25.07.2017

Der gute Ton: In Wort und Schrift

Briefe werden immer seltener geschrieben, dafür erhalten Mails einen immer gewichtigeren Stellenwert. Der Umgangston ist lockerer. Trotzdem müssen sämtliche Rechtschreibregeln eingehalten werden. Ein abgeschicktes Mail kann man nicht mehr zurückholen. Deshalb: Erst denken, dann schreiben, dann lesen, nochmals denken und dann abschicken.

Von: Claudia Scherrer   Drucken Teilen   Kommentieren  

Claudia Scherrer

Claudia Scherrer ist Inhaberin und Geschäftsführerin von Tipptopp. Ihre Kernkompetenzen liegen im Bereich Kommunikation, Lektorat und Korrektorat. Vom Know-how aus ihrer langjährigen Berufserfahrung profitieren ihre Kunden auch in den beliebten Tipptopp-Workshops: Ganzheitliche Bewerbung – Erfolg auf der ganzen Linie; Moderne Korrespondenz – Erfolg ohne Floskeln; Die neue deutsche Rechtschreibung – modern, systematisch und einfach gelernt; Souverän Telefonieren – Kommunikation in Höchstform; Business-Knigge – optimales Verhalten in jeder Situation.

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Der gute Ton

Positive Formulierungen sind das A und O des Erfolgs. Geschrieben und gesprochen.

In der modernen Kommunikation kann man die wichtigsten Regeln so zusammenfassen:

  • Positive Formulierungen verwenden
  • Aktive Sätze bilden
  • Floskeln vermeiden
  • Kurz und prägnant sprechen und schreiben
  • Die andere oder den anderen ins Zentrum setzen

Praxistipp
Moderne Kommunikation ist floskelfrei. Mit dem richtigen Verhältnis von «Sie-», «Wir-» und «Ich»-Formen ersetzen Sie automatisch viele Floskeln. Die Faustregel lautet: 3 mal «Sie», 1 x «ich» oder «wir».

Formelle Einladungen und Glückwünsche ebenso wie vertrauliche Informationen werden übrigens immer noch besser auf Papier verschickt. Wer eine schöne Handschrift hat und gerne schreibt, darf auch von Hand schreiben. Diese persönlichste Form der Kommunikation erhält in Bezug auf die Kundenorientierung die besten Noten.

Der Weise weist sich durch wenige Worte aus.
Benedikt von Nursia, Gründer des Benediktiner-Ordens

Die Visitenkarte ist Werbung für Sie

Werbemittel spielen in der heutigen Wirtschaftslage eine wichtige Rolle. DAS Werbemittel sind Visitenkarten. Richtig verwendet, öffnen sie Türen zu neuen Kunden. Sie erfahren, wie der andere heisst und wie man den Namen schreibt. Sie sehen, ob er einen Titel hat und welche Funktion er in seiner Firma ausübt. Das sind sehr gute Anknüpfungspunkte für ein Gespräch.

Visitenkarte verteilt man selektiv, in einer Gruppe immer an alle Anwesenden. Wenn man eine Karte bekommt, dann gibt man auch die eigene weiter. Die Karte wird so übergeben, dass der Gesprächspartner die Schrift lesen kann. Er braucht und bekommt die Gelegenheit, sich Zeit für das Studium zu nehmen. Visitenkarten unbeachtet in eine Jackentasche zu stecken, gilt als extrem unhöflich.

Praxistipp
Schicken Sie Ihren Gesprächspartnern eine Grusskarte, um sich für die anregende Unterhaltung zu bedanken. Dabei erwähnen Sie nochmals Ihre Gemeinsamkeiten – und Vorzüge Ihres Produktes, Ihrer Firma. Legen Sie Ihre Visitenkarte dazu. Sie werden positiv in Erinnerung bleiben.

Es ist nicht optimal, dem Gegenüber eine Visitenkarte aufzudrängen. Schnell entsteht ein falscher Eindruck. Dieser Satz funktioniert erfolgreich: «Vielleicht benötigen Sie einmal einen Experten?»

Praxistipp
Visitenkarten bewahrt man immer am gleichen Ort oder in derselben Tasche auf, das hinterlässt einen professionellen Eindruck.

Für erhaltene Karten bedankt man sich und würdigt sie 5 bis 10 Sekunden lang. Man gibt eine persönliche Bemerkung ab und prägt sich den Namen ein.

Wann ist der optimale Übergabezeitpunkt?

Am besten übergibt man seine Visitenkarte beim Smalltalk. Nicht gleich zu Beginn des Gesprächs, aber auch nicht erst ganz am Ende. Während des Essens sollten keine Karten ausgetauscht werden.

Praxistipp
Schreiben Sie hinten auf die Visitenkarte so viele Stichworte zum Übergeber, wie Ihnen einfallen. Datum, Anlass, Aussehen, Eigenheiten, Charakter und Verhalten. Dieses Wissen hilft Ihnen bei späteren Kontakten, sich besser zu erinnern.

Erst denken, dann telefonieren

Es macht Sinn, Sätze zu überdenken und anzupassen, die jeden Tag verwendet werden. Es heisst nicht mehr "Störe ich Sie gerade?". Dieser Satz ist ideal: "Passt Ihnen ein Gespräch gerade jetzt?" Die optimale Vorbereitung ist für ein erfolgreiches Gespräch ist Grundvoraussetzung. Bei Wichtigem kann die Grundlagenarbeit auch schriftlich erfolgen. Zur Vorbereitung gehört ausserdem, alle Unterlagen bereitzulegen und die Zielsetzung mindestens mündlich zu formulieren. Dann kann man sich auf den Anruf freuen.

«Da ist unser neues Produkt genau das Richtige für Sie. Sie profitieren gleich doppelt.» Der Verkäufer Georg Mühlebach telefoniert voller Begeisterung. Das strahlt er sogar durch das Telefon aus. Denn er muss sich nicht quälen, sondern geht mit Begeisterung an seine Aufgabe.

Achtung! Gerne zu tun, was man tut, das ist der grösste Motivator.

Vom Handy zum Handicap

Ein Mobile kann hilfreich, ja sogar lebensrettend sein. Der Umgang damit ist das Problem – und den bestimmt nicht das Gerät, sondern der Mensch. Deshalb muss sich jeder diese Überlegungen machen:

  • Wo ist der Gebrauch eines Mobiltelefons «ungefährlich»?
  • Wann werden andere belästigt?
  • Wo ist die Verwendung unhöflich oder gar rücksichtslos?

Normalität oder Ärgernis?

Wo andere durch Telefonate in ihrer Konzentrationsfähigkeit gestört werden und wo der Entspannungs- oder Erholungseffekt gemindert wird, gilt «Mobile aus»:

  • Im Theater, bei einem Konzert oder einer Musikaufführung, im Kino und Museum
  • An Vernissagen, Premieren, Finissagen von Ausstellungen
  • Bei einem Festakt oder Vortrag, in Vorlesungen
  • Im Restaurant

Hin und wieder gibt es auch Verbote, die für die Sicherheit wichtig sind.

  • In Krankenhäusern
  • Im Flugzeug
  • An Tankstellen

Im Auto sind Freisprechanlagen vorgeschrieben. Laut Studien haben telefonierende Autofahrer schlechtere Reaktionszeiten als Betrunkene mit 1,5 Promille.

Achtung! Absolute Tabuzonen: Bei Beerdigungen und bei Krankenbesuchen ist das Mobile auf jeden Fall auszuschalten.

Die schlimmsten Telefonfehler

  • Zur Unzeit anrufen.
  • Seinen Namen nicht nennen.
  • Den anderen nicht begrüssen.
  • Undeutlich sprechen.
  • Viel zu lange und zu komplizierte Sätze machen.
  • Während des Gesprächs essen.
  • Weiterarbeiten: Ob tippen, Post öffnen oder Kreuzworträtsel lösen, «auch lautlose» Tätigkeiten hört der Anrufende.
  • Den Anrufer mehr als 20 Sekunden in der Leitung hängen lassen.

Im Restaurant fühlen sich die meisten empfindlich gestört, ja sogar belästigt, wenn jemand telefoniert. Auch bei gesellschaftlichen Anlässen wie Empfang, Cocktailparty oder Dinner sollte das Mobile nur im Notfall benutzt werden. Das gilt ebenso für Kundengespräche, Geschäftsbesprechungen, Konferenzen, Meetings und besonders für Vorstellungsgespräche. In all diesen Situationen ist es höflicher, den Apparat stumm zu schalten.

Ein Mobile bei sich zu haben, ist noch nicht unhöflich. Es geht darum, die Belästigung anderer durch geführte oder angenommene Gespräche in Grenzen zu halten.

Übrigens, Mobiles gehören in Taschen. Sie werden weder am Gürtel getragen noch demonstrativ auf einen Tisch gelegt. Man spricht normal laut, da die Mikrofone sehr sensibel sind.

Praxistipp
Auf ein normales Gespräch achtet ein unbeteiligter Zuhörer irgendwann nicht mehr. Bei einem Telefonat hört er immer mit. Denn sein Gehirn versucht, sich den fehlenden Teil der Konversation zu denken. Deshalb geht man am besten nach draussen, um ungestört zu telefonieren.

Tipps für den richtigen Umgang

  • Der Rufton soll leise und in seiner Tonfolge eher unauffällig sein.
  • So deutlich wie nötig und so leise wie möglich sprechen. Sich kurz fassen.
  • Nachfragen, ob der Gesprächspartner sprechen kann.Falls während einer Sitzung ein wichtiges Gespräch erwartet wird, schaltet man auf Vibracall um. Kommt der Anruf, steht man auf, geht nach draussen und ruft von dort aus zurück.
  • Vorsicht Mithörer: Weder Privates noch Betriebsgeheimnisse sollten am Mobile besprochen werden.
  • Das Mobile läutet in einer ungünstigen Situation. Dann nimmt man den Anruf nicht entgegen, sondern schaltet aus. Bei nächster Gelegenheit ruft man zurück und entschuldigt sich.

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