06.06.2017

Schreibstil: Formulieren Sie prägnant

Was früher unmöglich war, ist heute üblich. Bei jedem Brief teilt man dem anderen seine Gedanken mit, macht gemeinsam Pläne, zieht an einem Strick. Dadurch gewinnen Sie die Mitarbeit und dürfen Reaktionen erwarten. Der Schreibstil spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Von: Claudia Scherrer   Drucken Teilen   Kommentieren  

Claudia Scherrer

Claudia Scherrer ist Inhaberin und Geschäftsführerin von Tipptopp. Ihre Kernkompetenzen liegen im Bereich Kommunikation, Lektorat und Korrektorat. Vom Know-how aus ihrer langjährigen Berufserfahrung profitieren ihre Kunden auch in den beliebten Tipptopp-Workshops: Ganzheitliche Bewerbung – Erfolg auf der ganzen Linie; Moderne Korrespondenz – Erfolg ohne Floskeln; Die neue deutsche Rechtschreibung – modern, systematisch und einfach gelernt; Souverän Telefonieren – Kommunikation in Höchstform; Business-Knigge – optimales Verhalten in jeder Situation.

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Schreibstil

Monologe sind out – Dialoge sind in

Ihr Gegenüber ist intelligent – genauso intelligent wie Sie. Wenn Sie eine Frage haben, was machen Sie dann ganz automatisch? Genau – Sie rufen an. Auch ohne eine direkte Aufforderung wie beispielsweise mit «Haben Sie Fragen?».  

Es geht in der modernen Korrespondenz darum, genau das zu schreiben, was der andere lesen will. Ein Beispiel: Sie erhalten von Ihrer Krankenkasse eine Mitteilung, dass die Prämie angepasst werden muss. Was wollen Sie lesen? Genau: Was Sie neu zahlen müssen und wie viel mehr (oder weniger) es geworden ist.

 

AbstraktBesser, konkret und anschaulich
Wir würden es sehr begrüssen, wenn Sie uns mitteilen, ob Ihnen unser Vorschlag genehm ist.
  • Passt Ihnen dieser Vorschlag?
  • Sind Sie damit einverstanden?
  • Bitte informieren Sie uns, ob Sie den Vorschlag gutheissen.
Aufgrund nachstehender Sachlage haben wir ...
  • Die Sachlage:
  • Wir haben ...
Wir ersuchen Sie, Ihre Argumente elektronisch dem Unterzeichnenden zu übermitteln.
  • Bitte mailen Sie mir Ihre Argumente.
  • Bitte mailen Sie Ihre Argumente an ... Danke.

Verwenden Sie einen positiven Schreibstil

Positive Aussagen lesen wir gerne, schnell und behalten sie besser in Erinnerung. Deshalb ist der positive Briefstil kundenorientiert. Und muss doch einmal etwas Negatives geschrieben werden, so verringert man die Schärfe, indem man die Gründe nennt.

 

NegativBesser, kundenorientiert und positiv
Ihr Antrag befindet sich momentan in Bearbeitung.
  • Ihr persönlicher Kundenberater Peter Müller ­bearbeitet Ihren Antrag.
  • Ihr Antrag wird vom Team ... bearbeitet.
Leider konnten wir Ihren Antrag noch nicht ­abschliessend prüfen.
  • Um Ihren Antrag zu prüfen, fehlen noch diese ­Informationen: ...
  • Sobald ... klar ist, kann Ihr Antrag abschliessend beurteilt werden.
Bitte geben Sie uns mit dem untenstehenden Talon bekannt, ob Sie teilnehmen.
  • Nehmen Sie auch teil? Vielen Dank für Ihre ­Antwort.
  • Nehmen Sie teil? Bitte senden Sie den Talon ­ausgefüllt zurück. Besten Dank.
  • Danke senden Sie den Talon zurück.

Verwenden Sie aktive Verben

Der Business-Alltag ist schnell und aktiv. Passive Satzkonstruktionen hinterlassen einen altmodischen und langsamen Eindruck. Der alte Schreibstil, oft als Bürokratendeutsch verunglimpft, ist eng gekoppelt mit dem Hauptwortstil mit -ung-Wörtern und passiven Schreibformen. Aktive Verben dagegen beziehen die Leserin, den Leser in die Handlung mit ein.

 

Altmodische -ung-WörterBesser, modern und aktiv
eine Entscheidung treffenentscheiden
die Ermittlung der Zahlen vornehmenermitteln
eine Einteilung macheneinteilen
Wir bitten Sie um raschmöglichste Erledigung der ganzen Angelegenheit.Können Sie ... schnell erledigen? Danke.
Wollen Sie uns bitte Mitteilung machen, wann Sie den Auftrag erledigen können?Bitte teilen Sie uns bis Freitag mit, wann Sie den Auftrag erledigen, vielen Dank.
Die Gebühr ist von den Passagieren vor Ferienbeginn zur Überweisung zu veranlassen.Bitte überweisen Sie die Gebühr vor Ferienbeginn.

Streichen Sie Doppelaussagen

Beim Lesen eines Briefes nimmt man sich durchschnittlich 15 Sekunden Zeit. Diese kostbaren Sekunden sollen für den Inhalt und die Botschaft verwendet werden. Weisse Schimmel brauchen Zeit und haben keinen zusätzlichen Informationsgehalt.

 

Weisse SchimmelBesser, prägnant und treffend
eine entsprechende AbrechnungAbrechnung
getroffene Vereinbarungen einhaltenVereinbarungen einhalten
beiliegenden Fragebogen ausfüllenFragebogen ausfüllen

Verzichten Sie auf Rössli und Nichtigkeiten

Ebenfalls am Zeitbudget knabbern die Rössli, die eigentlich in den Stall gehören. Rössli sind Vorreiter, die vorne an einem Satz reiten und keinen Nutzen haben. Das oft benutzte «Bitte beachten Sie, ...» hat dazu noch einen erhobenen Mahnfinger und ist eine Formulierung, die sich mit Kundenorientierung extrem schlecht verträgt.

 

ZeitfresserBesser, tipptopp und präzise
Hierzu teilen wir Ihnen mit, dass Sie Ihre Reklamation schriftlich eingeben müssen.
  • Bitte beschreiben Sie uns Ihre Erfahrungen auf dem Feedbackbogen. Vielen Dank.
Es würde uns freuen, wenn ...
  • Ersatzlos streichen
  • Bitte ...
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass ... nur Gültigkeit hat, wenn ...
  • Ersatzlos streichen ...
  • ist gültig, wenn ...

Nichtigkeiten sind nichtig

Genauso unangenehm sind langatmige Sätze, die voller unwichtiger Kleinigkeiten sind. Solche Nichtigkeiten interessieren niemanden. Verlangen Sie nichts Selbstverständliches: «ausgefüllten Talon zurücksenden» kann man ersatzlos weglassen.

 

NichtssagendBesser, modern und informativ
Bei der Überprüfung unserer Unterlagen haben wir festgestellt, dass Herrn Müller ... für den Zeitraum vom ... bis ... Leistungen in Höhe von ... zustehen.Vom ... bis … stehen Peter Müller Leistungen von ... zu.
Eine umfangreiche Klärung mit unserem Herstellwerk hat ergeben, dass wir aus wirtschaftlichen Gründen eine Mindestbestellmenge von ... Stück benötigen.Aus wirtschaftlichen Gründen benötigen wir eine Mindestbestellmenge von ... Stück.
Nach Ihrer schriftlichen Reklamation hat unsere interne Reparaturabteilung die ganze Angelegenheit einer ausführlichen Prüfung unterzogen. Nun teilen wir Ihnen mit, dass Sie CHF 100.– überweisen müssen.Unser Techniker hat Ihre Hinweise überprüft und dabei den Softwarefehler gefunden. Bitte überweisen Sie 100 Franken. Danke.

 Zusammenfassung

  • Kurze treffende Ausdrücke: Ein Betrag von 50 Franken
  • Kurze Sätze mit 10 bis 20 Wörtern: Bei Fragen bin ich gerne für Sie da.
  • Konkret, bildhaft und anschaulich: Der Drucker, der druckt und auch scannt und faxt.
  • Mit positiven Botschaften: Sie erhalten nächste Woche …
  • Mit aktiven Verben: Wir entscheiden uns morgen.
  • Doppelaussagen vermeiden: Anstehende Aufgaben
  • Rössli im Stall lassen: Bitte überweisen Sie …
  • Nichtigkeiten streichen: Ihr Computer läuft wieder.

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