23.08.2016

Personalinformationssystem: Unterstützung bei der Lohnabrechnung und Personaladministration

Personalarbeit als Ganzes wie die Personaladministration ist ohne IT-Unterstützung undenkbar. Dabei kommen spezialisierte Personalinformationssysteme zum Einsatz. Es handelt sich um datenbankbasierte Anwendungsprogramme. Bekannteste Beispiele sind SAP HR und Abacus, wobei eine unüberschaubare Vielzahl von Programmen im Gebrauch sind.

Von: Thomas Wachter   Drucken Teilen   Kommentieren  

Thomas Wachter

Nach mehreren Stellen in verschiedenen Unternehmungen, arbeitet T. Wachter nun seit 12 Jahren im Personalamt des Kantons Luzern. Früher als Bereichspersonalleiter, Leiter Personal- und Organisationsentwicklung, aktuell als Leiter HR-Support sowie Mitglied der Geschäftsleitung. Weitere Tätigkeiten sind: Lehrgangsleitungen und Dozent für Personalmanagement, -administration und -führung. T.Wachter ist unter anderem Autor und Herausgeber der WEKA-Werke «PersonalPraxis» und «Praxisleitfaden Personal».

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Personalinformationssystem

Funktionen: Die Programme unterstützen mindestens die Lohnabrechnung und die Personaladministration. Umfangreichere Programme erlauben eine Vielzahl von weiteren Funktionen wie die Personalplanung und das Personalcontrolling. Welche Aufgaben ein System übernehmen soll, ist von Betrieb zu Betrieb zu klären, weil die Bedürfnisse sehr unterschiedlich sind.

Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz eines Personalinformationssystems kann die Effizienz der Personalarbeit deutlich gesteigert werden. Es lässt sich Zeit einsparen, aber auch die Fehlerzahl reduzieren. Zudem werden die Planungs- und Entscheidungsgrundlagen verbessert. Letztlich resultiert daraus eine bessere Zielerreichung der Personalfunktion in den Unternehmen, weil die Personalverantwortlichen mehr Zeit für ihre strategischen Aufgaben gewinnen, während die Routineaufgaben automatisiert sind.

MIS: Davon profitieren auch die Führungsverantwortlichen: Das Personalinformationssystem wird zentraler Bestandteil des Managementinformationssystems (MIS). Den Führungskräften stehen die relevanten Führungsinformationen für die Personalplanung und Personalkostenplanung und -kontrolle praktisch auf Knopfdruck zur Verfügung.

Einführung: Die Einführung eines Personalinformationssystems ist mit grossem Einsatz verbunden. Sobald mehr als die Standardfunktionen mit einem einfachen Programm abgedeckt werden sollen, ist eine professionelle Projektarbeit erforderlich, welche schnell einmal Ressourcen während einer längeren Zeit bindet und grössere Investitionen bedingt.

Aufgaben eines Personalinformationssystem

Lohnabrechnungsprogramme

PIS als Personaladministrationssystem: Die einfachsten Programme, welche oft in kleinen und mittleren Betrieben zum Einsatz kommen, dienen primär der korrekten Lohnabrechnung. Das PIS wird dabei als Personaladministrationssystem eingesetzt und leistet meist Folgendes:     

  • Personaldatenerfassung und -pflege.     
  • Organisationsmanagement (Zuordnung der Mitarbeitenden zu Organisationseinheiten).             
  • Abrechnung (Lohnabrechnungen produzieren).       
  • Datenarchivierung pro Abrechnungsmonat.         
  • Einfaches Reporting für die erforderlichen Auswertungen (Lohnausweis, Lohndeklaration).              
  • Schnittstelle zum Buchhaltungssystem.  

Es gilt, jährlich die Parameter zu aktualisieren, um korrekte Lohnabrechnungen zu produzieren. Es sind dies die aktuell gültigen Sozialversicherungsabzüge und die Jahreslohnlimiten für die AHV/IV/EO, die ALV, UVG, Pensionskasse, Krankentaggeldversicherung sowie die Quellensteuertabellen.  

Auch ein einfaches Lohnabrechnungsprogramm sollte in der Lage sein, u.a. folgende Abrechnungen korrekt zu erstellen:                  

  • Berechnung der Pensionskassenabzüge je nach betrieblicher Lösung und Alter der Mitarbeitenden. 
  • Berechnung der Überstundenentschädigung je nach betrieblicher Lösung.       
  • Auszahlung von Kinder- und Ausbildungszulagen je nach Alter der Kinder.     
  • Verrechnung von Naturalleistungen (z.B. Privatanteil eines Geschäftsautos).          
  • Verrechnung von Inkonvenienzzulagen wie Sonntags- und Nachtzulagen.             
  • Stundenlohnabrechnungen inkl. 13. Monatslohn, Ferien- und Feiertagsentschädigung (Ferienzuschlag abhängig vom Alter der Mitarbeitenden).               
  • Lohnabrechnungen von Jugendlichen und von Mitarbeitenden im Rentenalter.             
  • Korrekter Quellensteuerabzug pro Wohnkanton.             
  • Richtige und monatsgenaue Berechnung der Arbeitslosen- und Unfallversicherungsbeiträge bei Mitarbeitenden mit Löhnen im Bereich der Jahreslimite.                  
  • Lohnabrechnung bei Eintritt unter dem Jahr.              
  • Schlusslohnabrechnung.            
  • Auszahlung von Ferienguthaben am Ende des Arbeitsverhältnisses.              
  • Einbuchung von Kranken- oder Unfalltaggelder und deren korrekte Abrechnung.       
  • Einbuchen von EO-Beiträgen (Militär- und Mutterschaftsentschädigung) und deren korrekte Verrechnung.
  • Richtiger Abzug bei unbezahltem Urlaub.              
  • Korrekter Pensionskassenabzug bei Mitarbeitenden mit IV-Renten.

Dazu sollte das System in der Lage sein, folgende Reports und Abrechnungen korrekt zu produzieren:

  • Lohnausweise (inkl. neuen Lohnausweis).
  • Jahreslohnbescheinigung an die Ausgleichskasse.                 
  • Jahreslohnbescheinigung an die Unfallversicherung.          
  • Schnittstelle zur Pensionskasse.  

Am einfachsten ist es, wenn das Lohnabrechnungsprogramm das Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM) unterstützt, welches von der Suva, den AHV-Ausgleichskassen sowie weiteren Partnern gemeinsam entwickelt wurde und die Lohndeklaration stark vereinfacht.

Vom Lohnabrechnungsprogramm zum Personalinformationssystem

Personalinformationssysteme sind über die ursprüngliche Anwendung als Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme hinausgewachsen: Sie unterstützen heute praktisch alle Funktionen eines zeitgemässen Personalwesens.

Terminmanagement: Mit dem Personalinformationssystem lassen sich Geburtstags- und Jubiläumslisten, Alters- und Pensionierungslisten erstellen und die Personalbetreuung, aber auch die Personalplanung unterstützen.

PIS als Managementinformationssystem: Der Erfolg eines Unternehmens hängt wesentliche von der Verfügbarkeit der entscheidungsrelevanten Informationen ab. Dazu werden modernste Informations- und Kommunikationstechnologien in allen Unternehmensbereichen eingesetzt. Das Management will jederzeit über die relevanten Personalkennzahlen als Entscheidungsgrundlagen für Personal-, aber auch für personalwirksame Organisationsentscheidungen verfügen.  

Personalinformationssysteme erlauben den Führungskräften jederzeit, die Personaldaten ihrer unterstellten Mitarbeitenden einzusehen. Zudem erhalten sie Planungs- und Entscheidungsgrundlagen, wie in der Folge gezeigt wird. In der Praxis heisst dies, dass sie davon entlastet werden, eigene Files mit Personaldaten und Planungsgrundlagen aufzubauen und laufend zu aktualisieren. Sie rufen die aktuellen Daten einfach aus dem zentralen System ab.  

Dazu gehören auch die traditionellen Kennzahlen des Personalcontrollings:       

  • Personalbestand (Stellenbesetzung, Anzahl Mitarbeitende) und Personalbestandsveränderung (Eintritte und Austritte inkl. Fluktuationsrate).                 
  • Personalstruktur (nach Geschlecht, Altersgruppen, Dienstalter, Nationalität, Kaderstufe etc.).     
  • Personalkosten.  

Management Self Service: Realisiert werden diese Funktionen oft als so genannter Management Self Service. Das aufwändige Verteilen von Papierinformationen (Push-System, Bringschuld) fällt weg, das Management ruft die gewünschten Informationen selbst aus dem System ab (Pull-System, Holschuld). Damit sinkt auch der Anteil an unerwünschter Information für das Management. Zugleich lassen sich dabei Lösungen realisieren, in welchen die Führungsverantwortlichen einen Teil der Personaldaten selbständig pflegen. Dadurch vereinfacht sich der Informationsfluss, Formulare fallen weg und die Personalabteilung wird von Routineaufgaben entlastet. Beispiel für solche Lösungen: Beurteilungswerte und Lohnanpassungen werden direkt durch die Linienverantwortlichen ins Personalinformationssystem eingegeben. Realisiert werden solche Funktionen über Browserlösungen.

Data Warehouse: Data Warehousing ist der Fachbegriff für die Strukturierung und Ablage der erhobenen Personalkennzahlen in einer Datenbank. Diese beinhaltet nicht die Rohdaten, sondern die standardisierten Auswertungen. Solche Lösungen sind vor allem in grossen Unternehmen mit dezentraler Struktur sinnvoll, welche die Standardkennzahlen für die einzelnen Organisationseinheiten sammeln und in einer konsolidierten Konzernstatistik ausweisen wollen.

Informationssystem für die Mitarbeitenden: Oftmals werden auch den Mitarbeitenden Rechte eingerichtet, ihre eigenen Daten einzusehen und in Teilbereichen selbst zu verwalten. Beim so genannten Employee Self Service pflegen die Mitarbeitenden einen Teil ihrer Personaldaten selbständig. Realisiert wird dies in der Regel über eine Browserlösung. Beispielsweise werden so die Personalstammdaten wie Adressmutationen erfasst oder Weiterbildungen gepflegt.

PIS als Planungssystem: Moderne Personalinformationssysteme unterstützen, wie schon oben erwähnt, die quantitative Personalplanung wesentlich. Dazu gehören folgende Elemente:     

  • Quantitative Personalbedarfsplanung: Bekannteste Anwendung ist der Stellenplan. Dieser enthält die budgetierten Stellen als Soll-Stellen und die durch die Mitarbeitenden belegten Stellen. Es handelt sich also um einen Soll-Ist-Vergleich. Dadurch lassen sich freie Stellenprozente oder Überschreitungen der bewilligten Stellen genau verfolgen. Bekannte Austritte wie Kündigungen, Versetzungen und Pensionierungen können erfasst werden, um den zukünftigen Personalbeschaffungsbedarf zu planen.           
  • Personalaufwandsplanung und Budgetierung: Moderne Personalinformationssysteme vereinfachen die Personalkostenbudgetierung wesentlich, indem lediglich die zukünftig benötigten neuen Stellen inkl. Finanzmittel erfasst und wegfallende Stellen gekennzeichnet werden müssen.             
  • Personaleinsatzplanung: Neben der einfachen Zuweisung von Mitarbeitenden ist auch die detaillierte Planung möglich. Dabei werden der Ferienplan erstellt, Dienst- oder Schichtpläne realisiert oder der Bereitschaftsdienst eingeteilt.

Das Personalmanagementsystem

Die heute angebotenen Funktionalitäten gehen über die Personalinformation und -planung weit hinaus. Die Systeme integrieren eigentliche Personalmanagementaufgaben.

Arbeitszeitverwaltung: Integrierte Module erlauben die Arbeitszeitverwaltung bei Gleitzeit, das Erfassen und Auswerten von Absenzen, Ferien etc. direkt im Personalinformationssystem.

Personalbeschaffung: Umfangreiche Funktionalitäten stehen für die Personalbeschaffung zur Verfügung:        

  • Verwalten der Stellenbeschreibung und Erfassen der Anforderungsprofile pro Stelle.       
  • Überblick über die Vakanzen.            
  • Basisdaten für elektronische Jobbörsen, Inserate erstellen und elektronische Übermittlung.               
  • Unterstützung des Online-Recruiting: Bewerberinnen und Bewerber bewerben sich elektronisch und erfassen ihre Daten selbständig.       
  • Bewerbungsadministration wie Bewerbungen erfassen und verwalten, Bestätigungsschreiben erstellen und versenden.
  • Unterstützung des Entscheidungsprozesses durch Vergleich der Bewerberprofile mit dem Anforderungsprofil.  

Personalentwicklung: Moderne Personalinformationssysteme bieten auch Unterstützung für die Personalentwicklung oder ein eigentliches Personalentwicklungs-Modul an. Damit können beispielsweise folgende Funktionen abgedeckt werden:              

  • Unterstützen der Mitarbeiterbeurteilung und Erfassen der Beurteilungswerte.                 
  • Führen der Aus- und Weiterbildungsaktivitäten pro Mitarbeiter/in.
  • Organisation von internen Trainingsmassnahmen (Vorbereitung, Einladung der Mitarbeitenden, Feedback). 
  • Abwicklungsprozess bei externen Weiterbildungsmassnahmen (Antragung, Genehmigungsprozess, Benachrichtigung, finanzielle Abwicklung).

Administrative und technische Funktionen

Dokumenten-Management-Systeme: Dokumente werden heute meistens in Papierform produziert. Es ist absehbar, dass das elektronische Dossier die bestehenden Dossiers ergänzt oder gar ersetzt. Arbeitsverträge werden wohl in Zukunft elektronisch unterschrieben und verschickt. Die Dossier- und Dokumentenverwaltung organisiert und speichert sämtliche erforderlichen Dokumente und ermöglicht den webbasierten Zugriff auf Bewerbungsunterlagen, Verträge, Schreiben etc. Zudem werden alle Reglemente, Weisungen etc. eingebunden und deren Verteilung organisiert. Ein Dokumenten-Management-System reduziert den Aufwand für die Personaladministration enorm. Suchen und Holen von Dokumenten wird radikal vereinfacht. Dokumente müssen nicht mehr in Papierform, sondern können auf elektronischem Wege an die Linienverantwortliche oder andere Empfänger verschickt werden.

Unterstützung von Standardprozessen: Praktisch alle IT-Systeme verfügen über administrative Prozessunterstützungen. Beispiele für Standardprozesse sind ein Eintritt, eine Pensenänderung, eine Lohnänderung, eine Abwesenheit oder ein Austritt. Diese werden so abgewickelt, dass alle erforderlichen Datenmasken nacheinander präsentiert werden und gepflegt werden können. Bei einem Eintritt werden die Datenmasken für die Personendaten, die Arbeitsplatzdaten, die Daten der Familienangehörigen (für die Kinderzulagen) und die Sozialversicherungs-Pflichtigkeiten nacheinander aufgerufen. So geht nichts vergessen.

Workflow Management: Moderne Personalinformationssysteme können in ein Workflow-Management-System eingebunden werden. Die Personalprozesse werden dabei mit Hilfe von so genannten Workflows abgewickelt. Ein Workflow unterstützt einen Geschäftsprozess, indem er die Abläufe der einzelnen Arbeitsschritte durch die Informatiklösung strukturiert und somit standardisiert. Dies ist vor allem in Unternehmen von Bedeutung, in welchen neben einer zentralen Personalabteilung viele Personalfunktionen durch dezentrale Personalfachleute wahrgenommen werden.

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