11.07.2017

Meetings: Zusammen, aber anders - Intros und Extros

Meetings sind so etwas wie Schmelztiegelorte in Unternehmen: Verschiedene Hierarchien, Persönlichkeiten und Interessen treffen zur selben Zeit am selben Ort aufeinander. Auf den ersten Blick sieht es so aus, als ob Besprechungen perfekte Darstellungsarenen für Extrovertierte bieten, während Introvertierte auf die Zuschauer- und -hörerränge verwiesen werden. Doch der Schein trügt – und womöglich sind Sie als Extro als Gesprächsleitung um einiges erfolgreicher, nachdem Sie diesen Beitrag gelesen haben....

Von: Sylvia Löhken   Drucken Teilen   Kommentieren  

Dr. Sylvia Löhken

Dr. Sylvia Löhken ist Expertin für persönlichkeitsbasierte Kommunikation. In ihren Vorträgen, Coachings und Workshops zeigt sie, welche Stärken verschiedene Persönlichkeitstypen bei der Verwirklichung ihrer beruflichen und privaten Ziele nutzen können. Sie versteht es dabei, wissenschaftliche Erkenntnisse und komplexes Know-how in einfache Worte und gut umsetzbare Strategien zu übersetzen. Mit ihrer Erfahrung als Wissenschaftlerin und als Managerin in einer grossen internationalen Organisation kennt sie wichtige Arbeitsumfelder ihrer Kunden aus eigener Erfahrung: Politik und Verwaltung, Lehre und Forschung, Management und Beratung sowie japanische, amerikanische und deutsche Kommunikation.

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Meetings

Treffen wir uns...

Es ist ganz erstaunlich: Die allerwenigsten Führungskräfte hinterfragen die Art und Weise, in der sie Meetings durchführen oder durchführen lassen. Besprechungen aller Art gehören zu den Ritualen, die sich wöchentlich oder monatlich wiederholen und die mehr oder weniger nach den gleichen Mustern ablaufen. Dafür zahlen viele Unternehmen und Organisationen einen hohen Preis: Gute Ideen bleiben ungehört, jede Menge Zeit wird verschwendet. Immer wieder zählen Führungskräfte Meetings zu den unerbittlichsten Zeitfressern. Es gibt also Raum für Verbesserung. Wir wissen heute: Unterschiedliche Persönlichkeitstypen benötigen unterschiedliche Arten der Kommunikation, um ihre beste Arbeit leisten zu können. Einer der wichtigsten Merkmale ist dabei die Unterscheidung zwischen Intro- und Extrovertierten. Wenn Sie für die Planung Ihrer nächsten Besprechung auf die Unterschiede zwischen Intros und Extros blicken, schaffen Sie schon mit kleinen Änderungen sehr leicht ein Gesprächsklima, in dem alle Teammitglieder gut denken und miteinander reden können.

Der andere «kleine Unterschied»

Introvertierte («nach innen Gewandte») und Extrovertierte («nach aussen Gewandte») unterscheiden sich in ihrer neuronalen Ausstattung. Das hat vor allem in zwei Bereichen Konsequenzen.

Intros...

  • ...sind von vielen Eindrücken leicht überwältigt und mögen deshalb Überschaubares und Kalkulierbares. Sie sind auf Reflektieren ausgerichet und denken und planen entsprechend am liebsten, bevor sie aktiv handeln.
  • ...schätzen Sicherheit und Berechenbarkeit.

Extros...

  • ...mögen viele unterschiedliche Eindrücke und deshalb auch den Wechsel zwischen verschiedenen Informationen und Medien. Sie sind sinnesorientiert und schätzen tatkräftiges Zupacken.
  • ...schätzen Belohnungen und reizvolle Ziele.

Diese Unterschiede lassen sich mit Neurotransmittern und in Hirnarealen nachmessen. Sie haben zur Folge, dass Intros und Extros Meetings aus ganz unterschiedlichen Blickwinkeln sehen.

Extro-Extras in Meetings

Extros scheinen die Nase in Meetings vorn zu haben – weil sie in den meisten Fällen  mehr reden und sich auch wohl fühlen, wenn sie Aufmerksamkeit und Resonanz von den anderen Teilnehmern bekommen. Doch dafür ist es nicht immer einfach, Extros zu Ergebnissen und vor allem zum Umsetzen zu bringen. Hier sind vier Tipps, mit denen Sie Besprechungen extro-freundlich gestalten:

Versorgen Sie die Sinne!

Besonders Extros verstehen besser, behalten leichter und bleiben eher bei der Sache, wenn Sie verschiedene Sinneskanäle ansprechen. Liefern Sie also Anschauungsdaten: Muster, Fälle, Bilder... Lange Monologe und endlose Schriftstücke kommen bei Extros dagegen weniger an. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine 27seitige Vorlage von Ihren Extro-Mitarbeitern gelesen wurde. Wenn es schriftliche Vorlagen gibt, die länger sind: Bestehen Sie auf einer «executive summary», also einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte in ein bis zwei Absätzen.

Ermöglichen Sie direkten Kontakt!

Extros reden oft gern und viel. Ermöglichen Sie in Meetings das direkte Gespräch über im Plenum, aber ruhig auch zeitweise in kleinen Gruppen. Sorgen Sie durch eine klare Diskussionsleitung dafür, dass der mündliche Austausch nicht endlos dauert. Achten Sie ausserdem darauf, dass alle Ergebnisse auch gehört werden. Dabei hilft eine Visualisierung an Flipchart oder Pinwand.

Sorgen Sie für Abwechslung!

Extros lassen sich leicht ablenken – aber sie honorieren es, wenn Sie für Stimulation sorgen. Dazu gehören Methodenwechsel - Beispiele: Murmelgruppe, Tandems, kleine Runden, die ihre Ergebnisse vortragen.

Auch eine übersichtliche Unterteilung des Meetings in Teiletappen hilft, gerade wenn komplexere und längerwierige Themen anstehen. Der Verweis auf das Geschaffte spricht die bei den Extros stärker ausgeprägten Belohnungszentren an.

Beispiel: «Den grössten Teil der Entscheidungsfindung haben wir schon geschafft. Bleibt nur noch die Gestaltung der Finanzierung.»

Bestehen Sie auf Umsetzung!

Extros mögen es, konkret zuzupacken. Aber nicht immer ist das auch zielführend. Reden allein reicht nicht. Sorgen Sie für Struktur und rote Fäden in der Diskussion – und bestehen Sie darauf, dass am Ende jeder Besprechung klar ist: Wer macht was bis wann? Halten Sie die Umsetzung spätestens zu Beginn der nächsten Besprechung unbedingt nach.

Beispiel: «Also, ich fasse fürs Protokoll zusammen: Frau Meier, Sie kümmern sich um X. Herr Schulz, Sie haben sich gerade noch zu Y geäussert. Wie sollen wir da jetzt bis zum nächsten Termin konkret verfahren?»

Bei Intros punkten

Versorgen Sie den Kopf!

Bei Intros läuft sehr viel zwischen den Ohren ab. Sie fühlen sich in Meetings wohl, wenn sie ihren Gedanken Struktur geben können. Verschicken Sie also rechtzeitig eine Agenda, stellen Sie konkrete Fragen und lassen Sie im Meeting selbst Zeit zum Nachdenken. Sehr gut wirkt sich aus, wenn Wichtiges möglichst für alle sichtbar visualisiert wird. Das können Sie natürlich delegieren.

Ermöglichen Sie Schriftliches!

Intros bevorzugen oft die Schriftform. Sie mögen es, erst zu denken und sich dann strukturiert zu äussern. Ermöglichen Sie in Meetings ruhig Schreibphasen. Zum Einstieg: Bitten Sie alle Teilnehmenden, ihren Lösungsvorschlag für das anstehende Problem in einem einzigen Satz auf eine Karteikarte niederzuschreiben. Sie werden sich wundern, wie viele gute Ideen sich sammeln, wenn der Austausch nicht den Vielrednern vorbehalten bleibt. Und auch die Extros profitieren, wenn sie ihre Gedanken auf den Punkt bringen sollen.

Wenn Sie mündlichen Input Ihrer Intro-Teilnehmer haben wollen: Sprechen Sie sie vor dem Meeting ruhig persönlich an.

Beispiel: «Liebe Frau Immermann, würden Sie gleich als Expertin etwas zu X sagen? Ihre Einschätzung würde uns sicher weiterhelfen.»

Aber Achtung: Leise Menschen, die gern schreiben, werden allzu oft mit der Erstellung des Protokolls betraut. Das ist eine typische statusniedrige Aufgabe, die auf wenig Wertschätzung stösst. Achten Sie für diese Aufgabe (wenn nicht eine Person zuständig ist) unbedingt auf eine faire Verteilung.

Sorgen Sie für Sicherheit!

Intros denken am besten, wenn sie sich sicher fühlen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass der Ablauf des Meetings geregelt ist und der Austausch fair bleibt. Unterbinden Sie also Angriffe und Unterbrechungen. Bestehen Sie unbedingt darauf, dass sich alle Beteiligten gegenseitig zuhören und sich respektvoll zueinander äussern. Sie können zum Beispiel neu formulieren.

Beispiel: «Herr Schmidt, Sie sehen diesen Punkt kritisch. Lassen Sie uns dabei auf der Sachebene bleiben; Herr Weber, bitte berichten Sie weiter über Ihre Ergebnisse!»

Würdigen Sie Problemfinder – und bleiben Sie nicht bei den Hürden stehen!

Intros sind im Auffinden von Problemen, Hürden und Hindernissen oft sehr begabt. Dieser Blick kann Ihnen viel Zeit, Geld und Energie sparen – allerdings unter einer Voraussetzung: Bleiben Sie nicht bei der Begründung stehen, warum etwas nicht geht. Wechseln Sie die Perspektive und fragen Sie ausdrücklich nach Lösungen für alles, was schwierig werden kann.

Beispiel: «Was könnte schlimmstenfalls passieren? Wie wahrscheinlich ist das – und wie können wir das Risiko minimieren?»

Alles Gute für Ihre nächsten Besprechungen. Sie werden sehen: Manchmal bringen kleine Veränderungen grosse Verbesserungen in Atmosphäre und Ergebnis!

Wenn Sie mehr wissen möchten...

Wie Intros in Teams punkten, lässt sich im Buch von Sylvia Löhken nachlesen (oder in der Hörbuchversion hören): Sylvia Löhken (2012). Leise Menschen – starke Wirkung. Wie Sie Präsenz zeigen und Gehör finden. Offenbach: Gabal.

Wie Intros und Extros sich unterscheiden und gut zusammenwirken, können Sie hier nachlesen oder –hören: Sylvia Löhken (2014). Intros und Extros. Wie sie miteinander leben und voneinander profitieren. Offenbach: Gabal.

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