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Karriere-Tipps: Perfekte Vorbereitung für Ihren Stellenantritt in der Assistenz

Ein sehr wichtiger Lebensabschnitt ist zu Ende gegangen, denn nun ist die Ausbildung zur Sekretär/in erfolgreich beendet und der Berufseinstieg steht unmittelbar bevor. Eine neue Ära beginnt und die nächsten Fragen stehen im Raum: Wie bereitet man sich jetzt perfekt auf den Berufseinstieg als Sekretär/in vor.

03.01.2022
Karriere-Tipps

Perfekt vorbereitet für die Karriere: Diese Tipps helfen!

Schon allein die Frage nach dem passenden Equipment kann an dieser Stelle sehr spannend sein. Dazu zählt in der Regel auch ein entsprechendes Laptop, dass zukünftig einen wichtigen Bestandteil für den Berufsalltag als Sekretär/in darstellt. Sehr gute Notebook Angebote findet man beispielsweise bei Mein Deal, sodass der Start in die Karriere gleich mit der richtigen Technik einhergeht. Außerdem gibt es zur Vorbereitung für die Karriere noch einige andere Dinge zu beachten, die im Folgenden genauer betrachtet werden.

Die Vorbereitungen für den Berufsalltag als Sekretär/in

Auch wenn man die Hürde der Bewerbungsphase perfekt überstanden hat und es jetzt direkt losgehen kann, so stellt man sich vor dem ersten Arbeitstag als Sekretär/in dennoch schnell ähnliche Fragen, die einen auch schon vor dem Bewerbungsgespräch beschäftigt haben. Was soll man anziehen? Wie soll man sich verhalten? Gibt es wohl No-Gos, die man unbedingt vermeiden sollte? Zu diesen Fragen gesellen sich sicher noch einige andere hinzu, denn ab jetzt bewegt man sich auf unbekanntem Terrain.

Die Garderobenfrage des/der Sekretär/in

Diese Frage beschäftigt ohnehin die meisten Sekretär/innen in ihrem Alltag, spätestens dann, wenn es ums Ausgehen geht. Was jetzt aber den Einstieg ins Berufsleben als Sekretär/in betrifft, so wiegt die Frage oftmals doppelt schwer. Auch wenn es sich um den ersten Arbeitstag als Sekretär/in handelt, so hat man in der Regel aber schon entweder bei Jobinterviews oder auch bei vorangegangen Praktika schon Einblicke bekommen, wie sich die anderen Sekretär/innen dort kleiden.

Um nun selber die passende Garderobenwahl zu treffen, hilft es, sich an diese gesammelten Infos zu erinnern. Ein ganz wichtiger Faktor ist aber immer, dass man sich seiner Kleidung wirklich wohlfühlt. Die falsche Wahl der Kleidung kann schnell dazu führen, dass man sich in der Rolle als Sekretär/in nicht wohlfühlt oder sogar den Eindruck erhält, man sei verkleidet. Leider strahlt man das dann auch so aus. Gerade am ersten Arbeitstag sollte die Garderobe aber nicht zu lässig gewählt werden, ein bisschen schick darf es schon sein.

Falls es sich um eine Sekretär/innen-Stelle handelt, bei der ein eher klassisches Businessoutfit getragen werden muss, dann findet sich das üblicherweise nicht gerade in jedem Kleiderschrank wieder. Daher sollte man frühzeitig vor dem ersten Arbeitstag eine entsprechende Auswahl treffen. So gewöhnt man sich schon einmal an diesen neuartigen Kleidungsstil.

Professionelles Auftreten bedeutet, vorbereitet zu sein

Gerade wenn es die erste Anstellung als Sekretär/in ist, sollte man inhaltlich besonders gut vorbereitet sein. Das macht zum einen sehr kompetenten Eindruck und zum anderen erspart das unnötige Nachfragen. Zudem sorgt das auch dafür, dass man selber sehr viel sicherer auftreten kann. Daher ist es ratsam, sich im Vorfeld über die Entwicklung im Unternehmen zu informieren, denn als Sekretär/in ist man das Bindeglied zwischen Chef und Arbeitnehmern. Sehr hilfreich ist es zudem, wenn man den künftigen Arbeitgeber um Material zur Einarbeitung bittet.

Natürlich ist es entscheidend, pünktlich zu sein, denn als Sekretär/in muss man oft die erste auf der Arbeit sein, um die organisatorischen Aufgaben zu übernehmen. Allerdings sollte man deswegen nicht überpünktlich sein und vielleicht eine halbe Stunde vor Arbeitsbeginn antreten. Schnell könnte der Eindruck entstehen, dass das Zeitmanagement nicht gerade zu den eigenen Fähigkeiten zählt. Verlässt mein seinen Arbeitsplatz, wenn auch nur für kurze Zeit, so sollte man eine Abwesenheitsnachricht hinterlassen, die Auskunft darüber gibt, wann man wieder zurück ist.

Die Umgangsformen und der erste Eindruck

Dem Chef gegenüber höflich zu sein, fällt grundsätzlich niemanden schwer, doch bei den Sekretär/innen wird häufig ein sehr freundschaftliches Verhalten an den Tag gelegt. Das ist am aber gerade in der Anfangsphase weniger empfehlenswert. Kollegen könnten sich so durch den/die neue/n Sekretär/in schnell als respektlos behandelt fühlen. Gerade die Kollegen sollten einen sehr angenehmen und vor allem professionellen Eindruck bekommen. Ansonsten läuft man sehr schnell Gefahr, dass man eher unhöflich und unkollegial ist. Noch schlimmer stellt sich die Situation dar, wenn man selber eine höhere Position in der Hierarchie bekleidet. Gerade der/die Sekretär/in könnte sehr hilfreich sein, um in die ungeschriebenen Gesetze des Unternehmens einzuführen.

Zu guten Umgangsformen aller Sekretär/innen gehören immer die Worte „Danke“ und „Bitte“. Auch in der Korrespondenz sollte niemals die höfliche Anrede und der entsprechende Abschiedsgruß fehlen. Vor allem als Sekretär/in ist dies wichtig, denn man repräsentiert das Unternehmen nach außen vor Kunden. Falls nicht der Chef die Aufgabe übernimmt, die Kollegen vorzustellen, so sollte man das auf jeden Fall selber übernehmen.

Echtes Interesse bekunden und dabei bescheiden bleiben

Gerade bei der Vorstellung im Kollegenkreis sollte man unbedingt vermeiden, mit Sätzen zu beginnen, wie: „Ich habe einen exzellenten Hochschulabschluss.“ Oder: „Ich verfüge über besondere Kenntnisse in x, y, z.“ Das wirkt nur arrogant. Wer hier bescheiden ist und es einfach beim Wesentlichen belässt, wirkt viel eher sympathisch. Aus diesem Grund sollte man auch mit Verbesserungsvorschlägen warten, bis man die Einarbeitungszeit hinter sich hat. Nicht selten werden neue Sekretär/innen als Bedrohung empfunden. Hier muss man einen Weg zwischen angemessener Zurückhaltung finden und sich dennoch angemessen platzieren, denn man soll natürlich auch nicht als desinteressiert wahrgenommen werden.

Freundlich nach dem Feedback fragen

Die Probezeit stellt eigentlich für keine/n Sekretär/in eine Hürde dar, die fachlich kompetent und engagiert ist. Trotzdem ist es sinnvoll, höflich nach einem Feedback zu fragen. Das bekundet ehrliches Interesse und man selbst hat so die Möglichkeit, die eigene Leistung real einzuschätzen. Arbeitgeber sehen diese Haltung sehr gerne, denn sie interpretieren das für gewöhnlich als ein Zeichen ehrlicher Motivation. Sofern ein solches Feedbackgespräch nicht bereits während des Vorstellungsgespräches für die Probezeit vereinbart wurde, sollte man dann entsprechend vor deren Ablauf darum bitten.

Immer authentisch sein

Authentizität ist für Sekretär/innen eigentlich immer der Schlüssel zum Erfolg. Niemand mag jemanden, der künstlich und unecht wirkt. Solche Sekretär/innen lassen sich so gut wie nie wirklich einordnen und wirken fast immer arrogant. Jemand hingegen, der absolut authentisch ist, der mag zwar auch seine Ecken und Kanten Preis geben, doch damit bietet er auch eine ehrliche Plattform für Kritik. Die Anfänger- und Einstiegsphase als Sekretär/in lässt sich wirklich am besten überstehen, wenn man über die passende Mischung aus Lernbereitschaft, Empathie und die Fähigkeit des Nachfragens mitbringt.

Sekretär/innen, die so auftreten, wirken ehrlich, sympathisch und interessiert. Auch signalisiert ein solches Verhalten eine echte Lern- und Weiterentwicklungsbereitschaft. So aufgestellt, verzeihen die berufserfahrenen Kollegen auch sehr schnell die klassischen Anfängerfehler und übernehmen gerne die Rolle des Mentors, um dem Berufseinsteiger einen sanften und gelungen Einstieg zu ermöglichen. Diese Haltung hat auch nichts mit Tiefstapeln zu tun, sondern sie ist einfach angemessen. Als Berufsanfänger ist man zwar in der Regel fachlich sehr gut aufgestellt, allerdings fehlen hier einfach die praktischen Erfahrungen.

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