24.01.2017

Geschäftsbriefe: So kommen sie besser an

Der Brief hat durch die Schnelligkeit und die lockere Art und Weise der E-Mails ganz klar an Popularität verloren. Doch hin und wieder gibt es Gelegenheiten, bei denen ein Brief effizienter ist. In diesem Beitrag erfahren Sie, wo ein Brief angebracht ist und wie Sie Ihre Geschäftsbriefe professionell gliedern.

Von: Claudia Scherrer   Drucken Teilen   Kommentieren  

Claudia Scherrer

Claudia Scherrer ist Inhaberin und Geschäftsführerin von Tipptopp. Ihre Kernkompetenzen liegen im Bereich Kommunikation, Lektorat und Korrektorat. Vom Know-how aus ihrer langjährigen Berufserfahrung profitieren ihre Kunden auch in den beliebten Tipptopp-Workshops: Ganzheitliche Bewerbung – Erfolg auf der ganzen Linie; Moderne Korrespondenz – Erfolg ohne Floskeln; Die neue deutsche Rechtschreibung – modern, systematisch und einfach gelernt; Souverän Telefonieren – Kommunikation in Höchstform; Business-Knigge – optimales Verhalten in jeder Situation.

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Geschäftsbriefe

Hier ist ein Brief angebracht

  • Verschi­cken Sie Informationsmaterial, dann erhält der Adressat das Dokument fixfertig und braucht es nicht auszudrucken.
  • Juristische Schreiben sind erst mit einer Originalunterschrift rechtsverbindlich.
  • In einem Geschäftsbrief werden sachliche Informationen mitgeteilt. Früher legte man sehr viel Wert auf die Form des Briefes. Heute ist vor allem ein Prinzip wichtig: Jeder Brief wird auf Recht­schreib- und Grammatikfehler überprüft.

Adresse

Wichtig ist die korrekte Adresse mit Vor- und Nachname. Vor allem bei schwierigen Namen lohnt sich eine Überprüfung. In Grossfirmen braucht es oft auch noch eine Abteilung. Auf «Firma», «Herrn» oder «Herr» kann man heute verzichten. Titel sollten, falls bekannt, erwähnt werden. «C/o» oder «care of» und «z. Hd.» oder auch «zu Handen» sind ver­altet und werden weggelassen.

Briefkopf

Ihre Adresse und die des Adressaten platzieren Sie auf der linken Seite des Briefes. Es ist heute üblich, auf den Ort zu verzichten und dafür den Wochentag und das Druckdatum anzugeben: Montag, 15. August 2016.

Infozeile

Der Titel eines Briefes ist aussagekräftig und regt zum Weiterlesen an. Dann passt er optimal. Heutige Betreffzeilen gleichen immer mehr den Titeln in der Zeitung. Klare Schlag­zeilen lösen viele Reaktionen aus: «Jeder 5. Soldat vorbestraft» oder «Ölkatastrophe vor Südkorea».

Anrede

«Grüezi Frau Schneider» oder «Guten Tag Herr Kuster» sind heute richtig. Dann be­ginnt man auf der übernächsten Zeile mit einem Grossbuchstaben. Werden eine Frau und ein Mann angesprochen, nennt man den Namen der Frau zuerst. Ohne Namen zu kennen, schreibt man «Guten Tag» oder «Grüezi mitenand». Das «Sehr geehrte Frau Bauer» ist veraltet und sollte vermieden werden. «Liebe Frau Müller» sollte sehr sparsam eingesetzt werden. Die Liebe hat im Geschäftsalltag nichts verloren. Für Personen, die man duzt, passt es jedoch gut.

Einleitung

Mit einem positiven Einleitungssatz hebt sich der Brief von der grossen Masse ab. Am besten koppelt man ihn mit einem Dank, der neu­gierig macht und Aufmerksamkeit weckt. Dieser Einstieg ist altmodisch und floskelhaft: «Bezugnehmend auf unser Gespräch vom…» Er wird ersetzt durch die viel effizientere und nettere direkte Formulie­run­g: «Vielen Dank für das nette Gespräch.»

Formulieren Sie Ihr Anliegen konkret und direkt. Kurze, präg­nante Sätze lesen sich einfacher und sind klarer als verschachtelte Sätze. Die veraltete Floskelform: «Dürfte ich Sie bitten, eine Kopie an Peter Müller zu senden.» Modern lautet es: «Bitte senden Sie Peter Müller eine Kopie. Danke.»

Schlusssatz

Zum Schluss folgt die Zusammenfassung. Hier hat man nochmals die Gele­genheit, einen Dank zu formulieren.

Grüsse

Als Grussformel ist das «Freundliche Grüsse» am beliebtesten. Die Grüsse können auch individuell gestaltet werden: «Sonnige Grüsse» oder «Aufgestellte Grüsse».

Mehrwertzeile oder Nachsatz

Das PS, Post Scriptum, wird in 90 Prozent der Fälle gelesen. Es enthält einen Mehrwert. «Besuchen Sie uns an der OLMA, Stand 2.» Auch ein Hinweis auf spezielle Öff­nungszeiten oder direkte Telefonnummern ist sehr kundenorientiert.

Länge

Ein einseitiger Brief ist genug. Durchschnittlich 15 Sekunden Zeit nimmt man sich für jeden Brief. Da muss das Wichtigste klar und deutlich ersichtlich sein. Deshalb ist es besonders nützlich, sich diese Fragen zu stellen:

  • Geht der Brief auf das Anliegen ein?
  • Werden die Erwartungen des anderen erfüllt?
  • Werden alle Fragen beantwortet?
  • Drückt er Verständnis, Sachlichkeit und Kompetenz aus?
  • Zeigt er einen Nutzen oder eine Lösungsmöglichkeit auf?

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