10.10.2017

Moderne Korrespondenz: Setzen Sie Zeichen für Ihr Unternehmen

Es gibt nur ein Unternehmen, das es sich leisten kann, mit der Sprache nachlässig umzugehen: Dasjenige, das in einem konkurrenzlosen Markt ein dringend benötigtes Produkt verkauft, zu dem es keine Alternativen gibt. Alle anderen werden von ihren aktuellen und künftigen Kunden mit der Konkurrenz verglichen. Dabei spielen Preis und Leistung, aber auch Emotionen eine Rolle. Setzen Sie auf moderne Korrespondenz und somit ein Zeichen für Ihr Unternehmen!

Von: Claudia Scherrer   Drucken Teilen   Kommentieren  

Claudia Scherrer

Claudia Scherrer ist Inhaberin und Geschäftsführerin von Tipptopp. Ihre Kernkompetenzen liegen im Bereich Kommunikation, Lektorat und Korrektorat. Vom Know-how aus ihrer langjährigen Berufserfahrung profitieren ihre Kunden auch in den beliebten Tipptopp-Workshops: Ganzheitliche Bewerbung – Erfolg auf der ganzen Linie; Moderne Korrespondenz – Erfolg ohne Floskeln; Die neue deutsche Rechtschreibung – modern, systematisch und einfach gelernt; Souverän Telefonieren – Kommunikation in Höchstform; Business-Knigge – optimales Verhalten in jeder Situation.

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Moderne Korrespondenz

Warum sollen Sie zielorientiert schreiben?

Die Frage nach den Emotionen stellt sich jeder irgendwann. Jeder Kundenkontakt trägt dazu bei, wie wohl man sich bei einem Unternehmen fühlt. Denken Sie daran, wenn Sie das nächste Mal schreiben: Texten Sie freundlich, klar und verständlich. Schreiben Sie von Mensch zu Mensch, in einer Sprache, die Anteil nimmt und Persönlichkeit zeigt. Dann werden Ihre Kunden Ihnen die Treue halten.  

Bedenken Sie: Ihre Korrespondenz ist für die Kundenbindung wichtiger als Imagebroschüren oder eine moderne Webseite. Die haben alle. Egal wie gelungen diese Kommunikationsmittel sind – Ihre Kunden wissen: Das ist nur Fassade. Was dahinter ist, darauf kommt es an. Und dahinter sind zum Glück ja Sie.

Jede Nachricht, die Sie an Ihre Kunden schreiben, hat eine Aufgabe. Wenn Sie das Ziel Ihrer Nachricht verständlich und klar formuliert haben, ist der Brief schon fast geschrieben. Dabei gilt: Weniger ist mehr. Pro Brief oder E-Mail formulieren Sie maximal drei Ziele, besser ist nur ein einziges Hauptziel. Behalten Sie Ihre Ziele beim Schreiben im Blick und wählen Sie die wichtigen Fakten aus, damit Ihre Lesenden den Überblick behalten.

Warum sollen Sie empfängerorientiert schreiben?

Stellen Sie die Leserin, den Leser in den Mittelpunkt. Deren Wünsche und Zufriedenheit haben erste Priorität. Fragen Sie sich: Was will die Leserin, der Leser? Was können sie? Wie sind ihre Situationen? Was kann ich für sie tun?  

Neben der Ausgangslage auf der Leserseite spielt Ihre Einstellung eine enorme Rolle. Versetzen Sie sich auch in die Lage Ihres Gegenübers und versuchen Sie, eine konstruktive und wertschätzende Haltung einzunehmen – auch «schwierigen» Kundinnen und Kunden gegenüber. So pflegen Sie ein gutes Klima, in dem auch heikle Themen konstruktiv behandelt werden können.  

Achten Sie deshalb auf Ihre Selbstdarstellung. Treffen Sie den passenden Tonfall, so bekommen Sie die gewünschte Reaktion. Ob Bestellung, Auftragsvergabe oder Terminvereinbarung – Sie haben Erfolg.

Seien Sie anders!

Moderne Korrespondenz tönt anders. Das Beste, was Ihnen passieren kann: Sie erregen Aufmerksamkeit! Statt teurer Inseratekampagnen erhöhen Sie Ihr Unternehmensimage mit kleinem Aufwand durch effiziente und moderne Korrespondenz. Optimale Kundenorientierung hat grosse Auswirkungen und kann leicht erreicht werden.

  • Heute dürfen Sie in der Korrespondenz Fragen stellen und auch Antworten erwarten. Moderne Korrespondenz ist kein egoistischer Monolog, sondern ein Dialog unter gleichberechtigten Partnern.
  • Sie formulieren klar und eindeutig. So gehen Sie optimal auf Ihr Gegenüber ein und sparen Zeit.
  • Gehen Sie direkt und konkret auf die Lesenden zu – ohne ihnen auf die Füsse zu treten.
  • Schreiben Sie für den anderen und rücken Sie ihn ins Zentrum. Dabei können Sie sich auch auf sich selber verlassen: Wie möchte ich angesprochen werden? Was möchte ich lesen?
  • Was nicht interessiert, wird nicht gelesen. Viele Briefe und Mails landen ungeöffnet im Papierkorb. Formulieren Sie spannend, höflich, zuvorkommend, engagiert und individuell. Mit optimalen Bildern – sprachlich oder visuell – gehen Sie auf die Lesenden ein und präsentieren dabei Ihre Meinung prägnant.

Wer bestimmt, wie geschrieben wird? Welchen Stil erwartet man in Ihrem Unternehmen?

Corporate Identity ist heute in. Obwohl Schriftbild und Layout oft vorgegeben sind, ist Individualität möglich und machbar. Die Firmenphilosophie zeigt sich jedoch auch in der Korrespondenz. Regt sich Widerstand gegen das Neue, Moderne, gegen das Umlernen? Auch wenn als Haupthinderungspunkt für die Umsetzung jeweils der «Chef» angeführt wird, so liegt es doch in der menschlichen Natur, dass wir nur allzu gerne auf Vertrautes setzen.  

In jeder Firma werden Briefe geschrieben, eine alltägliche Arbeit. Dabei ist die Korrespondenz an und für sich kein Thema, es wird einfach irgendwie geschrieben. Briefe sollen möglichst schnell erledigt sein, wenig Arbeit geben und trotzdem so gut wie möglich sein. Häufig herrscht ein «Das wurde bei uns schon immer so gemacht» vor.

Die Ausgangslagen

  • Ihr Chef ist in Ordnung. Eigentlich mögen Sie ihn, denn er erzielt Erfolge durch Innovation und Veränderung. Deshalb ist er auch offen für Neues. Er lässt sich von guten Argumenten überzeugen und versucht sein Bestes, um Sie bei Laune zu halten.
  • Sie sind offen für Neues und interessiert an allem, was Sie weiterbringt. Und Sie haben grosse Lust auf Innovatives und viel Spass daran, sich beruflich zu verändern.

Die Erwartungen

  • Ihr Chef erwartet von Ihnen saubere, fehlerfreie moderne Korrespondenz, die bei Ihren Kundinnen und Kunden gut ankommt.
  • Sie erwarten von sich saubere, fehlerfreie Korrespondenz, die Sie modern und nachhaltig gestalten.  

So unterschiedlich sind die Vorgaben also nicht. Deshalb ist das weitere Vorgehen einfach:

  • Machen Sie die Korrespondenz zum Thema: in der Mitarbeiterzeitschrift, an internen Weiterbildungen oder durch die Diskussion über gute oder schlechte Beispiele.
  • In jedem Unternehmensleitbild wird über Kundenorientierung und Kommunikation gesprochen. Verknüpfen Sie diese beiden Themen über die Korrespondenz.
  • Hartnäckige Floskeln schreiben Sie am besten auf ein Flip Chart und hängen es an einem geeigneten Ort auf. Alle beteiligen sich am Finden von möglichen Alternativen. Durch die Gegenüberstellung von Alt und Neu erlangen Sie ganz neue Einsichten.
  • Mustertexte und Textbausteine erleichtern das Erstellen von Standardbriefen.

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