02.08.2017

Lohnprogramm: Tipps für eine erfolgreiche Evaluierung

Lohnaufzeichnungen sind Teil der Finanzbuchhaltung. Daher müssen die allgemein gültigen Regeln einer ordnungsgemässen Buchführung (OR) beachtet werden (Vollständigkeit, Wahrheit, Klarheit, leichte Nachprüfbarkeit und Aufbewahrungspflicht).

Von: Thomas Wachter   Drucken Teilen   Kommentieren  

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren im Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, aktuell als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

Zu diesem Artikel wurden noch keine Kommentare geschrieben. Wir freuen uns, wenn Sie den ersten Kommentar zu diesem Artikel verfassen.
 
Kommentar schreiben

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben! Bitte geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte Wert angeben!

Bitte alle fett beschrifteten Pflichtfelder ausfüllen.
Zurücksetzen
 
Lohnprogramm

Lohnprogramm – Die Ausgestaltung und die Komplexität

Die Ausgestaltung und die Komplexität eines Lohnprogramms und die damit verbundenen Prozesse hängen von den betrieblichen Anforderungen ab (Grösse des Betriebes, Anzahl Mitarbeiter, etc.).

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, ist darauf zu achten, dass für die Lohnverarbeitungen in der Schweiz die zertifizierten Lohnprogramme zum Einsatz kommen, die den Richtlinien für Lohnverarbeitungen der swissdec entsprechen, welche in Zusammenarbeit mit folgenden Beteiligten erarbeitet wurden: Bundesamt für Statistik, AHV/IV, Eidgenössische Steuerverwaltung, Konferenz der kantonalen Ausgleichskassen, Schweizerische Steuerkonferenz, Schweizerischer Versicherungsverband, Steuerverwaltung des Kantons Bern, SUVA und der Vereinigung der Verbandsausgleichskassen.  

Die nachstehenden Ausführungen haben den Fokus auf kleinere und mittlere KMU-Firmen. In Kleinstverhältnissen empfiehlt es sich, die Vorteile eines Lohnprogramms gegenüber einer Abrechnung per Excel genauestens zu prüfen.  

Bestimmung des Anforderungskataloges für ein Lohnprogramm

Bei der Evaluation eines Lohnprogramms ist ein Anforderungskatalog zu erstellen, damit sichergestellt werden kann, dass das künftige Lohnabrechnungsprogramm auch den betrieblichen Anforderungen entspricht. Folgende Punkte können von Bedeutung sein:        

  • Firma (Grösse, operativ in welchen Kantonen?)   
  • Beschäftigte Mitarbeiter und Struktur der Mitarbeiter (Monatslöhner, Stundenlöhner, Expatriates, Grenzgänger, Verwaltungsräte, etc. wohnhaft in welchen Kantonen/Ländern?)   
  • Anzahl Quellensteuerpflichtige in welchen Kantonen (soll das Lohnsystem die Quellensteuern automatisch rechnen können?)    
  • Währung CHF und sollen Lohnbestandteile in weiteren Währungen verarbeitet werden können? 
  • Anforderungen an Lohnabrechnungen (Darstellung, Sprache etc.) 
  • Anforderungen an Spesenabrechnungen            
  • Müssen gewisse Lohnkomponenten netto garantiert ausgerichtet werden (Netto/Bruttoaufrechnung inkl. Sozialversicherungen und Quellensteuer gewünscht?)           
  • Soll mit einem Nettolohnausgleich gearbeitet werden?               
  • Kinder- und Familienzulagen (automatische Berechnung pro Kanton erforderlich, welche Kantone?)  
  • Spezielle Anforderungen an Lohnarten/Lohntypen              
  • Anforderungen an monatliche Auswertungen/Reporting         
  • Anforderungen betreffend elektronische Zahlungen               
  • Anforderung an die Verbuchung (inkl. Kostenstellen)                  
  • Anforderungen an Schnittstellen betreffend automatisierte Verbuchung             
  • Anforderungen an jährliche Auswertungen        
  • Beachtung der Lohnausweisvorschriften                
  • Anforderungen an die Abstimmung Lohnbuchhaltung/Finanzbuchhaltung für Revisionszwecke       
  • Anforderungen an Statistik und Lohnstrukturerhebungen            
  • Anforderungen an Personalinformationen                
  • Personalbedarfsplanung          
  • Zeiterfassung           
  • Personalentwicklung          
  • Aus- und Weiterbildungsplanung               
  • Personalbudgetierung          
  • Employee Self Service Systeme/Workflow           
  • Anforderungen an die Zugriffe auf das Lohnsystem          
  • Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit             
  • Anforderungen an Mandantenfähigkeit (mehrere Firmen)      
  • etc.

Was gehört in ein Pflichtenheft für die Evaluation eines Lohnprogramms?      

  • Vorstellung der Firma             
  • Projektbeschrieb inkl. Projektorganisation           
  • IST-Zustand       
  • Technische Anforderungen              
  • Funktionale Anforderungen: Know-how, Referenzen             
  • Zuschlagskriterien            
  • Angebotsstruktur – einmalige und wiederkehrende Kosten            
  • Support              
  • Termine  

Wichtig: Die Angebote müssen vergleichbar sein.  

Einige Lohnprogramme können entweder gekauft oder gemietet werden. Auch werden webbasierte Lösungen immer populärer. Der Kunde muss dabei die Software und die Daten nicht selber installieren/sichern.

Zertifizierung

Übersicht über die in der Schweiz von swissdec zertifizierten Anbieter von Lohnprogramme: www.swissdec.ch

Es kommt immer wieder vor, dass bekannte Lohnprogrammhersteller im Ausland den Eintritt in die Schweiz versuchen. Dabei ist festzustellen, dass die Spezialitäten oft unterschätzt werden (verschiedene Kantone, spezielle Abrechnungen, etc.).

Link zu den Richtlinien der swissdec: www.swissdec.ch

Produkt-Empfehlungen

  • RechnungswesenPraxis

    RechnungswesenPraxis

    Ihre Online-Lösung für eine sichere Buchführung und ein effizientes Rechnungswesen

    ab CHF 298.00

  • Newsletter Lohn und Sozialversicherungen

    Newsletter Lohn und Sozialversicherungen

    Aktuelles Praxiswissen für Personal- und Lohnverantwortliche.

    Mehr Infos

  • Lohn- und GehaltsPraxis KOMPAKT

    Lohn- und GehaltsPraxis KOMPAKT

    Lohnabrechnungen erstellen leicht gemacht.

    Mehr Infos

Seminar-Empfehlungen

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Lohnbuchhaltung kompakt

    Effiziente und rechtssichere Abwicklung in der Praxis

    Nächster Termin: 20. September 2017

    mehr Infos

  • Praxis-Seminar, 1 Tag, ZWB, Zürich

    Sozialversicherungen und Quellensteuern in der Lohnbuchhaltung

    Spezielle Fälle in der Lohnbuchhaltung sicher umsetzen

    Nächster Termin: 05. Oktober 2017

    mehr Infos