29.08.2017

Texte: Inhaltlich richtig gliedern

Zielorientierte Briefe oder Texte haben einen klaren Aufbau mit einem roten Faden. Das fällt besonders leicht, wenn Sie Ihre Korrespondenz gut gliedern und gestalten. Schon beim Querlesen entlang der Hervorhebungen können Sie dann den roten Faden erkennen. Wenn Sie viele Informationen darstellen müssen, verwenden Sie schlüssige und einheitliche Ordnungsprinzipien.

Von: Claudia Scherrer   Drucken Teilen   Kommentieren  

Claudia Scherrer

Claudia Scherrer ist Inhaberin und Geschäftsführerin von Tipptopp. Ihre Kernkompetenzen liegen im Bereich Kommunikation, Lektorat und Korrektorat. Vom Know-how aus ihrer langjährigen Berufserfahrung profitieren ihre Kunden auch in den beliebten Tipptopp-Workshops: Ganzheitliche Bewerbung – Erfolg auf der ganzen Linie; Moderne Korrespondenz – Erfolg ohne Floskeln; Die neue deutsche Rechtschreibung – modern, systematisch und einfach gelernt; Souverän Telefonieren – Kommunikation in Höchstform; Business-Knigge – optimales Verhalten in jeder Situation.

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Texte

Ordnen Sie Ihre Aussage

Folgende Punkte erleichtern das Verständnis:

  • Bekanntes vor Unbekanntem
  • Einfaches vor Kompliziertem
  • Allgemeines vor Speziellem
  • Ursachen vor Wirkungen
  • Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft

Die 3:1-Regel

Texte zu vereinfachen und besser zu kommunizieren – dies ist das grosse Ziel. Und Sie erreichen es dann, wenn Sie Ihre Texte von unnützen Floskeln befreien. Nichtssagendes zu ersetzen, gibt viel zu tun – Floskelsätze sind überall. Mit einem einfachen Trick schaffen Sie das mit links: die 3:1-Regel. Dabei dürfen Sie für drei «Sie» ein «ich» oder «wir» verwenden. So stellen Sie die Leserin, den Leser ins Zentrum der Aufmerksamkeit. Und Sie finden damit gleichzeitig auch viele Floskeln, wenn Sie überflüssige und veraltete «Wir» wirkungsvoll durch «Sie» ersetzen.

Mit der 3:1-Regel lässt sich der Grad der Kundenorientierung festlegen:

3 : 1   Kundenorientierung auf dem Stand 2010

3 : 2   Kundenorientierung auf dem Stand 2000

3 : 3   Kundenorientierung auf dem Stand 1990

Vermeiden Sie Floskeln

Floskeln sind leere Worthülsen, Sätze oder Satzteile, die sich ohne Nachdenken aufdrängen. Sie erschweren die Lesbarkeit, das Verständnis für den Inhalt und verschleiern die Aussagekraft.  

Der Satz «Für weitere Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.» ist ein typisches Beispiel. In einem Brief wurde die Sachlage erklärt und alle Argumente folgerichtig in Stellung gebracht. Jetzt fehlt noch der Schlusssatz. Direkt zu den Grüssen zu springen, wäre zu abrupt. Auf einer Party sagt man ja auch nicht einfach «Tschüss» und ist weg. Ein kleiner Smalltalk-Puffer wird gebraucht.  

Dieses Problem hat jeder Schreibende. Die meisten behelfen sich mit irgendeiner Floskel, die sie selbst schon tausendfach gelesen haben. Floskeln machen Texte zu einem faden Einheitsbrei. Wer liest, was er überall sonst schon findet, hat dafür keine Aufmerksamkeit übrig, weil von einem Floskeltext nichts Neues zu erwarten ist.  

Ausserdem ist bei Floskeln klar: Man darf sie nicht wörtlich nehmen. Trotz des «jederzeit»-Angebotes dürfen Sie den Schreibenden nicht am Sonntagmorgen vor dem Frühstück löchern. Die Lösung: Treten Sie einen Schritt zurück. Überlegen Sie, was Sie sagen möchten, und sagen Sie es neu. «Jetzt sind Sie am Zug. Den korrigierten Antrag finden Sie im Anhang zu diesem Mail.» Analysieren Sie eine Floskel und notieren Sie stichwortartig, was sinngemäss gemeint ist. Dann schreiben Sie nur den Sinn auf – ohne die Floskel.

Diese Tricks können Sie nutzen, um effizient Floskeln loszuwerden:

  • Altmodisches streichen: Schreiben ⇒ Brief
  • Unnötiges streichen: folgende Informationen ⇒ diese Informationen
  • 3:1-Regel anwenden: «wir» ⇒ «Sie»
  • Am Briefanfang: Dank, Wertschätzung oder etwas Nettes
  • Am Briefende: Dank, Fragesatz oder Wünschesatz schreiben  

Und noch ein ganz einfacher Tipp: Lassen Sie alles weg, was sowieso klar ist.

Sorgen Sie für verständliche Übergänge

Folgerichtige Überleitungen erleichtern das Verständnis. Reihen Sie Ihre Argumente, übersichtlich in Absätzen geordnet, aneinander. Damit haben Sie schon viel für die Verständlichkeit Ihrer Korres­pondenz getan. Gerade bei längeren Inhalten gewinnt der Text, wenn Sie die Absätze geschickt miteinander verketten. Das kann – bei sehr langen Texten – explizit geschehen, indem Sie schreiben: «Nachdem jetzt klar ist ... beschreibe ich als Nächstes ...». Für Briefe und E-Mails empfehlen sich aber sparsame und elegante Formulierungen.  

Diese bauen Sie in das Ende des alten und den Anfang des neuen Absatzes ein. Beginnen Sie zum Beispiel mit «deshalb», wenn der folgende Absatz eine Schlussfolgerung aus seinem Vorgänger zieht. Manchmal reicht es schon, «dieses» oder «solche» zu schreiben, um den Zusammenhang deutlich zu machen.  

Der geschickte Einsatz solcher Sprachscharniere macht aus einer Kette von Absätzen einen gelungenen Text mit klar erkennbarem roten Faden. Aber: Man kann es auch übertreiben. Wenn ohnehin klar ist, wie sich zwei Absätze aufeinander beziehen, müssen Sie nicht zur Sicherheit noch ein Sprachscharnier einbauen. Kein Leser möchte wie ein Idiot behandelt werden.

Jeder Gedanke gehört in einen Satz. Ein Ziel wird in einem Absatz behandelt. Mit diesen Sprachscharnieren kommen Sie weit:

  • Ihre Vorteile:
  • Unser Vorschlag:
  • Unser Kompromissvorschlag:
  • Unser Ziel für das nächste Jahr:
  • Unsere Terminvariante:
  • Wichtiger Hinweis für Sie:
  • Dafür/dagegen spricht
  • Im Gegensatz dazu
  • Dieser, diese, dieses
  • Anschliessend
  • Dabei, danach, also, so
  • Besonders, deshalb, weil das so ist ...
  • Beenden eines Absatzes mit einer rhetorischen Frage, die im folgenden Absatz beantwortet wird.
  • Wiederholen eines Schlüsselbegriffes aus dem vorherigen Absatz zu Beginn des neuen.

Verstärken Sie wichtige Aussagen mit Signalwörtern

In einem optimalen Brief wird das Wesentliche sprachlich und optisch hervorgehoben. Dafür kann man die Kraft der Worte nutzen und Signalwörter einsetzen. Diese erleichtern das Verständnis und werden nicht überlesen. Besondere Aussagekraft haben Haupt- und Eigenschaftswörter, die einen Nutzen versprechen.

Drücken Sie mit passenden Verben das Positive aus. Wie beim halb vollen oder eben halb leeren Glas gibt es verschiedene Möglichkeiten, etwas positiv auszudrücken.

Autsch, die tun weh!

Signalwörter setzen Zeichen. Unwörter sind ebenfalls sehr auffällig und werden möglichst vermieden. Denn einfache Korrespondenz zeichnet sich durch moderne Wörter aus. Diese Liste hier zeigt einige der beliebtesten Unwörter auf und liefert wenn immer möglich moderne Alternativen. In vielen Fällen hilft jedoch nur eines: Das Unwort weglassen und den Sinninhalt direkt formulieren.

Streichen Sie Unwörter vollständig und konsequent aus Ihrem Wortschatz, so werden Ihre Texte pro Wort drei Jahre moderner. Indem Sie zehn Wörter loswerden, werden Ihre Texte automatisch topaktuell. Hier lohnt es sich, Zeit aufzuwenden.

Dramatisieren Sie Werbebriefe

In geschäftlicher Korrespondenz haben die meisten Texte neben der Vermittlung von Informationen weitere Aufgaben. Sie sollen Interesse wecken, für neue Produkte werben oder Bestellungen aus­lösen. Im Marketing haben sich für solche Briefe Strukturen bewährt, die zunächst Aufmerksamkeit erregen und den Adressaten dann Schritt für Schritt ans Ziel führen.

Ein Werbebrief unterscheidet sich deshalb sehr von gewöhnlicher Korrespondenz. Den grössten Erfolg hat man, wenn man für professionelle Werbebriefe auf die Unterstützung durch Profis baut. Texterinnen und Texter sind solche Profis und schreiben für Sie Texte, die Ihnen den gewünschten Effekt auch liefern. Unter www.textverband.ch werden Sie sicher fündig. Falls Sie es selber probieren, dann unterstützen Sie Gliederungsformeln wie AIDA.

Bei Werbebriefen wird das Element der Überzeugung immer wichtiger. Wer kundenorientiert schreibt, kann eine Reaktion erwarten. Der wichtigste Merksatz für optimal gegliederte Werbebriefe heisst AIDA:

A   Attention     Aufmerksamkeit erregen

I    Interest       Interesse wecken

D   Desire         Besitzwunsch wachrufen

A   Action         Handlungsaufforderung einbringen

Je nach Geschmack kann man sich auch auf andere Merksätze stützen.

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