14.02.2017

E-Mail löschen: 3 Tricks, wie Sie 75% Ihrer E-Mails einfach löschen

E-Mails kosten (viel) Zeit bei der Sichtung. Optimieren Sie mit 3 Tricks Ihr E-Mail-Leseverhalten – und Sie werden 75% Ihrer E-Mails löschen können.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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E-Mails: Der Segen, der zum Fluch sich wandelte

Sie sind nicht mehr aus dem (Berufs-)Alltag wegzudenken: Die virtuellen Nachrichten, allen voran die E-Mails. Mit einem Klick werden Informationen, Briefe, Fotos, Berichte, Einladungen zu Meetings und vieles mehr verschickt. Fast im Sekundentakt füllt sich die virtuelle Mailbox – blinkblink «Sie haben eine neue Nachricht».

Wird die Mailbox schliesslich geöffnet – wer es schafft der Blink-Versuchung zu widerstehen, nur 3x pro Tag – ist von der Fülle an Nachrichten, die auf Antwort warten, wie gelähmt. Das virtuelle Postfach quillt über: 20, 30, 50 und mehr Nachrichten. «Hilfe, wie soll ich all die E-Mails nur beantworten? Dafür fehlt mir die Zeit.» Hilfe naht in Form von 3 Tricks, die Sie dabei unterstützen Ihre E-Mails schnell zu sichten und dabei mindestens 75% der E-Mails in kurzer Zeit zu löschen.

Mit 3 Tricks die E-Mail-Flut gezielt eindämmen

Es gab Zeiten, in denen die Zustellung eines Briefes stets ein bis zwei Tage dauerte. Auf die Beantwortung des Schreibens durfte dann mehrere Tage bis Wochen gewartet werden. Heutzutage geht es schneller, viel schneller. In der Regel liegt das aktuelle Zeitmass für das Beantworten einer E-Mail bei 24 Stunden.

Doch nicht allein die zeitliche Beschleunigung erzeugt Stress. Es ist vor allem die enorme Zunahme an Messages, die tagtäglich – oder besser stündlich – eintreffen. Denn dank der bequemen und «kostenfreien» Handhabung werden mehr «Briefe» verschickt als je zuvor. Allerdings ist der Grossteil dieser Messages schlichtweg irrelevant. Und genau diese Tatsache verschafft Abhilfe. Sie müssen «nur» lernen, die Spreu vom Weizen zu trennen, d.h. wesentliche E-Mails von unwesentlichen.

Trick 1: Absender-Selektion

Jedes E-Mail-Programm offenbart Ihnen bereits bevor Sie die jeweilige E-Mail öffnen, wichtige Informationen – und damit Selektions-Lösch-Kriterien. Eine solche erste wichtige Information ist der Absender der E-Mail. Noch während Sie bei der Sichtung der E-Mails den Namen des Absenders lesen, reagieren Sie spontan auf zwei Arten:

  1. Kenne ich
  2. Kenne ich nicht

Sollte die zweite Reaktion – Kenne ich nicht – ausgelöst werden, klicken Sie getrost auf die Funktion «Löschen». Fällt Ihnen dieser Lösch-Vorgang schwer, weil Sie ja vielleicht von einem unbekannten Kunden – und somit unbekanntem Absender – Anfragen per E-Mail erhalten, wenden Sie sich sofort dem zweiten Trick zu.

Trick 2: Die Betreff-Selektion

Die Betreff-Zeile bietet Ihnen weitere wichtige Informationen. Der Absender lässt Sie mit dem Betreff wissen, welchen Inhalt er Ihnen in seiner E-Mail mitteilt. Dank dieses Betreffs wissen Sie, ob die E-Mail für Sie und Ihre Arbeit wirklich relevant ist – unabhängig davon, ob der Absender Ihnen bekannt oder unbekannt ist.

Fragen Sie sich beim Lesen des Betreffs:

  • Können Sie mit dem Betreff etwas anfangen? Oder gibt dieser Rätsel auf?
  • Auf welchen E-Mail-Inhalt schliessen Sie dank der Betreffzeile?
  • Ist diese für Ihre Arbeit (Projekt, Bericht etc.) wichtig?
  • Ist diese die Antwort auf eine Ihrer E-Mails?

Ihre Antworten zeigen Ihnen, ob die E-Mail für Ihre Arbeit wesentlich ist. Falls nein, löschen Sie sie. Falls ja, wenden Sie sich dem dritten und letzten Trick zu – um die restlichen 25% zu löschen. Denn durch die Anwendung der ersten beiden Tricks haben Sie bereits 50% Ihrer E-Mails löschen können – und dies in nur wenigen Minuten.

Trick 3: Datum- und Aktivitäten-Selektion

Öffnen Sie nacheinander jede verbleibenden E-Mails. Beurteilen Sie den Inhalt der einzelnen E-Mail nach 2 Aspekten:

  1. Aktiv werden. Fordert der Inhalt der E-Mail Sie auf, etwas zu tun? Sollen Sie etwas lesen, bearbeiten oder erledigen? Falls ja, wenden Sie sich dem zweiten Aspekt zu? Falls nein, löschen Sie die E-Mail.
  2. Deadline. Nennt die E-Mail einen Termin bis wann die Aufgabe erledigt sein soll? Ist die Deadline ein kurzfristiges Datum – also zwischen zwei und vier Wochen? Falls ja, übertragen Sie alles in Ihren Outlook-Kalender. Falls nein, also eine Deadline fehlt, löschen Sie die E-Mail. Falls Sie davor scheuen, senden Sie diese an den Absender mit der Bitte um genauere Terminangaben zurück.

Jetzt haben Sie die Spreu vom Weizen getrennt – und bis zu 75% Ihrer E-Mails gelöscht. Alles in einem Zeitraum von nur wenigen Minuten. So haben Sie viel Zeit gespart. Zeit, die dem Bearbeiten und Beantworten der restlichen 25% E-Mails zugutekommt.

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