12.02.2019

Geschäftskorrespondenzen: 7 Tipps für eine barrierefreie Geschäftskorrespondenz

Bauen Sie Barrieren ab – auch in Ihrer Geschäftskorrespondenz. Leichte Sprache macht es möglich. Schreiben Sie so, dass wirklich jeder Ihre Texte versteht.

Von: Brigitte Miller  DruckenTeilen 

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

Geschäftskorrespondenzen

Für Barrierefreiheit sorgen – auch in der Geschäftskorrespondenz

Wer an Barrierefreiheit denkt, denkt erst einmal an all die Hürden im Alltag: Treppen, Türen, Gänge, Eingänge in Häuser, Toiletten. Um dann in solchen Fällen eine Barrierefreiheit zu gewährleisten und beim Kunden dadurch zu punkten, gab es entsprechende räumliche Anpassungen im Unternehmen. Der Einbau des Fahrstuhls, die Vergrösserung der Türrahmen, um Rollstuhlfahrer einen Durchgang zu gewährleisten und/oder die Einrichtung einer Behindertentoilette.

An die Kommunikation, gerade die schriftliche, wird beim Thema Barrierefreiheit jedoch selten gedacht. Doch die Geschäftskorrespondenzen mit all ihren Briefen, Flyern, Broschüren, E-Mails und Online-Beiträgen kann und ist eine Barriere für

  • Menschen mit geringen Lesefähigkeiten, einer Lese- und Rechtschreibschwäche oder für funktionale Analphabeten.
  • Migranten mit geringen oder keinen Deutschkenntnissen.
  • Menschen, die an Demenz erkrankt sind.

Deshalb sorgen Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz auch für Barrierefreiheit.

Inklusion in den Geschäftskorrespondenzen: Die Leichte Sprache ist das Instrument

Für die Inklusion ist eine barrierefreie Kommunikation entscheidend. Um diese barrierefreie schriftliche Kommunikation zu ermöglichen, wurde ein Schreibstil entwickelt: Die Leichte Sprache. Mit der Leichten Sprache werden Wörter, Sätze und der gesamte Text vereinfacht. So wird das Lesen erleichtert. Um es mal in Leichter Sprache auszudrücken, wie es auf der Webseite «Hurraki – Dem Wörterbuch für Leichte Sprache» steht:

Viele Menschen reden umständlich.

Nicht jeder versteht das.

Niemand soll ausgegrenzt werden.

Alle haben ein Recht auf Information.

(Quelle: Hurraki-Wörterbuch: https://hurraki.de/wiki/Hauptseite, zuletzt aufgerufen 21.01.2019)

Barrierefreiheit in der Geschäftskommunikation: Lohnt es sich?

Da die Übersetzung in die Leichte Sprache mit Aufwand verbunden ist – meist zeitlich und/oder finanziell, falls Sie einen Leichte-Sprache-Übersetzer engagieren, stellt sich selbstverständlich die Frage: Überwiegt der Nutzen die Kosten?

Und obwohl es natürlich ein Imagegewinn ist, wenn Sie für Inklusion auf allen Ebenen sorgen, sollte in jedem Falle vorab eine Analyse durchgeführt werden:

  • Wie hoch ist der Anteil der oben aufgeführten Personen in Ihren Zielgruppen?
  • Welcher Unternehmensbereich würde davon profitieren?
  • Kam es hier zu Missverständnissen, Retouren und/oder Rechtsstreitigkeiten, weil der Schriftverkehr vom Kunden nicht korrekt verstanden wurde?
  • Welche Briefe, Flyer, Formulare, Broschüren, Gebrauchsanweisungen und Co sollten zusätzlich in die Leichte Sprache übersetzt werden?

Erst jetzt nach Ihrer Analyse, erkennen Sie den Nutzen. Entscheiden Sie, welche Teile Ihrer Geschäftskorrespondenz in die Leichte Sprache übertragen werden sollen.

Verständlich schreiben ist die Basis für die Geschäftskorrespondenzen

Bevor Sie mit dem Schreiben in Leichter Sprache beginnen, rufen Sie sich einige grundlegende Regeln fürs verständliche Schreiben in Erinnerung:

  • Keine langen Wortmonster wie z.B. Kraftfahrzeugversicherung. Denn beim Lesen bewegt sich das Auge über die Zeile und hält dabei immer wieder an. Solch ein Augenstopp beträgt 2/10 Sekunden. Je länger die Wörter, desto mehr wird der Lesefluss unterbrochen. Deshalb brechen Sie diese Wörter auf z.B. in Versicherung für das Auto.
  • Verb statt Substantiv einsetzen. Vermeiden SieFormulierungen wie «Um eine Klärung in der Angelegenheit wird gebeten». Das Substantiv fordert nicht zum Handeln auf. Schreiben Sie stattdessen «Bitte klären Sie die Angelegenheit».
  • Aktiv statt passiv. Formulierungen wie «Die gewünschten Unterlagen werden Ihnen in den kommenden Tagen zugesandt» regen auch wenig zum Handeln an. Schreiben Sie so oft es geht aktive Aussagen wie «Sie erhalten die gewünschten Unterlagen in den kommenden Tagen.»
  • Keine Schachtelsätze. Ein Schachtelsatz ist nicht allein ein langer Satz, sondern einer, der mit vielen Nebensätzen – und Einfügungen – Inhalte vermittelt. Dies kann verwirren. Teilen Sie solche Sätze lieber in mehrere Sätze auf.

Leichte Sprache im Einsatz: 7 Tipps

Machen Sie sich mit den folgenden Tipps erst einmal in Ruhe vertraut. Bedenken Sie, bevor Sie einen Text neu schreiben und/oder einen vorliegenden Brief übersetzen, dass Leichte Sprache-Texte grundsätzlich länger werden. Deshalb kürzen Sie. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Oder teilen Sie wichtige Informationen beispielsweise auf mehrere Flyer auf.

Tipp 1: Schreiben Sie nur eine Aussage pro Satz und Zeile

Sie wollen das Lesen und Verstehen erleichtern. Deshalb beinhalten Sätze in der Leichten Sprache nur eine Aussage pro Satz. Setzen Sie jeden Satz in eine Zeile.

Beispiel:

Dies ist die Internet·Seite www.mustermann-unternehmen.ch

Die Seite ist vom Presse·Büro vom Mustermann Unternehmen.

Hier finden Sie Informationen in Leichter Sprache.

Tipp 2: Lassen Sie Sätze und Wörter zusammen

Normalerweise schreiben Sie mit Zeilenumbruch. Falls Sätze nicht in eine Zeile passen, setzt Office Word den Überhang automatisch in die nächste Zeile. Doch solche Abtrennungen, ob von Sätzen oder Wörtern, erschweren die Wahrnehmung des Lesers. Denn er muss zu viele Lesesprünge durchführen.

Deshalb trennen Sie keine Wörter am Satzende. Lassen Sie Sätze und Wörter m Leichten Sprache-Text zusammen. Falls der Satz aber zu lang ist, trennen Sie ihn so, dass grammatische Gruppen entstehen.

Beispiel:

Auf unserer Internet·Seite www.mustermann-unternehmen.ch

stehen Informationen über unser Unternehmen.

Tipp 3: Listen Sie Informationen in Reihungen auf

Statt Ihre Aussagen in Sätzen in einem Absatz zu bündeln, bilden Sie Reihungen. Listen Sie die einzelnen Sätze untereinander.

Beispiel:

Sie fragen sich:

Was ist eine Abteilung?

Eine Abteilung ist ein Bereich im Unternehmen.

Dort arbeiten mehrere Menschen zusammen.

Und kümmern sich zusammen um bestimmte Aufgaben.

Tipp 4: Verwenden Sie den Mediopunkt

Sie lesen Silben und ganze Wörter, nie einzelne Buchstaben. Lange Wörter fordern deshalb heraus. Bei der Verwendung der Leichten Sprache bieten Sie eine zusätzliche Lesehilfe: Den Mediopunkt, der Wörter sinnvoll «unterteilt». In den vorhergegangenen Tipps gab es bereits einige Wörter mit Mediopunkt.

Beispiel:

Internet·Seite

Presse·Büro

Hinweis: Der Mediopunkt lässt sich ganz einfach über die Tastenkombination ALT + 0183 setzen. Dabei halten Sie die ALT-Taste gedrückt und tippen über den Nummernblock (!) die Zahlenfolge ein.

Tipp 5: Benutzen Sie einfache und bekannte Wörter

Jede Sprache hat einen Grundwortschatz, aus dem die meisten Wörter jedem geläufig sind. Auch Menschen mit Leseschwäche oder mit Deutsch als Fremdsprache sind mit diesen Wörtern vertraut. Nutzen Sie deshalb bekannte und einfache Wörter.

Falls Sie unsicher sind, ob ein Wort einfach und bekannt ist, checken Sie es auf dem Rechtschreibportal www.duden.de. Unter dem Wort, das Sie eingegeben haben, befindet sich eine Häufigkeits-Skala. Je mehr Balken schwarz ausgefüllt sind, umso bekannter ist das Wort.

Tipp 6: Erläutern Sie Fach- und Fremdwörter

In der Regel verzichten Sie auf Fach- und Fremdwörter. Doch manches Mal lässt es sich nicht vermeiden. Sie müssen einen Fachausdruck verwenden. Dann erläutern Sie diesen – im Text, in Infoboxen im Text oder in einem Glossar am Ende des Textes.

Beispiel:

Im Arbeits·Zeit·Konto notiert man die Arbeits·Zeit.

Tipp 7: Fetten Sie Negationen

Vermeiden Sie soweit es geht Negationen, da diese verwirren können. Ist eine Verneinung unumgänglich, dann gilt: N-Negation (nicht) vor K-Negation (kein, keiner, keine). Heben Sie die Negation durch Fettung hervor.

Beispiel:

Schützen Sie Ihr Gerät vor Hitze.

Stellen Sie es nicht in die Sonne.

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