Hier ist ein Brief angebracht
- Verschicken Sie Informationsmaterial, dann erhält der Adressat das Dokument fixfertig und braucht es nicht auszudrucken.
- Juristische Schreiben sind erst mit einer Originalunterschrift rechtsverbindlich.
- In einem Geschäftsbrief werden sachliche Informationen mitgeteilt. Früher legte man sehr viel Wert auf die Form des Briefes. Heute ist vor allem ein Prinzip wichtig: Jeder Brief wird auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüft.
Adresse
Wichtig ist die korrekte Adresse mit Vor- und Nachname. Vor allem bei schwierigen Namen lohnt sich eine Überprüfung. In Grossfirmen braucht es oft auch noch eine Abteilung. Auf «Firma», «Herrn» oder «Herr» kann man heute verzichten. Titel sollten, falls bekannt, erwähnt werden. «C/o» oder «care of» und «z. Hd.» oder auch «zu Handen» sind veraltet und werden weggelassen.
Briefkopf
Ihre Adresse und die des Adressaten platzieren Sie auf der linken Seite des Briefes. Es ist heute üblich, auf den Ort zu verzichten und dafür den Wochentag und das Druckdatum anzugeben: Montag, 15. August 2016.
Infozeile
Der Titel eines Briefes ist aussagekräftig und regt zum Weiterlesen an. Dann passt er optimal. Heutige Betreffzeilen gleichen immer mehr den Titeln in der Zeitung. Klare Schlagzeilen lösen viele Reaktionen aus: «Jeder 5. Soldat vorbestraft» oder «Ölkatastrophe vor Südkorea».
Anrede
«Grüezi Frau Schneider» oder «Guten Tag Herr Kuster» sind heute richtig. Dann beginnt man auf der übernächsten Zeile mit einem Grossbuchstaben. Werden eine Frau und ein Mann angesprochen, nennt man den Namen der Frau zuerst. Ohne Namen zu kennen, schreibt man «Guten Tag» oder «Grüezi mitenand». Das «Sehr geehrte Frau Bauer» ist veraltet und sollte vermieden werden. «Liebe Frau Müller» sollte sehr sparsam eingesetzt werden. Die Liebe hat im Geschäftsalltag nichts verloren. Für Personen, die man duzt, passt es jedoch gut.
Einleitung
Mit einem positiven Einleitungssatz hebt sich der Brief von der grossen Masse ab. Am besten koppelt man ihn mit einem Dank, der neugierig macht und Aufmerksamkeit weckt. Dieser Einstieg ist altmodisch und floskelhaft: «Bezugnehmend auf unser Gespräch vom…» Er wird ersetzt durch die viel effizientere und nettere direkte Formulierung: «Vielen Dank für das nette Gespräch.»
Formulieren Sie Ihr Anliegen konkret und direkt. Kurze, prägnante Sätze lesen sich einfacher und sind klarer als verschachtelte Sätze. Die veraltete Floskelform: «Dürfte ich Sie bitten, eine Kopie an Peter Müller zu senden.» Modern lautet es: «Bitte senden Sie Peter Müller eine Kopie. Danke.»
Schlusssatz
Zum Schluss folgt die Zusammenfassung. Hier hat man nochmals die Gelegenheit, einen Dank zu formulieren.
Grüsse
Als Grussformel ist das «Freundliche Grüsse» am beliebtesten. Die Grüsse können auch individuell gestaltet werden: «Sonnige Grüsse» oder «Aufgestellte Grüsse».
Mehrwertzeile oder Nachsatz
Das PS, Post Scriptum, wird in 90 Prozent der Fälle gelesen. Es enthält einen Mehrwert. «Besuchen Sie uns an der OLMA, Stand 2.» Auch ein Hinweis auf spezielle Öffnungszeiten oder direkte Telefonnummern ist sehr kundenorientiert.
Länge
Ein einseitiger Brief ist genug. Durchschnittlich 15 Sekunden Zeit nimmt man sich für jeden Brief. Da muss das Wichtigste klar und deutlich ersichtlich sein. Deshalb ist es besonders nützlich, sich diese Fragen zu stellen:
- Geht der Brief auf das Anliegen ein?
- Werden die Erwartungen des anderen erfüllt?
- Werden alle Fragen beantwortet?
- Drückt er Verständnis, Sachlichkeit und Kompetenz aus?
- Zeigt er einen Nutzen oder eine Lösungsmöglichkeit auf?
