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Lohnausweisempfänger: Die Mehrwertsteuer im Lohnausweis

Mehrwertsteuer und Lohnausweisempfänger – ein immerwährendes Thema, welches häufig unterschätzt wird. Die korrekte Handhabung von Privatanteilen bei Lohnausweisempfängern ist immens wichtig und fordert die Personalabteilung.

07.02.2024 Von: Sibylle Merki
Lohnausweisempfänger

Neue MWST-Info zum Personal

Obwohl es eine grosse Herausforderung ist, sich immer auf dem Laufende halten zu können, wird sich ein solcher Zeiteinsatz als lohnenswert erweisen. Dadurch können nämlich unliebsame Nachträge vermieden werden. Kommt es in einem Betrieb zu einer Kontrolle durch die Mehrwertsteuerbehörden, können Nachträge für die fünf vergangenen Kalenderjahre vorgenommen werden. Das kann nicht nur zu höheren Steuernachbelastungen, sondern auch zu Verzugszins führen. Im schlimmsten Fall ist allenfalls auch eine Strafsteuer und/oder Busse möglich.

Am 17. September 2022 hat die Eidgenössische Steuerverwaltung die komplett überarbeitete Mehrwert-steuerinfo 08 Privatanteile publiziert. Dabei wurden im Rahmen einer Praxisüberprüfung relativ umfangreiche materielle Änderungen vorgenommen.  

Aber generell stellt sich die Frage, welche Punkte beim Personal berücksichtigt werden sollten? Dieser Artikel kann nur (Stand Gesetzgebung 31.12.2023) auf einzelne Punkte der umfassenden Mehrwert­steuerinfo («MWST-Info») 08 Privatanteile eingehen. Ziel dieser Ausführungen ist es, die Personalverantwortlichen einmal mehr für die Wichtigkeit der Mehrwertsteuer im Lohnausweis zu sensibilisieren.

Privatanteile und Personal sowie steuerliche Auswirkungen (Bemessungsgrundlage)

In einem ersten Schritt sollte festgehalten werden, welche Personen oder Personengruppen überhaupt unter den Begriff «Personal» fallen und wann wir von Privatanteilen sprechen. Erst dann kann in einem zweiten Schritt die Deklaration in der Mehrwertsteuerabrechnung in Angriff genommen werden.

Sobald einer gewissen Personengruppe Leistungen unentgeltlich oder vergünstigt gewährt werden, sprechen wir der Einfachheit halber von Privatanteilen. Dies kann je nach Personengruppe zu Vorsteuerkorrekturen oder zur Versteuerung eines Entgelts führen.

«Als Personal im Sinne von Art. 47 MWSTV gelten Personen, die für Ihre Tätigkeit einen Lohnausweis bzw. eine Rentenbescheinigung erhalten oder erhalten sollten. Hierzu gehören auch Verwaltungs- und Stiftungsräte, ehemalige Angestellte und Rentner.»

Für das Personal gilt als Bemessungsgrundlage das vom Leistungserbringer tatsächlich empfangene Entgelt (Art. 47 Abs. 1 MWSTV), der Wert, welcher im Lohnausweis zu deklarieren ist (Art. 47 Abs. 2 MWSTV) oder die Pauschalen der direkten Steuern (Art. 47 Abs. 4 MWSTV).

Weiter gelten die Bestimmungen zu den Leistungen an das Personal auch für Expatriates.

Nicht als Personal gelten demnach

  • mitarbeitende Partner von Inhabern von Einzelunternehmen, die für ihre Tätigkeit keinen Lohn und somit keinen Lohnausweis erhalten; und
  • mitarbeitende Teilhaber von Personengesellschaften (erhalten ausser dem mitarbeitenden Kommanditär keinen Lohnausweis) oder deren Partner, sofern diesen kein Lohnausweis ausgestellt wird.

Das heisst, dass Entnahmen durch nahestehende Personen, die nicht im Betrieb mitarbeiten und hierfür keinen Lohnausweis erhalten und auch nicht erhalten sollten, dem Inhaber zugeordnet werden. Arbeiten nahestehenden Personen im Betrieb mit und erhalten dafür einen Lohnausweis oder sollten sie hierfür einen Lohnausweis erhalten, gelten sie als Personal.

Die Teilhaber von Personengesellschaften gelten, sofern ihre Beteiligung an der Personengesellschaft mindestens 20 % beträgt, als eng verbundene Personen im Sinne von Art. 3 Bst. h Ziff. 1 MWSTG. Für die Bestimmung der Bemessungsgrundlage ist folgendes zu beachten:

  • arbeiten die eng verbundenen Personen im Betrieb mit, gilt dieselbe Bemessungsgrundlage wie beim Personal;
  • arbeiten die eng verbundenen Personen nicht im Betrieb mit, so gilt als Bemessungsgrundlage der Wert, der unter unabhängigen Dritten vereinbart würde (Art. 24. Ziff. 2 MWSTG).

Bei Leistungsbezügen durch mitarbeitende Teilhaber mit weniger als 20 % Beteiligung an der Gesellschaft handelt es sich um Eigenverbrauch im Sinne von Art. 31 Abs. 2 Bst. c MWSTG.

Wichtig ist es mindestens einmal jährlich die Privatanteile als Vorsteuerkorrekturen zu deklarieren. Da die Höhe der zu entrichtenden Privatanteile nach der effektiven Methode nicht immer einfach ist, stellt die Mehrwertsteuerverwaltung für viele Sachverhalte eine annäherungsweise Ermittlung mittels Pauschalen zur Verfügung. Diese gehen auch aus der MWST-Info 08 Privatanteile hervor.

Bei einem Privatanteil kann es sich um Eigenverbrauch oder Teil einer gemischten Verwendung (Vorsteuerkorrektur) handeln. Auch besteht die Möglichkeit, dass es eine Leistung (Lieferung von Gegenständen oder Dienstleistungen) darstellt.

Werden diese Leistungen an das Personal entgeltlich erbracht, ist die Steuer vom tatsächlichen empfangenen Entgelt zu berechnen. Leistungen des Arbeitgebers an das Personal, die im Lohnausweis zu deklarieren sind, gelten als entgeltlich erbracht.

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