14.11.2017

Einladung zur Weihnachtsfeier: 7 Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter mit Worten und Präsenten überraschen

Eine Einladung informiert über das Wann und das Wo. Eine Einladung kann aber viel mehr: Sie begeistert, weckt Vorfreude und wertschätzt die Person. Verführen Sie mit Ihrer Einladung Ihre Mitarbeiter auf der betrieblichen Weihnachtsfeier zu erscheinen. 7 Tipps verraten Ihnen, wie Ihnen dies mühelos gelingt.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Betriebliche Weihnachtsfeier – und die Begeisterung hält sich in Grenzen

Rituale sind wichtige Ereignisse, die den Jahrestrott - auch den beruflichen - durchbrechen. Rituale schenken Orientierung und verbinden. Rituale sind aber auch gefürchtet. Und so ergeht es auch dem Ritual «betriebliche Weihnachtsfeier». Während ein Teil der Mitarbeiter sich auf das Event freut, sind andere zurückhaltend oder gar ablehnend. Wie schade.

Allerdings – und dies ist das Gute – können Sie gegensteuern. Sie können zum einen die Vorfreude noch steigern. Zum anderen die Zurückhaltung oder Ablehnung wandeln. Die Einladung zur Weihnachtsfeier ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Das Wie der Einladung ist nicht zu unterschätzen

Eine Einladung zur Weihnachtsfeier wird in jedem Unternehmen ausgesprochen. Die einen hängen einen Zettel mit den Daten ans «Schwarze Brett». Oder in Zeiten von Intranet und E-Mails gibt es ein Rundschreiben an alle. Manches Unternehmen verkündet auch die Infos auf der morgendlichen Besprechung der Abteilung. Und wer nicht anwesend ist, erfährt es später – fast nebenbei – von den Kollegen. Andere zelebrieren jedoch bereits im Vorfeld mit der Einladung die Weihnachtsfeier – schöne Karte oder schöner Brief mit einem kleinen Überraschungs-Präsent.

Jede dieser Einladungen wirkt auf den Mitarbeiter. Die ersten zwei – Sie mögen es ahnen – leider wenig motivierend, da sie fast lieblos und mit wenig Engagement für das Event «werben». Ja, mit jeder Einladung wird um das Erscheinen des Mitarbeiters geworben. Deshalb lohnt es sich, ein wenig in die Trickkiste der Werbung zu greifen – und mit den folgenden Tipps die Einladung zur Weihnachtsfeier so richtig in Szene zu setzen.

Überraschen Sie Ihre Mitarbeiter mit Ihrer Einladung zur Weihnachtsfeier: 7 Tipps

Lassen Sie sich inspirieren. Wählen Sie die Ideen, die zur Weihnachtsfeier passen, als auch zeitlich und finanziell möglich sind. Denken Sie an Ihr Ziel: Ihre Mitarbeiter für die Teilnahme zu gewinnen.

Tipp 1: Karte oder Brief

Microsoft Office macht es möglich. Das Gestalten von Briefen oder Karten ist kinderleicht. So viele Funktionen gibt es im Angebot: Schrifttypen und –grössen, Einfügen von Bildern und Grafiken, Farben, Wasserzeichen und Effekte. Werden Sie kreativ. Bei Ihrer internen Post – anders als bei der geschäftlichen Weihnachtspost – dürfen Sie Ihren Gestaltungsideen freien Lauf lassen. Oder Sie schauen einmal nach, welche Vorlagen Ihnen Microsoft für das jeweilige Format, also Brief oder Karte, anbietet.

Tipp 2: Motto der Weihnachtsfeier

Oft gibt es ein Motto – mal die Grillparty, Rock around Christmas oder die abendliche Schlittenfahrt. Wählen Sie entsprechende Bilder, die das Motto transportieren:

  • Visuell. Für die Grillparty wird ein Lagerfeuer ausgewählt. Die Tanzparty «Rock around Christmas» zeigt tanzende Menschen. Vielleicht haben Sie selbst passende Bilder. Fragen Sie auch bei dem Veranstalter, ob Sie seine Motive für Ihre Einladung nutzen dürfen. Oder Sie suchen im Internet auf einen der vielen Portale, die kostenlose Downloads von Fotos anbieten.
  • In Worten. Verstärken Sie das Bild mit Ihren Worten. «Heiss wird es werden. Richtig heiss. Noch heisser als in den letzten Tagen im Betrieb. In diesem Jahr brutzeln wir uns etwas zur Weihnachtsfeier – draussen am Grill und am Lagerfeuer.»

Tipp 3: Textlich überzeugen

Verpacken Sie die blanken Fakten der Einladung – das Wo, das Wann und das Wie – textlich. Greifen Sie dabei unbedingt den Kommunikationsstil Ihrer Abteilung und Unternehmens auf – beispielsweise:

«Der Countdown läuft. Noch 20 Tage, dann ist alles überstanden. Der Boom an Bestellungen, die Anfragen der Kunden an der Hotline und das Ziel: Alles schnell zu bearbeiten, damit der Kunde es rechtzeitig zu Weihnachten erhält. Damit wir jetzt bei Power bleiben, gibt es einen Boxenstopp. Am … um … in … darf aufgetankt werden.»

Tipp 4: Persönliche Ansprache

Die persönliche Ansprache ist ein Muss. Streichen Sie Formulierungen wie «Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter» oder «Liebes Team». Personalisieren Sie jede einzelne Einladung – und zwar aus einem einfachen Grund. Wer seinen Namen auf der Einladung liest, fühlt sich persönlich angesprochen. Ein kleiner psychologischer Trick, der die Motivation erhöht, zu erscheinen.

Nutzen Sie die Funktion «Serienbrief», um die Namen gleich mit ausdrucken zu lassen. Oder noch besser: Schreiben Sie als Vorgesetzter sowohl den Namen des Mitarbeiters, als auch Ihren Gruss und Ihre Unterschrift handschriftlich auf die Einladung.

Tipp 5: Begeisterung wecken

Ihre Einladung kann viel mehr als bloss die Fakten mitteilen. Werben Sie für die Weihnachtsfeier. Verführen Sie mit Worten. Wecken Sie die Lust hinzugehen. Und verankern Sie einen Gedanken im Mitarbeiter: «Das will ich nicht verpassen». Beschreiben Sie, was der Mitarbeiter erwarten darf – beispielsweise:

«5 Männer. Schwarzer Frack. A cappella. Und Lieder, die unvergesslich sind. Summen und singen Sie ruhig mit, wenn die fünf Männerstimmen der Showeinlage unseres 3-Sterne-Weihnachtsmenü sich erheben zu «Mein kleiner grüner Kaktus…»

Tipp 6: Präsent als Überraschung

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft. Kleine Geschenke erzeugen Freude. Deshalb legen Sie der Einladung ein kleines Präsent bei – einen Werbeartikel bzw. Give away. Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf folgende Punkte:

  • Passend zum Motto. Steht die Weihnachtsfeier unter einem Motto, greift der Werbeartikel dies auf. So gibt es für die Grillparty Taschen- oder Handwärmer. Für «Rock around Christmas» fetzige Weihnachtslieder, die zum Tanzen animieren.
  • Passend zu Weihnachten. Auch ohne Motto lässt sich ein Give away finden. Eine Kerze, einen lustigen Filzanhänger für den Christbaum, einen Lebkuchen, ein Trinkschokoladen-Set oder einen Sternen-Nuss-Knacker.
  • Passend für den Eintritt. Wandeln Sie Ihr Give away zu einer Eintrittskarte, die beispielsweise an der Tür zum Restaurant vorgezeigt werden muss. Mal ist es die Weihnachtsmütze. Mal der Elch als Filz-Schlüsselanhänger. Oder der Nikolaus-Anti-Stressball, der hochgeworfen wird.
  • Passend zur Feier. Binden Sie das Präsent in das Programm mit ein. Die Handglocke läutet die Eröffnung des Buffets ein. Die Wondercandle sprüht Funken zum Dessert.

Tipp 7: Persönlich überreichen

Vorbei die Zeiten, in denen die Einladung ins Postfach bzw. den Posteingangskorb des Mitarbeiters gelegt wird. Übernehmen Sie diese Aufgabe – ganz persönlich. «Walk the talk» auch in Sachen Weihnachtsfeier. Mit ein wenig Small-Talk händigen Sie die Einladung aus. Und verabschieden Sie sich mit Worten, die dem Mitarbeiter zeigen, wie wichtig Ihnen sein Erscheinen ist «Sie haben zu unserem diesjährigen Erfolg beigetragen. Lassen Sie uns heute Abend darauf anstossen. Ich freue mich schon Sie um … zu sehen».

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