14.03.2017

Anfragen schreiben: 3 Tricks bringen vergleichbare Informationen

Informationen einholen. Konditionen erfahren. Vergleichbare Fakten erhalten. Mit nur 3 Tricks formulieren Sie Anfragen, die Sie optimal auswerten können.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Mit Anfragen Informationen beschaffen

Kein Bereich im Unternehmen kommt ohne sie aus: Die schriftlichen Anfragen an externe Dienstleister. Ob es darum geht,

  • ein Hotelzimmer zu buchen.
  • einen Messebauer zu engagieren.
  • eine neue Software zu kaufen.
  • einen Coach für ein Kommunikations-Seminar zu finden.
  • interessante Angebote für Mitarbeiter-Incentives zu erhalten.
  • Büromaterialien zu bestellen.

In all diesen (oder anderen Fällen) wollen Entscheidungen gefällt werden, was wie zu welchem Preis und zu welcher Qualität bestellt oder gebucht wird.

Für diese Entscheidungen werden Informationen benötigt. Informationen, die Sie per schriftlicher Anfrage von unterschiedlichen Unternehmen anfordern – und die unbedingt bestimmte Merkmale erfüllen müssen:

  • Aussagekräftig. Klären Sie Ihre Bedürfnisse, die Sie in der Anfrage nennen.
  • Vergleichbar. Wählen Sie hierfür entsprechende Kriterien.
  • Leicht auswertbar. Erstellen Sie ein Formular, dass Sie auch der Anfrage beifügen,

Je besser dies gelingt, umso besser können Sie aus all den Angebots-Antworten, das für das Unternehmen beste auswählen.

Optimale Anfragen schreiben: Beachten Sie 3 Tricks

Anfragen schreiben fällt leicht, sollte jedoch nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Mal schnell, fast nebenbei, die Eckdaten, die abgefragt werden sollen, in der Anfrage zu erfassen, rächt sich meist spätestens nach Erhalt der Antworten. Antworten, deren Daten lückenhaft oder schwer vergleichbar sind. Deshalb geben Sie sich ein wenig mehr Zeit. Erarbeiten Sie sich mit jedem Trick einen wichtigen Baustein für Ihre schriftliche Anfrage.

Trick 1: Bedürfnisse und Erwartungen klären

Mit jeder Anfrage fordern Sie Informationen. Aber nicht beliebige Informationen. Nein. Vielmehr wollen Sie erfahren, ob das Produkt oder die Dienstleistung die Bedürfnisse des Unternehmens (oder Vorgesetzten) zufriedenstellt. Und genau diese Bedürfnisse und Erwartungen müssen Sie im Vorfeld für sich auflisten, um Sie anschliessend beim Empfänger abfragen zu können. Fragen Sie sich:

  • Für welches «Problem» im Unternehmen wollen Sie Informationen einholen?
  • Was soll von dem externen Unternehmen/Dienstleister gelöst werden (beispielsweise den Messeaufbau gestalten oder ein Hotelzimmer anbieten)?
  • Welche Ansprüche stellen Sie an das Produkt oder die Dienstleistung?
  • Was soll die Lösung erfüllen?
  • Welche Bedürfnisse sind erstrangig, welche zweitrangig?

Listen Sie alles auf. Sprechen Sie Ihre Liste mit Ihrem Vorgesetzten und demjenigen, den das «Problem» auch betrifft ab. Klären Sie so die Erwartungen.

Trick 2: Vergleichbare Kriterien benennen

Sie werden zum jeweiligen „Problem“-Anliegen mehrere Anfragen versenden – drei, vier, fünf, zehn, zwanzig. Schliesslich wollen Sie ja diverse Angebote vergleichen. Solch ein Vergleich stellt jedoch oft eine Hürde da. Denn die erhaltenen Informationen auf Ihre Anfragen lassen sich nur schwer gegenüberstellen.

Beugen Sie vor. Formulieren Sie in Ihrer Anfrage Kriterien, die eindeutig, präzise, verständlich und unverwechselbar sind – wie beispielsweise den Zeitraum für die Buchung, die Art des Hotelzimmers, mit Parkplatz oder ohne, mit Zimmersafe oder ohne, in der Nähe des ÖPNV.

Die Liste Ihrer Bedürfnisse und Erwartungen sind alles Unterscheidungszeichen. Priorisieren Sie diese Merkmale. Überlegen Sie, welche Bedürfnisse Sie mit welchem Kriterium konkret abfragen können. Scheuen Sie sich nicht davor, eine lange Liste an Kriterien abzufragen. Sie wollen sich selbst die spätere Auswahl erleichtern – und nicht dem externen Unternehmen oder Dienstleister das Erstellen des Angebotes.

Trick 3: Präzise Auflistung in der Anfrage

Heben Sie Ihre erstellte Liste der Kriterien in der Anfrage geschickt hervor. Abhängig von der Fülle an Informationen, die Sie abfragen möchten, empfiehlt sich eine direkte Auflistung in der Anfrage – beispielweise

vom 10. – 15. Oktober findet XY-Messe statt. Für diesen Zeitraum benötigen wir

3 Einzelzimmer

  • mit WLAN
  • mit Zimmersafe
  • in ruhiger Lage – also kein Blick auf die Strasse
  • mit Parkplatz
  • mit ÖPNV in der Nähe des Hotels

Bitte senden Sie uns Ihr Angebot mit aussagekräftigen Informationen und Broschüren

Alternativ fügen Sie ein entsprechendes Formular Ihrer Anfrage bei. Listen Sie alle Merkmale auf. Das externe Unternehmen oder der externe Dienstleister kann in Ihr Formular die gewünschten Informationen eintragen, ohne dass etwas vergessen wird.

 



Anfrage Hotelzimmer für den Zeitraum 10. bis 15. Oktober benötigt werden 3 Einzelzimmer

Gewünschte Kriterienwird angebotenwird nicht angebotenKosten
Zimmer mit Arbeitsbereich
WLAN
Zimmersafe
ruhige Lage
Konferenzraum für maximal 10 Teilnehmer
Hotelbar
Wellnessbereich
Parkplatz
Restaurant
ÖPNV in der Nähe

Der Vorteil solch einer Liste ist enorm. Nach Erhalt können Sie schnell erkennen, wie viele der gewünschten Kriterien der Anbieter überhaupt erfüllen kann – und zu welchem Preis. Ihre Auswahl fällt dadurch leichter.

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