25.05.2016

Gestaltung: Dank der Optik noch mehr Erfolg

Schon bevor wir ein Dokument lesen, suchen wir in Gestaltung und Struktur nach Hinweisen zum Inhalt. Professionelle E-Mails sind schon von Weitem an ihrer klaren und benutzerfreundlichen Gestaltung erkennbar. In der Korrespondenz nehmen wir innerhalb von wenigen Sekunden Informationen auf, die uns ein Bild über den Briefschreiber und seine Firma geben. Wer kleinschreibt und viele Stilmittel mischt, hinterlässt einen kleinkarierten, chaotischen Eindruck. Die optimale Schrift und Schriftgrösse wirken professionell.

Von: Claudia Scherrer   Drucken Teilen  

Claudia Scherrer

Claudia Scherrer ist Inhaberin und Geschäftsführerin von Tipptopp. Ihre Kernkompetenzen liegen im Bereich Kommunikation, Lektorat und Korrektorat. Vom Know-how aus ihrer langjährigen Berufserfahrung profitieren ihre Kunden auch in den beliebten Tipptopp-Workshops: Ganzheitliche Bewerbung – Erfolg auf der ganzen Linie; Moderne Korrespondenz – Erfolg ohne Floskeln; Die neue deutsche Rechtschreibung – modern, systematisch und einfach gelernt; Souverän Telefonieren – Kommunikation in Höchstform; Business-Knigge – optimales Verhalten in jeder Situation.

 zum Portrait

Gestaltung

Klare Gestaltungsgrundsätze für Geschäftsbriefe

90 Prozent aller Briefe sind formal in Ordnung. Das bedeutet: Ein formal gut gestalteter Brief ist eine Selbstverständlichkeit. Damit machen Sie noch keinen Eindruck.

Anders bei den E-Mails. Viele nehmen sich dafür weniger Zeit als für Briefe. Das ist eine schlechte Entscheidung, aber auch eine Chance für Sie. Was im Postfach landet, ist oft nachlässig gemacht. Wer sich hier anstrengt, kann punkten. Die Mühe lohnt sich, denn sie wird rasch zur selbstverständlichen Routine.

 

GestaltungErläuterungBeispiele
SchriftDie Schrift sollte gut lesbar sein und als modern empfunden werden. Verwenden Sie in der ganzen Firma nur ein Schriftbild und lesen Sie dieses bewusst aus.Für das Lesen am Bildschirm eignen sich am besten serifenlose Schriften wie Calibri oder Helvetica.
Grösse11 bis 12 Punkte, selten grösser, nie kleiner. In einem Dokument verwenden Sie immer die ­gleiche Schriftgrösse.Dieser Text ist 11 Punkte gross.
HervorhebungenWichtiges wird ausschliesslich durch Fettdruck markiert. Kursives oder Unterstrichenes ist schlecht lesbar und sollte deshalb vermieden werden.Diese Unterlagen sind hilfreich.
TypenBitte verwenden Sie keine Grossbuchstaben zur Hervorhebung. In Grossbuchstaben gesetzte ­Texte sind wegen der EINFÖRMIGEN OBER- UND UNTERLINIE schlecht lesbar. Zudem wirken sie altmodisch. In E-Mails, SMS, Chats oder Messaging-Applikationen bedeuten Grossbuchstaben geschriene Worte.GUTEN MORGEN
Darstellung

Optimal ist der Flattersatz, der aktiv wirkt und die Lesbarkeit verbessert. Der flatternde Rand hilft dem Auge, sich von Zeile zu Zeile zu bewegen. Achten Sie dabei auf die Zeilenenden und Ränder. Allzu starkes Flattern sollen Sie durch Silbentrennung vermeiden. Blocksatz wirkt statisch, als ob man Scheuklappen aufgesetzt hat. Zwischentitel lockern auf.

Alles links in der Falllinie

 

 

GestaltungErläuterung
ZeilenschaltungenMan ist vom Prinzip 5, 4, 3, 2, 1 Zeilenschaltung aus dem Jahr 1950 weggekommen. Für Briefe ab 2000 nimmt man drei Zeilen für grosse Abstände und eine Zeile für kleine Abstände.
Logo Heute platzieren fast alle Unternehmen ihr Logo oben rechts auf dem Briefpapier. Das hat einen praktischen Vorteil: Wenn man in einem Ordner blättert, dann findet man diese Firmen am schnellsten.
Adressblock und GrüsseAlles linksbündig ist modern. Früher war der Adressblock häufig auf der rechten Seite. Das ist auch heute noch geläufig, wirkt aber antiquiert. Die Grüsse sollten aber links unten stehen.

Nutzen Sie die formalen Elemente

Bereits am Aufbau eines modernen Briefes sieht man viele Unterschiede gegenüber früher.

 

AufbauErläuterungBeispiele
Infozeile Aus der Infozeile erfährt man den Inhalt des Briefes, sie bringt den Kern der Nachricht knapp auf den Punkt. Sie kann, muss aber nicht mit einem Punkt enden. Andere Satzzeichen sollten Sie vorsichtig verwenden: Frage- und Ausrufezeichen können unseriös wirken. Heute darf man auch ganz auf die Infozeile verzichten, wenn dies vom Ziel und vom Inhalt her sinnvoll ist. Die Infozeile ist maximal eine Zeile lang, gleich gross wie der Lauftext und fett. Tipps für spannende Infozeilen finden Sie in den Gratiszeitungen. Auch dort setzt die Infozeile einen ersten Blickpunkt, ist oft fantasievoll und regt zum Weiterlesen an.­ Test the Best (Toyota), Besser sehen und besser aussehen (Vohdin Optik), Dies ist in der Tat ein Bettelbrief (Greenpeace), Wir renovieren – Sie profitieren (Baur au Lac), Feuer und Flamme fürs Flambieren (Betty Bossi), Einschluss Ihrer Tochter in die Familienpolice (Sanitas), Neues Angebot für Ihren ­Versicherungsschutz im Ausland (DAS)
Anrede
  • Formell
  • Informell
  • Persönlich
  • Veraltet
  • Guten Tag
  • Grüezi, Hallo
  • Liebe
  • Sehr geehrte/er
EinstiegJeder Brief, jedes Mail fängt positiv an. Sie finden garantiert etwas, wofür Sie danken können. Sie haben uns alle Unterlagen geschickt. Besten Dank.
Mittelteil Hier werden Fakten, Inhalte, Argumente aufgezählt. Längere Texte lassen sich mit Zwischentiteln auflockern, die das Schriftbild luftiger machen, hohe Aufmerksamkeit erzielen und die Orien­tierung erleichtern. Der Textfluss und die Darstellung sind wichtig. Bleiwüsten sind unlesbar.
  • Bitte kontrollieren Sie ...
  • Interessiert Sie diese Lösung? Dann ...
SchlussteilFazit ziehen, Forderungen nennen, Inhalt auf den Punkt bringen. Falls möglich nochmals mit einem Dank den Schlusspunkt setzen.Auf Ihre Fragen erhalten Sie von ... Antworten
GrussformIn E-Mails dürfen Sie fantasievoll formulieren. Leben Sie Ihre Individualität aus. Der Gruss soll zur Begrüssung passen, die Kombination von «Sehr geehrter Herr» mit «Lampiohrengrüsse zu Ostern» geht gar nicht. Vorsicht beim Tonfall. Den Firmennamen nochmals aufzuführen, ist erlaubt, aber nicht nötig.
  • Sonnige Grüsse
  • Freundliche Grüsse aus dem sonnigen Bern
  • Gute Besserung wünscht ...
i. A.Seien Sie kein Esel! Diese überaus altmodische Abkürzung für «im Auftrag von» können Sie ersatzlos weglassen.Freundliche Grüsse Claudia Scherrer für Peter Müller
Beilagen Beilagen können, müssen aber nicht aufgeführt werden, wenn sie im Text bereits erwähnt sind. Das Wort Beilagen wird nicht geschrieben. In Mails zählen Sie die Beilagen am einfachsten direkt im Text auf. Im Zusammenhang mit Verträgen und dem ­Personalwesen werden alle Beilagen notiert.
  • Alles linksbündig
  • Sie erhalten abrechnung.pdf.
Kopie an«z. K. an» ist veraltet und wird ausformuliert: «Zur Information an» oder «Kopie an». Man kann auch direkt nur die Namen aufzählen.Peter Müller, Zürich
PS/ÜbrigensPositive Zusatzinformationen, Slogans und Mehrwerte lassen sich hier platzieren. Vom PS haben Ihre Leserinnen und Leser einen Nutzen. Momentan ist es unmodern und darf auch weggelassen werden. Es wird aber fast immer gelesen – selbst von denjenigen, die den Hauptteil des Briefes kaum beachten.
  • PS: Profitieren Sie von ...
  • Besuchen Sie uns an der …-Messe.
  • Die Sonderkonditionen gelten nur noch bis zum 15. August.

Spannende Startsätze

Ist der erste Satz geschrieben, folgen die nächsten sieben! Mit diesen Beispielen fällt der Einstieg leicht.

Der Dank voran

  • Vielen Dank für Ihr informatives Mail, Ihren spannenden Brief, Ihren netten Anruf, Ihre detaillierte Mitteilung, Ihre prompte Information, die ausführlichen Unterlagen, Ihre lehrreichen Dokumente, Ihre schnelle Antwort, Ihre grosszügige Hilfe.
  • Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. Ihre Angaben haben es uns erleichtert, ... ·
  • Vielen Dank. Sie haben sich für unser wichtiges Gespräch Zeit genommen.
  • Danke für Ihre engagierte Unterstützung.  

Der Dank in der Mitte

  • Über Ihre positive Antwort, besten Dank dafür, haben wir uns sehr gefreut.
  • Ihre Antwort ist sehr interessant. Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
  • Ihre Informationen kamen im richtigen Moment. Danke für Ihre schnelle Antwort.

Der Dank am Ende des ersten Satzes

  • Ihre prompte Antwort hat sehr geholfen – vielen Dank.
  • Ihr Anruf war sehr informativ. Vielen Dank.
  • Für Ihre Stellungnahme vielen Dank.
  • Ihre Mitarbeit ist sehr wertvoll. Besten Dank.
  • Ihre Information ist für uns sehr interessant. Vielen Dank für Ihre Hilfe.
  • Ihre Beschreibung war für uns sehr nützlich. Besten Dank.
  • Die Unterlagen sind von grossem Nutzen – vielen Dank.
  • Sie haben uns mit Ihrer Information aus einer Verlegenheit geholfen. Besten Dank.

Schlusssätze, die in Erinnerung bleiben

Genauso wichtig wie ein spannender Beginn ist ein optimaler Schluss.  

Konkret

  • Auf die Zusammenarbeit mit Ihnen sind wir gespannt.
  • Auf unser nächstes Treffen freue ich mich heute schon.
  • Ihnen wünschen wir viel Erfolg für Ihr spannendes Projekt, Ihr innovatives Produkt, Ihr neues Berechnungsmodell, Ihre wertvolle Dienstleistung.
  • Ihnen wünsche ich eine spannende Woche.
  • Ihnen wünschen wir ein erholsames Wochenende.
  • Sonnige Ostertage.
  • Einen schnellen Start in eine interessante Woche.  

Kurz und bündig

  • Schönes Wochenende.
  • Schöne Weihnachtstage und ein erfolgreiches neues Jahr!
  • Eine erfolgreiche Woche.
  • Erholsame Ferien.
  • Viel Spass beim ...

Freundlich grüssen spannend gemacht

Heute sind innovative Grussformeln modern. E-Mail oder amtlicher Brief, Liebesbrief oder Reklamation – ob und welchen Gruss Sie wählen, hängt stark vom Inhalt, von der Textlänge, von Ihrem Gefühl und der Tagesform ab. Fantasie ist gefragt.

Die Normalen

  • Mit freundlichen Grüssen, Mit freundlichem Gruss, Mit den besten Grüssen
  • Mit Grüssen, Gruss, Grüsse
  • Liebe Grüsse, Herzlicher Gruss, Herzlich

Die Modernen

  • Freundliche Grüsse, Freundliche Grüsse aus ..., Freundliche Grüsse nach ...
  • Grüsse von …, Grüsse nach … Grüsse aus …
  • Beste Grüsse, Sommerliche Grüsse, Sonnige Grüsse
  • Freundliche Grüsse in die Hauptstadt, Nach ... grüsst freundlich, Freundliche Grüsse vom ...
  • Farbenfrohe Grüsse, Vorweihnachtliche Grüsse, Grüsse aus dem verschneiten ... sendet
  • Winterliche Grüsse aus dem ..., Ostergrüsse nach ..., Tipptoppe Grüsse
  • Ciao, Bis bald, Bis zum nächsten Mal

Die Spannenden

  • Starke Grüsse, Partnerschaftliche Grüsse, Erwartungsvolle Grüsse
  • Dufte Grüsse, Schmackhafte Grüsse, Sportliche Grüsse
  • Siebte-Himmels-Grüsse, Rosa Wolkengrüsse, Singende Grüsse
  • Motorradfahrergrüsse, Grüsse mit langen Ohren (Osterzeit), Klingelingeling-Grüsse (Weihnachtszeit)
  • Optimistische Grüsse, Brillante Grüsse, Professionelle Grüsse

Strukturieren Sie optisch mit Absätzen und Hervorhebungen

Absätze

Absätze sind zwischen zwei und fünf Zeilen lang. Dabei dürfen der Start- und Schlussabsatz auch kürzer sein. In den Absätzen kann man die Gestaltungsmöglichkeiten mit Aufzählungsstrich, Doppelpunkt, Gedankenstrich, Einrücken, Zentrieren und Fettdrucken ausnützen, um Wichtiges hervorzuheben.  Optimal sind drei bis vier Absätze.

Abstand

Der Abstand zwischen zwei Absätzen beträgt normalerweise eine Leerzeile. Bei kurzen Briefen dürfen Sie auch 1½ und 2 Zeilen zwischen die Absätze schieben. Die 1½-Zeilen-Schaltung ist schwierig zu lesen, weil das Auge am Zeilenende einen ­grossen Sprung zur nächsten Zeile machen muss. In Tabellen kann der Abstand auch mit 3 bis 6 Punkten vor und nach dem Text gewählt werden.

Hervorhebungen

Das Wichtigste in einem Text wird fettgeschrieben:

  • Pro Absatz etwas markieren
  • Maximal fünf Wörter einbeziehen
  • Nicht am Anfang oder am Schluss eines Absatzes markieren
  • Nicht über das Zeilenende hinaus markieren

Farben und Fotos

In Smartphone-Zeiten ist es besonders einfach, Fotos einzubinden. Auch Farben werden dank günstiger Farbdrucker häufig verwendet. Seriöse Korrespondenz nutzt solche Gestaltungsmittel so gut wie nie, weil leicht der Eindruck billiger Reklame entstehen kann. Anders als bei einem Brief haben Sie in einem E-Mail jedoch keine Kontrolle darüber, wie die Nachricht beim Empfänger aussieht. Nicht jeder Empfänger verwendet ein E-Mail-Programm, das diese Attribute so anzeigt, wie Sie es beabsichtigt haben. Viele lesen ihre E-Mails im «Nur-Text-Format». Dann gehen all diese Effekte verloren. Nutzen Sie daher Fotos nur, wenn sie einen echten zusätzlichen Nutzen stiften. Kündigen Sie das Foto im Text an – dann merkt ein «Nur-Text»-Leser, dass etwas fehlt. Mit Farben sollten Sie sparsam umgehen. Weniger ist mehr. Schreiben Sie den Text so, dass der Leser ihn auch noch versteht, wenn er die Farben nicht sehen kann.

Die wichtigen Kleinigkeiten

Name

  • Vor- und Nachname in Adresse und Unterschrift, orthografisch korrekt!
  • Herr oder Frau darf man weglassen.
  • Herrn ist veraltet, es kommt von «An Herrn».

Beispiel: Monika Müller

Unterschrift

Ein Brief wird ebenfalls mit Vor- und Nachname und – ganz wichtig – lesbar unterschrieben.

Datum

  • Ohne «den» und ausschreiben
  • Aktueller mit Wochentag
  • Ort weglassen – ist aus dem 19. Jahrhundert!

Beispiel: Dienstag, 2. Juni 2020

Zeiten

  • Mit Punkt abtrennen und «Uhr» ausschreiben.
  • Das «h» vom französischen «heures» löschen.
  • Im Lauftext schreibt man zur besseren Lesbarkeit die Uhrzeit so, wie sie gesprochen wird.
  • Bei Aufzählungen lässt man Überflüssiges weg.
  • In Tabellen hat man zwei Möglichkeiten.

Beispiel für die kurze Variante:

  • 8 bis 10.30 Uhr
  • 11.15 bis 12 Uhr

Beispiel für die lange Variante:

  • 08.00 bis 10.30 Uhr
  • 11.15 bis 12.00 Uhr

Zahlen

  • Zahlen von null bis zwölf werden ausgeschrieben.
  • Ab 13 arabische Zahlen verwenden.

Beispiel: null bis zwölf 13, 20, 100, 1000

Währungen

Ähnlich wie bei den Zeiten werden Währungen optimalerweise mit «50 Franken» ausgeschrieben. Heute verwendet man nur noch CHF, alle anderen Abkürzungen wie SFr. oder Fr. sind in der EU-Zeit veraltet. Ausserdem schreibt man entweder EURO oder verwendet das €-Zeichen.

Beispiel:

  • CHF 120.–; 120 Franken
  • € 55.–; 80 Euro

Neue deutsche Rechtschreibung

Die Reform der Reform von der Reform hat ein Chaos ausgelöst. Der Duden führt deshalb bei umstrittenen Worten alle Varianten auf. Die gelb markierte Schreib-weise ist die «Dudenempfehlung». Diese wird sich durchsetzen.

Zusammenfassung

  • Der erste Eindruck entscheidet.
  • Nutzen Sie die formalen Elemente, um über den Inhalt Ihr Ziel zu erreichen.
  • Mit spannenden Startsätzen finden Sie den geeigneten Einstieg.
  • Schlusssätze setzen einen positiven Akzent.
  • Grüssen Sie innovativ und fantasievoll: «Sonnige Grüsse»

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