05.02.2019

Stempelwerk: Wie lange hält sich dieses analoge Modell noch?

Es ist eine spannende Frage, die klären soll, ob der Stempel in wenigen Jahren im Museum für Kommunikation einen Platz findet oder in Büros und Ämtern nach wie vor präsent sein darf. Woher er stammt und, was in Zukunft mit dem Stempel passieren wird, soll dieser Beitrag zeigen.

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Stempelwerk

Ein Blick in die Historie: Der Stempeldruck ist kein Industrie-Verfahren

Holzstempel, Paginierstempel und Selbstfärbestempel werden seit jeher als manuelles Verfahren angewendet, um das auf eine Unterlage (ein Papier oder ähnliches) zu bringen, was auf den Stempel geprägt wurde. Stempel sind gefertigt aus Linoleum, Hartgummi oder Metall. Kinder kennen das Stempeln traditionell mit Pappe oder Kartoffeln.

Abbildung 1: Ist der Stempel ein Relikt aus der Steinzeit, der bald überflüssig wird? Nein. Noch immer spart er Zeit und unterstreicht auch in der digitalen Welt den offiziellen Charakter von Urkunden.

Die Geschichte des Stempeldrucks liegt in ferner Urzeit. Im Bronzezeitalter von Mesopotamien wurden einst Siegel auf Tontafeln gestempelt, was der Vorläufer der heutigen Stempelbewegung war. Ein Diskos, der mehrere tausende Jahre alt ist und auf der griechischen Insel Kreta gefunden wurde, zeigt den wohl ältesten Text, der mithilfe eines Stempels aufgebracht wurde.

Den Firmenstempel gibt es in jedem Unternehmen. Das muss drauf sein

Mittlerweile ist der Firmenstempel zum Pflicht-Inventar in jedem Unternehmen geworden. Der Firmenstempel verleiht dem Schriftstück, auf das er gesetzt wird, einen offiziellen Charakter. Geschäftssinn und Seriosität ist das, was ein Stempel auf einem Schriftstück präsentiert. Spannend ist die rechtliche Situation zum Firmenstempel: Eine rechtswirksame Wirkung hat er nämlich nicht.

Dennoch hat der Firmenstempel auch heute noch – im hoch-digitalisierten Geschäftsalltag – seine Berechtigung. Auf Vertragsunterlagen ist der Stempel quasi noch immer die interne Pflicht – und zwar auf höchst vielfältige Art und Weise, denn für diese Zwecke sind sie einsetzbar:

  • Datumstempel, Buchungsstempel, Eingangsstempel und Kontierungstempel ermöglichen jenen, die im Erstkontakt mit Papieren stehen oder diese weiterbearbeiten müssen, eine eineindeutige Kennzeichnung der Unterlagen. Sie versehen sie mit einer Auszeichnung, die auch Dritte verstehen können.
  • Text und Logostempel, Firmen- und Adresstempel haben hingegen eine speziellere Bedeutung, denn sie lassen sich individueller gestalten. Vor allem Text- und Logostempel fungieren als ein Part im Corporate Design eines Betriebs. Adresstempel hingegen sind sowohl im Unternehmensbereich als auch im Privaten beliebte Helfer, die das umständliche Notieren der Adresse mit einem Stempeldruck erledigen.

Wer einen Firmenstempel ordern möchte, wird darauf mehr vermerken als auf einem klassischen Adressstempel. Während auf einem Adresstempel die Kontaktdaten postalischer, telefonischer sowie digitaler Natur vermerkt sind, ist auf einem Firmenstempel auch der Name des Unternehmens, die Rechtsform, der Inhaber, die Steuernummer und die Bankverbindung dokumentiert. Jeder Unternehmer muss wissen, welche Mitarbeiter über welche Stempelvariante verfügen können und dürfen, um nachvollziehen zu können, wer – hoch offiziell – im Namen des Unternehmens mit Verträgen umgeht. Allerdings können Stempel auch rein praktischer Natur sein, um Einheitlichkeit zu bewahren und Zeit zu sparen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Im Lagerbereich, der häufig durch das ERP-System SAP auf digitalen Wegen gehandelt wird, passiert ganz viel mit sogenannten Barcode-Scannern. Wer damit über den Strichcode fährt, sendet die Information „Ware erhalten“ direkt an all jene, die im Prozess eingebunden sind. Gestempelt wird manchmal dennoch, denn anstatt in uneinheitlicher Form einen Vermerk auf die Lieferpapiere zu schreiben (wie beispielsweise „Paletten (nicht) getauscht“) werden für eben diese Zwecke häufig Stempel verwendet, die gut leserlich anzeigen, wie beispielsweise mit Leerpaletten verwahren wurde.

Wird in der digitalen Welt gar nicht mehr gestempelt?

Wer Feldrecherche in einem Unternehmen betreibt, das sich gerade aufmacht ins digitale, papierlose Zeitalter, der merkt schnell, dass der Stempel fast unersetzlich bleiben wird.

Am Empfang beispielsweise wird die Eingangspost mit eben diesem Stempel abgestempelt. Mit dem Datum des Tages auf den Unterlagen wird so vermerkt, wann das Schriftstück eingegangen ist – unabhängig davon, ob und wie lange es auf dem Postweg verbracht hat. Spannenderweise erfolgt dann oftmals der Scan des Dokuments. Derjenige, der die Eingangspost einscannt, verschickt diese dann auch über das ERP-System im Betrieb an jenen, der für die Unterlagen zuständig ist. Gilt es eine Rechnung zu zahlen, wird das digitale Dokument an die Buchhaltungsabteilung „geschickt“. In der Praxis kann es dann auch durchaus passieren, dass das Papierstück folgt, damit die Buchhaltung ihren Gebucht-Stempel aufbringen kann.

Hier ist auch der Ort, an dem das Dokument in Papierform dann abgelegt wird. Gesetzlich verankert ist eine Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen, die als Buchungsgrundlage dienten, von zehn Jahren. Alle Daten der Buchhaltung, Buchungsbelege und Lohnunterlagen sind also zehn Jahre lang vorzuhalten.

Fazit: Auch wenn Unterlagen digitalisiert werden, so hat der Stempel nach wie vor einen hoch-offiziellen Charakter, der ein Dokument (und das Unternehmen, das dieses abstempelt) seriös wirken lässt. Nach zig Jahren, in denen Dokumente und Unterlagen gestempelt wurden, um eine einheitliche Bearbeitungsstruktur sicherzustellen, kann das Weiterleiten von digitalisierten Dokumenten sich daran zwar orientieren. Bis die Buchungs- und Kontierungsstempel jedoch komplett vom Schreibtisch verschwinden, wird noch einige Zeit ins Land gehen.

Abbildung 1: pixabay.com © ulleo (CC0 Public Domain)

 

 

 

 

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