Herausforderung ist, sich immer auf dem Laufenden halten zu können, wird sich dieser Zeiteinsatz als lohnenswert erweisen. Dadurch können nämlich unliebsame Nachträge vermieden werden. Kommt es in einem Betrieb zu einer Kontrolle durch die Mehrwertsteuerbehörden, können Nachträge für die fünf vergangenen Kalenderjahre vorgenommen werden. Das kann nicht nur zu höheren Steuernachbelastungen, sondern auch zu Verzugszinsen führen. Im schlimmsten Fall ist allenfalls auch eine Strafsteuer und/oder Busse möglich.

Anfangs November 2018 wurde der erste Entwurf der Anpassungen im Zusammenhang mit Lohnausweisempfängern auf der Homepage der Eidgenössischen Steuerverwaltung, Mehrwertsteuer, aufgeschaltet. Der zweite Entwurf der Praxisanpassungen wurde dann am 14. März 2019 publiziert. Bei den Praxisanpassungen geht es einerseits um andere Gehaltsnebenleistungen (wie beispielsweise Abgabe eines Generalabonnements usw.) und andererseits um die Übernahme von Weiterbildungskosten durch den Arbeitgeber. Ein weiterer Punkt sind auch noch die mehrwertsteuerlichen Auswirkungen der Finanzierung vorbereitenden Kursen auf eidgenössischen Prüfungen (sog. Subjektfinanzierung).

Aber generell stellt sich die Frage, welche Punkte bei einem Lohnausweisempfänger berücksichtigt werden sollten? Dieser Artikel kann nur (Stand Gesetzgebung: 13.01.2020) auf einzelne Punkte der umfassenden
Mehrwertsteuerinfo 08 eingehen. Ziel dieser Ausführungen ist es, die Personalverantwortlichen einmal mehr für die Wichtigkeit der Mehrwertsteuer im Lohnausweis zu sensibilisieren.

Privatanteile und Lohnausweisempfänger

In einem ersten Schritt sollte festgehalten werden, welche Personengruppen überhaupt als Lohnausweisempfänger gelten und wann wir von Privatanteilen sprechen. Erst dann kann in einem zweiten Schritt die Deklaration in der Mehrwertsteuerabrechnung in Angriff genommen werden.

Sobald an eine gewisse Personengruppe Leistungen unentgeltlich oder vergünstigt erfolgen, sprechen wir der Einfachheit halber von Privatanteilen. Werden solche Leistungen erbracht, kann dies je nach Personengruppe
zu Vorsteuerkorrekturen oder zur Versteuerung eines Entgelts führen.

Als Lohnausweisempfänger gelten einerseits alle Personen, die einer unselbstständigen Tätigkeit nachgehen und dafür einen Lohnausweis erhalten. Den Lohnausweisempfängern gleichgestellt sind ehemalige Mitarbeiter, welche aufgrund des seinerzeitigen Arbeitsvertrags oder einer Vereinbarung auch nach dem Austritt aus dem Unternehmen Anrecht auf Leistungen haben.

Grundsätzlich handelt es sich um nachfolgende Personengruppe:

  • Personal
  • eng verbundene Personen, sofern sie im jeweiligen Betrieb angestellt sind
  • Teilhaber von Personengesellschaften, die im Betrieb mitarbeiten
  • im Betrieb mitarbeitende Familienangehörige
  • Verwaltungs- und Stiftungsräte, welche einen Lohnausweis erhalten

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Steuerliche Auswirkungen (Bemessungsgrundlagen)

Wichtig ist es, mindestens einmal jährlich die Privatanteile zu deklarieren. Da die Höhe der zu entrichtenden Privatanteile nach der effektiven Methode nicht immer einfach ist, stellt die Mehrwertsteuerverwaltung für viele Sachverhalte eine annäherungsweise Ermittlung mittels Pauschalen zur Verfügung. Diese gehen auch aus der Mehrwertsteuerinfo 08 hervor.

Bei einem Privatanteil kann es sich um Eigenverbrauch oder Teil einer gemischten Verwendung (Vorsteuerkorrektur) handeln. Auch besteht die Möglichkeit, dass es eine Leistung (Lieferung von Gegenständen oder Dienstleistungen) darstellt.

Werden diese Leistungen an das Personal entgeltlich erbracht, ist die Steuer vom tatsächlich empfangenen Entgelt zu berechnen. Leistungen des Arbeitgebers an das Personal, die im Lohnausweis zu deklarieren sind, gelten als entgeltlich erbracht.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung unterscheidet insgesamt fünf Personengruppen mit unterschiedlichen Bemessungsgrundlagen:
 

PersonengruppeFolgen


Leistungen an Lohnausweisempfänger
 
  • Massgebend ist der Betrag, der auf dem Lohnausweis zu deklarieren ist. Sind die Leistungen nicht auf dem Lohnausweis betragsmässig aufzuführen, sind sie nicht entgeltlich erbracht und daher auch bei der Mehrwertsteuer nicht abzurechnen (vgl. insbesondere Liste der nicht zu deklarierenden Leistungen; MWST-Info 08).
 

Nicht-Lohnausweisempfänger

  • Leistungen an eng verbundene Personen (massgebende Beteiligung am Unternehmen), die nicht im Betrieb mitarbeiten
  • Leistungen an Beteiligte, welche nicht
    eng verbunden (es liegt keine massgebende Beteiligung vor) oder ihnen nahestehende
    Personen sind, die im Betrieb
    nicht mitarbeiten
  • Inhaber von Einzelunternehmen oder ihnen nahestehende Personen
  • Leistungen in Form von Naturaldividenden und Beteiligungserträge an den Empfänger
 

 

  • steuerbar zum Preis, wie dieser unter unabhängigen Dritten vereinbart würde
     

 

  • Bei Geschenken bis CHF 500.– pro Person und Jahr sowie bei Werbegeschenken und Warenmustern ist ein unternehmerischer Grund ohne Weiteres gegeben, sofern nicht für die Erbringung von Steuer ausgenommenen Leistungen verwendet. Übersteigt der Wert CHF 500.–, muss der unternehmerische Grund nachgewiesen werden, ansonsten ergibt sich eine Vorsteuerkorrektur.
  • Hierbei handelt es sich um einen Eigenverbrauch, der zu einer Korrektur des effektiv vorgenommenen Vorsteuerabzugs führt.
  • Es handelt sich um eine entgeltliche Leistung des ausschüttenden Unternehmens an den Teilhaber; Bemessungsgrundlage ist der Bruttodividendenwert.
 

Übernahme von Weiterbildungskosten

Mit der Publikation des zweiten Entwurfs am 14. März 2019, betreffend Anpassungen im Zusammenhang mit dem Thema Lohnausweisempfänger, wurde Klarheit geschaffen. Kostenübernahmen von Arbeitgebenden für berufsorientierte Aus-/Weiterbildungs- und Umschulungskosten von Mitarbeitenden (Meisterkurse, Ausbildung zum Steuerexperten, Berufsmatura, usw.) gelten nicht mehr als geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers und berechtigen, im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit, zu einem Vorsteuerabzug. Wichtig ist es, sofern die Rechnung vom Bildungsinstitut auf den Arbeitnehmenden lautet und an diesen vollständig oder teilweise zurückbezahlt wird, im Besitz einer durch das Bildungsinstitut ausgestellten Rechnung zu sein (Original oder Kopie), auf der die Mehrwertsteuer ausgewiesen ist.

Wird die getroffene Ausbildungsvereinbarung nicht eingehalten (z.B. Abbruch der Ausbildung, Nichteinhaltung der vorgängig vereinbarten Weiterbeschäftigungsdauer nach Abschluss der Ausbildung) und müssen dadurch die Kosten oder zumindest ein Teil davon zurückerstattet werden, können diese beim Arbeitgeber als neutral betrachtet werden. Es kommt zu keiner Korrektur des seinerzeit vorgenommenen Vorsteuerabzugs und auch nicht zu einer Besteuerung der rückzahlbaren (Teil-) Beträge.

Unerlässlich ist es, darauf zu achten, dass, wenn die Kosten der Aus- und Weiterbildung nicht als berufsorientiert einzustufen sind, diese auf dem Lohnausweis als Gehaltsnebenleistung betragsmässig zu deklarieren sind und als entgeltlich erbracht angesehen werden. Als Folge dessen müssen sie gemäss ihrer mehrwertsteuerlichen Qualifikation in der Mehrwertsteuerabrechnung deklariert werden.

Ein äusserst wichtiger, unbedingt zu beachtender Punkt ist der Arbeitgeberwechsel nach Beendigung einer Aus- und Weiterbildung. In einem solchen Fall darf der neue Arbeitgeber auf GRund der vom Bildungsinstitut an den Mitarbeitenden ausgestellten Rechnungen keinen Vorsteuerabzug vornehmen. Dies darf er auch nicht, wenn der Mitarbeitende seinem alten Arbeitgeber die Kosten zurückerstattet und der neue Arbeitgeber diese übernimmt. Arbeitsstellenwechsel während der Aus- und Weiterbildung sind entsprechend den vorstehenden Ausführungen gleich zu behandeln.

Weiter erhalten Absolvierende von vorbereitenden Kursen auf eidgenössische Berufsprüfungen und höhere Fachprüfungen seit dem 01. Januar 2018 gemäss Artikel 56a des Berufsbildungsgesetztes eine bundesweite einheitliche Unterstützung. In einem solchen Fall ist der Arbeitgeber berechtigt, den Vorsteuerabzug auf den von ihm übernommenen Kostenanteil vorzunehmen. Kein Vorsteuerabzug steht ihm somit auf demjenigen Anteil zu, welcher durch den Mitarbeitenden selber getragen wird, zu dem auch der durch den Mitarbeitenden beantragte und an diesen bezahlte Bundesbeitrag gehört.

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Andere Gehaltsnebenleistungen

Hier hat die Eidgenössische Steuerverwaltung auch im zweiten Entwurf erkannt, dass die unentgeltliche Lieferung von Gegenständen an die Mitarbeiter in deren Eigentum nicht zwingend ausserhalb der unternehmerischen Tätigkeit liegen muss. Insbesondere ist das dann der Fall, wenn dies mit einer Auflage verbunden ist, diese während der beruflichen Tätigkeit zu tragen oder zu verwenden (bspw. das Tragen der eigenen Kollektionsstücken in einem Modegeschäft). Sind solche Umstände gegeben, dass von einem Repräsentationszweck ausgegangen werden kann, ist ein unternehmerischer Grund gegeben. In einem solchen Fall ist keine Umsatzsteuer geschuldet, und die Vorsteuern können zurückgefordert werden.

Deklaration Generalabonnement im Lohnausweis

Bei der Abgabe eines durch den Arbeitgeber finanzierten Generalabonnements, welches durch den Mitarbeiter hauptsächlich geschäftlich benötigt wird, gibt es mehrwertsteuerlich keine zu deklarierende Leistung. Wird dieses aber nicht überwiegend geschäftlich verwendet, sondern mehrheitlich für die private Nutzung eingesetzt, liegt eine andere steuerbare Gehaltsnebenleistung vor.

Privatanteile an Fahrzeugkosten

Die Zurverfügungstellung eines Geschäftsfahrzeugs durch den Arbeitgeber gilt als entgeltliche Leistung, sofern dieses für private Zwecke verwendet werden darf. Diese Leistung unterliegt der Steuer zum Normalsatz. Für die Ermittlung des steuerbaren Entgelts kann eine pauschale Berichtigung der Fahrzeugkosten vorgenommen werden. Der Ansatz beträgt 0,8% pro Monat, d.h. 9,6% des Bezugspreises (exkl. MWST zum Normalsatz) des Fahrzeugs pro Jahr. Es muss aber mindestens mit CHF 150.– pro Monat abgerechnet werden. Der so errechnete Ansatz versteht sich inklusive Mehrwertsteuer.

Handelt es sich um ein vom Arbeitgeber geleastes Fahrzeug, tritt anstelle des Kaufpreises der im Leasingvertrag festgehaltene Wert (exkl. MWST). Weiter besteht die Möglichkeit der effektiven Erfassung der Privatnutzung anhand eines Bordbuches. Dabei muss der im Lohnausweis zu deklarierende Anteil für die Privatnutzung so errechnet werden, dass die Anzahl der privat gefahrenen Kilometer (ohne Arbeitsweg) mit dem entsprechenden Kilometeransatz multipliziert wird.

Fazit

Wie Privatanteile im Lohnausweis zu tätigen sind, erweist sich als sehr komplex und vielschichtig. Die korrekte Umsetzung ist eine grosse Herausforderung für diejenigen, welche sich mit der Lohnausweiserstellung und allem dem, was dazugehört, befassen müssen. Aber eine exakte Handhabung der Mehrwertsteuer im Zusammenhang mit dem Lohnausweis lohnt sich im Hinblick auf allfällige Kontrollen durch die Mehrwertsteuerverwaltung. Schlussendlich ist es auch das Ziel jedes Verantwortlichen, die Erstellung des Lohnausweises korrekt abzuwickeln.

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