04.04.2017

E-Mails präzise schreiben: Mit der LOGIK-Methode als Kommunikations-Trick

Strukturieren Sie den Inhalt Ihrer E-Mails und konzentrieren sich auf alle relevanten Daten. Mit der LOGIK-Methode gelingt Ihnen das spielend. So bringen Sie die wichtigsten Fakten in Ihrer E-Mail rasch und einfach auf den Punkt.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Als Kommunikationsinstrument unschlagbar: Die E-Mail. Schnell mit einem Klick versendet. Problemlos lassen sich Daten in jeder Grösse und in jedem Format anhängen. Dank Verschlüsselung auch (ziemlich) sicher. Und der Empfänger kann mühelos mit einem Klick auf «Antworten» die E-Mail erwidern. Vorteile über Vorteile.

Dennoch entwickelt sich dieses moderne Kommunikationsmittel mehr und mehr zu einem Fluch. Nicht allein durch die permanente Erreichbarkeit (24/7), sondern weil der Strom nicht abreisst. Zwischen 30 bis 40 E-Mails pro Tag liefert der einzelne Mitarbeiter an Output – also knapp 4 oder 5 pro Stunde. Etliche davon «Re-Mails», somit Antworten auf Ihre E-Mail. All diese E-Mails wollen geschrieben, gesichtet und bearbeitet werden.

Längst werden deshalb Methoden eingesetzt, um den Umgang mit der hohen Anzahl an zu bearbeitenden E-Mails zu optimieren. Eine Methode ist eine verbesserte Sichtung der eingegangenen E-Mails, E-Mails löschen.

Eine weitere Methode ist die LOGIK-Methode. Denn es liegt auch an Ihnen, ob Sie eine hohe oder niedrige Re-Quote haben. Und ob Sie das E-Mail-Aufkommen bei Ihren Kollegen oder Kunden erhöhen oder nicht. Vergessen Sie nicht: Sie sind ein Teil der E-Mail-Flut.

Mit der LOGIK-Methode präzise E-Mails schreiben

Die LOGIK-Methode ist ein Kommunikations-Trick. Durch diesen Trick strukturieren Sie den Inhalt Ihrer E-Mails und konzentrieren sich auf alle relevanten Daten. Denn jeder Buchstabe der LOGIK-Methode steht für einen Arbeitsschritt, der die eigenen Gedanken sortiert:

L = Limitation

O = Ordnung

G = Gewünschtes Resultat

I = Instrumente

K = Konsequenz

Ein Tipp vorweg: Notieren Sie sich die LOGIK-Methode mit der Bedeutung der einzelnen Buchstaben am besten auf ein Post-IT, das Sie an Ihren Bildschirm heften. So haben Sie die Methode vor Augen, bis Sie mit Hilfe der folgenden Tipps zur Routine beim E-Mail-schreiben geworden ist.

Tipp 1: Das LOGIK mit Inhalt füllen

Fokussieren Sie in Ruhe die Fakten und Informationen der einzelnen Buchstaben. Damit dies leichter gelingt, orientieren Sie sich an den anschliessenden Fragen.

L = Limitation = Eingrenzen

  • Wovon handelt die E-Mail?
  • Werden die Fakten Ihrer E-Mail für die Bearbeitung einer Aufgabe benötigt? Welcher?
  • Gehören die Informationen zu einem bestimmten Projekt oder Präsentation? Welchem?

O = Ordnung der nächsten Schritte

  • Was soll der Kollege (oder Empfänger der E-Mail) konkret tun?
  • Was soll wie getan werden?
  • Welche Reihenfolge der Arbeitsschritte (mit Deadline) benennen Sie?

G = Gewünschtes Resultat

  • Welches Ergebnis soll der Kollege Ihnen bei der Beantwortung Ihrer E-Mail liefern?
  • Was erwarten Sie?
  • Wie soll dieses Resultat aussehen – Info, Grafik, Tabelle etc.?

I = Instrumente im Einsatz

  • Wie soll Ihr Auftrag bearbeitet werden?
  • Fügen Sie einen Anhang bei, der gelesen und bearbeitet werden soll?
  • Gibt es generelle Instrumente, wie Checklisten, Formulare, Software, Handbücher etc., die zur Bearbeitung genutzt werden können?

K = Konsequenzen für den Empfänger

  • Welche positiven Folgen hat das Tun des Kollegen (beispielsweise die zeitliche Zusage «Ende des Projekts»)?
  • Welche Konsequenzen hat es für das Team oder die Abteilung?
  • Welchen Vorteil können Sie dem Kollegen anführen, um ihn für die Bearbeitung zu motivieren?

Notieren Sie als Antwort Stichworte. Oder Sie formulieren schon erste Sätze für Ihre E-Mail – beispielsweise:

Betreff: Produktpräsentation ABC – 2. Stufe

Hallo, Matteo,

deine Vorarbeit war hervorragend. Besten Dank.

In der Anlage findest du den Rohentwurf. Bitte lese ihn durch. Setze dich bitte kritisch

  • mit den Folien 3 – 5
  • den Folien 8 – 10
  • und den Folien 12 – 15 auseinander

Hier geht es um die Vorteile und Co. Habe ich alles erfasst? Gib Rückmeldung per Kommentar-Funktion im Text – bis morgen Nachmittag.

Bei unserem guten Arbeitstempo haben wir die Erstellung der Produktpräsentation sogar vor den zwei Wochen fertig. Das wäre top – falls von oben noch Änderungen gewünscht sind.

Viel Spass, Lena

Tipp 2: Kurz und knackig

Konzentrieren Sie sich in Ihrer E-Mail auf den Kern Ihrer Nachricht. Acht bis zwölf Sätze reichen vollkommen aus. Der Vorteil dieser Kürze: Die Sätze können komplett im Ausschnitt-Fenster des E-Mail-Postfachs angezeigt werden – ohne, dass der Kollege zum Lesen noch weiterscrollen muss.

Tipp 3: Absätze mit kurzen Zeilen

Schachtelsätze stören. Ebenso lange Zeilen. Erleichtern Sie das schnelle Erfassen des Inhaltes Ihrer E-Mail durch

  • Auflistungen.
  • Hervorhebungen wichtiger Stichworte.
  • kleinen Absätzen bestehend aus maximal 3 Sätzen.
  • kurzem Zeilenumfang von maximal 10 Wörtern, da diese schneller gelesen werden können.

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