17.04.2018

Leserfreundlich schreiben: 5 Tricks, wie Ihr Kunde Ihren Text garantiert zu Ende liest

Sie schreiben, um gelesen zu werden. Nur manches Mal würdigt Ihr Kunde Ihren Text bloss mit einem gelangweilten Blick. Leserfreundlich schreiben lautet deshalb das Zauberwort.

Von: Brigitte Miller   Drucken Teilen   Kommentieren  

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

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Die tägliche Flut an Informationen …

Sie erleben es selbst jeden Tag: Unmengen an Informationen fliessen auf Sie ein. Ob E-Mails, Briefe, Reklamationen, Anfragen, Zeitungsartikel, Berichte, Präsentationen und/oder Online-News, die Flut ist nicht zu stoppen. Und alles will gesichtet, gelesen und ausgewertet, d.h. verstanden und genutzt, werden.

Oft genug ist der persönliche Frust beim Lesen jedoch gross. Während Sie den Text nach Brauchbarem scannen, fragen Sie sich „Geht es nicht einfacher? Muss es so kompliziert sein? Was will derjenige eigentlich von mir? Dafür fehlt mir jetzt einfach die Zeit, mich durch diesen unverständlichen Text zu arbeiten“. Dieser Frust lässt Sie eins tun: Sie legen den Text beiseite.

So wie Ihnen geht es auch Ihrem Kunden. Auch er muss und wird sich täglich durch eine Flut an Informationen kämpfen (müssen). Auch er wird bei manchen Texten nicht allein stöhnen, sondern sich in solchen Fällen für eins entscheiden: Die Ablage P. Ein Schicksal, das auch Ihr Brief, Ihre E-Mail, Ihre Produktpräsentation oder Ihr Dossier erleiden kann – aber nicht muss. Denn die Lösung heisst: leserfreundlich schreiben.

… fordert einen leserfreundlichen Schreibstil

Ihr Kunde ist ja grundsätzlich an Ihrem Schreiben interessiert. Nur heutzutage fehlt in der Regel einfach die Zeit, sich mit komplizierten – vielleicht auch unverständlichen – Texten zu beschäftigen. Leserfreundlich schreiben heisst deshalb, Texte

  • übersichtlich zu strukturieren.
  • Wesentliches optisch hervorzuheben.
  • «scannbar» zu machen, d.h. der Leser kann den Text überfliegen und weiss dennoch, um was es geht.
  • leicht verständlich zu formulieren.

5 Tricks, wie Sie leserfreundlich schreiben

Schreiben Sie ruhig drauf los. Stoppen Sie nicht Ihren Schreibfluss. Im Anschluss an Ihren Schreibprozess haben Sie genug Zeit, Ihren Text lesefreundlich zu überarbeiten.

Trick 1: Ausreichend Absätze einbauen

Ihr Text benötigt Struktur. Eine Struktur, die den Inhalt gliedert. Absätze liefern genau dies – und bieten dem Kunden gleichzeitig eine «Mini»-Lesepause. Denn mit jedem Absatz, den Sie setzen, schliessen Sie einen Gedanken ab. Ihr Leser weiss dies und bereitet sich in der «Mini»-Lesepause auf etwas «Neues» vor, wie minimal dieses „Neue“ auch sein mag. So erzeugen Sie einen Spannungsbogen, der den Lesefluss lenkt.

Gestalten Sie abhängig von Ihrer Textart, die Länge Ihrer Absätze. Bei Briefen empfiehlt sich eine Absatzgrösse zwischen drei und sechs Sätzen. In Blogs, Berichten oder ausführlichen Kundenpräsentationen darf der Absatz einen Umfang zwischen fünf und 15 Satzlängen haben. Falls Sie unsicher sind, drucken Sie sich die Seite aus und lassen Sie allein die Textstruktur auf sich wirken. Fragen Sie sich:

  • Wie fühlt sich die visuelle Länge des Absatzes an?
  • Fühlen Sie sich beim Anblick der Absatzgrösse «erschlagen»?
  • Lädt die Absatzgrösse ein zum Lesen?

Falls Sie Unbehagen spüren, nehmen Sie dieses ernst. Ändern Sie dann unbedingt den Umfang Ihres Absatzes.

Trick 2: Schachtelsätze aufbrechen

Lange Sätze erläutern zweifelsfrei detailliert einen Sachverhalt. Zu lange Sätze erschweren jedoch das Verständnis. Der Leser kann dann schnell den roten Faden verlieren. Deshalb teilen Sie Schachtelsätze.

Kennzeichnen Sie am besten alle Kommas in Ihrem Erstentwurf. Machen Sie einen roten Kreis um jedes Komma. Mühelos erkennen Sie so zu lange Sätze und Schachtelsätze mit den eingeschobenen Nebensätzen. Brechen Sie diese auf. Formulieren Sie mindestens zwei Sätze aus einem langen Satz.

Trick 3: Mit Aufzählungen den Leseblick fokussieren

Aufzählungen haben den Vorteil, dass sie

  • Wichtiges hervorheben.
  • einzelne inhaltliche Elemente in einer übersichtlichen Struktur miteinander verbinden.
  • kurz und bündig Sachverhalte darstellen.
  • den Leser «anziehen».
  • das Lesen und Verstehen der Textpassage erleichtern.

Deshalb nutzen Sie dieses Textelement, um bestimmte Sachverhalte optisch geschickt zu präsentieren.

Trick 4: Wortlängen fürs Auge einsetzen

Die deutsche Sprache produziert viele «Wort-Ungeheuer» – wie «Eröffnungsgutschein» oder «Schrankoberfläche». Zwar sind diese Usus, aber für das Lesen von Texten einfach zu lang. Und zwar aus einem einfachen Grund: Der Augenhaltepunkt – also die Fixation – dauert gerade einmal 2/10 Sekunden. In dieser Zeitspanne gilt es, Wörter ganzheitlich zu erfassen. Bei vielen Wörtern gelingt dies dem Leser mühelos. Nur zu lange Wörter fallen durch dieses Raster – und behindern somit den Lesefluss.

Verkleinern Sie deshalb solche «Wort-Ungeheuer», indem Sie sie

  • per Binderstrich trennen: Aus dem «Einladungsgutschein» wird der «Einladungs-Gutschein».
  • umformulieren: Aus dem «Einladungsgutschein» wird der «Gutschein zur Einladung».

Trick 5: Überschriften setzen

Unterteilen Sie Ihren Text mit Überschriften. Zum einen lockert dies die Textstruktur auf. Zum anderen bietet jede Überschrift dem Leser einen Hinweis, welcher Inhalt im folgenden Abschnitt behandelt wird. Beides erhöht das Leseverständnis.

Überlegen Sie für Ihre längeren Texte,

  • nach welchen Textpassagen Sie eine Überschrift setzen möchten.
  • welche Überschrift den Inhalt des Folgeabschnitts am besten wiedergibt.

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