Sitzungen leiten: Schwierige Situationen in Meetings meistern
Stefan Fritz
Stefan Fritz, geb. 1960, ist Inhaber der «FRITZ AG Strategie- und Führungsberatung» in Zürich und Mitglied der Netzwerke «Höschgasse Consultants» und «Executive Coach», beide in Zürich. Er schult und begleitet Persönlichkeiten mit Führungsverantwortung, insbesondere in Familienunternehmen und Verwaltungen. Organisationen unterstützt er in Strategieprozessen, in Generationenwechseln und durch Verwaltungsratsmandate.
Keine Sitzungsleitung soll alleine für das Klima und die Ergebnisse verantwortlich sein
In jeder Gruppe gibt es sozialkompetente Menschen, die mit ihrer Art Zusammenhalt und Sachlichkeit bewirken können. Natürliche, ruhige Autoritäten können entsprechende Aufgaben übernehmen und ihre positive Wirkung entfalten.
Diese Pünkte müssen Sie beim Sitzungen beachten
Hier geben wir ein paar Ratschläge als Anregung, die allerdings nicht als allgemeingültige Rezepte für jede Situation verstanden werden sollen:
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Einzelabfragen: Droht, eine Diskussion zu entgleiten (Abschweifen, lange Voten, Wiederholungen), kann die Sitzungsleitung rundum Voten einholen, allenfalls mit der Bitte, nur noch Nichtgesagtes einzubringen. Allenfalls kann eine zweite ergänzende Umfrage gemacht werden. Diese Methode eignet sich auch gut für Video- und Telefonkonferenzen.
- Kartenabfrage: In wirren, langfädigen Teams können die Teilnehmenden gebeten werden, ihre Gedanken in Stichworten auf eine oder wenige Karten aufzuschreiben. Diese werden dann z. B. an einer Pinn-Wand aufgehängt. Diese Methode eignet sich auch, um Gedanken zu sammeln und zu strukturieren (was zusammengehört).
- Abstimmung: Nicht vergessen beim Sitzungen leiten: Bringen engagierte Diskussionen nichts Neues und keinen Konsens, eignet sich meist eine Abstimmung.
- Charge «Gesprächskultur/Einhaltung der Vereinbarungen/Ausgewogenheit»: Darauf haben wir bereits hingewiesen. Eine Person mit der entsprechenden Charge kann eingreifen, so dass respektvoll diskutiert wird, man sich nicht dreinredet, sich kurz und klar ausdrückt, über Dinge und Wirkungen anstatt über Personen spricht etc.
- Konkret nachfragen: Killerphrasen sind Behauptungen, die nicht begründet werden, allgemein formuliert sind, Personen generell hinterfragen, Ideen oder Lösungsansätze als unmöglich abtun. Oft sind sie nicht auf die Schnelle zu widerlegen und sie können auch einen wahren Kern enthalten. Ihn herauszuschälen kann auch wertvoll sein. Hier lohnen sich konkrete Rückfragen, wie z. B.:
- «Ich habe nicht ganz verstanden, wie meinen Sie ...?»
- «Was meinen Sie genau, wenn Sie von einer unbrauchbaren Lösung sprechen?»
- «Was schlagen Sie für Alternativen / Lösungswege / Vorgehensweisen vor?»
- «Diese Situation scheint Sie zu verärgern. Können Sie uns erklären warum?»
- «Was meinen die anderen dazu?»
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Sammeltopf/Themen-Parkplatz: Bei engagierten Diskussionen, die aber vom Thema abgewichen sind, hat sich die Einrichtung eines «Sammeltopfes» bewährt. Man kann dafür z. B. ein Flipchart-Blatt aufhängen. Hier werden Themen festgehalten, die (jemandem) wichtig sind, aber nicht an dieser Sitzung behandelt werden (können/sollen). Am Schluss der Sitzung soll man darauf zurückkommen und festlegen, wie man damit umgeht (nächste Sitzung, bilateral lösen etc.).
- Unterbrechen, notfalls vertagen: Beim Sitzungen leiten kann man die Sitzung in einer besonders schwierigen Phase auch unterbrechen. In der Pause können kurze Einzelgespräche geführt werden und weitere Teilnehmende um Unterstützung gebeten werden. In jedem Fall lohnt sich folgendes Vorgehen:
- Zusammenfassen des bisher Besprochenen / Erreichten
- Festhalten der Punkte, wo Einigkeit herrscht
- Festhalten der Punkte, wo keine Einigkeit herrscht
- Festhalten, was an der Sitzung noch erreicht werden soll
- Alles visualisieren (Flipchart)
- Weiteres Vorgehen diskutieren und festhalten
