26.02.2019

Missverständnisse: 5 Tricks helfen diese zu verhindern

Ob im Gespräch, Brief oder in E-Mails, Missverständnisse nerven. Das Gute ist: Sie können diese minimieren. Besser kommunizieren gelingt mit wenigen Tricks.

Von: Brigitte Miller  DruckenTeilen 

Brigitte Miller

Brigitte Miller ist freie Autorin und Journalistin. Seit 1990 schreibt sie für namhafte Verlage und Online-Portale im In- und Ausland zu den Themenbereichen Management, Mitarbeiterführung, Zeitmanagement, Kreativität und Selbstmanagement. In ihre Beiträge lässt sie nicht nur die vielen Tipps und Erfahrungen fliessen, die sie durch Gespräche und Interviews erhält, sondern auch persönliche Erkenntnisse, die ihr der Berufsalltag beschert.

Missverständnisse

Gute Kommunikation? Beste Verständigung?

So viel wie heute wurde noch nie kommuniziert. Die mobilen Kommunikationsinstrumente machen es möglich – auch eine 24/7 Erreichbarkeit. Und obwohl Sie somit das Kommunizieren zigmal am Tag trainieren, hapert es oft genug an der Verständigung. Viel zu oft erleben Sie Gesprächssituationen, in denen Sie erklären müssen «Das habe ich doch überhaupt nicht gesagt!» Oder Sie erhalten eine Antwort auf Ihre E-Mail und wundern sich «Wie um alles in der Welt kommt derjenige jetzt auf diese Idee? Mein Anliegen ist ein völlig anderes.»

Missverständnisse gehören somit zur Kommunikation. Leider. Abfinden müssen Sie sich damit allerdings nicht. Denn Sie haben mehr Einfluss darauf wie ein Gespräch oder Ihre schriftliche Korrespondenz verläuft, als Sie vielleicht vermuten. Deshalb «Raus aus der kommunikativen Ohnmachtsfalle!» Optimieren Sie mit wenigen Tricks Ihr Kommunikationsverhalten.

Mit 5 Tricks besser kommunizieren – und Missverständnissen verbeugen

Machen Sie sich mit den folgenden Tricks gut vertraut. Zweifelsfrei werden Sie den einen oder anderen Trick schon kennen. Sicherlich auch schon anwenden. Dennoch lohnt es sich, jeden Trick konsequent zu üben.

Ihr Ziel lautet ja: Missverständnisse zu reduzieren. Je besser Sie die einzelnen Tricks automatisch abrufen und anwenden können, umso besser realisieren Sie dieses Ziel. Damit sich die Mühe lohnt, denken Sie daran: Missverständnisse müssen Sie aufklären und das kostet Zeit. Zeit, die Sie für andere Dinge nutzen könn(t)en.

Trick 1: Sich selbst das Ziel verdeutlichen

Fokussieren Sie Ihr Gesprächsziel. Bei jeder Kommunikation haben Sie ein Ziel. Vielleicht wollen Sie Informationen weitergeben. Eine Aufgabe an einen Kollegen abgeben. Eine Bitte aussprechen. Oder ein Problem klären. Fragen Sie sich:

  • Was wollen Sie mitteilen?
  • Weshalb wollen Sie es mitteilen?
  • Was soll der Gesprächspartner mit Ihrer Aussage anfangen?

Trick 2: Den Gesprächspartner bei sich abholen

Sie kommunizieren mit einem Gegenüber: Entweder von Angesicht zu Angesicht oder virtuell. Ihr Gesprächspartner bringt sich in die Kommunikation ein. Nicht allein mit seinen Antworten, sondern gerade auch mit seinen Ansichten, seinem Verständnis, seinem Wissen und Know-How. Und dieses Verständnis, Wissen oder Know-How muss sich nicht mit dem Ihren decken.

Missverständnisse entstehen oft, weil gerade dieser Fakt unberücksichtigt bleibt. Holen Sie den Gesprächspartner deshalb bei sich ab. Stellen Sie sicher, dass ihm alle Informationen vorliegen, die er benötigt. Fragen Sie sich:

  • Welche Informationen liegen Ihrem Gesprächspartner über Ihr Gesprächsziel vor?
  • Was kann er wissen? Was nicht?
  • An welches Know-How und Wissen können Sie somit im Gespräch oder in Ihrer E-Mail andocken?
  • Welche Fakten müssen Sie dagegen verdeutlichen, damit es zu keinem Missverständnis kommt? Wie wollen Sie dies tun?

Trick 3: Die Aufnahmebereitschaft berücksichtigen

Miteinander zu kommunizieren fordert ein hohes Mass an Konzentration – und zwar von beiden Seiten. Das Gesagte will gehört und verstanden werden. Meist sind jedoch die Rahmenbedingungen im Berufsalltag alles andere als optimal. Das Telefon klingelt. Ein anderer Kollege kommt mit einer Anfrage ins Zimmer. Oder Ihr Gesprächspartner steht unter Stress und hört nur halb zu.

Sensibilisieren Sie sich unbedingt für diese Einflussfaktoren. Passen Sie Ihren Kommunikationsstil in solchen Momenten an. Fragen Sie sich dann:

  • Welche Punkte sollten Sie besser noch einmal wiederholen?
  • Welche Aspekte sollten Sie erneut abklären?
  • Welche Fragen sollten Sie Ihrem Gesprächspartner zur Verständnisklärung stellen?
  • Welche Vereinbarungen sollten Sie besser zusammenfassen und sich von Ihrem Gesprächspartner bestätigen lassen?

Trick 4: Präzise Aussagen treffen

Erleichtern Sie es Ihrem Gesprächspartner Ihre Aussage schnell zu erfassen und zu verstehen. Treffen Sie Aussagen, die genau und explizit Ihr Anliegen darlegen. Fragen Sie sich:

  • Was ist Ihre Kernaussage?
  • Welche Informationen gehören zu dieser Kernaussage?
  • Wie können Sie diese Informationen strukturieren, damit Ihr Gesprächspartner Sie bestens verstehen kann?
  • Welche Argumente wollen Sie in welcher Reihenfolge präsentieren?

Trick 5: Zum Tun auffordern  

Versetzen Sie sich in Ihren Gesprächspartner. Betrachten Sie Ihre Mitteilung aus seiner Perspektive. Denn er wird sich, ob im Gespräch oder beim Lesen Ihrer E-Mail, fragen: Was soll ich mit dieser Informationen anfangen? Bieten Sie ihm eine klare Antwort. Fragen Sie sich:

  • Welche Aktionen werden von Ihrem Gesprächspartner gefordert?
  • Was soll er wann wie in welcher Reihenfolge tun?
  • Sind die Handlungs-Kriterien deutlich umschrieben?
  • Kann der Empfänger diese Handlungs-Kriterien mühelos nachvollziehen und auch ausführen?
  • Benötigt der Empfänger für sein Tun bestimmte Hilfsmittel? Welche sind dies?

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